บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการล้างข้อมูลในสเปรดชีต Excel เมื่อคุณใช้ Windows หรือ macOS การเรียกใช้การตรวจการสะกด การลบข้อมูลที่ซ้ำกัน การใช้การค้นหาและแทนที่ และการสลับเป็นรูปแบบกรณีและปัญหาที่สอดคล้องกันสามารถปรับปรุงคุณภาพของเวิร์กบุ๊กของคุณได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การใช้การตรวจการสะกด
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสเปรดชีตของคุณใน Excel
คุณสามารถทำได้โดยดับเบิลคลิกที่ไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองข้อมูลไว้เสมอ
ขั้นตอนที่ 2. กดปุ่ม F7 บนแป้นพิมพ์
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการสะกดคำ ซึ่งจะแสดงข้อผิดพลาดครั้งแรกที่เป็นไปได้ในสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขข้อผิดพลาด
หากข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่คุณต้องการแก้ไข มีหลายวิธีในการดำเนินการดังกล่าว:
- หากคุณเห็นการแก้ไขที่ถูกต้องในกล่อง "คำแนะนำ" ให้เลือกแล้วคลิก เปลี่ยน.
- หากคุณรู้การสะกดที่ถูกต้อง คุณสามารถพิมพ์การแก้ไขลงในช่องที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง แล้วคลิก เปลี่ยน.
- ระวังการใช้ เปลี่ยนทั้งหมด เพราะคุณอาจจะจบลงด้วยการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น หากคุณเปลี่ยนทุกกรณีของ "จาก" เป็น "รูปแบบ" อาจทำให้ประโยคที่ต้องการคำว่า "จาก" ยุ่งเหยิง
ขั้นตอนที่ 4 ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับคำที่ถูกต้อง
Excel อาจพบคำที่เป็นคำนามเฉพาะ คำเฉพาะ หรือศัพท์สแลง หรือคำในภาษาอื่นที่ไม่ต้องการการแก้ไข คุณมีตัวเลือกบางอย่างในการจัดการกับสิ่งนี้:
- คลิก ไม่สนใจ เพื่อข้ามไปยังข้อผิดพลาดถัดไป หรือ ละเว้นทั้งหมด เพื่อข้ามคำนี้ทุกคำ
- คลิก เพิ่มในพจนานุกรม เพื่อให้แน่ใจว่า Excel จะพิจารณาคำ/การสะกดคำนี้ถูกต้องในอนาคต
วิธีที่ 2 จาก 4: การลบค่าที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสเปรดชีตของคุณใน Excel
คุณสามารถทำได้โดยดับเบิลคลิกที่ไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองข้อมูลไว้เสมอ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บข้อมูล
ที่ด้านบนของ Excel
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ลบรายการที่ซ้ำกัน
อยู่ในกลุ่ม "Data Tools" ในแถบริบบอนที่ด้านบนของ Excel กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการตรวจสอบ
ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากชื่อคอลัมน์แต่ละคอลัมน์เพื่อตรวจสอบคอลัมน์นั้นเพื่อหาค่าที่ซ้ำกัน
- หากต้องการเลือกคอลัมน์ทั้งหมดอย่างรวดเร็วในคราวเดียว ให้คลิกช่องถัดจาก "เลือกทั้งหมด"
- หากต้องการยกเลิกการเลือกคอลัมน์ทั้งหมด ให้คลิกช่องถัดจาก "ยกเลิกการเลือกทั้งหมด"
ขั้นตอนที่ 5. คลิกตกลง
คุณจะเห็นข้อความที่แสดงจำนวนรายการที่ซ้ำกันถูกลบออก หากไม่พบรายการซ้ำ คุณจะเห็นข้อความแจ้งว่าไม่มีการลบค่าที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 6 คลิกตกลง
สิ่งนี้จะปิดหน้าต่าง
วิธีที่ 3 จาก 4: การค้นหาและแทนที่ข้อความ
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสเปรดชีตของคุณใน Excel
คุณสามารถทำได้โดยดับเบิลคลิกที่ไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ใช้วิธีนี้เพื่อค้นหาสตริงข้อความและแทนที่ด้วยอย่างอื่น
- ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองข้อมูลไว้เสมอ
ขั้นตอนที่ 2 กด Ctrl+F (Windows) หรือ ⌘ Command+F (macOS)
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บแทนที่
ที่เป็น tab ที่ 2 ทางด้านบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 4 พิมพ์สิ่งที่คุณกำลังค้นหาลงในช่อง "ค้นหาอะไร"
อย่าลืมใส่ช่องว่างถ้ามี หลีกเลี่ยงช่องว่างภายนอกก่อนหรือหลังเงื่อนไข
- คุณสามารถใช้สัญลักษณ์แทนเช่น * และ ? ในการค้นหาของคุณ
- เช่น พิมพ์ s*d เพื่อค้นหาคำใดๆ ที่ขึ้นต้นด้วย “s” และลงท้ายด้วย “d” (เช่น เศร้า เริ่มต้น ข้ามไป)
- เช่น พิมพ์ s?d เพื่อค้นหาคำใดๆ ที่ขึ้นต้นด้วย “s” ลงท้ายด้วย “d” และมีตัวอักษรอยู่ตรงกลาง 1 ตัว (เช่น sad, sid, sod)
ขั้นตอนที่ 5. พิมพ์ข้อความแทนที่ลงในช่อง "แทนที่ด้วย"
ใช้กฎเดียวกันกับข้อความแทนที่
ขั้นตอนที่ 6 คลิก ตัวเลือก เพื่อตั้งค่าตัวกรองเพิ่มเติม
ในหน้าจอนี้ คุณสามารถเลือกค้นหาเฉพาะบางแถว คอลัมน์ หรือแผ่นงานในเวิร์กบุ๊ก นี้เป็นทางเลือก
ขั้นตอนที่ 7 คลิก ค้นหาถัดไป
นี่จะแสดงการแข่งขันนัดแรก หากมี
ขั้นตอนที่ 8 คลิก แทนที่ เพื่อแทนที่คำค้นหาด้วยข้อความแทนที่
หากต้องการคุณสามารถคลิก แทนที่ทั้งหมด เพื่อแทนที่ข้อความที่พบทั้งหมดด้วยข้อความแทนที่
ระวังด้วย แทนที่ทั้งหมด เนื่องจากคุณอาจแก้ไขบางสิ่งที่ไม่ต้องการการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจ
วิธีที่ 4 จาก 4: การเปลี่ยนกรณีข้อความ
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสเปรดชีตของคุณใน Excel
คุณสามารถทำได้โดยดับเบิลคลิกที่ไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ใช้วิธีนี้หากข้อมูลของคุณมีข้อผิดพลาดในการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เช่น ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด หรือการกำหนดค่าผิดพลาดอื่นๆ
- ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีต คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองข้อมูลไว้เสมอ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างคอลัมน์ชั่วคราวถัดจากข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
ถ้าข้อมูลของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์ อย่าลืมพิมพ์ส่วนหัวลงในเซลล์แรกในคอลัมน์ชั่วคราว
ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์สูตรสำหรับฟังก์ชัน case ลงในเซลล์แรก
หากมีส่วนหัวของคอลัมน์ ให้พิมพ์สูตรลงในเซลล์ด้านล่าง สูตรแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทำ:
- พิมพ์ =PROPER(cell) เพื่อเปลี่ยนตัวพิมพ์ของค่าในเซลล์ให้เป็นตัวพิมพ์ที่เหมาะสม (เช่น Name, Breed, Address) แทนที่ “เซลล์” ด้วยหมายเลขเซลล์แรกที่คุณต้องการเปลี่ยน (เช่น B2)
- พิมพ์ =UPPER(cell) เพื่อเปลี่ยนตัวพิมพ์ของค่าเซลล์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (เช่น NAME, BREED, ADDRESS) แทนที่ “เซลล์” ด้วยหมายเลขเซลล์แรกที่คุณต้องการเปลี่ยน (เช่น B2)
- #* พิมพ์ =LOWER(เซลล์) เพื่อเปลี่ยนตัวพิมพ์ของค่าเซลล์เป็นอักษรตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด (เช่น name, breed, address) แทนที่ “เซลล์” ด้วยหมายเลขเซลล์แรกที่คุณต้องการเปลี่ยน (เช่น B2)
ขั้นตอน 4. กด ↵ Enter หรือ ⏎ กลับ.
เซลล์ที่มีสูตรในขณะนี้มีรูปแบบกรณีและปัญหาใหม่สำหรับเซลล์
ขั้นตอนที่ 5. คลิกเซลล์
ขณะนี้เซลล์ถูกเน้นและล้อมรอบด้วยกล่อง
ขั้นตอนที่ 6 ลากมุมล่างขวาของกล่องลงไปที่ส่วนท้ายของข้อมูลคอลัมน์
ซึ่งจะนำสูตรไปใช้กับเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดในคอลัมน์
