หากคุณกำลังนำเสนอ PowerPoint และต้องการให้ผู้ดูของคุณมีฉบับพิมพ์ คุณสามารถสร้างหน้าเอกสารประกอบคำบรรยาย หน้าเอกสารประกอบคำบรรยายเป็นเวอร์ชันที่พิมพ์ออกมาของงานนำเสนอของคุณ ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้ดูติดตาม จดบันทึก และเก็บข้อมูลไว้สำหรับบันทึกของตนเองได้ เนื่องจากคุณสามารถวางมากกว่าหนึ่งสไลด์ในเอกสารแจกเดียว การพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายแทนการนำเสนอทั้งหมดจึงสามารถประหยัดกระดาษและหมึกเครื่องพิมพ์ได้มาก บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยาย PowerPoint ที่เป็นประโยชน์อย่างรวดเร็ว รวมถึงวิธีออกแบบเอกสารประกอบคำบรรยายที่ให้คุณบันทึกการปรับแต่งเอกสารแจกสำหรับการพิมพ์ในอนาคต
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายด้วยวิธีด่วน
ขั้นตอนที่ 1 เปิดงานนำเสนอของคุณใน PowerPoint
คุณสามารถทำได้โดยดับเบิลคลิกไฟล์. PPTX,. PPTM หรือ. PPT คุณยังสามารถเปิด PowerPoint ก่อน (ในเมนูเริ่มใน Windows และในโฟลเดอร์แอปพลิเคชันใน macOS) ให้ไปที่ ไฟล์ > เปิด > เรียกดู เลือกไฟล์ จากนั้นคลิก เปิด.
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเมนูไฟล์
ที่มุมซ้ายบน
ขั้นตอนที่ 3 คลิกพิมพ์บนเมนู
อยู่ในแผงด้านซ้าย
ขั้นตอนที่ 4 เลือกสไลด์ที่จะรวมไว้ในเอกสารประกอบคำบรรยายของคุณ
ในเมนูดรอปดาวน์แรกภายใต้ "การตั้งค่า " the พิมพ์สไลด์ทั้งหมด ระบบจะเลือกตัวเลือกตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าสไลด์ทั้งหมดในงานนำเสนอจะอยู่ในเอกสารประกอบคำบรรยายของคุณ หากคุณต้องการเลือกบางสไลด์ ให้เลือก ช่วงที่กำหนดเอง แล้วป้อนหมายเลขสไลด์ เช่น 2-10, หรือ 1, 2, 4.
ขั้นตอนที่ 5. คลิกเมนูสไลด์แบบเต็มหน้า
เป็นเมนูที่ 2 ที่ขยายลงมา ใต้ "Settings" เลย์เอาต์การพิมพ์ที่หลากหลายจะขยายออกไป
ขั้นตอนที่ 6 คลิกเค้าโครงเอกสารแจก
ตัวเลือกในส่วน "เอกสารประกอบคำบรรยาย" จะแสดงจำนวนสไลด์ที่จะปรากฏในแต่ละแผ่นงาน ตลอดจนการจัดตำแหน่ง คลิกเค้าโครงที่แสดงลักษณะที่คุณต้องการให้สไลด์ดูในแต่ละหน้า
- โปรดทราบว่ายิ่งคุณพิมพ์สไลด์บนหน้าเดียวมากเท่าใด ข้อความก็จะยิ่งเล็กในแต่ละสไลด์เท่านั้น หากสไลด์ของคุณมีข้อความจำนวนมาก ควรจำกัด 6 สไลด์ต่อหน้า
- ถ้าคุณต้องการกระตุ้นให้ผู้ดูจดบันทึกขณะดูงานนำเสนอของคุณ ให้ลองใช้ตัวเลือก "3 สไลด์" ซึ่งจะพิมพ์สามสไลด์ต่อหน้าโดยมีพื้นที่สำหรับจดบันทึกถัดจากแต่ละสไลด์
ขั้นตอนที่ 7 คลิกลิงก์ แก้ไขส่วนหัวและส่วนท้าย เพื่อแก้ไขส่วนหัวและส่วนท้ายของคุณ (ไม่บังคับ)
ที่เป็นลิงค์ใต้เมนูตัวเลือกการพิมพ์ นี่คือที่ที่คุณสามารถรวม (หรือลบ) การกำหนดหมายเลขหน้า การจัดรูปแบบวันที่ และข้อความที่กำหนดเองที่ด้านบนและ/หรือด้านล่างของแต่ละสไลด์
- ในการเพิ่มวันที่และเวลา ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "วันที่และเวลา" และเลือกว่าจะอัปเดตเวลาโดยอัตโนมัติ (ตามเวลาที่พิมพ์) หรือปล่อยให้คงที่ (วันที่ที่คุณเลือก)
- หากต้องการเพิ่มข้อความที่กำหนดเองที่ด้านบนของหน้าที่พิมพ์แต่ละหน้าที่พิมพ์ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "ส่วนหัว" แล้วป้อนข้อความของคุณลงในช่องที่เกี่ยวข้อง
- หากต้องการเพิ่มข้อความที่ด้านล่างของแต่ละหน้า ให้เลือก "ส่วนท้าย" และเพิ่มข้อความลงในช่องที่เกี่ยวข้อง
- หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในหน้าต่างนี้ ให้คลิก นำไปใช้กับทั้งหมด เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณและกลับไปที่หน้าจอพิมพ์
ขั้นตอนที่ 8 เลือกตัวเลือกการพิมพ์ที่เหลือของคุณ
เมื่อคุณตั้งค่าเอกสารแจกแล้ว คุณเพียงแค่ต้องเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการใช้ จำนวนชุดเอกสารแจกที่จะพิมพ์ การวางแนวหน้า และการตั้งค่าสี
หากคุณกำลังพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายหลายชุด ให้เลือก เรียง จากเมนูหากยังไม่ได้เลือก NS
ขั้นตอนที่ 9 คลิก พิมพ์ เพื่อพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายของคุณ
หากคุณต้องการเรียนรู้วิธีปรับแต่งเพิ่มเติมและบันทึกเอกสารประกอบคำบรรยายของคุณสำหรับการพิมพ์ในอนาคต ให้ดูที่ การสร้างต้นแบบงานมอบหมายแบบกำหนดเอง
วิธีที่ 2 จาก 2: การสร้าง Custom Handout Master
ขั้นตอนที่ 1 เปิดงานนำเสนอของคุณใน PowerPoint
หากคุณต้องการสร้างเอกสารแจกที่มีตัวเลือกที่กำหนดเองมากกว่างานพิมพ์ด่วนใน "งานพิมพ์ด้วยวิธีการด่วน" ให้เริ่มต้นด้วยการดับเบิลคลิกไฟล์. PPTX,. PPTM หรือ. PPT คุณยังสามารถเปิด PowerPoint ก่อน (ในเมนูเริ่มใน Windows และในโฟลเดอร์แอปพลิเคชันใน macOS) ให้ไปที่ ไฟล์ > เปิด > เรียกดู เลือกไฟล์ จากนั้นคลิก เปิด.
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บมุมมอง
ที่ด้านบนของ PowerPoint
ขั้นตอนที่ 3 คลิกไอคอน Handout Master
ใน toolbar ด้านบนของหน้าจอ ในส่วน "Master Views" ตัวอย่างเอกสารแจกของคุณจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เลือกจำนวนสไลด์ที่จะแสดงในแต่ละเอกสารแจก
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่ สไลด์ต่อหน้า เมนูในพื้นที่ด้านซ้ายบนของแถบเครื่องมือ และเลือกที่ใดก็ได้ตั้งแต่ 1 ถึง 9 สไลด์ ยิ่งคุณใส่สไลด์บนหน้ามากเท่าใด ข้อความก็จะยิ่งเล็กลงในแต่ละสไลด์
ขั้นตอนที่ 5. คลิก การวางแนวเอกสารประกอบคำบรรยาย เพื่อเลือกการวางแนว
คุณสามารถเลือก ภาพเหมือน (แนวตั้ง) หรือ ภูมิประเทศ (แนวนอน).
ขั้นตอนที่ 6 เลือกตัวยึดตำแหน่งที่จะเก็บไว้ในเอกสารประกอบคำบรรยาย
ตัวยึดตำแหน่งคือข้อมูลส่วนหัว ส่วนท้าย วันที่ และหมายเลขหน้าที่มุมด้านบนและด้านล่างของหน้า แต่ละองค์ประกอบเหล่านี้มีช่องทำเครื่องหมายที่สอดคล้องกันในแผง "ตัวยึดตำแหน่ง" บนแถบเครื่องมือ และคุณสามารถเลือกหรือยกเลิกการเลือกสิ่งที่คุณต้องการได้
ขั้นตอนที่ 7 คลิก แบบอักษร เพื่อเลือกแบบอักษรสำหรับเอกสารประกอบคำบรรยาย
ในแถบเครื่องมือในแผง "พื้นหลัง" ส่วนหัว ส่วนท้าย วันที่ และหมายเลขหน้าทั้งหมดจะปรากฏในแบบอักษรที่เลือกเมื่อคุณพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยาย
ขั้นตอนที่ 8 คลิกเมนู Colors เพื่อเลือกชุดสี
เนื่องจากคุณเพิ่งสร้างเอกสารประกอบคำบรรยาย ตัวเลือกนี้จะแสดงรายการสีพื้นหลังให้คุณเลือกเท่านั้น เมนูนี้อยู่ในแผง "พื้นหลัง" ของแถบเครื่องมือ เลือกธีมที่มีสีที่คุณต้องการใช้สำหรับพื้นหลัง ในขั้นตอนถัดไป คุณจะสามารถเลือกสีพื้นหลังใหม่จากชุดรูปแบบเหล่านี้ได้
ปกติไม่แนะนำให้พิมพ์สีพื้นหลังในเอกสารประกอบคำบรรยาย เนื่องจากใช้หมึกจำนวนมาก พยายามใช้สีสันที่สวยงามในการนำเสนอของคุณ
ขั้นตอนที่ 9 คลิก ลักษณะพื้นหลัง เพื่อเลือกสีพื้นหลัง
สีและสไตล์ที่มีให้เลือกจะขึ้นอยู่กับแบบแผนชุดสีที่คุณเลือก
หากคุณไม่ต้องการเพียงแค่สีพื้นหลังพื้นฐาน ให้คลิกที่ สไตล์พื้นหลัง เมนูอีกครั้งแล้วเลือก รูปแบบพื้นหลัง เพื่อขยายแผงรูปแบบพื้นหลังทางด้านขวา ที่นี่คุณสามารถเลือกการเติมพื้นหลังต่างๆ เช่น รูปภาพ พื้นผิว และการไล่ระดับสี
ขั้นที่ 10. คลิก Effects เพื่อเลือกธีมของ Effects
ที่ toolbar ด้านบนของหน้าจอ ธีมเอฟเฟกต์เหล่านี้รวมถึงวัตถุสามมิติ การไล่ระดับสี และสไตล์พื้นหลัง
ขั้นตอนที่ 11 ใส่วัตถุอื่น ๆ ลงในเอกสารประกอบคำบรรยายของคุณ
หากคุณต้องการรวมวัตถุอื่นๆ เช่น รูปภาพ รูปร่าง หรือส่วนหัวหรือส่วนท้ายแบบกำหนดเอง ให้คลิก แทรก แท็บแล้วแทรกสิ่งที่คุณต้องการ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการใส่รูปภาพในแต่ละหน้าที่พิมพ์เอกสารแจก ให้คลิก แทรก แทป เลือก รูปภาพ, เลือกภาพของคุณและวางไว้ในตำแหน่งที่ต้องการ
- หากคุณต้องการใส่ข้อความแบบกำหนดเองที่ด้านบนหรือด้านล่างของเอกสารประกอบคำบรรยาย ให้คลิก ส่วนหัวและส่วนท้าย บน แทรก ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "ส่วนหัว" หรือ "ส่วนท้าย" (หรือทั้งสองอย่าง!) แล้วพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการ เมื่อคุณคลิก นำไปใช้กับทั้งหมด ส่วนหัวและส่วนท้ายของต้นแบบเอกสารแจกจะอัปเดตเป็นค่ากำหนดใหม่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 12. ดูตัวอย่างเอกสารประกอบคำบรรยายของคุณ
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่ ไฟล์ เมนูและเลือก พิมพ์ – ภาพตัวอย่างจะปรากฏในแผงด้านขวา หลังจากที่คุณดูตัวอย่างแล้ว ให้คลิกลูกศรที่มุมบนซ้ายเพื่อกลับไปยังหน้าจอก่อนหน้า
ขั้นตอนที่ 13 คลิก ปิดมุมมองต้นแบบ
ที่เป็นไอคอนตัว X แดงขาวใน toolbar การดำเนินการนี้จะปิดตัวแก้ไขต้นแบบเอกสารแจก
