ฟังดูง่าย แต่ใช่หรือไม่? คุณทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องหรือไม่? มีวิธีจัดการอีเมลโดยใช้โฟลเดอร์อีเมลของ Microsoft Outlook แต่ก็ไม่ชัดเจนเสมอไปว่าจะทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 ระบุบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่คุณได้รับอีเมลเป็นประจำ
ขั้นตอนที่ 2 จาก Outlook Mail, Actions, Rules and Alerts ให้สร้างกฎใหม่สำหรับแต่ละกลุ่มหรือบุคคลที่คุณได้รับอีเมลเป็นประจำ และกำหนดให้อีเมลเหล่านี้ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะภายใต้โฟลเดอร์ Inbox
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดว่าคุณต้องการให้ ก) ได้รับการแจ้งเตือนเมื่อคุณได้รับข้อความพิเศษจากบุคคลหรือกลุ่มนี้ และ/หรือ ข) ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วทันที
ตรวจสอบตัวเลือกการดำเนินการอื่นๆ เพื่อดูว่าสามารถช่วยเหลือคุณเพิ่มเติมได้หรือไม่
ขั้นตอนที่ 4 สร้างกฎใหม่สำหรับแต่ละกลุ่มหรือบุคคลที่คุณส่งอีเมลถึงเป็นประจำ และกำหนดให้อีเมลเหล่านี้ถูกย้ายเป็นสำเนาของอีเมลที่คุณกำลังส่งไปยังโฟลเดอร์เฉพาะภายใต้โฟลเดอร์ส่งแล้ว
ขั้นตอนที่ 5 ตามลำดับความสำคัญ ตัดสินใจว่าคุณต้องการหยุดการประมวลผลกฎเมื่อใดและในลำดับใด
นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับกฎที่เกี่ยวข้องกับอีเมลของคุณ ส่ง -- มิฉะนั้น คุณจะบันทึกสำเนาอีเมลเดียวกันหลายฉบับ
ขั้นตอนที่ 6 มีกฎการส่งหนึ่งกฎที่ด้านล่างของกฎที่ส่งทั้งหมดด้วย Stop processing
กฎนี้จะจับอีเมลทั้งหมดที่ไม่ได้ใส่ไว้ในโฟลเดอร์ย่อยแต่ละโฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 7 ประเมินอีเมลที่ส่งแล้วซึ่งไปที่โฟลเดอร์ส่งแล้วซึ่งไม่ถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ย่อยอื่น
จำนวนข้อความใน ส่งแล้ว โฟลเดอร์สามารถระบุได้เมื่อถึงเวลาสร้างหมวดหมู่ย่อยใหม่ของอีเมลที่ส่ง
ขั้นตอนที่ 8 ประเมินอีเมลกล่องขาเข้าที่ไปที่กล่องจดหมายเข้าอย่างต่อเนื่องและไม่ถูกย้ายไปยังหมวดหมู่ย่อยอื่น
จำนวนข้อความใน main กล่องจดหมาย โฟลเดอร์สามารถกำหนดได้เมื่อถึงเวลาสร้างหมวดหมู่ย่อยใหม่ของอีเมลที่ได้รับ
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- กุญแจสำคัญในการจัดการอีเมลโดยใช้ Microsoft Outlook คือการเรียนรู้วิธีสร้างหมวดหมู่อีเมลและจัดลำดับความสำคัญของอีเมลของคุณ – คิดว่าเป็นการตัดแต่งและกำจัดสวนอีเมลของคุณ – เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์จากข้อมูลที่มีอยู่มากมาย
- พิจารณาเปลี่ยนคุณสมบัติของโฟลเดอร์เพื่อแสดงจำนวนรายการทั้งหมด แทนที่จะเป็นจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณได้รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความใหม่ที่สำคัญที่ได้รับอยู่แล้ว
- สำหรับโฟลเดอร์ที่คุณสร้างขึ้นสำหรับ ส่งแล้ว เมล ปรับมุมมอง (คลิกขวาที่แถบแสดง/จัดเรียงของโฟลเดอร์ ปรับแต่งมุมมองปัจจุบัน ฟิลด์ ฯลฯ) เพื่อลบ จาก และ ได้รับ และเพิ่ม ถึง และ ส่งแล้ว สนาม.
- เมื่อ ส่งแล้ว และ ได้รับ อีเมลถูกจัดหมวดหมู่ ง่ายต่อการดูว่า "การเติบโตของอีเมล" มาจากไหน และตัดสินใจว่าจะตัดและสร้างสาขาใหม่ที่ไหน
- ตัวอย่างเช่น อีเมลโฆษณาอาจควรค่าแก่การตรวจสอบเมื่อมาถึงครั้งแรก แต่ในไม่ช้าอีเมลเหล่านั้นก็จะไม่อัปเดตและสามารถลบออกได้ ประกาศธนาคารและใบเสร็จรับเงินที่คุณอาจต้องการเก็บไว้นานขึ้น
- คุณอาจต้องการเพิ่มฟิลด์ที่มีประโยชน์อื่นๆ ให้กับมุมมองของโฟลเดอร์ของคุณ ขนาด ให้คุณดูและจัดเรียงตามขนาดของข้อความ คุณอาจตัดสินใจคลายภาระในโฟลเดอร์อีเมลของอีเมลขนาดใหญ่และจัดการนอกอีเมล (เช่น บันทึกไฟล์แนบที่สำคัญหรือบันทึกอีเมลทั้งหมดไปยังตำแหน่งนอก Outlook)
- ต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับสแปมใน Outlook หรือไม่ สแปมเบย์ มันรวดเร็ว มันเป็นเรื่องง่าย. นั่นฟรี.
คำเตือน
- เมื่อจำนวนข้อความในโฟลเดอร์ใกล้ถึงจำนวนที่กำหนด (50? 100? 200?) ก็ถึงเวลาประเมินการกำจัดวัชพืช การตัดแต่งกิ่ง และการจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณในโฟลเดอร์นั้น
- คุณควรทำให้ Outlook เวอร์ชันเริ่มต้นเป็นกรณีทดสอบสำหรับการสร้างกฎอีเมล Outlook ก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงใน Outlook เวอร์ชันที่ทำงานของคุณ (หรือกลับกัน ขึ้นอยู่กับว่าคุณสนใจเรื่องใดมากกว่า)
