บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างหน้าดัชนีสำหรับเอกสาร Microsoft Word Microsoft Word มาพร้อมกับเครื่องมือสร้างดัชนีในตัวที่สามารถสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติตามรายการที่คุณเลือก สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้เครื่องมือทำเครื่องหมายรายการเพื่อทำเครื่องหมายแต่ละคำหรือวลีที่คุณต้องการเพิ่มลงในดัชนี คำในดัชนีของคุณสามารถชี้ไปที่หน้าเฉพาะในเอกสารหรืออ้างอิงโยงไปยังรายการอื่นๆ ที่จัดทำดัชนี
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การทำเครื่องหมายรายการของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสาร Microsoft Word
MS Word ให้คุณเพิ่มดัชนีลงในเอกสารใดก็ได้โดยไม่คำนึงถึงความยาว สไตล์ หรือหัวข้อ ก่อนที่คุณจะสามารถเพิ่มดัชนีลงในเอกสารของคุณ คุณจะต้องผ่านแต่ละหน้าเพื่อทำเครื่องหมายคำที่คุณต้องการให้ปรากฏในดัชนี
ขั้นตอนที่ 2 เลือกคำหรือกลุ่มคำสำหรับดัชนีของคุณ
คุณสามารถเลือกคำหรือวลีโดยเน้นด้วยเมาส์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บอ้างอิง
ที่แถบเครื่องมือด้านบนของ Word
ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่ม ทำเครื่องหมายรายการ
ไอคอนนี้มักจะปรากฏในแผงบนแถบเครื่องมือที่ระบุว่า "ดัชนี" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรุ่นของคำ ที่เป็นไอคอนของแผ่นกระดาษที่มีเครื่องหมายลบและเครื่องหมายบวก
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนวิธีที่คำหรือวลีปรากฏในดัชนี
คุณจะเห็นคำหรือวลีที่คุณเลือกในช่อง "รายการหลัก" ที่ด้านบนของหน้าต่าง ณ ตอนนี้ นี่คือลักษณะที่คำหรือวลีนั้นจะปรากฏในดัชนีที่คุณจะสร้างขึ้น หากคุณต้องการเปลี่ยนถ้อยคำ การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ หรือพารามิเตอร์อื่นๆ คุณสามารถทำได้โดยแก้ไขข้อความในกล่อง "รายการหลัก"
หากคุณต้องการปรับแบบอักษร ขนาด สไตล์ หรือสีของรายการนี้ในดัชนีของคุณ คุณสามารถทำได้ที่นี่ เพียงไฮไลต์คำหรือวลีใน "รายการหลัก " คลิกขวาที่พื้นที่ที่ไฮไลต์ แล้วเลือก แบบอักษร. ทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณต้องการฟอนต์แล้วคลิก ตกลง.
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มรายการย่อย (ไม่บังคับ)
คิดว่ารายการหลักเป็นบรรทัดของตัวเองในดัชนีของคุณ รายการย่อยจะปรากฏด้านล่างรายการหลักในดัชนี การอ่านเอกสารของคุณและสร้างรายการหลักก่อนอาจเป็นประโยชน์ จากนั้นย้อนกลับและเพิ่มรายการย่อย
- ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกคำว่า นามสกุล และวางแผนที่จะจัดทำดัชนีนามสกุลทั้งหมดในเอกสารของคุณ คุณอาจต้องการเพิ่มเครื่องหมายแต่ละนามสกุลในเอกสารด้วยรายการหลัก "นามสกุล" จากนั้นให้ระบุนามสกุลตัวเองเป็นรายการย่อย
- คุณยังสามารถเพิ่มรายการระดับที่สาม ซึ่งจะปรากฏด้านล่างรายการย่อยในดัชนี เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เพียงพิมพ์โคลอนหลังรายการย่อย แล้วพิมพ์รายการระดับที่สาม
ขั้นตอนที่ 7 เลือกตำแหน่งที่อ้างอิงในรายการดัชนี
เมื่อ Word สร้างดัชนีตามรายการที่ทำเครื่องหมายไว้ โปรแกรมจะแสดงหมายเลขหน้าในรายการที่คุณเลือกโดยค่าเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น หากคุณเน้นคำว่า "นามสกุล" ในหน้า 2 ดัชนีจะแสดง "หน้า 2" เป็นตำแหน่งของรายการนามสกุล เนื่องจาก "หน้าปัจจุบัน" เป็นการเลือกเริ่มต้นในส่วน "ตัวเลือก"
- หากคุณต้องการให้รายการที่เลือกอ้างอิงรายการอื่น (ลองนึกถึงเมื่อคุณเห็น "ดูเพิ่มเติม" ในดัชนี) ให้เลือก "การอ้างอิงโยง " แล้วพิมพ์ชื่อของรายการอื่นถัดจาก "ดู"
- หากคุณต้องการให้รายการชี้ไปที่ช่วงของหน้าแทนที่จะเป็นหน้าเดียว คุณจะต้องสร้างบุ๊กมาร์กสำหรับช่วงหน้านั้น หากคุณมีบุ๊กมาร์ก ให้เลือก "ช่วงหน้า" จากนั้นเลือกบุ๊กมาร์กจากเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 8 จัดรูปแบบหมายเลขหน้าในดัชนีของคุณ
ภายใต้หัวข้อ "รูปแบบเลขหน้า" เลือกว่าจะแสดงหมายเลขหน้าใน ตัวหนา และ/หรือ ตัวเอียง ตามความจำเป็น.
ขั้นตอนที่ 9 คลิก ทำเครื่องหมาย เพื่อบันทึกรายการใหม่ของคุณ
ปุ่มนี้จะทำเครื่องหมายคำที่เน้นและเพิ่มลงในดัชนีของคุณด้วยหมายเลขหน้า ช่วง หรือการอ้างอิงโยงที่สอดคล้องกัน
-
หลังจากทำเครื่องหมายรายการในดัชนีแล้ว เครื่องหมายย่อหน้าจะเปิดขึ้นทันที และคุณจะเห็นคำหรือวลีที่เลือกในเอกสารของคุณล้อมรอบด้วยวงเล็บปีกกาที่มีการจัดรูปแบบพิเศษ ดังนี้:
{XE " รายการ "}
- หากการดูเอกสารในรูปแบบนี้ดูสับสนเกินไป คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นมุมมองมาตรฐานได้โดยคลิกปุ่ม บ้าน แท็บแล้วคลิกสัญลักษณ์ย่อหน้า ¶ ในแถบเครื่องมือ
- ถ้าคุณต้องการทำเครื่องหมายคำหรือวลีเดียวกันทุกคำในเอกสารของคุณ คุณสามารถคลิก ทำเครื่องหมายทั้งหมด ปุ่มที่ด้านล่าง การดำเนินการนี้จะเพิ่มหมายเลขหน้าสำหรับคำหรือวลีนี้ทุกคำลงในรายการในดัชนี
ขั้นตอนที่ 10. ทำเครื่องหมายรายการต่อไป
หน้าต่าง "ทำเครื่องหมายรายการดัชนี" ยังคงเปิดอยู่หลังจากที่คุณทำเครื่องหมายรายการ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการย้ายไปยังรายการถัดไปที่คุณต้องการทำเครื่องหมาย หากต้องการดำเนินการต่อ ให้ไฮไลต์คำอื่นในเอกสารของคุณ จากนั้นคลิกหน้าต่าง "ทำเครื่องหมายรายการดัชนี" เพื่อเพิ่มลงในฟิลด์ "รายการหลัก" หลังจากปรับแต่งรายการนี้ตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก เครื่องหมาย เพื่อบันทึกและย้ายไปที่ถัดไป
-
หลังจากทำเครื่องหมายรายการหลักของคุณแล้ว ให้ผ่านและทำเครื่องหมายรายการย่อยหรือรายการระดับที่สาม มันค่อนข้างน่าอึดอัดใจที่จะทำ:
- เน้นคำหรือวลีที่คุณต้องการแสดงรายการเป็นรายการย่อย โดยใช้ตัวอย่างนามสกุลของเรา สมมติว่าคุณสร้างรายการหลักสำหรับ Surnames และต้องการเพิ่มนามสกุล "Williams" ในรายการนามสกุลในดัชนี เริ่มต้นด้วยการเน้นตัวอย่างแรกของ "Williams" ในเอกสารของคุณ
- ถัดไป คลิกหน้าต่างทำเครื่องหมายรายการดัชนี สิ่งนี้จะเพิ่ม "Williams" ลงในฟิลด์ "รายการหลัก" (สำหรับตอนนี้)
- พิมพ์หรือวางรายการย่อย (Williams ในตัวอย่างของเรา) ลงในช่องรายการย่อย
- แทนที่ข้อความในฟิลด์ "รายการหลัก" ด้วยชื่อของรายการหลัก (นามสกุลในตัวอย่างของเรา)
- แก้ไขรายละเอียดและคลิก เครื่องหมาย (หรือ ทำเครื่องหมายทั้งหมด).
ส่วนที่ 2 จาก 3: การแทรกหน้าดัชนี
ขั้นตอนที่ 1 คลิกเคอร์เซอร์ของเมาส์ในตำแหน่งที่คุณต้องการวางดัชนี
ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะต้องวางดัชนีไว้ที่ส่วนท้ายของเอกสาร เพียงเลื่อนลงมาและคลิกบรรทัดว่างบรรทัดแรกด้านล่างเนื้อหาที่มีอยู่
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ แทรก
ที่ด้านบนสุดของ Word
ขั้นตอนที่ 3 แทรกตัวแบ่งหน้าเพื่อให้ดัชนีอยู่ในหน้าของตัวเอง (ไม่บังคับ)
โดยปกติแล้ว คุณต้องการให้ดัชนีของคุณปรากฏบนหน้าของตัวเองที่ส่วนท้ายของเอกสาร เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้น คลิก แทรก แท็บและเลือก ตัวแบ่งหน้า บนแถบเครื่องมือเพื่อเพิ่มหน้าใหม่สำหรับดัชนีของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บอ้างอิง
ที่ด้านบนสุดของ Word
ขั้นตอนที่ 5. คลิกปุ่ม แทรกดัชนี
ปุ่มนี้อยู่ถัดจาก ทำเครื่องหมายรายการ ปุ่มบนแถบเครื่องมืออ้างอิง ซึ่งจะเปิดหน้าต่างชื่อ "ดัชนี"
ขั้นตอนที่ 6 เลือกประเภทดัชนีของคุณ
คุณสามารถเลือก เยื้อง หรือ วิ่งเข้า ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง ดัชนีที่เยื้องจะง่ายต่อการนำทางสำหรับผู้อ่าน ในขณะที่ดัชนีที่รันอินจะใช้พื้นที่บนหน้าน้อยกว่ามาก
เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงดัชนี คุณจะเห็นหน้าตัวอย่างในช่อง "ตัวอย่างก่อนพิมพ์" ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างนี้เสมอ
ขั้นตอนที่ 7 เลือกจำนวนคอลัมน์
ดัชนีของคุณจะปรากฏในสองคอลัมน์โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเลือกตัวเลขอื่นได้โดยคลิกลูกศรขึ้นหรือลงข้างช่อง "คอลัมน์"
หากคุณคลิกลูกศรลงมากพอ ค่าจะเปลี่ยนเป็น "อัตโนมัติ" ซึ่งจะปรับหมายเลขคอลัมน์โดยอัตโนมัติเพื่อให้พอดีกับปริมาณเนื้อหาในดัชนีมากที่สุด
ขั้นตอนที่ 8 เลือกการออกแบบดัชนีจากเมนู "รูปแบบ"
เมนูแบบเลื่อนลงนี้อยู่ใต้ภาพตัวอย่างก่อนพิมพ์ เลือกการออกแบบใดๆ จากเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อปรับแต่งรูปลักษณ์ของดัชนีของคุณ
- คุณยังสามารถสร้างการออกแบบของคุณเองได้โดยเลือก จากแม่แบบ และคลิก แก้ไข ปุ่มที่ด้านล่างขวา ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งฟอนต์ ระยะห่าง และสไตล์สำหรับรายการและรายการย่อยทั้งหมดเพื่อสร้างรูปแบบการออกแบบของคุณเอง
- ถ้าคุณต้องการให้หมายเลขหน้าถูกจัดตำแหน่งทางด้านขวาแทนที่จะเป็นด้านขวาหลังจากแต่ละรายการ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "จัดตำแหน่งหมายเลขหน้าให้ถูกต้อง"
ขั้นตอนที่ 9 คลิกตกลงเพื่อบันทึกดัชนีของคุณ
ซึ่งจะสร้างดัชนีที่มีรายการทั้งหมดที่คุณทำเครื่องหมายไว้ตลอดทั้งเอกสาร คุณสามารถใช้ดัชนีนี้เพื่อค้นหาหน้าเว็บที่มีการกล่าวถึงคำศัพท์และแนวคิดที่สำคัญตลอดการเขียนของคุณ
ส่วนที่ 3 จาก 3: การแก้ไขรายการดัชนี
ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บหน้าแรก
ที่ด้านบนสุดของ Word หากคุณพบข้อผิดพลาดในดัชนี เช่น คำที่สะกดผิดหรือคำที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดด้วยมือแล้วอัปเดตดัชนีโดยใช้เครื่องมืออัปเดตดัชนี
ขั้นตอนที่ 2 เลื่อนไปที่ข้อผิดพลาดที่คุณต้องการแก้ไข
ขั้นแรก หากคุณไม่ได้อยู่ในมุมมองย่อหน้า ให้คลิกที่ บ้าน แท็บแล้วคลิกไอคอนย่อหน้า ¶ เพื่อแสดง จากนั้นเลื่อนไปที่รายการ "XE" สำหรับรายการที่คุณต้องการแก้ไข โปรดจำไว้ว่า ข้อมูลอ้างอิงที่จัดทำดัชนีทั้งหมดขึ้นต้นด้วย "XE" และล้อมรอบด้วยวงเล็บปีกกาที่คุณเห็นก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 3 ทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ
-
เปลี่ยนข้อความภายในเครื่องหมายคำพูด:
หากข้อความไม่ถูกต้อง แก้ไขทันทีโดยแก้ไขสิ่งที่อยู่ภายในเครื่องหมายคำพูด
-
ลบรายการ:
หากคุณต้องการลบรายการออกจากดัชนีโดยสมบูรณ์ ให้เลือกฟิลด์รายการดัชนีทั้งหมด (รวมถึงวงเล็บปีกกา) ด้วยเมาส์ของคุณ จากนั้นกดแป้นพิมพ์ ลบ กุญแจ.
- คุณสามารถคลิกไอคอนย่อหน้าในแท็บหน้าแรกเมื่อเสร็จสิ้นเพื่อปิดเครื่องหมายย่อหน้า
ขั้นตอนที่ 4 เลื่อนลงและคลิกดัชนีของคุณ
เมื่อคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงกับดัชนีแล้ว คุณจะต้องอัปเดตดัชนี การคลิกที่ดัชนีจะเป็นการเลือกสำหรับการอัปเดต
ขั้นตอนที่ 5. กดปุ่ม F9 บนแป้นพิมพ์
คุณอาจต้องกดปุ่ม. ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแป้นพิมพ์ของคุณ Fn ที่สำคัญเช่นกันเพื่อใช้ปุ่ม F9 ข้อมูลนี้จะอัปเดตดัชนีเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณ
หากไม่ได้ผล ให้คลิกปุ่ม อ้างอิง แท็บแล้วคลิก อัพเดทดัชนี บนแถบเครื่องมือ
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- การทำเครื่องหมายรายการดัชนีจะเปิด.โดยอัตโนมัติ แสดงอักขระที่ไม่พิมพ์ทั้งหมด ตัวเลือก. คุณสามารถปิดการทำงานนี้ได้ทุกเมื่อโดยคลิกที่ไอคอนย่อหน้าบนแท็บหน้าแรก
- หากคุณทำเครื่องหมายรายการเพิ่มเติมในเอกสารของคุณหลังจากแทรกดัชนีแต่ไม่ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ ให้คลิกที่ดัชนีแล้วกดปุ่ม F9 ปุ่มบนแป้นพิมพ์
