Access คือตัวจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ให้คุณนำเข้าฐานข้อมูล Excel หนึ่งฐานข้อมูลหรือหลายฐานข้อมูลเข้าสู่ระบบ เพื่อให้คุณสามารถจับคู่เขตข้อมูลทั่วไประหว่างหรือระหว่างฐานข้อมูลเหล่านั้นได้ เนื่องจากไฟล์ Access ไฟล์เดียวสามารถมีสเปรดชีต Excel ได้หลายชุด โปรแกรมจึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมหรือวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก ก่อนอื่น คุณต้องนำเข้าสเปรดชีต Excel ลงใน Access นี้ต้องการเพียงไม่กี่ขั้นตอนสำคัญ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมการนำเข้า Excel เข้าสู่ Access
ขั้นตอนที่ 1. เปิดทั้งสองโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
คุณจะต้องซื้อและดาวน์โหลดแพ็คเกจ Microsoft Office ที่มีทั้ง Excel และ Access คุณสามารถทำได้ทางออนไลน์ผ่านทางไซต์ของ Microsoft
- เมื่อดาวน์โหลดโปรแกรมแล้ว ให้คลิก "เริ่ม" ใน Windows แล้วเลือก "โปรแกรมทั้งหมด"
- คลิก "Microsoft Office" จากนั้นเลือก "Access" (หรือ "Excel") จากเมนูแบบเลื่อนลง คุณอาจมีสเปรดชีต Excel ที่สร้างไว้แล้วซึ่งคนอื่นส่งถึงคุณหรือที่คุณดาวน์โหลดมาจากที่อื่น การมี Office บนคอมพิวเตอร์ของคุณทำให้คุณสามารถเปิดได้
ขั้นตอนที่ 2 ทำความสะอาดสเปรดชีต Excel ของคุณก่อนที่จะนำเข้าไปยัง Access
จะทำให้ง่ายขึ้นหากคุณทำตามขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอนก่อนที่คุณจะนำเข้าสเปรดชีต Excel ลงใน Access สิ่งสำคัญคือข้อมูลของคุณต้องสอดคล้องกันระหว่างสเปรดชีตที่นำเข้า
- เป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวแรกในสเปรดชีต Excel มีส่วนหัวของคอลัมน์ (หรือชื่อฟิลด์) ของคุณ และมีความชัดเจนและเข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่น สำหรับคอลัมน์ที่มีนามสกุลของบุคคล คุณอาจต้องการเรียกชื่อส่วนหัว/ฟิลด์ของคอลัมน์ว่า "นามสกุล" มีความชัดเจนและแม่นยำเพราะจะทำให้ง่ายขึ้นเมื่อคุณพยายามจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel หนึ่งกับอีกแผ่นหนึ่ง
- Access อนุญาตให้คุณเชื่อมโยงฟิลด์ทั่วไประหว่างสองหรือระหว่างสเปรดชีตจำนวนมาก สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลเงินเดือน ซึ่งรวมถึงชื่อและนามสกุล ที่อยู่ และเงินเดือนของผู้คน สมมติว่าคุณต้องการจับคู่แผ่นงานนั้นภายใน Access กับแผ่นงาน Excel แผ่นที่สองที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการสนับสนุนทางการเงินของแคมเปญเพื่อการโต้แย้ง แผ่นงานที่สองนี้มีชื่อ ที่อยู่ และการบริจาคของบุคคล สิ่งที่ Access อนุญาตให้คุณทำคือจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์ต่างๆ ให้ตรงกัน คุณสามารถเชื่อมโยงส่วนหัวของชื่อเพื่อดูว่าบุคคลใดที่มีชื่อเดียวกันปรากฏในฐานข้อมูลทั้งสองได้ เป็นต้น
- สแกนแผ่นงาน Excel เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลแต่ละประเภทได้รับการจัดการในลักษณะเดียวกัน และล้างข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าไปยัง Access ต้องเป็นสิ่งที่ Access เรียกว่า "เชิงสัมพันธ์" ตัวอย่างเช่น ถ้าสเปรดชีตสมมุติสำหรับเงินเดือนมีชื่อ นามสกุล และชื่อกลางในคอลัมน์เดียว แต่สเปรดชีตที่สองมีเพียงชื่อและนามสกุลในคอลัมน์ที่แยกจากกัน Access จะลงทะเบียนสิ่งนี้ว่าไม่ตรงกัน ต้องมีส่วนหัว/ฟิลด์ของคอลัมน์ที่ตรงกัน
ขั้นตอนที่ 3 แยกข้อมูลภายในคอลัมน์ใน Excel
ในการดูแลปัญหานี้ คุณอาจต้องการแยกข้อมูลในคอลัมน์ภายใน Excel เพื่อไม่ให้ลงทะเบียนเป็น "ไม่ตรงกัน" ใน Access
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแยกชื่อเป็นคอลัมน์ของตัวเอง ชื่อย่อตรงกลางเป็นคอลัมน์ของตัวเอง และนามสกุลเป็นคอลัมน์ของตัวเอง ถ้าทำแบบเดียวกันในสเปรดชีตที่สองแล้ว เมื่อคุณเชื่อมโยง พูด นามสกุลที่มีนามสกุลใน Access ควรสร้างรายการที่ตรงกันเมื่อชื่อเหมือนกัน
- เมื่อต้องการแยกคอลัมน์ใน Excel ให้เน้นคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแยกออก คลิกที่ "ข้อมูล" ในแถบเครื่องมือภายในโปรแกรม Excel คลิกที่ "ข้อความไปยังคอลัมน์" โดยทั่วไป คุณจะเลือกตัวเลือก "ตัวคั่น" คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 4 ใช้วิซาร์ดต่อไปเพื่อแยกคอลัมน์ที่ผสาน
ตอนนี้ คุณพร้อมที่จะเสร็จสิ้นกระบวนการแยกข้อมูลที่ผสานในคอลัมน์เดียวออกเป็นหลายคอลัมน์
- เลือกว่าข้อมูลภายในคอลัมน์จะ "คั่น" อย่างไร ซึ่งหมายความว่าข้อมูลแต่ละส่วนในคอลัมน์จะถูกคั่นด้วยบางสิ่ง ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ การเว้นวรรค เครื่องหมายจุลภาค หรือเซมิโคลอน บ่อยครั้งที่ข้อมูลถูกคั่นด้วยช่องว่าง ดังในตัวอย่างต่อไปนี้ สมมติว่าชื่อ "John A. Doe" ปรากฏในคอลัมน์เดียว ชื่อแรก John แยกจากอักษรตัวแรกตรงกลาง A โดยเว้นวรรค นามสกุล Doe แยกจากอักษรตัวแรกตรงกลาง A โดยเว้นวรรค ดังนั้นให้เลือกช่องว่างในตัวช่วยสร้างที่มีตัวคั่น
- คลิกถัดไป คลิกเสร็จสิ้น โปรแกรมควรแบ่ง John, A. และ Doe ออกเป็นสามคอลัมน์ จากนั้น คุณสามารถตั้งชื่อส่วนหัวใหม่ให้กับคอลัมน์ใหม่เพื่อระบุประเภทของข้อมูลที่อยู่ในนั้น (นามสกุล ชื่อ ฯลฯ) เป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างคอลัมน์ว่างหลายๆ คอลัมน์ทางด้านขวาของข้อมูลที่คุณกำลังแยกก่อนที่จะทำ เพราะจะผลักข้อมูลไปยังคอลัมน์ว่างใหม่ (แทนที่จะเป็นคอลัมน์ที่มีข้อมูลอยู่แล้ว)
ส่วนที่ 2 จาก 3: การนำเข้า Excel เข้าสู่ Access
ขั้นตอนที่ 1 เปิดโปรแกรม Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ไปที่เมนูเริ่ม เลือก Microsoft Office แล้วคลิก Microsoft Access คุณต้องเปิดฐานข้อมูล Access เปล่าใหม่เพื่อนำเข้าแผ่นงาน Excel ลงในฐานข้อมูล
- เลือก "ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปเปล่า" เพื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่ภายในโปรแกรม Access
- ตั้งชื่อใหม่ถ้าคุณต้องการ คลิก "สร้าง"
ขั้นตอนที่ 2 นำเข้าสเปรดชีต Excel เข้าสู่ Access
ขั้นตอนต่อไปคือการดึงสเปรดชีต Excel (หรือมากกว่าหนึ่งรายการ) ลงในฐานข้อมูล Access
- คลิกที่ "ข้อมูลภายนอก" ในแถบเครื่องมือเมื่อคุณอยู่ในตัวจัดการฐานข้อมูลของ Access เลือก "Excel" ในบางเวอร์ชันของ Access คุณจะพบฟังก์ชันนี้โดยคลิกที่ "ไฟล์" ในแถบเครื่องมือและ "รับข้อมูลภายนอก"
- ในที่ที่ระบุว่า "ชื่อไฟล์" ให้คลิก "เรียกดู" วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นหาแผ่นงาน Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมายที่ระบุว่า "นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน" มันจะถูกตรวจสอบโดยค่าเริ่มต้น
- เมื่อคุณพบสเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการนำเข้าบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คลิกที่มัน คลิก "ตกลง" ซึ่งจะนำคุณเข้าสู่วิซาร์ดสำหรับการนำเข้า Excel เข้าสู่ Access
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการนำเข้า
ขั้นตอนที่ 1 ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างที่ปรากฏขึ้นภายใน Access
เพื่อให้กระบวนการนำเข้าสเปรดชีตของคุณเสร็จสมบูรณ์ คุณต้องทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง
- เลือกเวิร์กชีตภายในสเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการนำเข้า บางครั้งก็ง่ายเพราะสเปรดชีต Excel เป็นเพียงแผ่นงานเดียว อย่างไรก็ตาม บางครั้งผู้คนสร้างหลายหน้าในสเปรดชีต Excel เดียว ซึ่งคุณสามารถดูได้โดยคลิกที่แท็บที่ด้านล่างของสเปรดชีต หากเป็นกรณีนี้ คุณต้องบอกวิซาร์ด Access ว่าคุณกำลังเลือกสเปรดชีตใด คลิกถัดไป
- หน้าถัดไปจะมีกล่องถามว่าแถวแรกในแผ่นงาน Excel มีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ นี่หมายถึงแถวในสเปรดชีตที่ระบุข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ (เช่น นามสกุล ที่อยู่ เงินเดือน ฯลฯ) เป็นความคิดที่ดี ถ้าคุณทำความสะอาดแผ่นงาน Excel ของคุณก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน จากนั้น ให้ตรวจสอบว่าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด คลิกถัดไป
- ถ้าแถวแรกของคุณไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์ หน้าถัดไปจะถามคุณว่าคุณต้องการเปลี่ยนชื่อสิ่งที่เรียกว่า "เขตข้อมูล" ใน Access หรือไม่ (ส่วนเหล่านี้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์) หากคุณไม่ได้ตั้งชื่อแต่ละฟิลด์ให้ชัดเจนและง่ายต่อการจดจำก่อนนำเข้า (แนะนำ) คุณสามารถทำได้ที่นี่
ขั้นตอนที่ 2 เสร็จสิ้นกระบวนการนำเข้า
เหลือเพียงไม่กี่ขั้นตอนในกระบวนการนำเข้า หน้าถัดไปในตัวช่วยสร้างจะถามว่าคุณต้องการระบุคีย์หลักหรือไม่
- คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้ แต่คุณสามารถ คีย์หลักหมายความว่าโปรแกรมคอมพิวเตอร์จะกำหนดหมายเลขเฉพาะให้กับข้อมูลแต่ละแถว ซึ่งจะมีประโยชน์ในภายหลังเมื่อจัดเรียงข้อมูล คลิกถัดไป
- หน้าจอสุดท้ายในตัวช่วยสร้างมีช่องว่างที่ให้ชื่อเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อของแผ่นงาน Excel ที่คุณกำลังนำเข้าได้ (มันจะกลายเป็น "ตาราง" ใน Access ที่ด้านซ้ายของหน้าเมื่อคุณนำเข้าเสร็จแล้ว)
- คลิก "นำเข้า" คลิก "ปิด" คุณจะเห็นตารางของคุณที่ด้านซ้ายของหน้าจอ ตอนนี้นำเข้าภายใน Access แล้ว
- ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงชุดข้อมูลมากกว่าหนึ่งชุด ให้ทำซ้ำขั้นตอนนี้กับสเปรดชีต Excel อื่นหรือหลายชุด ตอนนี้ คุณพร้อมที่จะจับคู่ข้อมูลในแผ่นงานภายใน Access แล้ว
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
คำเตือน
- ถ้าไฟล์ Excel มาจาก Office เวอร์ชันอื่นที่ไม่ใช่ Access คุณอาจประสบปัญหาในการนำเข้าไฟล์ได้อย่างราบรื่น
- ไม่สามารถขีดเส้นใต้ได้เพียงพอ: คุณต้องล้างข้อมูลสเปรดชีต Excel ก่อนนำเข้า ส่วนหนึ่งหมายถึงการวิเคราะห์ข้อมูลที่คุณมีสำหรับปัญหา
- เก็บสำเนาของสเปรดชีตต้นฉบับของคุณไว้เสมอ ดังนั้นหากคุณทำสับสน คุณสามารถทำขั้นตอนนี้ซ้ำได้
- คุณไม่สามารถนำเข้ามากกว่า 255 ฟิลด์ใน Access
