บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างฐานข้อมูลแรกของคุณใน Microsoft Access ถ้าคุณต้องการเริ่มต้นจากศูนย์ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลเปล่าและออกแบบเองได้ ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับการสร้างและการทำงานกับฐานข้อมูล คุณสามารถใช้เทมเพลตฐานข้อมูลของ Access เพื่อเริ่มต้นได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การสร้างฐานข้อมูลเปล่า
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ปกติจะอยู่ในเมนู Start ของ Windows หรือโฟลเดอร์ Applications ของ Mac
ขั้นตอนที่ 2 เลือกฐานข้อมูลเปล่า
เป็นตัวเลือกแรกในส่วน "ใหม่" ตัวเลือกอื่นๆ คือเทมเพลตที่ตั้งค่าเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การจัดการผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนชื่อไฟล์ลงในช่อง
ชื่อไฟล์เริ่มต้นขึ้นต้นด้วยคำว่า "ฐานข้อมูล" และลงท้ายด้วย ".accdb" คุณจะต้องเก็บส่วน ".accdb" ไว้ แต่คุณสามารถแทนที่ชื่อไฟล์ที่เหลือด้วยอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลที่มีรายชื่อพนักงาน คุณสามารถเรียกมันว่า Employee.accdb
- หากคุณต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์เฉพาะ ให้คลิก เรียกดู และเลือกโฟลเดอร์นั้น
ขั้นตอนที่ 4 คลิกสร้าง
สิ่งนี้จะสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ของคุณ รวมถึงตารางเปล่าใหม่ที่ชื่อว่า Table 1
ตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณจะปรากฏในแผงด้านซ้าย เมื่อคุณเพิ่มตารางมากขึ้น คุณสามารถคลิกชื่อตารางเพื่อสลับไปยังมุมมองของตารางนั้นได้
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มตารางลงในฐานข้อมูล
ตารางเป็นที่เก็บข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ คุณสามารถป้อนข้อมูลของคุณลงในตารางได้โดยตรง และ Access จะสร้างชื่อและประเภทเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติตามสิ่งที่คุณป้อน หรือคุณสามารถระบุประเภทเขตข้อมูลก่อนที่จะพิมพ์ลงในเขตข้อมูลได้ ถ้าคุณคุ้นเคยกับ Excel ให้นึกถึงตารางเหมือนแต่ละเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊ก ข้อมูลในตารางถูกจัดระเบียบเป็นแถวและคอลัมน์ คุณยังสามารถนำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีต Excel ลงในตารางได้อีกด้วย ในการเพิ่มตาราง:
- คลิก สร้าง แท็บ
- คลิก ตาราง ในกลุ่ม "ตาราง" คุณจะเห็นว่าขณะนี้มีตารางชื่อ "ตารางที่ 2" ในฐานข้อมูลของคุณ
- หากต้องการเปลี่ยนชื่อตาราง ให้คลิกขวาที่ชื่อตารางในคอลัมน์ด้านซ้ายและเลือก เปลี่ยนชื่อ.
-
หากคุณต้องการลบตาราง ให้คลิกขวาที่ชื่อตารางแล้วเลือก ลบ.
ขั้นตอนที่ 6 ป้อนข้อมูลลงในตารางของคุณ
เซลล์ว่างแรกภายใต้ "คลิกเพื่อเพิ่ม" คือตำแหน่งที่เคอร์เซอร์ของคุณปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ
- เมื่อต้องการเริ่มป้อนข้อมูลและให้ Excel เลือกประเภทฟิลด์ เพียงแค่เริ่มพิมพ์ลงในเซลล์แรกภายใต้ "คลิกเพื่อเพิ่ม" กด เข้า คีย์เพื่อย้ายไปยังฟิลด์ถัดไป
- ในการเลือกประเภทฟิลด์ ให้คลิกที่ ทุ่งนา หากยังไม่ได้เลือก ให้คลิกประเภทฟิลด์ใดประเภทหนึ่งบนแผง "ฟิลด์" ในแถบเครื่องมือ หากไม่เห็นสิ่งที่ต้องการ คลิก ช่องเพิ่มเติม เพื่อแสดงตัวเลือกเพิ่มเติม นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิก คลิกเพื่อเพิ่ม เพื่อเปิดเมนูด่วน ซึ่งมีประเภทฟิลด์ทั่วไป
- คุณสามารถลากเขตข้อมูลไปรอบๆ เพื่อย้ายได้ คุณยังสามารถลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งอื่นได้อีกด้วย
- ในการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัว ป้อนชื่อใหม่ จากนั้นกด เข้า.
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกฐานข้อมูลใหม่ของคุณ
หากคุณปิดตารางของคุณก่อนที่จะบันทึกอย่างน้อยหนึ่งครั้ง ตารางจะถูกลบโดยอัตโนมัติ แม้ว่าคุณจะป้อนข้อมูลลงในตารางแล้วก็ตาม หากต้องการบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ ไฟล์ เมนูและเลือก บันทึก.
เมื่อคุณได้สร้างฐานข้อมูล Access แรกของคุณแล้ว คุณสามารถเรียนรู้วิธีสร้างคิวรีแอคชัน ลิงก์ตาราง นำเข้าข้อมูล Excel และตั้งค่าระดับความปลอดภัยของผู้ใช้
วิธีที่ 2 จาก 2: การสร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ปกติจะอยู่ในเมนู Start ของ Windows หรือโฟลเดอร์ Applications ของ Mac
ขั้นตอนที่ 2 เรียกดูเทมเพลตที่มีอยู่
เทมเพลตหลายรายการจะปรากฏบนหน้าจอเริ่มต้น คุณยังสามารถดูเทมเพลตอื่นๆ ทางออนไลน์ได้โดยคลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม หรือ การค้นหาที่แนะนำ: เข้าถึงฐานข้อมูล ขึ้นอยู่กับรุ่นของคุณ
เมื่อค้นหาเทมเพลตออนไลน์ คุณสามารถเลือกหมวดหมู่หรือป้อนคำสำคัญลงในแถบค้นหา ตัวอย่างบางส่วนคือ รายการสิ่งของ, โภชนาการ' และ ส่วนตัว.
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเทมเพลตเพื่อดูตัวอย่าง
แต่ละเทมเพลตมีภาพหน้าจอที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยในการระบุตัวเลือกของคุณ หากคุณไม่ชอบรูปลักษณ์ของเทมเพลต ให้คลิกที่ NS ที่มุมบนขวาเพื่อกลับไปยังรายการเทมเพลต คลิกผ่านเทมเพลตต่อไปจนกว่าคุณจะพบเทมเพลตที่คุณต้องการใช้
ขั้นตอนที่ 4. ป้อนชื่อไฟล์ลงในช่อง
ชื่อไฟล์เริ่มต้นขึ้นต้นด้วยคำว่า "ฐานข้อมูล" และลงท้ายด้วย ".accdb" คุณจะต้องเก็บส่วน ".accdb" ไว้ แต่คุณสามารถแทนที่ชื่อไฟล์ที่เหลือด้วยอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลที่มีรายชื่อพนักงาน คุณสามารถเรียกมันว่ารายการสินค้าคงคลัง
- หากคุณต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์เฉพาะ ให้คลิกที่ เรียกดู ปุ่มและเลือกโฟลเดอร์นั้น
ขั้นตอนที่ 5. คลิกสร้าง
สิ่งนี้จะสร้างฐานข้อมูลใหม่ตามเทมเพลตที่เลือก
- แผงการนำทางด้านซ้ายของฐานข้อมูลประกอบด้วยตาราง คิวรี แบบฟอร์ม และ/หรือแมโครทั้งหมด คุณสามารถใช้แผงนี้เพื่อสลับไปมาระหว่างองค์ประกอบต่างๆ ของฐานข้อมูล
- ขึ้นอยู่กับเทมเพลต คุณอาจถูกนำไปยังฟอร์มที่อนุญาตให้คุณป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ เทมเพลตอื่นๆ อาจไม่มีแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล แต่คุณต้องป้อนข้อมูลลงในตารางโดยตรง
ขั้นตอนที่ 6 คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา หากได้รับแจ้ง
คุณอาจเห็นคำเตือนด้านความปลอดภัยในแถบข้อความ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลต ตราบใดที่คุณเชื่อถือแหล่งที่มาของเทมเพลต (จะดีถ้าคุณดาวน์โหลดจาก Access แต่ไม่แนะนำหากคุณดาวน์โหลดจากเว็บไซต์บุคคลที่สาม) ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา เพื่อเริ่มแก้ไข
ขั้นตอนที่ 7 สร้างการเข้าสู่ระบบหากได้รับแจ้ง
หากคุณเห็นกล่องโต้ตอบการเข้าสู่ระบบที่มีรายชื่อผู้ใช้ว่างเปล่า คุณจะต้องสร้างผู้ใช้สำหรับฐานข้อมูล คลิก ผู้ใช้ใหม่, กรอกแบบฟอร์ม, click บันทึกและปิด แล้วคลิก เข้าสู่ระบบ เพื่อลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ใช้ใหม่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 8 ลบข้อมูลตัวอย่าง
อาจมีการกรอกข้อมูลบางอย่างแล้ว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลต เมื่อคุณพร้อมที่จะป้อนข้อมูลของคุณเอง คุณจะต้องนำข้อมูลตัวอย่างออก นี่คือวิธี:
- คลิกกล่องแรเงาทางด้านซ้ายของระเบียนที่คุณต้องการลบ
- คลิก บ้าน แท็บ ถ้าคุณยังไม่มี
- คลิก ลบ ในแผง "บันทึก" บนแถบเครื่องมือ
ขั้นตอนที่ 9 บันทึกฐานข้อมูลใหม่ของคุณ
เมื่อคุณเริ่มป้อนข้อมูล คุณจะต้องแน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่สูญหาย คลิก ไฟล์ เมนูและเลือก บันทึก เพื่อบันทึกความคืบหน้าของคุณ
