ผังงานเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแยกย่อยกระบวนการที่เข้าใจยากออกเป็นแนวคิดที่เข้าถึงได้ การสร้างผังงานที่ประสบความสำเร็จจะทำให้คุณต้องทำให้ข้อมูลง่ายขึ้นและนำเสนอในรูปแบบที่ชัดเจนและรัดกุม ในการสร้างผังงานใน Excel คุณจะต้องสร้างตาราง ตั้งค่าและเชื่อมต่อรูปร่างจากเมนูรูปร่าง และเพิ่มข้อความที่เหมาะสม ในทำนองเดียวกัน ในการสร้างผังงานใน Word คุณจะต้องแทรกแคนวาส เปิดใช้งานตาราง และสร้างและเชื่อมต่อรูปร่างจากเมนูรูปร่างก่อนที่จะเพิ่มข้อความ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: ออกแบบแนวคิด
ขั้นตอนที่ 1 เขียนแนวคิดหลักของคุณออกมา
กุญแจสู่โฟลว์ชาร์ตที่ประสบความสำเร็จคือความสามารถในการอ่าน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแนวคิดหลักของคุณมีการระบุไว้อย่างเรียบง่าย และมีการอธิบายความก้าวหน้าจากแนวคิดหนึ่งไปอีกแนวคิดหนึ่งในขั้นตอนง่ายๆ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนสำหรับแผนภูมิที่วางแผนไว้ จะช่วยให้อ่านง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจเลือกระหว่างรูปแบบมาตรฐานหรือช่องทางว่ายน้ำ
ผังงานมาตรฐานแบ่งกระบวนการตามแนวคิดหลักและการดำเนินการที่จำเป็น หากคุณมีกลุ่มที่เกี่ยวข้องหลายกลุ่มในกระบวนการที่สรุปไว้ในผังงาน รูปแบบช่องว่ายสามารถช่วยแสดงว่าใครต้องทำอะไร แต่ละขั้นตอนของผังงานจะอยู่ใน "ช่องทาง" สำหรับกลุ่มที่รับผิดชอบในการทำงานให้เสร็จ (การตลาด การขาย ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ)
- เลนว่ายน้ำมักจะจัดรูปแบบในแนวนอนหรือแนวตั้ง จุดเริ่มต้นคือมุมบนซ้ายของแผนภูมิ
- การออกแบบทางวิ่งอาจทำได้ยาก หากคุณมีแนวคิดหลายอย่างที่ต้องเดินทางไปมาระหว่างแผนกต่างๆ ซึ่งจะนำไปสู่แผนภูมิที่ยุ่งเหยิง
ขั้นตอนที่ 3 เค้าโครงแผนผังลำดับงานของคุณ
ก่อนที่คุณจะเริ่มออกแบบผังงานผ่านซอฟต์แวร์ ให้วาดออกมาบนกระดาษ วางแนวคิดเริ่มต้นของคุณไว้ที่ด้านบน และขยายแผนภูมิด้านล่าง
- ผังงานส่วนใหญ่ทำงานบนหลักการไบนารีพื้นฐาน ที่จุดในกระบวนการที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ผู้อ่านจะมีคำถามใช่หรือไม่ใช่ คำตอบจะนำผู้อ่านไปสู่แนวคิดที่เหมาะสม
- ใช้รูปทรงต่างๆ เพื่อแสดงแนวคิดหรือการตัดสินใจประเภทต่างๆ การเพิ่มตัวชี้นำภาพจะช่วยให้สามารถอ่านและทำความเข้าใจได้
ขั้นตอนที่ 4 แยกกระบวนการที่ซับซ้อน
หากพื้นที่ในผังงานของคุณหนาแน่นเกินไป ให้แยกกระบวนการย่อยออกเป็นผังงานใหม่ เพิ่มกล่องเพื่ออ้างอิงถึงกระบวนการย่อยในผังงานต้นฉบับ และให้ผู้อ่านกลับมาดูเมื่อผ่านส่วนที่ขยาย
วิธีที่ 2 จาก 3: สร้างผังงานใน Excel
ขั้นตอนที่ 1 สร้างกริด
สเปรดชีต Excel ถูกจัดรูปแบบตามค่าเริ่มต้นเพื่อให้มีเซลล์ที่กว้างกว่าเซลล์สูง ในการสร้างผังงานสม่ำเสมอ คุณจะต้องกำหนดขนาดเซลล์ให้เป็นสี่เหลี่ยมจัตุรัส ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกปุ่ม เลือกเซลล์ทั้งหมด ที่มุมบนซ้ายของสเปรดชีต
- คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์และเลือกความกว้างคอลัมน์จากเมนู ป้อน 2.14 ลงในฟิลด์แล้วกด Enter สิ่งนี้จะเปลี่ยนเซลล์ทั้งหมดให้กลายเป็นกำลังสองที่สมบูรณ์แบบ
- เปิด Snap to Grid จากเมนู Align ในแท็บ Layout หรือ Page Layout สิ่งนี้จะทำให้วัตถุที่สร้างขึ้นมาปรับขนาดให้เข้ากับตาราง ช่วยให้คุณสร้างรูปร่างที่เหมือนกันได้
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดระยะขอบของคุณ
หากคุณวางแผนที่จะส่งออกสเปรดชีตไปยัง Word หรือโปรแกรมอื่น คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระยะขอบเรียงกัน ใช้เมนู Margins ในแท็บ Page Layout หรือ Layout เพื่อปรับระยะขอบให้ตรงกับซอฟต์แวร์ที่คุณกำลังส่งออกไป
คุณสามารถปรับการวางแนวของเอกสาร (แนวตั้งหรือแนวนอน) โดยใช้เมนูการวางแนวในแท็บเค้าโครง ผังงานที่ไปจากซ้ายไปขวาควรจัดรูปแบบสำหรับแนวนอน
ขั้นตอนที่ 3 สร้างรูปร่าง
คลิกแท็บ แทรก แล้วเลือกเมนู รูปร่าง เลือกรูปร่างที่คุณต้องการสร้าง แล้ววาดขนาดของกล่องโดยใช้เมาส์ของคุณ เมื่อคุณสร้างรูปร่างแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนสีและลักษณะเค้าร่างได้โดยใช้เครื่องมือในแท็บรูปแบบที่เปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มข้อความ
หากต้องการเพิ่มข้อความลงในรูปร่าง ให้คลิกที่กึ่งกลางของรูปร่างแล้วเริ่มพิมพ์ คุณสามารถปรับแบบอักษรและรูปแบบได้ในแท็บหน้าแรก ทำให้ข้อความของคุณสั้นและตรงประเด็น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอ่านได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 5. เชื่อมต่อรูปร่าง
เปิดเมนูรูปร่างจากแท็บแทรก เลือกรูปแบบเส้นที่ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด วางเมาส์เหนือรูปร่างแรก คุณจะเห็นกล่องสีแดงเล็ก ๆ ปรากฏขึ้นที่ขอบซึ่งแสดงว่าสามารถเชื่อมต่อเส้นได้ที่ไหน
- เริ่มบรรทัดในกล่องสีแดง แล้วลากไปยังรูปร่างที่สอง
- กล่องสีแดงจะปรากฏบนรูปร่างที่สอง วางจุดสิ้นสุดของบรรทัดบนกล่องใดกล่องหนึ่งเหล่านี้
- เชื่อมต่อรูปร่างแล้ว หากคุณย้ายเส้นหนึ่ง เส้นจะเชื่อมต่อและปรับมุมให้เหมาะสม
- เพิ่มความคิดเห็นในบรรทัดที่เชื่อมต่อโดยการแทรกกล่องข้อความ ซึ่งมีอยู่ในแท็บ แทรก
ขั้นตอนที่ 6 ดาวน์โหลดเทมเพลต
แทนที่จะสร้างผังงานตั้งแต่เริ่มต้น มีเทมเพลตและตัวช่วยสร้างของ Excel ที่หลากหลายทั้งแบบฟรีและแบบซื้อทางออนไลน์ หลายๆ วิธีนี้ใช้ความพยายามส่วนใหญ่ในการสร้างผังงาน
วิธีที่ 3 จาก 3: สร้างผังงานใน Word
ขั้นตอนที่ 1 แทรกผ้าใบ
วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างผังงานใน Word คือการสร้างผืนผ้าใบก่อน ผืนผ้าใบช่วยให้มีอิสระมากขึ้นในการทำงานกับรูปร่าง และเปิดใช้งานคุณสมบัติบางอย่างที่ปกติไม่พร้อมใช้งาน เช่น เส้นเชื่อมต่อ
คลิกแท็บ แทรก เลือกเมนู Shapes แล้วคลิก New Drawing Canvas ที่ด้านล่างของเมนู เส้นประของผืนผ้าใบจะปรากฏในเอกสารของคุณ คุณสามารถปรับขนาดของผืนผ้าใบได้โดยการปรับมุม
ขั้นตอนที่ 2 เปิดใช้งานกริด
การใช้ตารางจะช่วยให้คุณสร้างรูปร่างที่เหมือนกันได้ หากต้องการเปิดใช้งาน ให้คลิกบนผืนผ้าใบเพื่อเปิดใช้งาน ในแท็บรูปแบบ คลิกจัดแนว แล้วเลือกการตั้งค่ากริด ทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับแสดงเส้นตารางและสแนปวัตถุ
ขั้นตอนที่ 3 สร้างรูปร่าง
เมื่อใช้งานผ้าใบอยู่ ให้เลือกแท็บ แทรก แล้วคลิกเมนู รูปร่าง เลือกรูปร่างที่คุณต้องการเพิ่ม ใช้เมาส์เพื่อวาดรูปร่างให้ได้ขนาดที่คุณต้องการ เมื่อคุณสร้างรูปร่างแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนสีและลักษณะเค้าร่างได้โดยใช้เครื่องมือในแท็บรูปแบบที่เปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มข้อความ
หากต้องการเพิ่มข้อความลงในรูปร่างใน Word 2007 ให้คลิกขวาที่รูปร่างแล้วเลือกเพิ่มข้อความจากเมนู สำหรับ Word 2010/2013 เพียงคลิกที่รูปร่างแล้วเริ่มพิมพ์ คุณสามารถปรับแบบอักษรและรูปแบบได้จากแท็บหน้าแรก
ขั้นตอนที่ 5. เชื่อมต่อรูปร่าง
เปิดเมนูรูปร่างจากแท็บแทรก เลือกรูปแบบเส้นที่ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด วางเมาส์เหนือรูปร่างแรก คุณจะเห็นกล่องเล็ก ๆ ปรากฏขึ้นที่ขอบซึ่งแสดงว่าสามารถเชื่อมต่อเส้นได้ที่ไหน
- เริ่มบรรทัดในกล่อง แล้วลากไปยังรูปร่างที่สอง
- กล่องขนาดเล็กจะปรากฏบนขอบของรูปร่างที่สอง วางจุดสิ้นสุดของบรรทัดบนกล่องใดกล่องหนึ่งเหล่านี้
- เชื่อมต่อรูปร่างแล้ว หากคุณย้ายเส้นหนึ่ง เส้นจะเชื่อมต่อและปรับมุมให้เหมาะสม
- เพิ่มความคิดเห็นในบรรทัดที่เชื่อมต่อโดยการแทรกกล่องข้อความ ซึ่งมีอยู่ในแท็บ แทรก
ผังงานช่วยเหลือ
ตัวอย่างแผนผังงาน
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ผังงานตัวอย่าง
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
เคล็ดลับและเทคนิคผังงาน
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
