Microsoft Access เป็นโปรแกรมสร้างฐานข้อมูลที่ช่วยให้ทุกคนสามารถดูแลและแก้ไขฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย เหมาะสำหรับทุกอย่างตั้งแต่โครงการขนาดเล็กไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ และเป็นโปรแกรมที่มองเห็นได้ชัดเจน ทำให้เหมาะสำหรับการป้อนข้อมูล เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องทำงานกับตารางและสเปรดชีต
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 6: การสร้างฐานข้อมูลใหม่
ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บไฟล์และเลือก "ใหม่"
ฐานข้อมูลคือสิ่งที่จะมีข้อมูลทั้งหมดของคุณในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถเลือกสร้างฐานข้อมูลเปล่า ฐานข้อมูลบนเว็บเปล่า หรือเลือกจากเทมเพลตต่างๆ
- ฐานข้อมูลเปล่าเป็นฐานข้อมูล Access มาตรฐาน และเหมาะสำหรับการใช้งานในเครื่อง การสร้างฐานข้อมูลเปล่าจะสร้างหนึ่งตารางเช่นกัน
- ฐานข้อมูลบนเว็บได้รับการออกแบบให้เข้ากันได้กับเครื่องมือการประกาศทางเว็บของ Access การสร้างฐานข้อมูลเปล่าจะสร้างหนึ่งตารางเช่นกัน
- เทมเพลตคือฐานข้อมูลที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบมาเพื่อการใช้งานที่หลากหลาย เลือกเทมเพลตหากคุณไม่ต้องการใช้เวลามากในการวางโครงสร้างฐานข้อมูลไว้ด้วยกัน
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งชื่อฐานข้อมูลของคุณ
เมื่อคุณเลือกประเภทฐานข้อมูลแล้ว ให้ตั้งชื่อที่สะท้อนถึงสิ่งที่ต้องการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องทำงานกับฐานข้อมูลต่างๆ พิมพ์ชื่อไฟล์ของฐานข้อมูลของคุณในกล่อง "ชื่อไฟล์" เลือก "สร้าง" เพื่อสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่
ส่วนที่ 2 จาก 6: การเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดโครงสร้างที่ดีที่สุดสำหรับข้อมูลของคุณ
หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลเปล่า คุณจะต้องคิดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ และเพิ่มโครงสร้างที่เหมาะสม มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดรูปแบบและโต้ตอบกับข้อมูลของคุณใน Access:
- ตาราง – นี่เป็นวิธีหลักในการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ สามารถเปรียบเทียบตารางกับสเปรดชีตใน Excel: ข้อมูลถูกจัดระเบียบในแถวและคอลัมน์ ด้วยเหตุนี้ การนำเข้าข้อมูลจาก Excel และโปรแกรมสเปรดชีตอื่นๆ จึงเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา
- แบบฟอร์ม – แบบฟอร์มคือวิธีการเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลของคุณ แม้ว่าคุณจะสามารถป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลลงในตารางได้โดยตรง แต่การใช้แบบฟอร์มช่วยให้ป้อนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและเป็นภาพมากขึ้น
- รายงาน – สรุปและแสดงข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ รายงานมีไว้เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและส่งคืนคำตอบสำหรับคำถามเฉพาะ เช่น ทำกำไรได้มากน้อยเพียงใด หรือสถานที่ตั้งของลูกค้า เหล่านี้มักจะออกแบบให้พิมพ์ออกมา
- แบบสอบถาม – นี่คือวิธีที่คุณดึงและกรองข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อแสดงรายการเฉพาะจากหลายตาราง คุณยังใช้คิวรีเพื่อสร้างและอัปเดตข้อมูลได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 2 สร้างตารางแรกของคุณ
หากคุณกำลังเริ่มต้นฐานข้อมูลเปล่า คุณจะเริ่มต้นด้วยตารางเปล่าโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลของคุณลงในตารางนี้ได้ ไม่ว่าจะด้วยมือหรือโดยการคัดลอกและวางจากแหล่งอื่น
- ข้อมูลแต่ละส่วนควรมีคอลัมน์ (ฟิลด์) ของตัวเอง ในขณะที่แต่ละระเบียนควรเป็นแถวแยกกัน ตัวอย่างเช่น แต่ละแถวจะเป็นลูกค้า ในขณะที่แต่ละฟิลด์จะเป็นข้อมูลที่แตกต่างกันเกี่ยวกับลูกค้ารายนั้น (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ)
- คุณสามารถเปลี่ยนชื่อป้ายชื่อคอลัมน์เพื่อให้ง่ายต่อการระบุว่าเขตข้อมูลใดคืออะไร ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อเปลี่ยนชื่อ
ขั้นตอนที่ 3 นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น
ถ้าคุณต้องการนำเข้าจากไฟล์หรือตำแหน่งที่รองรับ คุณสามารถตั้งค่า Access ให้ดึงข้อมูลและเพิ่มลงในฐานข้อมูลของคุณได้ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการดึงข้อมูลออกจากเว็บเซิร์ฟเวอร์หรือทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันอื่นๆ
- คลิกแท็บข้อมูลภายนอก
- เลือกประเภทไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า ในส่วน "นำเข้าและเชื่อมโยง" คุณจะเห็นตัวเลือกสองสามประเภทสำหรับประเภทข้อมูล คุณสามารถคลิกปุ่มเพิ่มเติมเพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม ODBC ย่อมาจาก Open Database Connectivity และรวมถึงฐานข้อมูลเช่น SQL
- นำทางไปยังตำแหน่งของข้อมูล หากอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ คุณจะต้องระบุที่อยู่เซิร์ฟเวอร์
- ในหน้าต่างถัดไป ให้เลือก "ระบุวิธีและตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน" เลือก "ตกลง" ทำตามขั้นตอนเพื่อนำเข้าข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มตารางอื่น
คุณจะต้องเก็บบันทึกต่าง ๆ ของคุณในฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยให้ฐานข้อมูลของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางข้อมูลลูกค้าและตารางอื่นสำหรับข้อมูลการสั่งซื้อ จากนั้น คุณจะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลลูกค้าเข้ากับตารางข้อมูลคำสั่งซื้อได้
ในส่วนสร้างของแท็บหน้าแรก ให้คลิกปุ่มตาราง ตารางใหม่จะปรากฏในฐานข้อมูลของคุณ คุณสามารถป้อนข้อมูลในลักษณะเดียวกับที่คุณทำกับตารางแรก
ส่วนที่ 3 ของ 6: การตั้งค่าความสัมพันธ์ของตาราง
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจวิธีการทำงานของคีย์
แต่ละตารางจะมีคีย์หลักหนึ่งคีย์ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละรายการ ตามค่าเริ่มต้น Access จะสร้างคอลัมน์ ID ที่เพิ่มจำนวนสำหรับแต่ละรายการ ซึ่งถูกตั้งค่าเป็นคีย์หลัก ตารางสามารถมีคีย์ต่างประเทศได้ เหล่านี้เป็นเขตข้อมูลที่เชื่อมโยงกับตารางอื่นในฐานข้อมูล ฟิลด์ที่เชื่อมโยงจะมีข้อมูลเดียวกัน
- ตัวอย่างเช่น ในตารางใบสั่งซื้อของคุณ คุณอาจมีช่องรหัสลูกค้าเพื่อติดตามว่าลูกค้ารายใดสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ใด คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์สำหรับฟิลด์นั้นด้วยฟิลด์ ID ในตารางลูกค้าของคุณ
- การใช้ความสัมพันธ์ช่วยให้ข้อมูลของคุณมีความสอดคล้อง มีประสิทธิภาพ และสามารถอ่านได้
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บเครื่องมือฐานข้อมูล
คลิกปุ่มความสัมพันธ์ในส่วนความสัมพันธ์ ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่พร้อมภาพรวมของตารางทั้งหมดในฐานข้อมูล แต่ละฟิลด์จะแสดงอยู่ใต้ชื่อตาราง
คุณจะต้องสร้างฟิลด์สำหรับคีย์นอกก่อนจึงจะสร้างความสัมพันธ์ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการใช้รหัสลูกค้าในตารางใบสั่งซื้อ ให้สร้างฟิลด์ในตารางใบสั่งซื้อที่เรียกว่าลูกค้า และเว้นว่างไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นรูปแบบเดียวกับฟิลด์ที่คุณกำลังเชื่อมโยง (ตัวเลขในกรณีนี้)
ขั้นตอนที่ 3 ลากฟิลด์ที่คุณต้องการใช้เป็นคีย์นอก
วางลงในฟิลด์ที่คุณสร้างขึ้นสำหรับคีย์นอก คลิกสร้างในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นเพื่อกำหนดความสัมพันธ์สำหรับฟิลด์ เส้นจะปรากฏขึ้นระหว่างสองตาราง เชื่อมต่อเขตข้อมูล
ทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อ "บังคับใช้ Referential Integrity" เมื่อสร้างความสัมพันธ์ ซึ่งหมายความว่าหากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงในฟิลด์หนึ่ง อีกฟิลด์หนึ่งจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้ข้อมูลของคุณถูกต้อง
ส่วนที่ 4 จาก 6: การสืบค้นข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจกับบทบาทของการสืบค้น
คิวรีคือการดำเนินการที่ให้คุณดู เพิ่ม และแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว คิวรีมีหลายประเภท ตั้งแต่การค้นหาอย่างง่ายไปจนถึงการสร้างตารางใหม่โดยยึดตามข้อมูลที่มีอยู่ แบบสอบถามเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการสร้างรายงาน
แบบสอบถามแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: การเลือกและการดำเนินการ เลือกคิวรีดึงข้อมูลจากตารางและคำนวณได้ คิวรีแอคชันสามารถเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลออกจากตารางได้
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน
ถ้าคุณต้องการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน ให้ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อแนะนำขั้นตอนต่างๆ คุณสามารถเข้าถึงตัวช่วยสร้างแบบสอบถามจากแท็บสร้าง ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูฟิลด์เฉพาะจากตารางได้
การสร้าง Select Query ด้วย Criteria
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเครื่องมือออกแบบคิวรี
คุณสามารถใช้เกณฑ์เพื่อจำกัดคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลให้แคบลงและแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ ในการเริ่มต้น ให้คลิกแท็บ สร้าง และเลือก การกำหนดคิวรี
ขั้นตอนที่ 2. เลือกโต๊ะของคุณ
กล่องแสดงตารางจะเปิดขึ้น ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการเรียกใช้คิวรี จากนั้นคลิก ปิด
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มฟิลด์ที่จะดึงข้อมูล
ดับเบิลคลิกที่แต่ละฟิลด์ในตารางที่คุณต้องการเพิ่มลงในคิวรี ฟิลด์จะถูกเพิ่มลงในตารางออกแบบ
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มเกณฑ์ของคุณ
คุณสามารถใช้เกณฑ์ได้หลายประเภท เช่น ข้อความหรือฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงเฉพาะราคาที่สูงกว่า $50 จากช่อง "ราคา" คุณจะต้องป้อน
=50
เข้าเกณฑ์. หากคุณต้องการแสดงเฉพาะลูกค้าจากสหราชอาณาจักร ให้พิมพ์
สหราชอาณาจักร
ลงในช่องเกณฑ์
คุณสามารถใช้หลายเกณฑ์ต่อการสืบค้น
ขั้นตอนที่ 5. คลิก Run เพื่อดูผลลัพธ์ของคุณ
ปุ่มเรียกใช้จะอยู่บนแท็บออกแบบ ผลการค้นหาของคุณจะแสดงในหน้าต่าง กด Ctrl + S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม
การสร้าง Select Query ด้วย Parameters
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเครื่องมือออกแบบคิวรี
แบบสอบถามพารามิเตอร์จะช่วยให้คุณสามารถระบุสิ่งที่คุณต้องการดึงข้อมูลทุกครั้งที่เรียกใช้แบบสอบถาม ตัวอย่างเช่น หากคุณมีฐานข้อมูลกับลูกค้าจากเมืองต่างๆ คุณสามารถเรียกใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์เพื่อถามเมืองที่คุณต้องการแสดงผลลัพธ์ได้
ขั้นตอนที่ 2 สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและระบุตาราง
เพิ่มฟิลด์ที่จะดึงข้อมูลในคิวรีโดยดับเบิลคลิกที่ฟิลด์เหล่านั้นในภาพรวมของตาราง
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มพารามิเตอร์ลงในส่วนเกณฑ์
พารามิเตอร์แสดงด้วย "" รอบพารามิเตอร์ ข้อความในวงเล็บจะแสดงในพรอมต์ที่ปรากฏขึ้นเมื่อเรียกใช้คิวรี ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการให้ระบุเมือง ให้คลิกเซลล์เกณฑ์สำหรับฟิลด์เมือง แล้วพิมพ์
[เมืองไหน?]
คุณสามารถสิ้นสุดพารามิเตอร์ด้วย “?” หรือ “:” แต่ไม่ใช่ด้วย “!” หรือ "."
ขั้นตอนที่ 4 สร้างแบบสอบถามแบบหลายพารามิเตอร์
คุณสามารถใช้พารามิเตอร์หลายตัวเพื่อสร้างช่วงที่กำหนดเองสำหรับผลลัพธ์การสืบค้นของคุณ ตัวอย่างเช่น หากฟิลด์นั้นเป็นฟิลด์วันที่ คุณสามารถส่งกลับช่วงวันที่โดยการพิมพ์
ระหว่าง [ป้อนวันที่เริ่มต้น:] และ [ป้อนวันที่สิ้นสุด:]
. คุณจะได้รับสองข้อความแจ้งเมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถาม
การสร้างแบบสอบถามสร้างตาราง
ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บ สร้าง และเลือก การออกแบบคิวรี
คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลเฉพาะจากตารางที่มีอยู่และสร้างตารางใหม่ด้วยข้อมูลนี้ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการแชร์ส่วนเฉพาะของฐานข้อมูลของคุณ หรือสร้างฟอร์มเฉพาะสำหรับชุดย่อยของฐานข้อมูลของคุณ คุณจะต้องสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลปกติก่อน
ขั้นตอนที่ 2 เลือกตารางที่คุณต้องการดึงข้อมูล
ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการดึงข้อมูล คุณสามารถดึงจากหลายโต๊ะได้หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการดึงข้อมูล
ดับเบิลคลิกแต่ละฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่มจากภาพรวมของตาราง จะถูกเพิ่มลงในตารางแบบสอบถามของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดเกณฑ์ของคุณ
ถ้าคุณต้องการระบุข้อมูลเฉพาะจากฟิลด์ ให้ใช้ส่วนเกณฑ์เพื่อตั้งค่าตัวกรอง ดูส่วน "การสร้าง Select Query with Criteria" ด้านบนสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 5. ทดสอบการสืบค้นของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าจะส่งกลับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
ก่อนที่คุณจะสร้างตารางของคุณ ให้เรียกใช้คิวรีเพื่อให้แน่ใจว่ากำลังดึงข้อมูลที่ถูกต้องทั้งหมด ปรับเกณฑ์และฟิลด์ของคุณจนกว่าคุณจะได้รับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกแบบสอบถาม
กด Ctrl + S เพื่อบันทึกแบบสอบถามเพื่อใช้ในภายหลัง จะปรากฏในกรอบการนำทางด้านซ้ายของหน้าจอ คลิกที่คิวรีเพื่อเลือกอีกครั้ง จากนั้นคลิกที่แท็บออกแบบ
ขั้นที่ 7. คลิกปุ่ม “สร้างตาราง” ในกลุ่ม Query Type
หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อขอชื่อตารางใหม่ของคุณ ป้อนชื่อตารางแล้วคลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 8 คลิกปุ่มเรียกใช้
ตารางใหม่ของคุณจะถูกสร้างขึ้นด้วยแบบสอบถามที่คุณสร้าง ตารางจะปรากฏในกรอบการนำทางด้านซ้าย
การสร้างแบบสอบถามต่อท้าย
ขั้นตอนที่ 1 เปิดแบบสอบถามที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่แล้วจากตารางอื่น สิ่งนี้มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในตารางที่คุณสร้างด้วยคิวรี make table
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม ผนวก ในแท็บ ออกแบบ
ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบผนวก เลือกตารางที่คุณต้องการผนวก
ขั้นตอนที่ 3 เปลี่ยนเกณฑ์ของคิวรีของคุณให้ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการเพิ่ม
ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างตารางที่มีเกณฑ์ "2010" สำหรับฟิลด์ Year ให้เปลี่ยนเป็นปีที่คุณต้องการเพิ่ม เช่น "2011"
ขั้นตอนที่ 4 ตั้งค่าตำแหน่งที่คุณต้องการผนวกข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าฟิลด์ที่ถูกต้องสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่คุณกำลังต่อท้าย ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้การเปลี่ยนแปลงข้างต้น ข้อมูลควรต่อท้ายฟิลด์ Year บนแถว Append To
ขั้นตอนที่ 5. เรียกใช้แบบสอบถาม
คลิกปุ่ม Run บนแท็บ Deign แบบสอบถามจะถูกเรียกใช้และข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตาราง คุณสามารถเปิดตารางเพื่อตรวจสอบว่ามีการเพิ่มข้อมูลอย่างถูกต้อง
ส่วนที่ 5 จาก 6: การสร้างและการใช้แบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 1 เลือกตารางที่คุณต้องการสร้างแบบฟอร์ม
ฟอร์มช่วยให้คุณเห็นข้อมูลของแต่ละฟิลด์ได้อย่างง่ายดาย รวมทั้งสลับระหว่างเรกคอร์ดหรือสร้างใหม่ได้อย่างรวดเร็ว แบบฟอร์มมีความจำเป็นสำหรับการป้อนข้อมูลเป็นระยะเวลานาน เนื่องจากคนส่วนใหญ่พบว่าใช้งานได้ง่ายกว่าตาราง
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มแบบฟอร์มในแท็บสร้าง
สิ่งนี้จะสร้างแบบฟอร์มตามฟิลด์ที่มีอยู่ในตารางโดยอัตโนมัติ Access สามารถสร้างเขตข้อมูลที่มีขนาดที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติได้ค่อนข้างดี แต่คุณสามารถปรับขนาดและย้ายองค์ประกอบใดๆ ในแบบฟอร์มที่คุณต้องการได้
- หากคุณไม่ต้องการให้แสดงฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งบนฟอร์ม คุณสามารถคลิกขวาที่ฟิลด์นั้นแล้วเลือกลบ
- ถ้าตารางของคุณมีความสัมพันธ์ แผ่นข้อมูลจะปรากฏขึ้นใต้แต่ละระเบียน โดยแสดงข้อมูลที่เชื่อมต่อ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลที่เชื่อมต่อด้วยวิธีนี้ได้ง่ายขึ้นมาก ตัวอย่างเช่น ตัวแทนขายแต่ละคนในฐานข้อมูลของคุณอาจมีฐานข้อมูลลูกค้าแนบมากับบันทึกของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 3 ไปที่แบบฟอร์มใหม่ของคุณ
ปุ่มลูกศรที่ด้านล่างจะย้ายจากบันทึกไปยังบันทึก ฟิลด์จะถูกเติมโดยข้อมูลบันทึกของคุณเมื่อคุณสลับไปมาระหว่างกัน คุณสามารถใช้ปุ่มที่ขอบเพื่อย้ายไปยังบันทึกแรกหรือบันทึกสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่มแผ่นข้อมูลเพื่อใช้ตาราง
ซึ่งอยู่ที่มุมบนซ้าย และจะช่วยให้คุณสามารถเริ่มเปลี่ยนค่าของตารางของคุณโดยใช้แบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 5. ทำการเปลี่ยนแปลงระเบียนที่มีอยู่
คุณสามารถแก้ไขข้อความในช่องใดก็ได้ของแต่ละระเบียนเพื่อเปลี่ยนข้อมูลในตาราง การเปลี่ยนแปลงจะแสดงโดยอัตโนมัติในตาราง เช่นเดียวกับในตารางที่เชื่อมต่อ
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มระเบียนใหม่
คลิกปุ่ม "เพิ่มบันทึก" ใกล้กับปุ่มนำทางเพื่อสร้างระเบียนใหม่ที่ท้ายรายการ จากนั้นคุณสามารถใช้เขตข้อมูลเพื่อป้อนข้อมูลลงในระเบียนเปล่าในตารางได้ นี่เป็นวิธีที่ง่ายกว่ามากในการเพิ่มข้อมูลใหม่ผ่านมุมมองตาราง
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกแบบฟอร์มเมื่อเสร็จสิ้น
อย่าลืมบันทึกแบบฟอร์มของคุณโดยกด Ctrl + S เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้อีกครั้งในภายหลัง จะปรากฏในกรอบการนำทางด้านซ้ายของหน้าจอ
ส่วนที่ 6 จาก 6: การสร้างรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 เลือกตารางหรือแบบสอบถามของคุณ
รายงานช่วยให้คุณแสดงข้อมูลสรุปได้อย่างรวดเร็ว มักใช้สำหรับรายงานรายได้และการจัดส่ง และสามารถปรับให้เหมาะกับการใช้งานแทบทุกอย่าง รายงานจะดึงข้อมูลจากตารางหรือคิวรีที่คุณสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บสร้าง
เลือกประเภทรายงานที่คุณต้องการสร้าง คุณสามารถสร้างรายงานได้หลายวิธี การเข้าถึงสามารถสร้างรายงานของคุณโดยอัตโนมัติ หรือคุณสามารถสร้างรายงานแบบกำหนดเองได้
- รายงาน – สิ่งนี้จะสร้างรายงานอัตโนมัติพร้อมข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งที่มาของคุณ จะไม่มีการจัดกลุ่ม แต่สำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก นี่อาจเพียงพอสำหรับการแสดงสิ่งที่คุณต้องการ
- รายงานเปล่า – สิ่งนี้จะสร้างรายงานเปล่าที่คุณสามารถกรอกข้อมูลของคุณได้ตามที่เห็นสมควร คุณจะสามารถเลือกจากฟิลด์ที่มีอยู่เพื่อสร้างรายงานที่กำหนดเองได้
- ตัวช่วยสร้างรายงาน – ตัวช่วยสร้างรายงานจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการสร้างรายงาน ซึ่งช่วยให้สามารถเลือกและจัดกลุ่มข้อมูลของคุณ แล้วจัดรูปแบบตามนั้น
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าแหล่งที่มาสำหรับรายงานเปล่า
หากคุณเลือกสร้างรายงานเปล่า คุณจะต้องเลือกแหล่งที่มาของรายงาน ขั้นแรก ให้คลิกแท็บ จัดเรียง แล้วเลือก แผ่นคุณสมบัติ หรือคุณสามารถกด alt=""Image" + Enter
คลิกลูกศรลงถัดจากฟิลด์แหล่งระเบียน รายการตารางและข้อความค้นหาที่พร้อมใช้งานของคุณจะปรากฏขึ้น เลือกหนึ่งรายการและจะถูกกำหนดให้กับรายงาน
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มฟิลด์ลงในรายงานของคุณ
เมื่อคุณมีแหล่งที่มาแล้ว คุณสามารถเริ่มเพิ่มฟิลด์จากแหล่งที่มานั้นไปยังรายงานของคุณได้ คลิกแท็บรูปแบบ แล้วคลิกเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ รายการเขตข้อมูลจะปรากฏในกรอบด้านขวา
- คลิกและลากฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่มลงในกรอบการออกแบบ บันทึกจะปรากฏในรายงาน เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติม ฟิลด์เหล่านั้นจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติกับฟิลด์ที่มีอยู่
- คุณสามารถปรับขนาดฟิลด์ได้โดยคลิกที่ขอบแล้วลากเมาส์
- ลบฟิลด์ออกจากรายงานโดยคลิกที่หัวข้อและกดปุ่ม Delete
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มกลุ่มในรายงานของคุณ
กลุ่มช่วยให้คุณแยกวิเคราะห์ข้อมูลในรายงานได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจัดกลุ่มการขายตามภูมิภาคหรือตามพนักงานขาย กลุ่มอนุญาตให้คุณทำเช่นนี้
- คลิกแท็บ ออกแบบ คลิกปุ่ม จัดกลุ่มและเรียงลำดับ
- คลิกขวาที่ส่วนใดๆ ของฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่ม เลือก Group On จากเมนู
- ส่วนหัวจะถูกสร้างขึ้นสำหรับกลุ่ม คุณสามารถปรับส่วนหัวเป็นอะไรก็ได้ที่คุณต้องการติดป้ายกำกับกลุ่ม
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกและแบ่งปันรายงานของคุณ
เมื่อรายงานของคุณได้รับการสรุปผลแล้ว คุณสามารถบันทึกแล้วแชร์หรือพิมพ์ได้เหมือนกับเอกสารอื่นๆ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อแชร์ผลการปฏิบัติงานของบริษัทกับนักลงทุน ข้อมูลติดต่อพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย
