Microsoft Word เป็นโปรแกรมเอกสารคำที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารทางกฎหมาย ทางการ หรือส่วนบุคคลที่คุณกำลังเขียน แต่ละฉบับจะต้องมีแนวทางการจัดรูปแบบของตนเอง หากคุณกำลังใช้ Microsoft Word ในการทำงาน คุณจะพบว่าการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ค่อนข้างง่าย เนื่องจากใช้เครื่องมือทั้งหมดที่แอปพลิเคชัน Word มี หากคุณยังใหม่กับการใช้ Microsoft Word ไม่ต้องกังวล คุณสามารถจัดรูปแบบเอกสารของคุณอย่างมืออาชีพได้ในเวลาไม่นาน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การจัดรูปแบบเค้าโครงเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1 สำรวจส่วนต่อประสานผู้ใช้ Word
ทำความคุ้นเคยกับองค์ประกอบอินเทอร์เฟซที่มีเครื่องมือการจัดรูปแบบทั้งหมดของคุณ คุณอาจต้องเปิดใช้งานเครื่องมือบนแถบเครื่องมือของคุณ คุณสามารถทำได้โดยเลือกแถบเครื่องมือจากแท็บ "มุมมอง" และเลือก "มาตรฐาน"
- แถบเมนูคือพื้นที่ที่ด้านบนของหน้าจอซึ่งคุณจะพบคำสั่งไฟล์ แก้ไข ดู และคำสั่งเมนูที่สำคัญอื่นๆ
- แถบเครื่องมืออยู่ด้านล่างแถบเมนูโดยตรง และแสดงงานทั่วไป เช่น การบันทึก การพิมพ์ และการเปิดเอกสาร
- Ribbon อยู่ที่ด้านบนสุดของพื้นที่ทำงานของคุณ ใต้แถบเครื่องมือ และจัดระเบียบคุณลักษณะของ Microsoft Word เป็นหมวดหมู่ เช่น แท็บหน้าแรกและแท็บเค้าโครง
ขั้นตอนที่ 2 ปรับการจัดตำแหน่งเอกสารของคุณ
เอกสารประเภทต่างๆ เรียกร้องให้มีการจัดแนวข้อความที่แตกต่างกัน คุณสามารถเลือกว่าจะจัดแนวเอกสารทั้งหมดของคุณไปทางซ้าย ขวา หรือตรงกลาง โดยคลิกปุ่มการจัดตำแหน่งในส่วนย่อหน้าใน Ribbon
- ปุ่มเหล่านี้เป็นปุ่มที่ดูเหมือนเอกสารเวอร์ชันเล็ก โดยมีเส้นสีดำเล็กๆ ตามฟังก์ชันการจัดตำแหน่งปุ่ม
- คุณจะพบปุ่มการจัดตำแหน่งที่อยู่ตรงกลาง Ribbon หลังปุ่มขีดเส้นใต้และก่อนปุ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดระยะห่างบรรทัดของเอกสารของคุณ
ปรับการตั้งค่าโดยคลิกที่ปุ่ม Line and Paragraph Spacing ทุกข้อความที่คุณพิมพ์หลังจากใช้เครื่องมือนี้จะเป็นไปตามระยะห่างที่คุณกำหนดไว้
- ค้นหาปุ่มระยะห่างบรรทัดและย่อหน้าบน Ribbon หลังปุ่ม Alignment ปุ่มนี้ดูเหมือนแถวของเส้นที่มีลูกศรแนวตั้งทางด้านซ้ายของเส้นที่ชี้ขึ้นและลง
- หากคุณต้องการแก้ไขระยะห่างของบรรทัดหรือย่อหน้าที่มีอยู่ ให้เน้นบริบทแล้วคลิกปุ่มระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้าเพื่อแก้ไข
- คุณยังสามารถแก้ไขระยะห่างบรรทัดและย่อหน้าได้โดยคลิกที่แท็บรูปแบบบนแถบเมนูที่ด้านบนของหน้าจอ เลือก "ย่อหน้า" จากรายการ และเลือกระยะห่างที่คุณต้องการ
- เอกสารระดับมืออาชีพจำนวนมาก เช่น เรียงความของวิทยาลัยและจดหมายปะหน้าควรเว้นวรรคสองครั้ง
ขั้นตอนที่ 4. ปรับการวางแนวหน้า
หากคุณต้องการเขียนเอกสารในทิศทางอื่น ให้คลิกตัวเลือก "การวางแนว" ในส่วนเค้าโครงหน้าบนแถบเมนู แล้วเลือกรูปแบบแนวตั้งหรือแนวนอนจากรายการแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนขนาดกระดาษในส่วนเค้าโครงหน้ากระดาษบนแถบเมนู
หากคุณต้องการพิมพ์เอกสารบนขนาดกระดาษที่กำหนด ให้คลิกปุ่ม "ขนาด" และเลือกขนาดที่คุณต้องการจากรายการแบบเลื่อนลง
การดำเนินการนี้จะเปลี่ยนขนาดเสมือนของเอกสารที่คุณกำลังเขียน
ขั้นตอนที่ 6 ปรับส่วนหัวและส่วนท้ายของเอกสาร
ส่วนหัวประกอบด้วยรายละเอียดที่จะปรากฏในทุกหน้าของกระดาษ
- ในการตั้งค่าส่วนหัวของเอกสารของคุณ ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนบนสุดของหน้า แล้วฟิลด์ส่วนหัวจะปรากฏขึ้น
- ปรับส่วนท้ายของเอกสาร ส่วนท้ายเป็นเหมือนส่วนหัวของเอกสาร ข้อความทั้งหมดในส่วนท้ายจะปรากฏที่ด้านล่างของแต่ละหน้าของเอกสารของคุณ
- ในการตั้งค่าส่วนท้ายของกระดาษ ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนล่างสุดของหน้า แล้วช่องส่วนท้ายจะปรากฏขึ้น
- คุณยังสามารถจัดรูปแบบส่วนหัวและส่วนท้ายของคุณได้โดยเลือกแท็บ "มุมมอง" จากแถบเมนูที่ด้านบนของหน้าจอ แล้วคลิก "ส่วนหัวและส่วนท้าย" ในรายการ การดำเนินการนี้จะเปิดส่วนหัวและส่วนท้ายในหน้าของคุณและช่วยให้คุณสร้างได้
ขั้นตอนที่ 7 ปรับระยะขอบ
คลิกปุ่ม "ระยะขอบ" ในส่วนการตั้งค่าหน้ากระดาษของแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ และเลือกระยะขอบจากการตั้งค่าระยะขอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในรายการแบบเลื่อนลง
หากคุณต้องการใช้การวัดระยะขอบของคุณเอง ให้คลิก “ระยะขอบแบบกำหนดเอง” ที่ด้านล่างสุดของรายการแบบเลื่อนลงเพื่อตั้งค่าของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 8 เพิ่มคอลัมน์
หากคุณต้องการสร้างเอกสารที่เหมือนหนังสือพิมพ์ คุณสามารถทำได้โดยการปรับรูปแบบของเอกสารให้เป็นคอลัมน์ เลือกตัวเลือก "คอลัมน์" จาก Ribbon แล้วเลือกจำนวนและการจัดตำแหน่งของคอลัมน์ที่คุณต้องการจากรายการดรอปดาวน์ คุณจะพบปุ่มคอลัมน์ที่แถวบนสุดของ Ribbon ปุ่มนี้มีไอคอนสีเขียวแสดงสี่เหลี่ยมเล็กๆ แบ่งครึ่ง
- หากคุณต้องการสร้างหนึ่ง สอง หรือสามคอลัมน์ คุณสามารถทำได้จากตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้า หากคุณต้องการสร้างเพิ่มเติม คุณจะต้องเลือก "คอลัมน์เพิ่มเติม"
- โปรดทราบว่าตัวเลือกคอลัมน์นี้จะแตกต่างจากคอลัมน์ที่คุณได้รับเมื่อคุณแทรกรายการต่างๆ เช่น ตารางในเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 9 เพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและตัวเลข
เน้นข้อความที่คุณต้องการกำหนดหมายเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย แล้วคลิกปุ่มลำดับเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยบน Ribbon
ปุ่มเหล่านี้อยู่เคียงข้างกันบน Ribbon หลังจากปุ่มการจัดตำแหน่ง ปุ่มลำดับเลขจะแสดงบรรทัดเล็กๆ สามบรรทัดที่มีตัวเลขทางด้านซ้ายของบรรทัด และปุ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยจะแสดงบรรทัดเล็กๆ สามบรรทัดที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยทางด้านซ้ายของบรรทัด
ขั้นตอนที่ 10 จัดรูปแบบสไตล์เอกสารของคุณ
เอกสารทั้งหมดมีรูปแบบมาตรฐานในตัว (เช่น Normal, Title, Heading 1) สไตล์เริ่มต้นสำหรับข้อความคือ ปกติ เทมเพลตที่เอกสารใช้ (เช่น Normal.dotx) กำหนดลักษณะที่ปรากฏบน Ribbon และบนแท็บ สไตล์
- ก่อนที่คุณจะนำสไตล์ไปใช้ คุณสามารถดูสไตล์ที่มีอยู่ทั้งหมดและดูตัวอย่างลักษณะที่ปรากฏเมื่อนำไปใช้
- บนแท็บ หน้าแรก หรือใต้แท็บ รูปแบบ บนแถบเมนู ภายใต้ สไตล์ ให้เลือกสไตล์ แล้วคลิกสไตล์ที่คุณต้องการ
- คุณยังสามารถคลิกปุ่มแก้ไขบนแท็บสไตล์เพื่อสร้างสไตล์ของคุณเองได้
- ตามค่าเริ่มต้น Word จะนำลักษณะย่อหน้าไปใช้ (เช่น หัวเรื่อง 1) กับทั้งย่อหน้า เมื่อต้องการนำลักษณะย่อหน้าไปใช้กับส่วนของย่อหน้า ให้เลือกเฉพาะส่วนที่คุณต้องการแก้ไข
วิธีที่ 2 จาก 3: การจัดรูปแบบแบบอักษร
ขั้นตอนที่ 1. ปรับการตั้งค่าแบบอักษร
บน Ribbon ของคุณ คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับแบบอักษรและขนาด ในการเปลี่ยนแปลงข้อความ คุณต้องเลือกข้อความที่คุณต้องการใช้งานก่อน คุณสามารถเลือกอักขระแต่ละตัว คำเฉพาะ หรือทั้งย่อหน้าได้ หลังจากที่คุณเลือกข้อความ คุณสามารถจัดรูปแบบได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ขนาด และสีได้
คลิกทางด้านซ้ายของคำแรกที่คุณต้องการเลือกเคอร์เซอร์ค้างไว้ในขณะที่ลากเคอร์เซอร์ไปที่คำทั้งหมดที่คุณต้องการเลือก
ขั้นตอนที่ 2. เปลี่ยนขนาด สี และการเน้น
ไปที่ส่วนดรอปดาวน์บน Ribbon เพื่อเลือกแบบอักษร ขนาด สี และการเน้นที่คุณต้องการ คุณจะเห็นปุ่มแบบอักษรก่อน ทางด้านซ้ายหลังปุ่มลักษณะ ถัดไป คุณจะพบปุ่มขนาดที่มีขนาดเริ่มต้นของคุณ (ปกติคือแบบอักษรขนาด 12)
- พิจารณาแนวทางการจัดรูปแบบของเอกสารที่คุณกำลังเขียนอยู่เสมอเมื่อเลือกรูปแบบและขนาดแบบอักษร
- แบบอักษรมาตรฐานสำหรับเอกสารของวิทยาลัยและวิชาชีพส่วนใหญ่เป็นแบบอักษร Time New Roman ขนาด 12
ขั้นตอนที่ 3 เลือกการจัดรูปแบบการเน้นข้อความที่คุณต้องการใช้
นอกจากการตั้งค่ารูปแบบและขนาดแบบอักษรแล้ว คุณยังสามารถปรับการเน้นคำและบรรทัดในเอกสารของคุณได้อีกด้วย ข้างปุ่มขนาด คุณจะเห็นปุ่มตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ ปุ่มตัวหนาคือแคปิตอล B ตัวหนา ปุ่มตัวเอียงคือแคปิตอล I ตัวเอียง และปุ่มขีดเส้นใต้คือแคปิตอล U ที่ขีดเส้นใต้
เพียงคลิกปุ่มบน Ribbon เมื่อคุณเลือกแบบอักษรที่ต้องการแก้ไขแล้ว
ขั้นตอนที่ 4 ตั้งค่าไฮไลต์ข้อความและสีแบบอักษร
ถ้าคุณต้องการเพิ่มสีและไฮไลท์ให้กับเอกสารของคุณ คุณสามารถทำได้โดยเลือกส่วนของเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มสีลงไปแล้วคลิกปุ่มไฮไลท์ข้อความหรือสีฟอนต์บน Ribbon
ไปที่ด้านขวาสุดของ Ribbon เพื่อค้นหาปุ่มไฮไลต์ ABC สีน้ำเงินที่มีแถบสีขาวขีดเส้นใต้ และปุ่มสีแบบอักษร ตัวอักษร A ที่มีแถบสีดำอยู่ข้างใต้
วิธีที่ 3 จาก 3: การเพิ่มรูปภาพและกราฟ
ขั้นตอนที่ 1. ลากรูปภาพลงในกล่องข้อความของคุณ
วางภาพของคุณในที่ที่คุณต้องการ เมื่อคุณวางรูปภาพแล้ว การย้ายไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการจะเป็นเรื่องยากเล็กน้อย มีสองสามวิธีในการจัดการภาพของคุณได้ง่ายขึ้น:
ขั้นตอนที่ 2 เปิดใช้งานการตัดข้อความ
การตัดข้อความจะเปลี่ยนเลย์เอาต์ของเอกสารของคุณ ทำให้ข้อความไหลไปรอบๆ รูปภาพไม่ว่าจะวางไว้ที่ใด
- คลิกขวาที่รูปภาพแล้ววางเมาส์เหนือ Wrap Text เลือกการจัดตำแหน่งที่เหมาะสมกับเอกสารของคุณมากที่สุด คุณจะเห็นตัวอย่างเมื่อคุณวางเมาส์เหนือแต่ละตัวเลือก
- เลือกรูปภาพแล้วกดแป้น Ctrl ค้างไว้ ขณะกดปุ่มค้างไว้ ให้ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อย้ายรูปภาพไปรอบๆ เอกสาร
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มกราฟ
คลิกแท็บ "แทรก" จากนั้นคลิกตัวเลือก "แผนภูมิ" เมื่อคุณเลือกแผนภูมิ แถบเครื่องมือใหม่จะปรากฏบนริบบิ้นของคุณโดยแสดงช่วงของกราฟให้เลือก เลือกประเภทกราฟที่คุณต้องการ เช่น พาย
ขั้นตอนที่ 4 แก้ไขกราฟของคุณ
เลื่อนไปที่ส่วนนั้นของหน้าต่าง จากนั้นเลือกจากกราฟประเภทต่างๆ เช่น “Exploded pie in 3-D”
คลิก "ตกลง" เพื่อให้ Word แทรกกราฟลงในเอกสาร Word ของคุณและเปิดหน้าต่าง "แผนภูมิใน Microsoft Word - Microsoft Excel"
เคล็ดลับ
- คุณต้องศึกษาแนวทางปฏิบัติของเอกสารของคุณก่อนที่จะปรับรูปแบบ เว้นแต่จะเขียนบทความของคุณอย่างอิสระ
- นอกจากรูปแบบส่วนหัว ท้ายกระดาษ และเค้าโครงหน้าแล้ว (ซึ่งมีผลกับทั้งเอกสาร) เครื่องมือจัดรูปแบบอื่นๆ ทั้งหมดสามารถใช้ได้เฉพาะกับบางส่วนของเอกสารเท่านั้น
