ตาราง Pivot สามารถให้ข้อมูลและการวิเคราะห์มากมายเกี่ยวกับข้อมูลที่มีอยู่ในเวิร์กชีต แต่บางครั้ง แม้แต่ตารางสาระสำคัญที่ออกแบบมาอย่างดีที่สุดก็สามารถแสดงข้อมูลได้มากกว่าที่คุณต้องการ ในกรณีเหล่านี้ การตั้งค่าตัวกรองภายในตาราง Pivot อาจเป็นประโยชน์ ตัวกรองสามารถตั้งค่าได้ครั้งเดียวแล้วเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อแสดงข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้ที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้คือวิธีการเพิ่มฟังก์ชันตัวกรองลงในตารางสรุปข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถควบคุมข้อมูลที่แสดงได้มากขึ้น
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1. เปิด Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 2 เรียกดูและเปิดไฟล์สมุดงานที่มีตารางสาระสำคัญและแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการกรองข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเวิร์กชีตที่มีแท็บเดือยและเปิดใช้งานโดยคลิกที่แท็บที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดแอตทริบิวต์ที่คุณต้องการกรองข้อมูลในตารางสาระสำคัญของคุณ
- แอตทริบิวต์ควรเป็นหนึ่งในป้ายชื่อคอลัมน์จากข้อมูลต้นทางที่เติมตารางสาระสำคัญของคุณ
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าข้อมูลต้นทางของคุณมียอดขายตามผลิตภัณฑ์ เดือน และภูมิภาค คุณสามารถเลือกหนึ่งในแอตทริบิวต์เหล่านี้สำหรับตัวกรองของคุณ และให้ตารางสาระสำคัญของคุณแสดงข้อมูลสำหรับผลิตภัณฑ์บางรายการเท่านั้น บางเดือน หรือบางภูมิภาค การเปลี่ยนช่องตัวกรองจะเป็นตัวกำหนดว่าจะแสดงค่าใดสำหรับแอตทริบิวต์นั้น
ขั้นตอนที่ 5. บังคับให้เปิด Pivot Table Wizard หรือ Field List โดยคลิกที่เซลล์ภายในตาราง Pivot
ขั้นตอนที่ 6 ลากและวางชื่อฟิลด์ป้ายกำกับคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้เป็นตัวกรองไปยังส่วน "ตัวกรองรายงาน" ของรายการฟิลด์ตารางสาระสำคัญ
- ชื่อฟิลด์นี้อาจอยู่ในส่วน "ป้ายกำกับคอลัมน์" หรือ "ป้ายกำกับแถว" แล้ว
- อาจอยู่ในรายชื่อฟิลด์ทั้งหมดเป็นฟิลด์ที่ไม่ได้ใช้
ขั้นตอนที่ 7 ตั้งค่าตัวกรองเพื่อแสดงค่าใดค่าหนึ่งสำหรับฟิลด์
คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อแสดงค่าทั้งหมดหรือค่าเดียว คลิกลูกศรข้างป้ายกำกับที่กรองแล้วเลือกช่องทำเครื่องหมาย "เลือกหลายรายการ" หากคุณต้องการเลือกค่าบางค่าสำหรับตัวกรองของคุณ
เคล็ดลับ
- ซ่อนแถวที่มีช่องรายการแบบเลื่อนลงของตัวกรอง ใช้ยูทิลิตี้ป้องกันแผ่นงาน และตั้งรหัสผ่านหากคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้อื่นในตารางสาระสำคัญของคุณสามารถจัดการตัวกรองรายงาน สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถส่งไฟล์ตารางสาระสำคัญในเวอร์ชันต่างๆ ไปยังผู้ใช้ที่แตกต่างกัน
- คุณสามารถกรองข้อมูลสำหรับชื่อเขตข้อมูลใดๆ ที่เลือกเป็น "ป้ายชื่อแถว" หรือ "ป้ายชื่อคอลัมน์ " แต่การย้ายชื่อเขตข้อมูลลงในส่วน "ตัวกรองรายงาน" จะทำให้ตารางสรุปข้อมูลของคุณจัดการได้ง่ายขึ้นและเข้าใจได้ง่ายขึ้น