คุณอาจคิดว่ามีเพียงครูในโรงเรียนเท่านั้นที่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการเข้าชั้นเรียน แต่จริงๆ แล้วมันเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่สำคัญเช่นกัน สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ข้อมูลการเข้างานที่ถูกต้องสามารถเปิดเผยได้มากเกี่ยวกับประสิทธิภาพ ผลกำไร และความพึงพอใจของพนักงาน ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย มีหลายวิธีในการบันทึกการเข้างานของพนักงานและใช้ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การรวบรวมข้อมูลการเข้าร่วม
ขั้นตอนที่ 1 ใช้สเปรดชีตอย่างง่ายเฉพาะเมื่อคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กเท่านั้น
หากคุณมีพนักงาน 5 คนหรือน้อยกว่า และอาจถึง 10 คนหรือน้อยกว่านั้น การใช้วิธีการบันทึกการเข้างานแบบง่ายๆ อาจใช้ได้ผลสำหรับคุณ คุณสามารถติดตามการเข้างานและเวลาในสเปรดชีต Microsoft Office หรือ Google Docs หรือแม้แต่ใช้สเปรดชีตกระดาษ เลือกใช้ตัวเลือกการติดตามขั้นสูง หากคุณมีพนักงานมากกว่า 5-10 คน
- ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเท่าใด ให้ใช้ระบบที่ชัดเจนในการบันทึกการเข้างานและชั่วโมงทำงานเสมอ อย่าวางใจในความทรงจำหรือคำพูดของพนักงานของคุณเมื่อพยายามติดตามสิ่งต่างๆ!
- หากคุณต้องการสเปรดชีตแบบกระดาษ ให้ตรวจสอบออนไลน์สำหรับเทมเพลตที่สามารถพิมพ์ได้ซึ่งตรงกับความต้องการของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างเทมเพลต Office หรือ Docs เพื่อปรับปรุงสเปรดชีตของคุณ
ทั้ง Microsoft Office และ Google Docs มีเทมเพลตส่วนเสริมที่ออกแบบมาเพื่อบันทึกการเข้างานของพนักงานและชั่วโมงการทำงาน เมื่อเทียบกับสเปรดชีตทั่วไป ตัวเลือกนี้อาจทำให้พนักงานของคุณป้อนชั่วโมงทำงานได้ง่ายขึ้น และเพื่อให้คุณติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลได้
แม้ว่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่ากระดาษธรรมดาหรือสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์ แต่ตัวเลือกนี้ยังคงดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก - อาจมีพนักงานมากถึง 20 คน
ขั้นตอนที่ 3 ทำสัญญาการเก็บบันทึกของคุณหากเป็นเวลาและคุ้มค่า
สำหรับธุรกิจจำนวนมากทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกการเข้าร่วมคือการจ่ายเงินให้คนอื่นทำ! ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานของคุณจะเข้าสู่การเข้างานและเวลาของพวกเขาในเว็บพอร์ทัลหรือแอพ และผู้รับเหมาจะโฮสต์ข้อมูลและจัดทำรายงานประจำตามข้อมูลดังกล่าว
บางบริษัทคิดอัตราคงที่ตามระดับพนักงาน ตัวอย่างเช่น $20 USD ต่อเดือนสำหรับพนักงานสูงสุด 10 คน ในขณะที่บริษัทอื่นๆ เรียกเก็บต่อพนักงานหนึ่งคน เปรียบเทียบค่าใช้จ่าย คุณลักษณะ และบริการเมื่อเลือกบริษัทบุคคลที่สามเพื่อติดตามการเข้างานและเวลาของพนักงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 จัดการการเก็บบันทึกภายในองค์กรเฉพาะเมื่อคุณมีความสามารถด้านไอที
ในฐานะบริษัทขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ คุณอาจไม่สะดวกที่จะเก็บบันทึกข้อมูลของคุณ อาจเป็นเพราะเหตุผลทางการเงินหรือความปลอดภัย การติดตามการเข้างานและชั่วโมงของพนักงาน 100, 1, 000 หรือแม้กระทั่ง 10, 000 คนจำเป็นต้องมีแผนกไอทีที่แข็งแกร่งซึ่งสามารถพัฒนาและบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานการรวบรวมข้อมูลการจัดเก็บและการวิเคราะห์ที่จำเป็น แผนก IT และ HR ของคุณต้องสามารถทำงานร่วมกันได้ดี!
ประเมินต้นทุนและประโยชน์ของการจัดการบันทึกอย่างรอบคอบ เทียบกับการว่าจ้างบุคคลที่สามให้ดำเนินการ
วิธีที่ 2 จาก 3: ติดตามการเข้าร่วมกับ Tech
ขั้นตอนที่ 1 ให้พนักงาน "รูดเข้า" และ "ออก" ด้วยบัตรประจำตัวประชาชน
โดยพื้นฐานแล้วนี่เป็นเวอร์ชันที่ทันสมัยของการมีพนักงาน "ตอกบัตรเข้า" และ "ออก" ด้วยบัตรเจาะกระดาษ ข้อได้เปรียบในที่นี้คือ ข้อมูลจะถูกส่งไปยังโครงสร้างพื้นฐานการเก็บบันทึกภายในองค์กรของคุณโดยตรงหรือของบุคคลที่สามสำหรับการจัดเก็บและการวิเคราะห์
สถานีบัตรรูดจะทำงานได้ดีที่สุดกับพนักงานที่ยึดติดกับสถานที่แห่งเดียวและทำงานในช่วงเวลาปกติระหว่างวันทำงานปกติ เช่น พนักงานออฟฟิศ ครู หรือพนักงานในโรงงาน
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ไบโอเมตริกซ์หรือวิดีโอเพื่อจำกัด “การเจาะเพื่อน” ที่เครื่องสแกน ID
ในขณะที่การตอกบัตรสำหรับเพื่อนร่วมงานที่สายหรือขาดงานซึ่งเรียกว่า "การต่อยเพื่อน" ทำได้ง่ายกว่าด้วยบัตรเจาะ แต่ก็ยังสามารถรูด ID ของเพื่อนร่วมงานเพื่อพวกเขาและบรรลุวัตถุประสงค์เดียวกันได้ หากคุณกังวลว่านี่เป็นปัญหาในหมู่พนักงานของคุณ ให้ลองลงทุนในกล้องวิดีโอหรือเครื่องสแกนไบโอเมตริกซ์ที่วัดได้ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยและความแม่นยำของสถานีรูดบัตรของคุณ
- เครื่องสแกนไบโอเมตริกซ์ ซึ่งโดยทั่วไปต้องมีการอนุญาตลายนิ้วมือ สามารถใช้ร่วมกับเครื่องสแกนบัตรประจำตัวประชาชนได้
- การติดตั้งกล้องรักษาความปลอดภัยที่สถานีรูดบัตรสามารถช่วยให้คุณระบุ "คู่หูนักชก" ที่ต้องสงสัยได้
ขั้นตอนที่ 3 ติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานนอกสำนักงานด้วยแอพทางโทรศัพท์
บัตรรูดใช้งานไม่ได้กับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านหรือจากหลายที่ ให้พวกเขา "เจาะ" และ "ออก" ด้วยแอปที่ติดตั้งในโทรศัพท์ที่ทำงานหรือโทรศัพท์ส่วนตัวแทน ในหลายกรณี พวกเขาเพียงแค่กดปุ่มเพื่อเริ่มและหยุดนาฬิกาวิ่งที่ติดตามการเข้างานและเวลาของพวกเขา
หากธุรกิจของคุณได้ว่าจ้างบุคคลภายนอกในการจัดเก็บบันทึกแล้ว อาจมีการรวมแอปประเภทนี้เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ ในกรณีนี้ ข้อมูลการเข้างานด้วยตนเองของพนักงานควรรวมเข้ากับการเก็บบันทึกโดยรวมของคุณอย่างราบรื่น
ขั้นตอนที่ 4 พิจารณาตำแหน่ง GPS และการติดตามเวลาของพนักงานที่เดินทางอย่างกว้างขวาง
ระบบติดตามประเภทนี้ทำงานได้ดีหากคุณมีพนักงานที่เดินทางไปตามสถานที่เฉพาะในระหว่างวันทำงาน GPS ของโทรศัพท์ที่ทำงานจะติดตามเมื่ออยู่ในโซนการทำงานที่ระบุ ซึ่งสามารถใช้ระบุชั่วโมงทำงานทั้งหมดได้
การติดตามด้วย GPS เป็นคุณสมบัติเสริมของแอพ “บัตรลงเวลา” บางตัว คุณสมบัตินี้ถูกเก็บไว้อย่างดีที่สุดสำหรับใช้กับโทรศัพท์ที่ออกงาน เนื่องจากการติดตามพนักงานบนโทรศัพท์ส่วนตัวของพวกเขาอาจรู้สึกเหมือน "พี่ใหญ่" เกินไป
วิธีที่ 3 จาก 3: การจัดการกับข้อมูลการเข้างาน
ขั้นตอนที่ 1 ย่อตัวเลขเพื่อดูว่าปัญหาการเข้างานส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างไร
การเก็บบันทึกการเข้างานของพนักงานอย่างถูกต้องทำให้คุณสามารถคำนวณว่ารูปแบบการเข้างานในเชิงบวกและเชิงลบส่งผลต่อผลกำไรของคุณอย่างไร ในทางกลับกัน คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับกลยุทธ์สถานที่ทำงานและทรัพยากรบุคคลของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตัวอย่างเช่น การคำนวณอย่างรวดเร็วบางอย่างสามารถให้ "อัตราอุบัติการณ์" แก่คุณได้ ซึ่งเป็นจำนวนที่ขาดงานต่อพนักงาน 100 คนในช่วงเวลาที่กำหนด จุดข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน เช่น "อัตราการไม่มีการใช้งาน" และ "อัตราความรุนแรง" สามารถใช้เพื่อช่วยสร้างผลกระทบทางเศรษฐกิจของการเข้าร่วมและการขาดงาน
ขั้นตอนที่ 2 รู้จักพนักงานที่ปฏิบัติตามขั้นตอนการเข้าร่วมที่เหมาะสม
การเสริมแรงในเชิงบวกเพียงเล็กน้อยสามารถไปได้ไกล! ใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเพื่อระบุตัวตนของพนักงานด้วยบันทึกการเข้างานที่เป็นตัวเอก ให้การยอมรับ ยกย่อง และอาจให้รางวัลแก่พวกเขา แม้กระทั่งบัตรของขวัญสองสามใบหรือโบนัสเล็กน้อยอาจช่วยส่งเสริมให้ผู้อื่นปฏิบัติตามได้
โปรดทราบว่า “การเข้างานที่ดี” ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะไม่พลาดงานเสมอไป นอกจากนี้ยังหมายถึงการมีสติในการลางานด้วย เช่น การแจ้งล่วงหน้าอย่างเหมาะสมก่อนวันหยุดหรืออยู่บ้านระหว่างพักฟื้นจากอาการป่วย
ขั้นตอนที่ 3 พบกับพนักงานที่มีปัญหาการเข้างานก่อนดำเนินการ
เมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลของคุณระบุพนักงานที่มีปัญหาการเข้างาน อย่าข้ามไปที่วินัยหรือการเลิกจ้างโดยตรง ให้พบกับพวกเขา (และตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง) เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหา จัดทำแผนปฏิบัติการเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่พนักงานและเกณฑ์มาตรฐานสำหรับการประชุมตามความคาดหวังของผู้เข้าร่วมประชุม
คุณอาจกำลังติดต่อกับพนักงานที่ทุ่มเทซึ่งกำลังประสบปัญหาเร่งด่วนบางอย่างที่บ้าน ในกรณีนี้ คุณอาจสามารถจัดตารางเวลาหรือปรับเปลี่ยนปริมาณงานได้ แทนที่จะตัดคนงานที่มีค่าออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจ
ขั้นตอนที่ 4 นำทางเทปสีแดงอย่างระมัดระวังเมื่อสั่งสอนหรือเลิกจ้างคนงาน
ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ชัดเจนและสม่ำเสมอเสมอเมื่อมีการลงโทษพนักงานที่มีปัญหาเรื่องการเข้างาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนที่จะไล่พวกเขาออก ตามหลักการแล้ว คุณควรได้รับคำแนะนำจากที่ปรึกษากฎหมายโดยเน้นที่กฎหมายการจ้างงาน มิฉะนั้น สิ่งที่ดูเหมือนการยิงแบบแห้งแล้งอาจส่งผลให้เกิดการฟ้องร้องที่มีราคาแพง
