ขณะนี้อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันมากที่สุดรูปแบบหนึ่ง ควบคู่ไปกับข้อความ การโทร และแอปพลิเคชันการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การโต้ตอบกับอีเมลเป็นเรื่องธรรมดามากจนหลายคนลืมวิธีสร้างอีเมลอย่างถูกต้อง อีเมลที่เรียบเรียงมาอย่างดีสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพและความจริงใจในข้อความที่สื่อถึง ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คนๆ หนึ่งควรรู้วิธีจัดรูปแบบข้อความอีเมล
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนหัวเรื่องของอีเมลของคุณ
หัวเรื่องของข้อความอีเมลทำหน้าที่เป็นบทสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับข้อความทั้งหมด หัวเรื่องของคุณควรตรงไปตรงมาและรัดกุมว่าสามารถให้แนวคิดแก่ผู้รับเกี่ยวกับหัวข้ออีเมลของคุณได้ด้วยคำง่ายๆ เพียงไม่กี่คำ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนถึงใครบางคนเกี่ยวกับธุรกิจบางอย่าง อย่าทำให้หัวเรื่องซับซ้อนด้วยรายละเอียดมากเกินไป เช่น “ฉันชอบรถที่คุณกำลังขับ ฉันชอบสีฟ้าของมันและล้อก็สวย”
- ระบุแรงจูงใจของคุณโดยตรงในหัวเรื่อง ตัวอย่าง: “ผู้สนใจซื้อรถเก๋งสีน้ำเงินของคุณ”
ขั้นตอนที่ 2 รวมคำทักทายที่เหมาะสม
อย่าเริ่มอีเมลด้วยสิ่งที่คุณต้องพูดทันที รวมคำทักทายทั่วไปเช่น "ทักทาย" หรือ "วันดี" คุณคงไม่อยากให้ใครซักคนขึ้นไปคุยกับคุณทันทีโดยไม่ได้ทักทายคุณด้วยซ้ำ ใช่ไหม อีเมลก็เหมือนกัน
เพื่อให้คำทักทายของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้น ให้ใส่นามสกุลของผู้รับในการทักทาย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนเนื้อความของข้อความของคุณ
คุณสามารถเขียนข้อความนั้นได้ตามต้องการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อความที่คุณกำลังเขียนและผู้ที่คุณส่งถึง
- หากคุณกำลังเขียนถึงคนใกล้ชิด คุณสามารถทำให้อีเมลของคุณดูเป็นส่วนตัว แต่หากคุณกำลังเขียนจดหมายธุรกิจ คุณต้องรักษาอีเมลให้เป็นมืออาชีพมากที่สุด
- คุณต้องคำนึงถึงรูปแบบของข้อความด้วย อย่าใช้รูปแบบ ขนาด และรูปแบบแบบอักษรที่อ่านยาก และหลีกเลี่ยงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในโลกดิจิทัลคล้ายกับการตะโกน
ขั้นตอนที่ 4 รวมคำพูดปิด
อย่าเพิ่งลงท้ายอีเมลที่ข้อความของคุณสิ้นสุด เขียนคำกล่าวปิดท้าย เช่น “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” หรืออะไรก็ได้ที่คุณคิดว่าจะเข้ากับอีเมลที่คุณเขียนได้ดีที่สุด
คำกล่าวปิดงานควรไปได้ดีกับอีเมลของคุณ ทำไม? เพราะถ้าคุณกำลังเขียนข้อความทางธุรกิจ คุณคงไม่อยากเขียนว่า “Lovingly yours” เป็นคำกล่าวปิดท้ายจดหมายของคุณ มันจะไม่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มลายเซ็น
แม้ว่าที่อยู่อีเมลของคุณจะรวมชื่อของคุณไว้ในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งไปแล้ว แต่ก็ยังแนะนำให้คุณใส่ลายเซ็นพร้อมกับทุกข้อความที่คุณเขียน ลายเซ็นอาจเป็นแค่ข้อความธรรมดา หรือหากคุณต้องการสร้างสรรค์ รูปภาพ (เช่น โลโก้ เครื่องหมายตราสินค้า ฯลฯ)
ใช้ตัวเลือกลายเซ็นของแอปพลิเคชันเว็บเมลหรืออีเมลใดก็ตามที่คุณต้องสร้างลายเซ็นของคุณเอง
เคล็ดลับ
- นอกจากการจัดรูปแบบข้อความอีเมลแล้ว คุณควรใช้ที่อยู่อีเมลที่มีชื่อถูกต้องด้วย การส่งข้อความถึงเพื่อนสมัยเด็กของคุณโดยใช้ “[email protected]” นั้นไม่เป็นไร แต่มันไม่ใช่ความคิดที่ดีนักเมื่อคุณส่งอีเมลธุรกิจถึงเจ้านายของคุณ
- ใช้มารยาททางอินเทอร์เน็ตที่เหมาะสมเมื่อสร้างอีเมล อย่าส่งอีเมลขยะหรือข้อความไปยังผู้ติดต่อที่ไม่รู้จัก
- ตรวจสอบข้อความอีเมลของคุณทุกครั้งก่อนที่จะส่งออกเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งข้อความหลายข้อความไปยังผู้รับคนเดียว ข้อความของคุณจะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมหากคุณทำเช่นนั้น
