ดูเหมือนยากที่จะปิดอีเมลธุรกิจที่สำคัญ มีหลายวิธีในการจบข้อความของคุณ! อย่างไรก็ตาม ในท้ายที่สุด วิธีที่คุณปิดอีเมลจะขึ้นอยู่กับปัจจัยที่แตกต่างกันสองสามประการ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่น คุณรู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงดีเพียงใด วัตถุประสงค์ของอีเมล และว่าอีเมลของคุณเป็นส่วนหนึ่งของห่วงโซ่หรือไม่ เมื่อคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้แล้ว ให้สร้างประโยคสุดท้ายที่เหมาะสม จากนั้นเลือกการลงชื่อออกที่ถูกต้อง และตัดสินใจว่าจะใส่อะไรลงในลายเซ็นของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 3: การเขียนคำกล่าวปิดท้ายของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เตือนผู้รับถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ
มีเหตุผลมากมายในการเขียนอีเมลในธุรกิจ การระบุวัตถุประสงค์หลักของอีเมลจะช่วยให้คุณทราบวิธีที่ดีที่สุดในการสรุป
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังยื่นคำร้อง ให้ลงท้ายด้วย "ขอบคุณที่สละเวลา" หรือ "ขอบคุณสำหรับการพิจารณา"
- หากคุณกำลังตอบกลับคำขอข้อมูลหรือความช่วยเหลือ คุณสามารถลงท้ายด้วย "ฉันหวังว่านี่จะช่วยได้!" หรือ “แจ้งให้เราทราบหากมีวิธีอื่นที่ฉันสามารถช่วยได้”
- หากคุณกำลังจัดการประชุมแบบเห็นหน้ากัน คุณอาจลงท้ายด้วยบางอย่างเช่น “เจอกันใหม่สัปดาห์หน้า!”
ขั้นตอนที่ 2 ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมสำหรับผู้ฟังของคุณ
ลองนึกดูว่าคุณรู้จักคนที่คุณกำลังเขียนถึงดีแค่ไหน ความสัมพันธ์ที่คุณมีกับพวกเขาเป็นอย่างไร และสิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ อีเมลถึงผู้จัดการระดับสูงหรือลูกค้าใหม่ที่สำคัญควรเป็นทางการมากกว่าอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานที่มีชื่อเสียง
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดการประชุมกับลูกค้า ข้อความปิดที่ดีอาจเป็นเช่น "ฉันหวังว่าจะได้มีการประชุมในวันที่ 24 หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อฉันที่ 555-555-5555”
- ในทางกลับกัน หากคุณกำลังจัดการประชุมที่เป็นมิตรกับเพื่อนร่วมงานที่คุณรู้จักดี มันอาจจะดีที่จะจบลงด้วยบางอย่างเช่น “ฟังดูดี! เจอกันพรุ่งนี้!:)”
ขั้นตอนที่ 3 อย่าใส่ข้อความปิดหากอีเมลของคุณเป็นส่วนหนึ่งของห่วงโซ่
หากนี่เป็นอีเมลฉบับแรกของคุณเกี่ยวกับหัวข้อนั้น หรือหากเป็นอีเมลที่สำคัญเป็นพิเศษ คุณควรใส่คำขอบคุณปิดท้ายหรือ "คำกระตุ้นการตัดสินใจ" ด้วย อย่างไรก็ตาม ความสั้นเป็นสิ่งสำคัญในอีเมลธุรกิจ หากอีเมลของคุณเป็นส่วนหนึ่งของสายโซ่ยาว คุณอาจไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลใด ๆ นอกเหนือจากข้อมูลที่สำคัญที่สุด
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสรุปการสนทนาที่ยาวนานทางอีเมลกับเจ้านายของคุณเกี่ยวกับการมอบหมายงาน คุณอาจไม่จำเป็นต้องพูดมากไปกว่า "ตกลง ฉันจะทำมันให้เสร็จก่อนสิ้นวันในวันศุกร์ -NS."
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเลือกการลงชื่อออกจากระบบ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกการลงชื่อออกที่ตรงกับโทนอีเมลของคุณ
หากอีเมลของคุณเป็นทางการ ลงชื่อออกด้วยคำว่า “ขอแสดงความนับถือ” หรือ (เพื่อการสัมผัสที่เป็นทางการยิ่งขึ้น) “ขอแสดงความนับถือ” สำหรับอีเมลที่เป็นทางการน้อยกว่า คุณอาจใช้บางอย่างเช่น "ดูแล" หรือ "ไชโย"
หากคุณมีอีเมลก่อนหน้านี้จากบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง คุณอาจดูที่การออกจากระบบและปรับโทนเสียงของคุณให้เข้ากับพวกเขา ตัวอย่างเช่น หากพวกเขามักจะเซ็นชื่อด้วยบางอย่างเช่น “ขอแสดงความนับถือ” คุณควรลงชื่อออกด้วยระดับความเป็นทางการที่คล้ายคลึงกัน
ขั้นตอนที่ 2 ใช้การลงชื่อออกที่เหมาะกับจุดประสงค์ของคุณ
เช่นเดียวกับประโยคปิด การออกจากระบบสามารถสะท้อนถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังขออะไรง่ายๆ หรือแสดงความขอบคุณสั้นๆ สำหรับบางสิ่ง คุณอาจใช้การลงชื่อออก เช่น "ขอบคุณมาก" หรือ "ขอบคุณมาก" ตามด้วยลายเซ็นของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 หลีกเลี่ยงสิ่งที่น่ารักเกินไป
เว้นแต่คุณจะรู้จักคนที่คุณกำลังเขียนถึงเป็นอย่างดี ให้หลีกเลี่ยงอะไรที่หยาบคาย ไม่เป็นทางการ หรือแสดงความรักมากเกินไป โดยทั่วไป ไม่ควรใช้ “ความรัก”, “XOXO,” หรือ “กอด” ในอีเมลธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 4 ข้ามการลงชื่อออกในอีเมลสั้นๆ หรืออีเมลลูกโซ่
หากอีเมลของคุณเป็นส่วนหนึ่งของสายโซ่ยาว หรือหากคุณกำลังพยายามสื่อสารบางสิ่งกับเพื่อนร่วมงานอย่างสั้นและรวดเร็ว อาจไม่จำเป็นต้องมีการลงชื่อออกเลย
หากคุณรู้สึกไม่สบายใจที่จะข้ามการลงชื่อออกทั้งหมด ให้ลงชื่อออกง่ายๆ เช่น –Bernice หรือ –B ควรจะใช้ได้สำหรับอีเมลสั้นๆ ที่ไม่เป็นทางการ
ส่วนที่ 3 จาก 3: การลงชื่อในอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 รวมข้อมูลระบุพื้นฐานของคุณ
จำนวนข้อมูลที่คุณใส่ในลายเซ็นของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักนักข่าวของคุณดีแค่ไหน และคุณสื่อสารกับพวกเขาบ่อยแค่ไหน
- อีเมลครั้งแรกควรมีชื่อนามสกุล ตำแหน่งงาน สถานที่ทำงาน และหมายเลขโทรศัพท์เป็นอย่างน้อย
- เมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานหรือคนที่คุณส่งอีเมลถึงบ่อยๆ ก็น่าจะเพียงพอแล้วที่จะเซ็นชื่อหรือชื่อย่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เก็บลายเซ็นของคุณโดยย่อ
โดยทั่วไป ไม่ควรทำให้อีเมลธุรกิจมีข้อความและรูปภาพมากเกินไป หลีกเลี่ยงการเพิ่มสิ่งที่ไม่จำเป็นในลายเซ็นอีเมลของคุณ เช่น คำพูด กราฟิกที่ฉูดฉาด หรือลิงก์จำนวนมาก
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติ
หากคุณไม่อยากเขียนตำแหน่งงานและข้อมูลติดต่อทุกครั้งที่ส่งอีเมลสำคัญ คุณอาจต้องการสร้างลายเซ็นที่โปรแกรมรับส่งเมลของคุณสามารถเพิ่มลงในข้อความของคุณได้โดยอัตโนมัติ
บางโปรแกรม เช่น Outlook อนุญาตให้คุณสร้างหลายลายเซ็น คุณจึงเลือกลายเซ็นที่เหมาะสมที่สุดสำหรับอีเมลที่ระบุได้
เคล็ดลับ
-
ลายเซ็นของคุณควรมีลักษณะดังนี้:
- ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
- Jane Doe นักวิเคราะห์ตลาด
- MegaCorp
- 214-444-1234
- ง่ายมากในโปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่ เช่น Outlook ฯลฯ ในการตั้งค่าลายเซ็นที่แนบไปกับอีเมลแต่ละฉบับโดยอัตโนมัติ
คำเตือน
- ให้บุคคลอื่นตรวจสอบงานของคุณอีกครั้งถ้าเป็นไปได้ ไม่มีการแทนที่สำหรับการพิสูจน์อักษรที่เหมาะสม
- แก้ไขและตรวจทานจดหมายทั้งหมดก่อนส่ง นั่นคือ อ่านให้ถูกต้องเพื่อไวยากรณ์และการสะกดคำที่ถูกต้อง และลบข้อผิดพลาดในการพิมพ์ เปลี่ยนภาษาที่คลุมเครือ เช่น คำและวลีที่ไม่ชัดเจน หรือมีความหมายสองนัย
- การใช้การตรวจตัวสะกดนั้นไม่มีข้อผิดพลาด เนื่องจากซอฟต์แวร์มักจะแทรกคำที่สะกดถูกต้องแต่ไม่ใช่คำที่ถูกต้องสำหรับบริบท การที่ "แบ๊งค์โรล" เปลี่ยนเป็น "แบ๊งค์โรล" จะเปลี่ยนความหมายของประโยคได้จริงๆ คุณต้องพึ่งพาความรู้ของตนเองเกี่ยวกับรายละเอียดปลีกย่อยของไวยากรณ์ด้วย เนื่องจากคำแนะนำของซอฟต์แวร์อาจไม่ถูกต้องเสมอไป
