บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Office หรือ OpenOffice.org จดหมายเวียนเป็นคุณสมบัติที่สะดวกสบายอย่างยิ่งที่ช่วยให้คุณปรับแต่งเอกสารสำหรับผู้รับแต่ละคนที่ส่งไปโดยอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องเปลี่ยนเอกสารสำหรับผู้รับแต่ละรายทีละราย ประหยัดเวลาได้มากและทำได้ง่ายมาก! ขั้นตอนด้านล่างจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการทีละขั้นตอน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเตรียมการ
ขั้นตอนที่ 1 สร้างไฟล์ข้อมูล
ซึ่งอาจเป็นไฟล์สเปรดชีต ไฟล์ฐานข้อมูล หรือแม้แต่เอกสารข้อความที่มีการจัดรูปแบบที่เหมาะสม ไฟล์สเปรดชีตมักใช้บ่อยที่สุด คู่มือนี้ถือว่าคุณกำลังใช้สเปรดชีต
-
ไฟล์ข้อมูลของคุณควรมีข้อมูลทั้งหมดที่จะต้องเปลี่ยนจากการคัดลอกเป็นการคัดลอก ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนแบบฟอร์ม ไฟล์ข้อมูลของคุณจะมีชื่อและที่อยู่ของทุกคนที่คุณต้องการส่งจดหมายถึง
ใส่ข้อมูลหนึ่งรายการในแต่ละเซลล์ตามบรรทัด เพื่อให้ข้อมูลแต่ละประเภท (ชื่อ นามสกุล คำตามเกียรติ และอื่นๆ) อยู่ในคอลัมน์ของตนเอง
-
ตั้งชื่อคอลัมน์ที่สมเหตุสมผล จดหมายเวียนอ่านข้อมูลในคอลัมน์ จะถือว่ารายการแรกในแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลเป็นชื่อทั่วไปของข้อมูลประเภทนั้น ดังนั้นโปรดใช้ชื่อที่เหมาะสมกับคุณ
ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นคอลัมน์ของชื่อโดยพิมพ์ “firstname” แล้วใส่ชื่อทั้งหมดด้านล่าง เมื่อคุณถูกถามว่าจะใส่ฟิลด์ใดในจดหมายของคุณ คุณจะเห็น "ชื่อ" เป็นตัวเลือกและจำสิ่งที่อยู่ในคอลัมน์นั้น
- ผู้ใช้ Microsoft Office ที่ใช้ Outlook สำหรับอีเมลด้วย สามารถใช้สมุดที่อยู่ Outlook เป็นไฟล์ข้อมูลแทนได้ หากต้องการ
ขั้นตอนที่ 2. บันทึกไฟล์ข้อมูล
บันทึกไว้ในที่ที่คุณสามารถหาได้ง่าย และตั้งชื่อสิ่งที่คุณจำได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนเอกสารหลักของคุณ
นี่คือเอกสารที่คุณจะใส่ข้อมูลลงไป ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายในแบบฟอร์ม เอกสารหลักคือจดหมาย รายการใดๆ ที่จดหมายเวียนจะกรอกให้คุณ (เช่น ชื่อ) ควรเว้นว่างไว้สำหรับตอนนี้
วิธีที่ 2 จาก 3: Mail Merge ใน MS Office
ขั้นตอนที่ 1 เปิดบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน
จากเอกสารหลักของคุณ ให้คลิกบานหน้าต่างเพื่อเปิด หากคุณไม่เห็น ให้เปิดเมนูเครื่องมือ แล้วเลือกจดหมายเวียนจากรายการ
ขั้นตอนที่ 2 ตอบคำถามของ MS Office
เครื่องมือจดหมายเวียนใน Office มีไม่กี่ขั้นตอนที่ออกแบบมาเพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นด้วยการรวมไฟล์ของคุณอย่างชาญฉลาดและแม่นยำยิ่งขึ้น
- เริ่มต้นด้วยการบอกว่าคุณกำลังเขียนเอกสารประเภทใด คลิกแบบที่เหมาะสมที่สุด แล้วคลิก ถัดไป
- บอกว่า "เอกสารเริ่มต้น" (เอกสารหลัก) ที่คุณต้องการใช้คืออะไร หากคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณควรเลือก “ใช้เอกสารนี้” คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 3 เลือกไฟล์ที่จะผสาน
นี่คือไฟล์ข้อมูลที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ เลือกปุ่มตัวเลือกที่เหมาะสมแล้วคลิกถัดไปเพื่อค้นหาไฟล์และเชื่อมต่อกับเอกสารหลักของคุณ
หากคุณต้องการใช้สมุดที่อยู่ Outlook ให้คลิกตัวเลือกนั้นแทน
ขั้นตอนที่ 4 เลือกข้อมูลที่จะใช้
Office ให้คุณเลือกหรือยกเลิกการเลือกแถวข้อมูลตามที่คุณต้องการ วิธีนี้ช่วยให้คุณเลือกรายการข้อมูลในไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการรวมเข้ากับเอกสารหลักได้ ทำให้ไฟล์ข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปเมื่อคุณใช้สำหรับสิ่งต่างๆ ที่แตกต่างกัน เมื่อคุณพอใจแล้ว คลิกถัดไป
สามารถจัดเรียงข้อมูลได้โดยคลิกที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการค้นหาข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 5. แทรกฟิลด์ข้อมูล
ในหน้าถัดไปของบานหน้าต่างงาน คุณจะได้รับแจ้งให้เขียนเอกสารของคุณ ถ้ายังไม่ได้ดำเนินการ และนำเสนอด้วยอาร์เรย์ของตัวเลือกสำหรับการแทรกข้อมูลจากไฟล์ลงในเอกสาร
-
แทรกฟิลด์ข้อมูลโดยวางเคอร์เซอร์ที่ที่ฟิลด์จะไป จากนั้นคลิกปุ่มที่เหมาะสมบนบานหน้าต่างงานเพื่อแทรกที่นั่น
คุณสามารถลบเขตข้อมูลที่วางผิดตำแหน่งหรือทำซ้ำได้โดยการกดปุ่ม Delete เช่นเดียวกับตัวอักษรหรือตัวเลขธรรมดา
-
ตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารที่คุณบอก Office ว่าคุณกำลังเขียน Office จะพยายามกรอกข้อมูลที่เหมาะสมจากข้อมูลที่คุณให้มาอย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนแบบฟอร์มจดหมายธุรกิจ คุณอาจเห็นตัวเลือกในการแทรกช่องที่อยู่ ซึ่งรวมถึงชื่อและนามสกุลและที่อยู่เต็มของผู้รับแต่ละราย โดยจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบเพียงไม่กี่บรรทัด
- บางตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจะเปิดหน้าต่างเพิ่มเติมเพื่อให้คุณกรอกข้อมูลที่เหมาะสม สิ่งเหล่านี้ล้วนตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
- หากคุณกำลังใช้พรีเซ็ตและไม่พบข้อมูลที่ถูกต้อง ให้คลิกปุ่มที่มีเครื่องหมาย “Match Fields” เพื่อสอนโปรแกรมว่าชื่อฟิลด์ใดของคุณตรงกับชื่อมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงว่าควรใช้หมวดหมู่ "นามสกุล" ในไฟล์ข้อมูลของคุณเพื่อกรอกข้อมูล "นามสกุล" ในช่องที่อยู่
- หากต้องการใช้ฟิลด์ของคุณเอง ให้คลิก "ตัวเลือกเพิ่มเติม" คุณจะสามารถเห็นชื่อที่คุณตั้งให้แต่ละคอลัมน์และใช้ชื่อเหล่านั้นแทนได้
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบจดหมายของคุณ
จดหมายเวียนจะไม่แสดงข้อมูลเฉพาะในฟิลด์ที่คุณใช้กับเอกสารหลักของคุณจนกว่าคุณจะพิมพ์ออกมา แต่ Office มีฟังก์ชันการแสดงตัวอย่างที่ให้คุณตรวจสอบและทำให้แน่ใจว่าข้อมูลปรากฏอย่างถูกต้องตามวิธีที่คุณวาง ฟิลด์ในเอกสารของคุณ ใช้ได้เลยจนกว่าจะพอใจที่ทุกอย่างเรียบร้อย
ขั้นตอนที่ 7 เสร็จสิ้นการผสาน
หน้าจอสุดท้ายของบานหน้าต่างงานจดหมายเวียนจะแจ้งให้คุณทราบว่าทุกอย่างพร้อมแล้ว และพร้อมที่จะพิมพ์เอกสารของคุณ ข้อมูลหนึ่งชุดจะปรากฏขึ้นต่อหนึ่งเอกสารที่พิมพ์ และโปรแกรมจะพิมพ์สำเนาจำนวนเท่าที่มีชุดข้อมูล
หากคุณต้องการแก้ไขตัวอักษรแต่ละตัว คุณสามารถทำได้จากหน้าจอบานหน้าต่างงานนี้โดยคลิก "แก้ไขตัวอักษรแต่ละตัว" ก่อน
วิธีที่ 3 จาก 3: Mail Merge ใน OpenOffice.org
ขั้นตอนที่ 1. สร้างฐานข้อมูล
ใน OpenOffice.org จำเป็นต้องใช้ไฟล์ฐานข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนเสมอ อย่างไรก็ตาม คุณยังคงสร้างข้อมูลในสเปรดชีตก่อนได้
- จากเอกสารหลักของคุณ ให้เปิดเมนูไฟล์และเลือกสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก "เชื่อมต่อกับฐานข้อมูลที่มีอยู่" จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก “สเปรดชีต” จากนั้นคลิก ถัดไป
- ในหน้าจอถัดไป ให้นำ OpenOffice.org ไปยังไฟล์สเปรดชีตที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะใช้รหัสผ่านป้องกันฐานข้อมูลโดยทำเครื่องหมายที่ช่องใต้ตำแหน่งไฟล์ คลิกถัดไปเมื่อคุณพร้อม
-
ในหน้าจอนี้ เลือกว่าจะลงทะเบียนฐานข้อมูลเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นในภายหลังหรือไม่ และตัดสินใจว่าคุณต้องการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลเพื่อแก้ไขทันทีหรือไม่ (คุณอาจจะไม่ต้องทำถ้าคุณเพิ่งสร้างไฟล์สเปรดชีต) คลิก เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกฐานข้อมูล
อย่าลืมตั้งชื่อฐานข้อมูลที่คุณจำได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 2 ใส่ฟิลด์ของคุณ
เมื่อคุณได้เชื่อมโยงข้อมูลของคุณกับฐานข้อมูลที่ OpenOffice.org สามารถเข้าใจแล้ว การใช้ฐานข้อมูลนั้นสำหรับการรวมจดหมายเป็นเรื่องง่าย ตราบใดที่คุณรู้ว่าต้องค้นหาที่ไหน
- จากเมนูแทรก เลือก 'ฟิลด์” จากนั้นเลือก “อื่นๆ…” จากเมนูย่อย หรือคุณสามารถพิมพ์ control-F2
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกแท็บ "ฐานข้อมูล"
-
คลิกปุ่ม เรียกดู ที่ส่วนล่างขวาของหน้าต่าง และค้นหาไฟล์ฐานข้อมูลที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
เมื่อคุณเลือกฐานข้อมูลของคุณแล้ว ฐานข้อมูลนั้นจะปรากฏในรายการชื่อ “การเลือกฐานข้อมูล” ทางด้านขวาของหน้าต่าง
- จากรายการ "ประเภท" ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้เลือก "เขตข้อมูลจดหมายเวียน"
- คลิกที่ + ถัดจากฐานข้อมูลของคุณและไฟล์สเปรดชีตควรปรากฏอยู่ข้างใต้ คลิกที่ + ถัดจาก นั่น และคุณจะเห็นชื่อฟิลด์ที่คุณเลือกเมื่อสร้างสเปรดชีต
-
เลือกฟิลด์ใดก็ได้ที่คุณต้องการแทรกแล้วคลิก แทรก เพื่อวางฟิลด์ในเอกสารหลักของคุณ
- อย่าลืมวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูลของคุณก่อนที่จะแทรก มิฉะนั้นคุณจะต้องตัดและวางเพื่อย้ายไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง
- เช่นเดียวกับใน Office ฟิลด์ข้อความจะถือว่าเหมือนกับอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคละกันในเอกสารหลักของคุณ คุณสามารถย้ายด้วยแป้นเว้นวรรคและลบด้วยปุ่มลบ
ขั้นตอนที่ 3 เสร็จสิ้นการผสาน
ตรวจสอบทุกฟิลด์อีกครั้งสำหรับตำแหน่งที่เหมาะสม เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้พิมพ์เอกสารหลักของคุณ จดหมายเวียนจะพิมพ์สำเนาหนึ่งชุดสำหรับแต่ละชุดของรายการในไฟล์ที่คุณผสานเข้ากับเอกสาร
เคล็ดลับ
- โปรแกรมประมวลผลคำมักมีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้สร้างเอกสารหลักได้
- อย่าลืมแบ่งฟิลด์ออกเป็นคำที่เจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ชื่อที่เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ (นาย นาง นางสาว) ชื่อและนามสกุลสำหรับชื่อ นั่นคือสามฟิลด์สำหรับชื่อ ดังนั้นให้ใช้สามคอลัมน์แยกกันโดยมีฟิลด์ประเภทเดียวในแต่ละคอลัมน์
