บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการใช้คุณสมบัติ "Mail Merge" ใน Microsoft Word Mail Merge ช่วยให้คุณใช้สเปรดชีตข้อมูลติดต่อเพื่อกำหนดที่อยู่ ชื่อ หรือข้อมูลอื่นๆ ให้กับแต่ละสำเนาของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้มีประโยชน์ในการปรับเปลี่ยนจดหมายข่าวหรือข้อความแจ้งเป็นรายบุคคล เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อหรือที่อยู่ของแต่ละคนด้วยตนเองที่ด้านบนของเอกสารแต่ละฉบับ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างแผ่นข้อมูลติดต่อ
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
ไอคอนแอพของ Microsoft Excel จะเป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียวเข้ม หน้า "ใหม่" ของ Excel จะเปิดขึ้น
หากคุณมีแผ่นงานติดต่อใน Excel อยู่แล้ว ให้ข้ามไปข้างหน้าเพื่อนำเข้าที่อยู่ติดต่อ Excel แทน
ขั้นตอนที่ 2 คลิก สมุดงานเปล่า
ที่ด้านซ้ายบนของหน้า "New" ซึ่งจะเป็นการเปิดเอกสาร Excel เปล่าใหม่
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มส่วนหัวที่ติดต่อของคุณ
เริ่มต้นในเซลล์ A1 และย้ายจากที่นั่น ป้อนส่วนหัวต่อไปนี้:
- FirstName - ชื่อของผู้ติดต่อของคุณจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell A1).
- นามสกุล - นามสกุลของผู้ติดต่อของคุณจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell B1).
- Tel - เบอร์โทรติดต่อจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell C1).
- StreetAddress - ที่อยู่ของผู้ติดต่อของคุณจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell D1).
- เมือง - เมืองที่พำนักของผู้ติดต่อของคุณจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell E1).
- รัฐ - สถานะการพำนักของผู้ติดต่อของคุณจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell F1).
- รหัสไปรษณีย์ - รหัสไปรษณีย์ของผู้ติดต่อจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell G1).
- อีเมล - อีเมลของผู้ติดต่อจะอยู่ในคอลัมน์นี้ (cell H1).
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนข้อมูลผู้ติดต่อของคุณ
เริ่มต้นในคอลัมน์ A เซลล์ 2 ให้เริ่มป้อนข้อมูลติดต่อสำหรับบุคคลแต่ละรายที่คุณต้องการสร้างจดหมายเวียนให้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้ถูกต้องก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 5. บันทึกเอกสารของคุณ
ในการทำเช่นนั้น:
- Windows - คลิก ไฟล์, คลิก บันทึกเป็น, ดับเบิลคลิก พีซีเครื่องนี้ คลิกตำแหน่งเซฟไฟล์ ทางซ้ายของหน้าต่าง พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "File name" แล้วคลิก บันทึก.
- Mac - คลิก ไฟล์, คลิก บันทึกเป็น… ป้อนชื่อเอกสารในช่อง "บันทึกเป็น" เลือกตำแหน่งบันทึกโดยคลิกช่อง "ที่ไหน" แล้วคลิกโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก บันทึก.
- จำตำแหน่งบันทึกที่คุณเลือกไว้ คุณจะต้องค้นหาสเปรดชีต Excel ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 6 ปิด Excel
คลิก NS ที่มุมขวาบนของ Excel (Windows) หรือวงกลมสีแดงที่มุมบนซ้าย (Mac) ตอนนี้คุณสามารถดำเนินการสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word ได้แล้ว
ส่วนที่ 2 จาก 3: การนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Word
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Word
ไอคอนของแอพ Word จะเป็นตัว "W" สีขาวบนพื้นน้ำเงินเข้ม เช่นเดียวกับ Excel หน้า "ใหม่" จะเปิดขึ้น
หากคุณมีเอกสาร Microsoft Word อยู่แล้วซึ่งคุณต้องการนำเข้ารายชื่อติดต่อของ Excel ให้ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดและข้ามขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 2 คลิก เอกสารเปล่า
ที่เป็นช่องสีขาวด้านซ้ายบนของหน้า เอกสาร Microsoft Word เปล่าจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บการส่งจดหมาย
tab นี้จะอยู่ด้านบนของหน้าต่าง Microsoft Word แถบเครื่องมือจะปรากฏใต้แถวของแท็บที่นี่
ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกผู้รับ
ในหัวข้อ "Start Mail Merge" ของ การส่งจดหมาย แถบเครื่องมือ เพื่อขยายเมนูลงมา
ขั้นตอนที่ 5. คลิก ใช้รายการที่มีอยู่…
คุณจะพบตัวเลือกนี้ในเมนูที่ขยายลงมา หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
- หากคุณต้องการใช้รายชื่อติดต่อ Outlook แทน คุณสามารถเลือก เลือกจากรายชื่อติดต่อใน Outlook ตัวเลือกในเมนูแบบเลื่อนลง
- คุณยังสามารถพิมพ์รายการชั่วคราวของข้อมูลติดต่อลงใน Word โดยเลือก พิมพ์รายการใหม่ ตัวเลือก. สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการสร้างข้อมูลผู้ติดต่อเพียงไม่กี่รายการ
ขั้นตอนที่ 6 เลือกแผ่นติดต่อ Microsoft Excel ของคุณ
ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิกโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกแผ่นงาน Excel จากนั้นคลิกแผ่นงาน Excel เพื่อเลือก
ขั้นตอนที่ 7 คลิกเปิด
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 8 ยืนยันการตัดสินใจ
คลิกชื่อแผ่นงาน Excel ในหน้าต่างป๊อปอัป จากนั้นคลิก ตกลง ที่ด้านล่างของหน้าต่าง แผ่นงาน Excel ของคุณจะถูกเลือกเป็นตำแหน่งที่จะโหลดผู้ติดต่อของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์" ที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ Mail Merge
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกข้อมูลการติดต่อ
ค้นหาตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกข้อมูลติดต่อ (เช่น ด้านบนของเอกสาร) แล้วคลิกเพื่อวางเคอร์เซอร์ไว้ที่นั่น
ขั้นตอนที่ 2 คลิก แทรกฟิลด์ผสาน
เป็นตัวเลือกในส่วน "เขียนและแทรกฟิลด์" ของ การส่งจดหมาย แท็บ เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น
อาจจะต้องคลิก การส่งจดหมาย แท็บอีกครั้งก่อนทำสิ่งนี้
ขั้นตอนที่ 3 เลือกประเภทของข้อมูล
ในเมนูที่ขยายลงมา ให้คลิกชื่อส่วนหัวจากเอกสาร Excel ของคุณเพื่อแทรก
ตัวอย่างเช่น คุณจะคลิก ชื่อจริง ในเมนูแบบเลื่อนลงหากคุณต้องการแทรกแท็กสำหรับชื่อของผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มข้อมูลอื่น ๆ เมื่อจำเป็น
ซึ่งอาจรวมถึงที่อยู่ของผู้ติดต่อ นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์ และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 5 คลิก เสร็จสิ้น & ผสาน
อยู่ด้านขวาสุดของ การส่งจดหมาย แถบเครื่องมือของแท็บ แล้วเมนูจะขยายลงมา
ขั้นตอนที่ 6 เลือกตัวเลือกการรวม
คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล - เปิดเอกสารของผู้รับแต่ละคน ช่วยให้คุณปรับแต่งเอกสารเพิ่มเติมได้
- พิมพ์เอกสาร… - ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์สำเนาเอกสารของคุณสำหรับแต่ละบุคคลที่ระบุไว้ในใบติดต่อของคุณ
- ส่งข้อความอีเมล… - อนุญาตให้คุณส่งเอกสารเป็นอีเมล ที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อจะถูกเลือกเป็นที่อยู่อีเมลปลายทาง
ขั้นตอนที่ 7 ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ
ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือก คุณจะมีแบบฟอร์มเพิ่มเติมให้ตรวจสอบ (เช่น หากคุณเลือก อีเมล คุณจะต้องป้อนเรื่องแล้วคลิก ตกลง). การทำเช่นนั้นจะทำให้กระบวนการจดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์
