การเรียนรู้การใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word อาจเป็นงานที่น่ากลัว หากคุณกำลังพยายามใช้ Microsoft Help เราจะร่างกระบวนการที่เป็นเส้นตรงมากขึ้น -- การสร้างไฟล์ที่อยู่ใน Excel, การรวมใน Word, การเพิ่มความตั้งใจและรายละเอียดปลีกย่อย ขั้นตอนง่ายๆ นี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องวุ่นวายกับป้ายกำกับนานหลายชั่วโมง รับรองว่าคุณจะไม่ต้องเขียนด้วยลายมือในภายหลัง!
หมายเหตุ: สำหรับ Office 2003; คำแนะนำสำหรับเวอร์ชันอื่นอาจแตกต่างกันไป
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 สร้างไฟล์ที่อยู่ใน Microsoft Excel โดยใส่ชื่อและที่อยู่ในลักษณะต่อไปนี้:
ขั้นตอนที่ 2 แถวที่ 1 ควรมีส่วนหัวก่อนที่คุณจะเริ่มเพิ่มที่อยู่จากแถวที่ 2 เป็นต้นไป
- ใส่ชื่อในคอลัมน์ A
- ใส่นามสกุลในคอลัมน์ B
- วางที่อยู่ในคอลัมน์ C
- วางเมืองหรือเมืองในคอลัมน์ D
- วางเขตในคอลัมน์ E
- วางรหัสไปรษณีย์ในคอลัมน์ F
- บันทึกไฟล์. จำตำแหน่งและชื่อของไฟล์
- ปิด Excel
ขั้นตอนที่ 3 เปิด Word และไปที่ "เครื่องมือ/จดหมาย" และ "การส่งจดหมาย/จดหมายเวียน"
หากบานหน้าต่างงานไม่เปิดขึ้นที่ด้านขวาของหน้าจอ ให้ไปที่ View/Task Pane และคลิกที่มัน บานหน้าต่างงานควรปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เติมปุ่มตัวเลือกป้ายกำกับในบานหน้าต่างงาน
ขั้นตอนที่ 5. คลิกที่ ตัวเลือกป้ายกำกับ และเลือกป้ายกำกับที่คุณใช้จากรายการ
คลิกตกลงเมื่อคุณเลือกแล้ว
ขั้นตอนที่ 6 คลิกที่ถัดไป:
"เลือกผู้รับ"
ขั้นตอนที่ 7 คลิกที่ "เรียกดู" และเรียกดูไฟล์ที่คุณเพิ่งบันทึกไว้ใน Excel และบันทึกไว้ใน My Documents
เปิดไฟล์นี้และกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น ควรเลือกผู้รับทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น ถ้าไม่ทำและคลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 8 คลิกที่ถัดไป:
"จัดเรียงฉลากของคุณ".
ขั้นตอนที่ 9 คลิกที่ "รายการเพิ่มเติม
.." ปล่อยให้ช่องฐานข้อมูล (บนขวา) ถูกเลือกและคลิกบนฟิลด์ที่คุณต้องการแทรก คลิกตามลำดับที่จะปรากฏบนฉลาก ซึ่งโดยปกติคือ ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ถนน เมือง เคาน์ตี ไปรษณีย์ รหัส ละเว้นความจริงที่ว่าพวกเขาทั้งหมดจบลงในบรรทัดเดียวเมื่อคุณเลือกเสร็จแล้วคุณสามารถเพิ่มช่องว่างและขึ้นบรรทัดใหม่ได้ตามที่คุณต้องการบนฉลาก เมื่อคุณใส่ฟิลด์ทั้งหมดแล้วคลิกตกลง ถ้าคุณลืมที่หนึ่ง เคอร์เซอร์ที่คุณต้องการให้ไป (ฟิลด์ทางด้านขวาของเคอร์เซอร์อาจจะเปลี่ยนเป็นสีเทา - ไม่เป็นไร) จากนั้นคลิกที่ "รายการเพิ่มเติม…" อีกครั้งและเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม คลิก ปิด บนหน้าต่างหนึ่งครั้ง คุณได้เสร็จสิ้นการแทรกฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 10 เพิ่มช่องว่างและขึ้นบรรทัดใหม่เพื่อให้ฉลากดูถูกต้อง
ละเว้นเมื่อฟิลด์หลังจากตำแหน่งสำหรับหนึ่งเปลี่ยนเป็นสีเทา พื้นที่จะถูกเพิ่มแทนการแทนที่ฟิลด์
ขั้นตอนที่ 11 เราดันที่อยู่ทั้งหมดไปทางขวาเล็กน้อยโดย "เพิ่มการเยื้อง" หนึ่งครั้ง
ขึ้นอยู่กับขนาดของฉลากที่คุณใช้ แต่ดูดีกว่า!
หากทุกอย่างอยู่ในตำแหน่งที่คุณต้องการ ให้คลิกที่ Update All Labels คุณควรเห็นฟิลด์ที่คัดลอกไปยังป้ายกำกับทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 12. คลิกถัดไป:
"ดูตัวอย่างป้ายกำกับของคุณ"
ขั้นตอนที่ 13 หากคุณพอใจให้คลิกถัดไป:
"เสร็จสิ้นการผสาน". ที่หน้าจอนี้ คุณสามารถแก้ไขแต่ละฉลากหรือพิมพ์ได้ มันคุ้มค่าที่จะคลิกแก้ไขป้ายกำกับแต่ละรายการ และคลิกทั้งหมดและตกลง แม้ว่าคุณจะพอใจกับมันแล้วก็ตาม เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงทุกหน้าของป้ายกำกับได้
บันทึกไฟล์ก่อนที่คุณจะทำอย่างอื่น
ขั้นตอนที่ 14 คุณยังสามารถใช้เครื่องมือออนไลน์เชิงพาณิชย์เพื่อดำเนินการจดหมายเวียนของคุณเพื่อสร้างป้ายชื่อ
ข้อดีคือใช้งานได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
