การสูญเสียข้อมูลในเอกสาร Word อาจทำให้หงุดหงิด Microsoft Word มีคุณลักษณะการซ่อมแซมเอกสารในตัวที่สามารถช่วยคุณกู้คืนข้อมูลที่สูญหายและกู้คืนไฟล์ที่เสียหายได้ นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนต่างๆ ที่คุณสามารถทำได้ก่อนที่จะใช้คุณลักษณะนี้ ซึ่งสามารถช่วยคุณในการกู้คืนข้อมูลของคุณ และหลังจากนั้น หากยูทิลิตี้ของ Word ไม่ทำงาน ขั้นตอนด้านล่างจะบอกวิธีกู้คืนข้อมูลของคุณ และหากจำเป็น วิธีพยายามซ่อมแซมเอกสาร Word
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1. สำรองเอกสารของคุณ
แม้ว่าไฟล์ของคุณจะเสียหาย แต่การทำซ้ำหมายความว่าคุณยังมีโอกาสกู้คืนข้อมูลในไฟล์ได้ หากคุณตั้งใจทำลายไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจเพื่อพยายามซ่อมแซม ใส่ข้อมูลสำรองนี้ในแฟลชไดรฟ์หรือสื่อแบบถอดได้อื่นๆ
ถ้าคุณมีเอกสารเวอร์ชันที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ คุณอาจต้องการสำรองข้อมูลแล้วเปิดในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันหรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น หากคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยจากเวอร์ชันก่อนหน้าเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน คุณอาจพบว่าการสร้างการเปลี่ยนแปลงใหม่นั้นง่ายที่สุด
ขั้นตอนที่ 2 ลองเปิดเอกสารอื่นใน Word บนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกัน
เอกสารของคุณอาจไม่เสียหาย ถ้าคุณมีปัญหาในการเปิดเอกสาร Word อื่นบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกัน แสดงว่าเวอร์ชันของ Word อาจเป็นข้อผิดพลาด ไม่ใช่เอกสาร
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาสำเนาอื่นๆ ของเอกสารของคุณ
ถ้าคุณมีสำเนาของเอกสารบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือส่งทางอีเมล คุณอาจยังมีสำเนาของเอกสารที่ดีที่จะใช้งานด้วย
- ดูการประทับวันที่/เวลาของไฟล์หากคุณมีไฟล์นั้นในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น หากเป็นไฟล์เดียวกับไฟล์ "เสียหาย" แต่ยังคงเปิดอยู่ คุณอาจมีปัญหากับระบบปฏิบัติการบนคอมพิวเตอร์ที่มีไฟล์เสียหายหรือตัวฮาร์ดไดรฟ์เอง
- ถ้าคุณส่งอีเมลเอกสารไปเมื่อเร็วๆ นี้ ให้ตรวจสอบโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของโปรแกรมอีเมลของคุณสำหรับอีเมลที่คุณแนบเอกสารไปด้วย จากนั้น คุณสามารถดาวน์โหลดไปยังโฟลเดอร์อื่นบนคอมพิวเตอร์ที่คุณพบไฟล์ที่เสียหาย หรือไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพื่อดูว่า Word จะเปิดขึ้นหรือไม่
ขั้นตอนที่ 4 เรียกใช้ยูทิลิตี้ CHKDSK
การรัน CHKDSK ให้คุณตรวจสอบความเสียหายที่ระดับระบบไฟล์ หากไม่มี แสดงว่าปัญหาอยู่ที่เอกสารของคุณจริงๆ หากมี การซ่อมแซมระบบไฟล์ของ CHKDSK อาจแก้ไขเอกสารของคุณได้
ขั้นตอนที่ 5. บันทึกเอกสารในรูปแบบไฟล์อื่น
หากคุณสามารถเปิดเอกสารด้วย Word เวอร์ชันของคุณ การบันทึกในรูปแบบเช่น.rtf (รูปแบบข้อความที่มีรูปแบบสมบูรณ์) หรือ.txt (รูปแบบข้อความ ASCII) อาจตัดรหัสใดๆ ที่เสียหายให้กับไฟล์ในรูปแบบ.doc หรือ.docx. หลังจากเปิดเอกสารที่แปลงแล้ว คุณสามารถบันทึกเวอร์ชันใหม่ของเอกสารในรูปแบบ.doc หรือ.docx เพื่อดูว่าปัญหากลับมาหรือไม่
- โปรดทราบว่ารูปแบบ.txt ไม่สนับสนุนคุณลักษณะการจัดรูปแบบข้อความ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ หากเอกสารของคุณมีการจัดรูปแบบที่ครอบคลุม ให้บันทึกในรูปแบบ.rtf เพื่อรักษารูปแบบไว้ก่อนที่จะบันทึกใหม่ในรูปแบบ.doc หรือ.docx
- โปรดทราบด้วยว่าเอกสาร Word บางฉบับอาจเสียหายในลักษณะที่ไฟล์ที่บันทึกในรูปแบบไฟล์อื่นใน Word อาจไม่สามารถเปิดได้อีก
ขั้นตอนที่ 6 แยกข้อความด้วยโปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมแก้ไขข้อความอื่น
ถ้าคุณไม่สามารถเปิดเอกสารใน Word ได้ คุณยังสามารถเปิดเอกสารนั้นได้ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำอื่น หรือด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความที่อ่านรูปแบบ.doc หรือ.docx สิ่งเหล่านี้อาจช่วยให้คุณกู้คืนข้อความจากเอกสารของคุณได้
ขั้นตอนที่ 7 ใช้ยูทิลิตี้แปลงข้อความในตัวของ Word
หากเอกสาร Word ของคุณถูกบันทึกในรูปแบบ.doc ที่เก่ากว่า คุณอาจกู้คืนได้ด้วยตัวแปลง "กู้คืนข้อความจากไฟล์ใดๆ" ของ Word วิธีที่คุณเข้าถึงยูทิลิตี้นี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Word
- ใน Word 2003 ให้เลือกเปิดจากเมนูไฟล์
- ใน Word 2007 ให้คลิกปุ่ม Microsoft Office ที่ด้านซ้ายบน จากนั้นเลือก Open จากเมนู File
- ใน Word 2010 ให้คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วเลือก เปิด จากเมนู ไฟล์
- จากกล่องโต้ตอบ Open ใน Word เวอร์ชันของคุณ ให้เลือก "กู้คืนข้อความจากไฟล์ใดๆ" จากรายการดรอปดาวน์ประเภทไฟล์ จากนั้นเลือกไฟล์ที่คุณต้องการแปลง ข้อความของคุณจะถูกกู้คืน แต่การจัดรูปแบบหรือกราฟิกจะสูญหายไป (ข้อความส่วนหัวและส่วนท้ายจะถูกบันทึก แต่จะปรากฏในเนื้อหาของข้อความที่กู้คืน ส่วนหัวและส่วนท้ายจะหายไปเอง)
- หลังจากใช้ยูทิลิตีนี้แล้ว ให้รีเซ็ตรายการดรอปดาวน์ประเภทไฟล์เป็นรูปแบบเอกสาร Word เพื่อป้องกันไม่ให้ Word ใช้ยูทิลิตี้กู้คืนข้อความโดยไม่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 8 ใช้คุณสมบัติเปิดและซ่อมแซมของ Word
คุณลักษณะนี้จะซ่อมแซม (หรือพยายามซ่อมแซม) เอกสาร Word เมื่อเปิดขึ้น หากต้องการใช้คุณลักษณะนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือกตัวเลือกเปิดสำหรับ Word เวอร์ชันของคุณตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า
- เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเปิดและซ่อมแซมในไดอะล็อกเปิด
- คลิกลูกศรลงข้างปุ่ม Open แล้วเลือก Open and Repair จากเมนู
ขั้นตอนที่ 9 ใช้สำเนาเงาของเอกสาร
Windows Vista และ Windows 7 มีความสามารถในการสร้างสำเนาเงาของเอกสารบางฉบับ คุณสามารถตรวจสอบเพื่อดูว่ามีสำเนาเงาของเอกสาร Word ของคุณหรือไม่โดยคลิกขวาแล้วเลือกคุณสมบัติจากเมนูป๊อปอัป ในไดอะล็อก Properties เลือกแท็บ Previous Versions และเลือกหนึ่งในเวอร์ชันที่มีอยู่ในรายการ
- แท็บเวอร์ชันก่อนหน้าจะปรากฏขึ้นก็ต่อเมื่อฮาร์ดไดรฟ์ของคุณฟอร์แมตเป็น NTFS
- ก่อนที่คุณจะสามารถใช้คุณลักษณะสำเนาเงา คุณต้องกำหนดค่าคุณลักษณะนี้ก่อน
- โปรดทราบว่าสำเนาเงาจะไม่สมบูรณ์เท่ากับข้อมูลสำรองที่คุณสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 10 สร้างส่วนหัวของไฟล์ใหม่โดยแยกส่วนจากส่วนหัวของไฟล์เอกสาร Word อื่น
คุณจะต้องเปิดเอกสาร Word ที่ไม่เสียหายหลายฉบับด้วยโปรแกรมแก้ไขไฟล์เพื่อระบุส่วนประกอบส่วนหัว เมื่อเปรียบเทียบกับส่วนหัวของไฟล์ที่เสียหาย คุณอาจระบุความเสียหายในส่วนหัวของไฟล์ได้ จากนั้นคุณสามารถแทนที่ส่วนประกอบส่วนหัวที่เสียหายด้วยส่วนประกอบที่ดีจากเอกสาร Word อื่นเพื่อแก้ไขไฟล์
ขั้นตอนที่ 11 ใช้ยูทิลิตี้การกู้คืนของบุคคลที่สาม
หากฟีเจอร์การกู้คืนของ Word ไม่สามารถใช้งานได้ คุณอาจต้องใช้แอปพลิเคชันการกู้คืนของบริษัทอื่น เช่น OfficeRecovery หรือ Ontrack Easy Recovery เพื่อซ่อมแซมเอกสาร Word ของคุณ อย่างไรก็ตาม หากไฟล์ของคุณเสียหายอย่างรุนแรง ยูทิลิตี้ของบริษัทอื่นก็อาจไม่ทำงานเช่นกัน
โปรดทราบว่าโปรแกรมยูทิลิตีการกู้คืนของบริษัทอื่นบางโปรแกรมอาจมีป้ายราคาสูง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนคุณลักษณะที่มีอยู่ นอกจากนี้ โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อดาวน์โหลดโปรแกรมประเภทนี้จากอินเทอร์เน็ต เนื่องจากอาจมีมัลแวร์
เคล็ดลับ
- วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้ต้องซ่อมแซมเอกสาร Word ที่เสียหายคือการบันทึกเป็นประจำและสำรองข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือสื่อแบบถอดได้เป็นประจำ
- บางครั้ง Word อาจเก็บไฟล์เวอร์ชันเก่าที่ไม่ได้บันทึก อย่าลืมตรวจสอบประวัติการแก้ไขโดยไปที่ไฟล์>จัดการเวอร์ชัน
