หากคุณกำลังทำงานกับบริษัทเยอรมัน มีโอกาสดีที่คุณอาจต้องส่งแฟกซ์บางอย่างเนื่องจากสำนักงานในเยอรมันหลายแห่งยังคงใช้เครื่องแฟกซ์ การส่งแฟกซ์ไปยังประเทศเยอรมนีเป็นเรื่องง่าย ตราบใดที่คุณมีรหัสทางออก รหัสประเทศ และรหัสพื้นที่สำหรับปลายทางของคุณถูกต้อง คุณสามารถใช้เครื่องแฟกซ์แบบเดิมหรือส่งโดยใช้บริษัทแฟกซ์ออนไลน์ก็ได้ เนื่องจากการส่งแฟกซ์ไปต่างประเทศอาจมีราคาสูง ให้พยายามป้องกันข้อผิดพลาดก่อนที่จะเกิดขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้เครื่องแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 1. ใส่เอกสารของคุณลงในตัวป้อน
ถาดป้อนกระดาษเป็นถาดยื่นออกมาจากด้านบนของเครื่องแฟกซ์ คุณอาจเห็นไอคอนเล็กๆ ที่ด้านข้างของตัวป้อน ซึ่งจะบอกคุณว่าต้องป้อนด้านใดของเอกสารก่อน
- หากคุณไม่เห็นไอคอนนี้ ให้อ้างอิงกับคู่มือของเครื่องแฟกซ์เพื่อกำหนดวิธีการใส่กระดาษลงในถาด เครื่องบางเครื่องอาจต้องโหลดกลับด้านหรือกลับหัว
- หากคุณไม่มีเครื่องแฟกซ์ คุณสามารถหาซื้อได้ตามห้องสมุด ร้านอุปกรณ์สำนักงาน และร้านจัดส่ง
ขั้นตอนที่ 2 ป้อนรหัสโทรออกหากเครื่องแฟกซ์ของคุณอยู่บนแผงสวิตช์
บางธุรกิจอาจมีสวิตช์บอร์ดภายใน ในกรณีนี้ ให้ป้อนหมายเลขโทรออกของบริษัทของคุณเพื่อส่งแฟกซ์ไปภายนอกบริษัท ขอให้ทรัพยากรบุคคล เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือเจ้านายของคุณเรียนรู้รหัสนี้
หากคุณกำลังใช้เครื่องแฟกซ์ที่บ้านหรือไม่มีสวิตช์บอร์ด คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้
ขั้นตอนที่ 3 กดรหัสทางออกสำหรับประเทศของคุณ
สิ่งนี้จะบอกเครื่องแฟกซ์ว่าคุณกำลังจะส่งแฟกซ์ระหว่างประเทศ ในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา รหัสทางออกคือ 011 ในเม็กซิโกและประเทศในยุโรปส่วนใหญ่ รหัสทางออกคือ 00
คุณสามารถค้นหารายการรหัสทางออกประเทศอื่นๆ ได้ที่
ขั้นตอนที่ 4. กด 49 เพื่อส่งแฟกซ์ไปยังประเทศเยอรมนี
หมายเลขนี้บอกเครื่องแฟกซ์ว่าคุณกำลังส่งแฟกซ์ไปยังปลายทางในเยอรมัน มันมาทันทีหลังรหัสทางออกสำหรับประเทศของคุณ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งแฟกซ์จากสหรัฐอเมริกาไปยังเยอรมนี หมายเลขของคุณจะมีลักษณะดังนี้: 01149
ขั้นตอนที่ 5. กดรหัสพื้นที่สำหรับเมืองในเยอรมนีที่คุณกำลังโทร
แต่ละภูมิภาคของเยอรมันมีรหัสพื้นที่ รหัสพื้นที่อาจมีความยาว 2 ถึง 5 หลัก หากรหัสพื้นที่เริ่มต้นด้วย 0 ให้วาง 0 และเริ่มโทรออกด้วยตัวเลขถัดไป
- หากคุณกำลังส่งแฟกซ์จากสหรัฐอเมริกาไปยังเดรสเดน ประเทศเยอรมนี หมายเลขของคุณจะมีลักษณะดังนี้: 01149351
- สำหรับรายการรหัสพื้นที่หลักของเยอรมนี โปรดดูที่
ขั้นตอนที่ 6 ป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับแล้วกดส่ง
หมายเลขแฟกซ์ของเยอรมันอาจมีความยาวตั้งแต่ 3 ถึง 7 หลัก กดส่งเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว เครื่องแฟกซ์อาจใช้เวลาสักครู่ในการเชื่อมต่อก่อนที่จะส่งเอกสารของคุณไปยังประเทศเยอรมนี
วิธีที่ 2 จาก 3: การส่งแฟกซ์ออนไลน์
ขั้นตอนที่ 1 เลือกบริษัทแฟกซ์ออนไลน์
มีหลายบริษัทที่จะส่งเอกสารของคุณไปยังเครื่องแฟกซ์ของผู้รับ แต่ละบริการมีราคาที่แตกต่างกันสำหรับแฟกซ์ระหว่างประเทศ บางบริษัท ได้แก่ FaxZero, RingCentral Fax และ HelloFax
- บางคนอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการส่งแฟกซ์แต่ละครั้ง นี่เป็นตัวเลือกที่ดีหากคุณไม่ค่อยส่งแฟกซ์ สิ่งเหล่านี้อาจมีราคาระหว่าง $2-5 USD สำหรับเอกสารทั้งหมด หรือ $0.07-0.10 USD ต่อหน้า
- บางบริษัทจะมีค่าธรรมเนียมรายเดือน แต่คุณสามารถส่งแฟกซ์ได้จำนวนหนึ่งต่อเดือน วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการส่งแฟกซ์ไปเยอรมนีบ่อยๆ โดยทั่วไปแล้วจะเริ่มต้นประมาณ $8-10 USD ต่อเดือน
- แม้แต่บริษัทแฟกซ์ "ฟรี" อาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียม 1-2 USD สำหรับแฟกซ์ระหว่างประเทศ
ขั้นตอนที่ 2 อัปโหลดเอกสารของคุณบนเว็บไซต์
ทำตามคำแนะนำของเว็บไซต์เพื่อส่งแฟกซ์ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะเลือกไฟล์ที่คุณต้องการส่งและอัปโหลดไปยังไซต์ หากเอกสารของคุณไม่ได้อยู่ในคอมพิวเตอร์ ให้ใช้เครื่องสแกนเพื่อสแกนเข้าไป
- บางไซต์อาจอนุญาตให้คุณอัปโหลดเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน
- บริการบางอย่างอาจต้องการให้คุณอัปโหลดไฟล์ PDF หรือ.doc ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องก่อนที่คุณจะพยายามส่ง
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของคุณลงในช่องที่เหมาะสม
สำหรับบริการส่วนใหญ่ ให้ระบุชื่อ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณสามารถป้อนชื่อบริษัทของคุณได้หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ
ป้อนชื่อผู้รับหรือบริษัทในช่องที่ถูกต้อง ด้านล่างนั้น ให้ป้อนหมายเลขแฟกซ์ อันดับแรก ใส่รหัสทางออกของประเทศของคุณ ตามด้วยรหัสประเทศของเยอรมนี รหัสพื้นที่ และหมายเลขแฟกซ์
- รหัสทางออกของประเทศของคุณมาก่อน ในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา รหัสทางออกคือ 011 ในประเทศยุโรปส่วนใหญ่ รหัสทางออกคือ 00 คุณสามารถค้นหารหัสทางออกเพิ่มเติมได้ที่นี่:
- ต่อไป ใช้รหัสประเทศของเยอรมนี ซึ่งก็คือ 49
- หลังจากนั้น ให้ป้อนรหัสพื้นที่สำหรับภูมิภาคเยอรมัน คุณสามารถดูรายการรหัสพื้นที่ทั้งหมดได้ที่นี่:
- สุดท้าย ให้ป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ ตัวเลขนี้อาจอยู่ระหว่าง 3-7 หลัก
ขั้นตอนที่ 5. ชำระเงินด้วยบัตรหรือบริการชำระเงินออนไลน์
เมื่อคุณป้อนหมายเลขแล้ว ให้คลิก "ถัดไป" หรือ "ส่งแฟกซ์" เพื่อไปที่หน้าจอการชำระเงิน เว็บไซต์จะคำนวณค่าธรรมเนียมระหว่างประเทศสำหรับการส่งแฟกซ์ไปยังประเทศเยอรมนี
ขั้นตอนที่ 6. ส่งแฟกซ์
กดปุ่ม “submit” “send” หรือ “confirm” เพื่อส่งแฟกซ์ อาจใช้เวลาสักครู่ในการส่ง คุณอาจได้รับอีเมลยืนยันเมื่อส่งแฟกซ์แล้ว
วิธีที่ 3 จาก 3: การแก้ไขปัญหากระบวนการ
ขั้นตอนที่ 1 แนบใบปะหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าแฟกซ์ไปถึงคนที่ถูกต้อง
ในการตั้งค่าสำนักงาน คุณอาจต้องระบุว่าโทรสารเป็นของใคร หากคุณไม่รับ ผู้รับอาจไม่ได้รับแฟกซ์เลย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ หน้าแรกของแฟกซ์ของคุณควรมี:
- ชื่อผู้รับ
- จำนวนหน้าในแฟกซ์
- ชื่อของคุณ
- ข้อมูลติดต่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 หลีกเลี่ยงการส่งกราฟิกแฟนซีและแพทช์สีเข้มหรือสีเทา
พื้นที่มืดหรือแรเงาอาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือข้อผิดพลาดเมื่อส่งแฟกซ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีกราฟิกที่ซับซ้อน เช่น ภาพถ่ายบนแฟกซ์ ในกราฟ ใบเสร็จรับเงินที่สแกน หรือรูปภาพอื่นๆ ให้กำหนดให้พื้นหลังเป็นสีขาว ไม่ใช่สีเทาหรือสีดำ
ขั้นตอนที่ 3 ส่งแฟกซ์ในเวลาทำการปกติ
หากเครื่องแฟกซ์ของผู้รับมีปัญหานอกเวลาทำการ ผู้รับอาจไม่สังเกตเห็นและอาจพลาดแฟกซ์ของคุณ เพื่อลดโอกาสเกิดปัญหา ให้ส่งแฟกซ์ในช่วงเวลาทำการของผู้รับ
- โดยทั่วไป สำนักงานในเยอรมนีทำงานตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 18.00 น. แม้ว่าอาจแตกต่างกันไปตามบริษัท
- โดยทั่วไป ธนาคารเยอรมันเปิดทำการตั้งแต่ 8:30 น. ถึง 13:30 น. และ 14:30 น. ถึง 16:00 น.
- เขตเวลาของเยอรมนีคือเวลายุโรปกลาง (UTC +1)
ขั้นตอนที่ 4. โทรหรืออีเมลเพื่อตรวจสอบว่าแฟกซ์มาถึงแล้ว
ขอให้พวกเขายืนยันเมื่อได้รับแฟกซ์ หากไม่ได้รับ คุณอาจต้องส่งอีกครั้ง