Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ ต่อไปนี้คือคำแนะนำเกี่ยวกับฟังก์ชันพื้นฐานแต่มีประโยชน์มาก โดยจัดเรียงข้อมูลของคุณตามตัวอักษร
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเรียงลำดับตามตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 1 จัดรูปแบบแถวส่วนหัว
แถวส่วนหัวคือแถวบนสุดของสเปรดชีต พร้อมชื่อคอลัมน์ของคุณ บางครั้ง Excel จะจัดเรียงแถวนี้โดยคิดว่าเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสเปรดชีตของคุณเป็นข้อความทั้งหมด ต่อไปนี้คือสองสามวิธีในการป้องกันสิ่งนี้:
- จัดรูปแบบแถวส่วนหัวของคุณแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ทำให้ข้อความเป็นตัวหนาหรือทำให้เป็นสีอื่น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเซลล์ว่างในแถวส่วนหัวของคุณ
- หาก Excel ยังคงประสบปัญหาในการจัดเรียง ให้เลือกแถวส่วนหัวและใช้เมนู Ribbon ด้านบนเพื่อคลิก หน้าแรก → การแก้ไข → จัดเรียงและกรอง → การจัดเรียงแบบกำหนดเอง → ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว
ขั้นตอนที่ 2 เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงตามตัวอักษร
คุณสามารถคลิกเซลล์ส่วนหัวของคอลัมน์นั้น หรือตัวอักษรด้านบน (A, B, C, D เป็นต้น)
ขั้นตอนที่ 3 เปิดแท็บข้อมูล
คลิกข้อมูลในเมนูด้านบนเพื่อดูตัวเลือกข้อมูลในเมนูริบบิ้นด้านบนสเปรดชีตของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 มองหาส่วนการเรียงลำดับและตัวกรอง
เมนูริบบอนจะแบ่งออกเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกัน โดยมีชื่ออยู่ใต้แต่ละรายการ มองหาพื้นที่ที่มีข้อความว่า Sort & Filter
หากคุณไม่เห็นปุ่มดังกล่าวในเมนูข้อมูล ให้ลองกลับไปที่แท็บหน้าแรกและมองหาปุ่มจัดเรียงและตัวกรองในส่วนการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 5. คลิกปุ่ม A → Z
หากต้องการจัดเรียงสเปรดชีตตามลำดับตัวอักษร ให้คลิกสัญลักษณ์ A → Z ในส่วนจัดเรียงและกรอง การดำเนินการนี้จะจัดเรียงสเปรดชีตใหม่ตามลำดับตัวอักษรของคอลัมน์ที่เลือก ใน Excel เวอร์ชันส่วนใหญ่ ปุ่มนี้จะอยู่ที่มุมบนซ้ายของส่วนการเรียงลำดับและตัวกรอง
หากต้องการจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรแบบย้อนกลับ ให้คลิกสัญลักษณ์ Z → A แทน
วิธีที่ 2 จาก 2: การเรียงลำดับตามนามสกุล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้สิ่งนี้เมื่อสเปรดชีตของคุณใช้ชื่อเต็มในเซลล์เดียว
หากคุณมีชื่อและนามสกุลอยู่ในคอลัมน์เดียว การเรียงตามตัวอักษรจะจัดเรียงตามชื่อเท่านั้น ด้วยคำแนะนำเหล่านี้ คุณสามารถแบ่งชื่อออกเป็นสองคอลัมน์ก่อน เพื่อให้คุณสามารถจัดเรียงตามคอลัมน์นามสกุลแทนได้
ขั้นตอนที่ 2 แทรกคอลัมน์เปล่าใหม่
วางสิ่งนี้ไว้ทางด้านขวาของคอลัมน์ชื่อทันที
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนสูตรสำหรับชื่อ
ป้อนสูตรนี้ในเซลล์ด้านบนของคอลัมน์ใหม่: =LEFT(A1, FIND(" ", A1)) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ช่องว่างระหว่างเครื่องหมายคำพูด สูตรนี้จะอยู่ในคอลัมน์ชื่อเต็มและคัดลอกทุกอย่างก่อนเว้นวรรค
- หากจำเป็น ให้แทนที่ A ทั้งสองกรณีด้วยตัวอักษรของคอลัมน์ที่มีชื่อเต็มอยู่ในรายการ
- แทนที่ทั้งสองอินสแตนซ์ของ 1 ด้วยหมายเลขของแถวที่คุณกำลังพิมพ์
ขั้นตอนที่ 4 คัดลอกสูตรนี้ไปยังทั้งคอลัมน์
คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ใหม่นี้ แล้วคัดลอกและวางสูตรที่คุณเพิ่งป้อน คุณควรเห็นชื่อแรกทั้งหมดปรากฏเป็นของตนเองในคอลัมน์นี้
ขั้นตอนที่ 5. สร้างคอลัมน์นามสกุล
สร้างคอลัมน์ใหม่ทางด้านขวาของคอลัมน์ชื่อ คัดลอกและวางสูตรนี้เพื่อเติมคอลัมน์ด้วยนามสกุล:
=RIGHT(A1, LEN(A1)-FIND(" ", A1))
ขั้นตอนที่ 6 เรียงตามคอลัมน์นามสกุล
ขณะนี้ คุณสามารถจัดเรียงคอลัมน์นามสกุลตามตัวอักษร ตามที่อธิบายไว้ในวิธีการด้านบน
