การเรียนรู้วิธีสร้างแผ่นงานสมุดเกรดใน Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการใช้งาน จัดทำสเปรดชีตข้อมูลและสูตรที่จะช่วยลดเวลาและความพยายามในการบันทึกและคำนวณเกรดโดยใช้วิธีการแบบเก่า ต่อไปนี้เป็นคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนที่จะรับประกันการเรียนรู้ทักษะนี้และการนำเครื่องมือที่จะเป็นประโยชน์ในงานวิเคราะห์ข้อมูลในอนาคต คุณต้องการเพียงความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน Windows 7, XP หรือ Vista เพื่อใช้บทความนี้ คุณไม่จำเป็นต้องคุ้นเคยกับ Microsoft Excel
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 2. ป้อนข้อมูลชั้นเรียนลงในแผ่นงาน Excel
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเค้าโครงหนังสือเกรด
ขั้นตอนที่ 4. สร้างสูตร
วิธีที่ 1 จาก 4: เปิด Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 1. บนหน้าจอหลักของคุณ กด "เริ่ม" จากนั้นไปที่ "โปรแกรมทั้งหมด"
ขั้นตอนที่ 2 คลิกซ้ายที่ "โปรแกรมทั้งหมด" เปิด Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหา "Microsoft Office" จากรายการ และคลิกซ้าย
ขั้นตอนที่ 4. กด "Microsoft Excel"
เพื่อให้เข้าถึง Microsoft Excel ได้ง่ายขึ้น ให้คลิกและลากไอคอน Excel จากขั้นตอนที่ 3 ไปยังเดสก์ท็อปของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 4: ป้อนข้อมูลชั้นเรียนลงในแผ่นงาน Excel
เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดองค์กร คุณควรตั้งชื่อแผ่นงานที่คุณสร้างและใส่ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชั้นเรียนเสมอ (เช่น ชื่อผู้สอน ชื่อชั้นเรียน และ/หรือเวลาประชุม) ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเมื่อคุณต้องการพิมพ์เอกสาร ทำสำเนา และแบ่งปัน มีประโยชน์มากในการระบุตารางสมุดเกรดที่นำเสนออย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1. ตั้งชื่อใบเกรดหนังสือ
- ดับเบิลคลิกที่ "Sheet1" ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Excel ตอนนี้ "Sheet1" จะถูกเน้น
- พิมพ์ชื่อแผ่นงาน เช่น First Hour Grades
-
กดปุ่มตกลง
ขั้นตอนที่ 2. ใส่ข้อมูลชั้นเรียน
- คลิกเซลล์ A1 เพื่อเลือก
- พิมพ์ชื่อครู
- กดปุ่มลงเพื่อเลือกเซลล์ A2
- พิมพ์ชื่อชั้นเรียน เช่น Social Science Class
- กดปุ่มลงเพื่อเลือกเซลล์ A3
- พิมพ์เวลาประชุมคลาส
- กดปุ่มลงเพื่อเลือก A4
- ป้อนคำ เช่น Fall 2012
- กด "Enter" สองครั้งเพื่อไปที่เซลล์ A6
- "กล่องชื่อ" ที่ด้านบนของแผ่นงานแสดงว่าเซลล์ใดถูกเลือก
วิธีที่ 3 จาก 4: เลือกเค้าโครงหนังสือเกรด
ขั้นตอนที่ 1. ใส่ชื่อนักเรียน
- สิ่งสำคัญคือต้องเลือกเลย์เอาต์ที่สะดวกที่สุดสำหรับคุณ การทราบประเภทของรายการที่คุณจะทำจะช่วยระบุคอลัมน์ต่างๆ ที่คุณต้องการ คุณจะต้องมีคอลัมน์สำหรับงานทุกงานที่ให้คะแนน นอกเหนือจากคอลัมน์สำหรับชื่อนักเรียน ผลรวม ค่าเฉลี่ย และเกรดสุดท้าย
- สำหรับข้อมูลนี้ คุณจะต้องมีสามคอลัมน์: ชื่อ นามสกุล และคอลัมน์สำหรับจำนวนนักเรียน
-
การสร้างคอลัมน์ลำดับของตัวเลข
- เมื่อเลือกเซลล์ A6 ให้พิมพ์ 1
- กดปุ่มลง
- พิมพ์ตัวเลข2
- วางเมาส์เหนือเซลล์ A6 จนกระทั่งเคอร์เซอร์มีรูปร่างเป็น a
- คลิกและลากเคอร์เซอร์จากเซลล์ A6 ถึง A7 ตอนนี้เซลล์ทั้งสองจะถูกเน้นด้วยกล่องที่อยู่รอบๆ เซลล์
- วางเมาส์เหนือมุมล่างขวาของช่องจนกว่าเคอร์เซอร์จะกลายเป็นเครื่องหมายบวก +(นี้เรียกว่าที่จับเติม)
-
คลิกและลากจนกว่าจะถึงหมายเลขปลายทางของคุณ
- พิมพ์ชื่อคอลัมน์: เลือกเซลล์ B5 พิมพ์ชื่อคอลัมน์ ชื่อ กดแท็บจากแป้นพิมพ์ พิมพ์นามสกุล ป้อนชื่อของนักเรียนลงในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 2 สร้างคอลัมน์ที่เหลือ (ทำตามขั้นตอนที่แสดงก่อน):
พิมพ์คอลัมน์ที่เหลือ เช่น การบ้าน 1 การบ้าน 2 แบบทดสอบ 1 แบบทดสอบ 2 การสอบ ผลรวม ค่าเฉลี่ย และเกรดสุดท้าย ใช้แป้นแท็บเพื่อย้ายจากเซลล์คอลัมน์ไปยังเซลล์ถัดไป
หากต้องการให้ชื่อแสดงตามลำดับตัวอักษร ใต้แท็บหน้าแรก ให้คลิกที่ไอคอน "จัดเรียงและกรอง" เลือก A ถึง Z
วิธีที่ 4 จาก 4: สร้างสูตร
Excel มีรายการฟังก์ชันมากมายที่สามารถใช้ในการคำนวณเกรดได้ ฟังก์ชันแรกคือฟังก์ชันผลรวม เราจะใช้ฟังก์ชันผลรวมเพื่อหาผลรวมของเกรดของนักเรียน ประการที่สอง เราจะใช้ฟังก์ชันค่าเฉลี่ยที่จะแปลผลรวมเป็นเปอร์เซ็นต์
ขั้นตอนที่ 1 ผลรวมของเกรดนักเรียน
- เลือกเซลล์ I 6 (เซลล์ใต้เซลล์ "รวม")
- ใต้เมนูสูตร ให้เลือกรวมอัตโนมัติ
- คลิกและลากเซลล์ D6 ถึง H6 ข้ามแถว
- กดปุ่มตกลง
-
เมื่อต้องการคัดลอกสูตรไปยังคอลัมน์ผลรวมทั้งหมด ให้คลิกและลากจุดจับเติมจนกระทั่งถึงเซลล์ I15 (จะคัดลอกฟังก์ชันไปแต่ละแถว คำนวณเกรดรวมของนักเรียนแต่ละคน)
สร้างสมุดพกใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 14 ขั้นตอนที่ 2 ค่าเฉลี่ยของเกรด
ในการหาค่าเฉลี่ยของเกรดสำหรับนักเรียนแต่ละคน เราจะหารผลรวมที่พบในคอลัมน์ "ผลรวม" ด้วยผลรวมสูงสุดที่เป็นไปได้
(ในตัวอย่างนี้ เราจะถือว่าคะแนนรวมสูงสุดที่เป็นไปได้คือ 500)
- เลือกเซลล์ J6 (เซลล์ด้านล่างเซลล์ "ค่าเฉลี่ย")
- คลิกที่แถบสูตรเพื่อพิมพ์
- ประเภท =16/500
- กดปุ่มตกลง
- จากเซลล์ J6 คลิกและลากจุดจับเติมไปยังคอลัมน์ค่าเฉลี่ยทั้งหมด จนถึงเซลล์ J15
- ในการจัดรูปแบบค่าเฉลี่ยในรูปแบบเปอร์เซ็นต์ ให้เลือกคอลัมน์ J6 ถึง J15
- คลิกขวาที่คอลัมน์ที่เลือก
-
เลือก จัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
จากแท็บ Number ให้คลิกที่หมวด Percentage
- เปลี่ยนจำนวนตำแหน่งทศนิยมตามที่คุณต้องการ
-
คลิกตกลง
สร้างสมุดพกใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 15 ขั้นตอนที่ 3 แปลเกรดเฉลี่ยที่คำนวณเป็นเกรดตัวอักษรสุดท้าย
Excel ช่วยให้เราเพิ่มฟังก์ชันที่คำนวณเกรดโดยอัตโนมัติตามค่าเฉลี่ยในคอลัมน์ J ในการใช้งานฟังก์ชันนี้ เราจำเป็นต้องมีคีย์ ซึ่งเป็นตารางเกรดตัวอักษรและตัวเลขที่เกี่ยวข้องกัน เราจะใช้ตารางตัวอย่างจาก Excel
- สร้างตารางคีย์
-
เลือกเซลล์ M7 เราจะเริ่มพิมพ์ตารางที่นี่
- พิมพ์ "Average" นี่จะเป็นคอลัมน์แรก
- กดปุ่มแท็บ
- พิมพ์ "เกรด"
- ใต้ "ค่าเฉลี่ย" ให้พิมพ์คะแนนมาตราส่วนการให้คะแนนของคุณ
-
ในช่อง "เกรด" ให้พิมพ์เกรดตัวอักษรที่ตรงกับแต่ละคะแนน
สร้างสมุดพกใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 16 ขั้นตอนที่ 4 พิมพ์สูตร
ฟังก์ชันที่จำเป็นในการส่งคืนเกรดตัวอักษรคือฟังก์ชัน VLOOKUP และเรียกว่าฟังก์ชันที่ซ้อนกัน มันเป็นไปตามสูตร:
VLOOKUPlookup_value, table_array, column_index_number, [range_lookup])
- เลือกเซลล์ K6
-
เริ่มพิมพ์สูตร =VLOOKUP(J6, $M$18:$N$22, 2, TRUE)
คำอธิบาย: หลังวงเล็บ ให้พิมพ์เซลล์ที่มีคะแนนสุดท้ายของนักเรียน ซึ่งอยู่ในเซลล์ตัวอย่างนี้ J6 ส่วนที่สองของสูตรจะรวมไว้โดยอัตโนมัติโดยการเลือกตารางคีย์ กด F4 จากแป้นพิมพ์เพื่อแทรกเครื่องหมายดอลลาร์ที่จะล็อคช่วงที่เลือก ส่วนที่สามคือหมายเลขคอลัมน์จากตารางที่มีเกรดตัวอักษร True หมายถึงการจับคู่โดยประมาณกับค่าของคอลัมน์ false จะส่งผลให้มีการจับคู่แบบตรงทั้งหมด
- กดปุ่มตกลง
- คัดลอกสูตรลงไปทั้งคอลัมน์จนถึงเซลล์ K15 โดยคลิกและลากจุดจับเติมจากเซลล์ K6
-
การทำขั้นตอนนี้ซ้ำจะทำให้คุณสามารถคำนวณเกรดสำหรับชั้นเรียนอื่นๆ ได้ในอนาคต
เคล็ดลับ
- ตั้งชื่อสมุดเกรดของคุณเสมอ โดยคลิกที่แท็บ "ไฟล์" เลือก "บันทึกเป็น" ในหน้าต่างบันทึกเป็น เลือกตำแหน่งและพิมพ์ชื่อสำหรับเอกสารของคุณ กด "บันทึก" เมื่อพร้อมที่จะบันทึก
- อ้างถึงเมนู "ความช่วยเหลือ" ที่ครอบคลุมของ Excel เมื่อต้องการ มีเครื่องมือในการสร้างสถิติข้อมูล
- หากต้องการทราบว่าพีซีของคุณมีระบบปฏิบัติการใด ให้กด "เริ่ม" คลิกขวาที่ "คอมพิวเตอร์" เลื่อนลงมาแล้วคลิก "คุณสมบัติ" กล่องโต้ตอบระบบจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เพื่อให้เข้าถึง Microsoft Excel ได้ง่ายขึ้น ให้คลิกและลากไอคอน Excel จากขั้นตอนที่ 3 ไปยังเดสก์ท็อปของคุณ
- กล่องชื่อที่ด้านบนถ้าแผ่นงานแสดงว่าเซลล์ใดถูกเลือก
คำเตือน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมการที่คุณสร้างสำหรับสมุดเกรดของคุณคำนวณอย่างถูกต้อง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกความคืบหน้าของคุณไว้ตลอดเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลในขณะที่คุณทำงาน
- บันทึกข้อมูลสำรองของสมุดเกรดและเก็บสำเนาไว้เสมอ
