บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับพื้นฐานการสร้างสเปรดชีตแรกใน Microsoft Excel สเปรดชีตคือเอกสารที่สร้างจากคอลัมน์และแถวของเซลล์ที่สามารถใช้จัดเรียงและจัดการข้อมูลได้ แต่ละเซลล์ได้รับการออกแบบเพื่อเก็บข้อมูลเพียงชิ้นเดียว เช่น ตัวเลข ตัวอักษร และ/หรือสูตรที่อ้างอิงถึงเซลล์อื่นๆ ข้อมูลสามารถจัดเรียง จัดรูปแบบ สร้างกราฟ และอ้างอิงในเอกสารอื่นๆ ได้ เมื่อคุณคุ้นเคยกับสเปรดชีตแล้ว คุณสามารถทดสอบทักษะของคุณโดยสร้างรายการบ้านและ/หรืองบประมาณรายเดือน ดูไลบรารีบทความ Excel ที่กว้างขวางของ wikiHow เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันขั้นสูงของแอปพลิเคชัน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การสร้างสเปรดชีตพื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
โดยจะอยู่ในเมนู Start (Windows) หรือในโฟลเดอร์ Applications (macOS) แอปจะเปิดขึ้นสู่หน้าจอที่ให้คุณสร้างหรือเลือกเอกสารได้
หากคุณไม่มี Microsoft Office เวอร์ชันที่ต้องชำระเงิน คุณสามารถใช้เวอร์ชันออนไลน์ได้ฟรีที่ https://www.office.com เพื่อสร้างสเปรดชีตพื้นฐาน คุณเพียงแค่ต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ของคุณแล้วคลิก Excel ในแถวของไอคอน
ขั้นตอนที่ 2 คลิก สมุดงานเปล่า เพื่อสร้างสมุดงานใหม่
เวิร์กบุ๊กคือชื่อของเอกสารที่มีสเปรดชีตของคุณ สิ่งนี้จะสร้างสเปรดชีตเปล่าที่เรียกว่า แผ่นที่1 ซึ่งคุณจะเห็นบนแท็บที่ด้านล่างของแผ่นงาน
เมื่อคุณสร้างสเปรดชีตที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถเพิ่มชีตอื่นได้โดยคลิก + ถัดจากแผ่นแรก ใช้แท็บด้านล่างเพื่อสลับไปมาระหว่างสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 3 ทำความคุ้นเคยกับเลย์เอาต์ของสเปรดชีต
สิ่งแรกที่คุณจะสังเกตได้คือสเปรดชีตประกอบด้วยเซลล์สี่เหลี่ยมหลายร้อยเซลล์ที่จัดเป็นคอลัมน์แนวตั้งและแถวแนวนอน สิ่งสำคัญที่ควรทราบเกี่ยวกับเลย์เอาต์นี้:
- แถวทั้งหมดจะมีตัวเลขกำกับอยู่ด้านข้างของสเปรดชีต ในขณะที่คอลัมน์จะมีตัวอักษรกำกับอยู่ด้านบน
- แต่ละเซลล์มีที่อยู่ที่ประกอบด้วยตัวอักษรประจำคอลัมน์ตามด้วยหมายเลขแถว ตัวอย่างเช่น ที่อยู่ของเซลล์ในคอลัมน์แรก (A) แถวแรก (1) คือ A1 ที่อยู่ของเซลล์ในคอลัมน์ B แถว 3 คือ B3
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนข้อมูลบางส่วน
คลิกเซลล์ใดก็ได้หนึ่งครั้งและเริ่มพิมพ์ทันที เมื่อคุณทำเซลล์นั้นเสร็จแล้ว ให้กดแป้น Tab ↹ เพื่อย้ายไปยังเซลล์ถัดไปในแถว หรือแป้น ↵ Enter ไปยังเซลล์ถัดไปในคอลัมน์
- โปรดสังเกตว่าเมื่อคุณพิมพ์ลงในเซลล์ เนื้อหาก็จะปรากฏในแถบที่ลากผ่านด้านบนของสเปรดชีตด้วย แถบนี้เรียกว่า สูตรบาร์ และมีประโยชน์สำหรับการป้อนสตริงข้อมูลและ/หรือสูตรยาวๆ
- หากต้องการแก้ไขเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ให้ดับเบิลคลิกเพื่อนำเคอร์เซอร์กลับมา หรือคุณสามารถคลิกเซลล์หนึ่งครั้งและทำการเปลี่ยนแปลงในแถบสูตร
- เมื่อต้องการลบข้อมูลจากเซลล์หนึ่ง ให้คลิกเซลล์ 1 ครั้ง จากนั้นกด Del การดำเนินการนี้จะส่งกลับเซลล์เป็นเซลล์ว่างโดยไม่ทำให้ข้อมูลในแถวหรือคอลัมน์อื่นเสียหาย หากต้องการลบหลายค่าในเซลล์พร้อมกัน ให้กด Ctrl (PC) หรือ ⌘ Cmd (Mac) ขณะที่คลิกแต่ละเซลล์ที่ต้องการลบ จากนั้นกด Del
- หากต้องการเพิ่มคอลัมน์ว่างใหม่ระหว่างคอลัมน์ที่มีอยู่ ให้คลิกขวาที่ตัวอักษรเหนือคอลัมน์หลังตำแหน่งที่คุณต้องการให้คอลัมน์ใหม่ปรากฏขึ้น จากนั้นคลิก แทรก บนเมนูบริบท
- หากต้องการเพิ่มแถวว่างใหม่ระหว่างแถวที่มีอยู่ ให้คลิกขวาที่หมายเลขแถวของแถวหลังตำแหน่งที่ต้องการ จากนั้นคลิก แทรก ในเมนู
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบฟังก์ชันที่พร้อมใช้งานสำหรับการใช้งานขั้นสูง
คุณลักษณะที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งของ Excel คือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและคำนวณตามสูตรทางคณิตศาสตร์ แต่ละสูตรที่คุณสร้างมีฟังก์ชัน Excel ซึ่งเป็น "การกระทำ" ที่คุณกำลังดำเนินการ สูตรจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอตามด้วยชื่อฟังก์ชัน (เช่น =SUM, =LOOKUP, =SIN) หลังจากนั้นควรป้อนพารามิเตอร์ระหว่างชุดของวงเล็บ () ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทของฟังก์ชันที่คุณสามารถใช้ได้ใน Excel:
- คลิก สูตร ที่ด้านบนของหน้าจอ คุณจะสังเกตเห็นไอคอนหลายไอคอนในแถบเครื่องมือที่ด้านบนของแอปพลิเคชันในแผงที่ระบุว่า "ไลบรารีฟังก์ชัน" เมื่อคุณทราบแล้วว่าฟังก์ชันต่างๆ ทำงานอย่างไร คุณสามารถเรียกดูไลบรารีโดยใช้ไอคอนเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย
- คลิก ฟังก์ชันแทรก ไอคอน ซึ่งแสดง fx ด้วย ควรเป็นไอคอนแรกบนแถบ ซึ่งจะเปิดแผงแทรกฟังก์ชัน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการทำหรือเรียกดูตามหมวดหมู่
- เลือกหมวดหมู่จากเมนู "หรือเลือกหมวดหมู่" หมวดหมู่เริ่มต้นคือ "ใช้ล่าสุด" ตัวอย่างเช่น หากต้องการดูฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ คุณอาจเลือก คณิตศาสตร์และตรีศูล.
- คลิกฟังก์ชันใดก็ได้ในแผง "เลือกฟังก์ชัน" เพื่อดูไวยากรณ์ของฟังก์ชัน ตลอดจนคำอธิบายของฟังก์ชันดังกล่าว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชัน ให้คลิกที่ ความช่วยเหลือเกี่ยวกับฟังก์ชันนี้.
- คลิก ยกเลิก เมื่อคุณเรียกดูเสร็จแล้ว
- เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้อนสูตร ดูวิธีพิมพ์สูตรใน Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกไฟล์ของคุณเมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว
หากต้องการบันทึกไฟล์ ให้คลิกที่ ไฟล์ ที่มุมซ้ายบน จากนั้นเลือก บันทึกเป็น. โดยปกติแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในการบันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์หรือ OneDrive ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel
เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานแล้ว ให้ลองดูวิธี "การสร้างสินค้าคงคลังในบ้านตั้งแต่เริ่มต้น" เพื่อดูข้อมูลนี้ที่นำไปปฏิบัติ
วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้าง Home Inventory ตั้งแต่เริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
โดยจะอยู่ในเมนู Start (Windows) หรือในโฟลเดอร์ Applications (macOS) แอปจะเปิดขึ้นสู่หน้าจอที่ให้คุณสร้างหรือเปิดเวิร์กบุ๊กได้
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งชื่อคอลัมน์ของคุณ
สมมติว่าเรากำลังสร้างรายการสิ่งของในบ้านของเรา นอกเหนือจากการระบุรายการว่าเป็นรายการใด เราอาจต้องการบันทึกว่าอยู่ในห้องใดและยี่ห้อ/รุ่นของรายการนั้น เราจะจองแถวที่ 1 สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อให้ข้อมูลของเรามีป้ายกำกับชัดเจน.
- คลิกเซลล์ A1 และพิมพ์รายการ เราจะแสดงรายการแต่ละรายการในคอลัมน์นี้
- คลิกเซลล์ B1 แล้วพิมพ์ ที่ตั้ง นี่คือที่ที่เราจะเข้าไปว่ารายการนั้นอยู่ห้องไหน
- คลิกเซลล์ C1 แล้วพิมพ์ ยี่ห้อ/รุ่น เราจะระบุรุ่นของสินค้าและผู้ผลิตในคอลัมน์นี้
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนรายการของคุณในแต่ละแถว
เมื่อคอลัมน์ของเรามีป้ายกำกับแล้ว การป้อนข้อมูลลงในแถวควรเป็นเรื่องง่าย แต่ละรายการควรได้รับแถวของตัวเอง และข้อมูลแต่ละบิตควรได้รับเซลล์ของตัวเอง
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังฟังจอภาพ Apple HD ในสำนักงาน คุณอาจพิมพ์จอภาพ HD ลงใน A2 (ในคอลัมน์รายการ) Office ลงใน B2 (ในคอลัมน์ตำแหน่ง) และ Apple Cinema ขนาด 30 นิ้ว M9179LL ลงใน B3 (คอลัมน์ยี่ห้อ/รุ่น)
- รายการเพิ่มเติมในแถวด้านล่าง หากคุณต้องการลบเซลล์ เพียงคลิกหนึ่งครั้งแล้วกด Del
- หากต้องการลบทั้งแถวหรือคอลัมน์ ให้คลิกขวาที่ตัวอักษรหรือตัวเลขแล้วเลือก ลบ.
- คุณอาจสังเกตเห็นว่าถ้าคุณพิมพ์ข้อความมากเกินไปในเซลล์ ข้อความนั้นจะทับซ้อนในคอลัมน์ถัดไป คุณแก้ไขปัญหานี้ได้โดยปรับขนาดคอลัมน์ให้พอดีกับข้อความ วางเคอร์เซอร์บนเส้นระหว่างตัวอักษรของคอลัมน์ (เหนือแถว 1) เพื่อให้เคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองอัน แล้วดับเบิลคลิกที่บรรทัดนั้น
ขั้นตอนที่ 4 เปลี่ยนส่วนหัวของคอลัมน์เป็นเมนูแบบเลื่อนลง
สมมติว่าคุณแสดงรายการหลายร้อยรายการทั่วทั้งบ้านแต่ต้องการดูเฉพาะรายการที่จัดเก็บไว้ในสำนักงานของคุณ คลิก
ขั้นตอนที่ 1. ที่จุดเริ่มต้นของแถวที่ 1 เพื่อเลือกทั้งแถว แล้วทำดังต่อไปนี้:
- คลิก ข้อมูล ที่ด้านบนของ Excel
- คลิก กรอง (ไอคอนช่องทาง) ในแถบเครื่องมือ ลูกศรขนาดเล็กจะปรากฏบนส่วนหัวของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์
- คลิก ที่ตั้ง เมนูแบบเลื่อนลง (ใน B1) เพื่อเปิดเมนูตัวกรอง
- เนื่องจากเราแค่ต้องการดูรายการในสำนักงาน ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "Office" และนำเครื่องหมายอื่นๆ ออก
- คลิก ตกลง. ตอนนี้คุณจะเห็นเฉพาะรายการในห้องที่เลือก คุณสามารถทำเช่นนี้กับคอลัมน์และชนิดข้อมูลใดก็ได้
- หากต้องการกู้คืนรายการทั้งหมด ให้คลิกเมนูอีกครั้งและเลือก "เลือกทั้งหมด" จากนั้นเลือก ตกลง เพื่อเรียกคืนรายการทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5. คลิกแท็บ Page Layout เพื่อปรับแต่งสเปรดชีต
เมื่อคุณป้อนข้อมูลของคุณแล้ว คุณอาจต้องการปรับแต่งสี แบบอักษร และเส้น ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการในการทำเช่นนั้น:
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ คุณสามารถเลือกทั้งแถวได้โดยคลิกที่ตัวเลขหรือทั้งคอลัมน์โดยคลิกที่ตัวอักษร กด Ctrl (PC) หรือ Cmd (Mac) ค้างไว้เพื่อเลือกมากกว่าหนึ่งคอลัมน์หรือแถวในแต่ละครั้ง
- คลิก สี ในพื้นที่ "ธีม" ของแถบเครื่องมือเพื่อดูและเลือกธีมสี
- คลิก แบบอักษร เมนูเพื่อเรียกดูและเลือกแบบอักษร
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกเอกสารของคุณ
เมื่อคุณมาถึงจุดหยุดที่ดีแล้ว คุณสามารถบันทึกสเปรดชีตได้โดยคลิก ไฟล์ เมนูที่มุมบนซ้ายและเลือก บันทึกเป็น.
วิธีที่ 3 จาก 3: การสร้างงบประมาณรายเดือนจากเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
โดยจะอยู่ในเมนู Start (Windows) หรือในโฟลเดอร์ Applications (macOS) แอปจะเปิดขึ้นสู่หน้าจอที่ให้คุณสร้างหรือเปิดเวิร์กบุ๊กได้
วิธีนี้ครอบคลุมการใช้เทมเพลต Excel ที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อสร้างรายการค่าใช้จ่ายของคุณ มีเทมเพลตหลายร้อยแบบสำหรับสเปรดชีตประเภทต่างๆ หากต้องการดูรายการเทมเพลตอย่างเป็นทางการทั้งหมด โปรดไปที่
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาเทมเพลต "Simple Monthly Budget"
นี่เป็นเทมเพลต Microsoft อย่างเป็นทางการฟรีที่ช่วยให้คำนวณงบประมาณสำหรับเดือนนั้นๆ ได้ง่าย หาได้โดยพิมพ์ Simple Monthly Budget ในแถบค้นหาด้านบน แล้วกด ↵ Enter ในเกือบทุกเวอร์ชั่น
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเทมเพลต Simple Monthly Budget และคลิก Create
ซึ่งจะสร้างสเปรดชีตใหม่จากเทมเพลตที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า
อาจจะต้องคลิก ดาวน์โหลด แทนที่.
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บรายได้รายเดือนเพื่อป้อนรายได้ของคุณ
คุณจะสังเกตเห็นว่ามีสามแท็บ (สรุป, รายได้ต่อเดือน, และ ค่าใช้จ่ายรายเดือน) ที่ด้านล่างของเวิร์กบุ๊ก คุณจะคลิกแท็บที่สอง สมมติว่าคุณได้รับรายได้จากสองบริษัทที่ชื่อว่า wikiHow และ Acme:
- ดับเบิลคลิกที่ รายได้ 1 เซลล์เพื่อเปิดเคอร์เซอร์ ลบเนื้อหาของเซลล์และพิมพ์ wikiHow
- ดับเบิลคลิกที่ รายได้2 เซลล์ ลบเนื้อหา แล้วพิมพ์ Acme
- ป้อนรายได้รายเดือนของคุณจาก wikiHow ลงในเซลล์แรกภายใต้ส่วนหัว "Amount" (ช่องที่ระบุว่า "2500" ตามค่าเริ่มต้น) ทำเช่นเดียวกันกับรายได้ต่อเดือนจาก "Acme" ในช่องด้านล่าง
- ถ้าคุณไม่มีรายได้อื่น คุณสามารถคลิกเซลล์อื่น (สำหรับ "อื่นๆ" และ "250 ดอลลาร์") แล้วกด Del เพื่อล้าง
- คุณยังสามารถเพิ่มแหล่งรายได้และจำนวนเงินเพิ่มเติมในแถวด้านล่างที่มีอยู่แล้วได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 5. คลิกแท็บ ค่าใช้จ่ายรายเดือน เพื่อป้อนค่าใช้จ่ายของคุณ
ที่เป็น tab ที่ 3 ทางด้านล่างของ workbook หากมีค่าใช้จ่ายและจำนวนเงินที่กรอกไว้แล้ว คุณสามารถดับเบิลคลิกเซลล์ใดก็ได้เพื่อเปลี่ยนค่า
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าค่าเช่าของคุณคือ $795/เดือน คลิกสองครั้งที่จำนวนเงินที่กรอกไว้ล่วงหน้า "$800 " ให้ลบออก แล้วพิมพ์ 795
- สมมติว่าคุณไม่ต้องชำระเงินกู้นักเรียน คุณเพียงแค่คลิกจำนวนเงินข้าง "Student Loans" ในคอลัมน์ "Amount" ($50) แล้วกด Del บนแป้นพิมพ์เพื่อล้าง ทำเช่นเดียวกันสำหรับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทั้งหมด
- คุณสามารถลบทั้งแถวได้โดยคลิกขวาที่หมายเลขแถวแล้วเลือก ลบ.
- เมื่อต้องการแทรกแถวใหม่ ให้คลิกขวาที่หมายเลขแถวด้านล่างในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ปรากฏ แล้วเลือก แทรก.
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีจำนวนเงินเพิ่มเติมที่คุณไม่ต้องชำระจริงในคอลัมน์ "จำนวนเงิน" เนื่องจากจะนำไปพิจารณาในงบประมาณของคุณโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 6 คลิกแท็บ สรุป เพื่อแสดงภาพงบประมาณของคุณ
เมื่อคุณป้อนข้อมูลแล้ว แผนภูมิบนแท็บนี้จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงรายได้เทียบกับค่าใช้จ่ายของคุณ
- หากข้อมูลไม่คำนวณโดยอัตโนมัติ ให้กด F9 บนแป้นพิมพ์
- การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับแท็บรายได้รายเดือนและค่าใช้จ่ายรายเดือนจะส่งผลต่อสิ่งที่คุณเห็นในสรุปของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกเอกสารของคุณ
เมื่อคุณมาถึงจุดหยุดที่ดีแล้ว คุณสามารถบันทึกสเปรดชีตได้โดยคลิก ไฟล์ เมนูที่มุมบนซ้ายและเลือก บันทึกเป็น.
