การแปลงไฟล์ Excel เป็น PDF ทำให้ผู้ใช้สามารถเปิดและดูไฟล์บนแพลตฟอร์มต่างๆ ได้ง่ายขึ้น แม้ว่าพวกเขาจะไม่มี Microsoft Office ก็ตาม PDF ยังพิมพ์และแจกจ่ายได้ง่ายกว่าสเปรดชีต Excel หากคุณมี Microsoft Excel คุณสามารถแปลงสเปรดชีตของคุณเป็น PDF ได้อย่างง่ายดายโดยบันทึกหรือส่งออกภายในแอป หากไม่มี Excel คุณสามารถใช้ Google ชีต ซึ่งเป็นเครื่องมือใน Google ไดรฟ์เพื่อทำการแปลงได้ฟรี
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้ Google ไดรฟ์
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่
หากคุณต้องการแปลงสเปรดชีต Excel เป็น PDF แต่ไม่มี Excel ไม่ต้องกังวล คุณสามารถใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในบัญชี Google ของคุณเพื่อแปลงได้ฟรี
หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ให้ลงชื่อเข้าใช้เมื่อได้รับแจ้ง
ขั้นตอนที่ 2 คลิก +ใหม่
ที่มุมซ้ายบนของ Google Drive
ขั้นตอนที่ 3 คลิก อัปโหลดไฟล์
เพื่อเปิด file browser ของคอม
ขั้นตอนที่ 4 เลือกสเปรดชีต Excel ของคุณและคลิกเปิด
การดำเนินการนี้จะอัปโหลดสเปรดชีตไปยัง Google Drive ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. คลิกสเปรดชีต Excel ใน Google Drive ของคุณ
ซึ่งจะเปิดสเปรดชีตใน Google ชีต ซึ่งเป็นโปรแกรมแก้ไขสเปรดชีตฟรีของ Google
ขั้นตอนที่ 6 คลิกเมนูไฟล์และเลือกดาวน์โหลด
รายการตัวเลือกการดาวน์โหลดจะขยายออก
ขั้นตอนที่ 7 คลิกเอกสาร PDF (.pdf)
ซึ่งจะแสดงตัวอย่าง PDF ของคุณในหน้าต่างการพิมพ์ของ Google ชีต
ขั้นตอนที่ 8 ปรับเลย์เอาต์ของ PDF ของคุณ
หากตัวอย่างก่อนพิมพ์ไม่เป็นไปตามที่คุณต้องการ ให้ใช้แผงด้านขวาเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณต้องการก่อนดำเนินการต่อ
- PDF จะบันทึกในแนวเดียวกับสเปรดชีต (โดยปกติคือโหมดแนวนอน) หากคุณต้องการให้อยู่ในโหมดแนวตั้ง (แนวตั้ง) ให้เลือก ภาพเหมือน ภายใต้ "การวางแนวหน้า"
- เปลี่ยนมาตราส่วน (ขนาด/พอดีกับหน้า) และขนาดระยะขอบ หากจำเป็น
- คลิก การจัดรูปแบบ เพื่อเลือกว่าจะแสดงเส้นตารางและ/หรือบันทึกย่อ ปรับลำดับหน้า และเปลี่ยนการจัดแนว
- หากต้องการเพิ่มส่วนหัวและส่วนท้ายที่ด้านบนและด้านล่างของหน้า ให้คลิก ส่วนหัวและส่วนท้าย แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกข้อมูลที่จะแสดง
- หากสเปรดชีตของคุณมีข้อมูลจำนวนมากและถูกตัดออกในที่แปลก ๆ ให้คลิก ตั้งค่าการแบ่งหน้าแบบกำหนดเอง ในแผงด้านขวา ที่นี่ คุณสามารถลากเส้นสีน้ำเงินเพื่อปรับตำแหน่งเริ่มต้นและสิ้นสุดแต่ละหน้าได้ คลิก ยืนยันการหยุดพัก ที่ด้านบนขวาเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ขั้นตอนที่ 9 คลิกส่งออก
ที่เป็นปุ่มสีฟ้าด้านขวาบน ซึ่งจะแจ้งให้คุณบันทึก PDF ใหม่ลงในคอมพิวเตอร์
หากการดาวน์โหลดไม่เริ่มต้นโดยอัตโนมัติ ให้เลือกตำแหน่งที่จะบันทึก PDF จากนั้นคลิก บันทึก เพื่อดาวน์โหลด
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้ Excel สำหรับ Windows
ขั้นตอนที่ 1 เลือกส่วนของสเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF (ไม่บังคับ)
หากมีเฉพาะบางส่วนของไฟล์ Excel ที่คุณต้องการแปลงเป็นรูปแบบ PDF ให้เลือกตอนนี้ มิฉะนั้น ให้ไปยังขั้นตอนถัดไป
โปรดทราบว่าการแปลง PDF ไม่สามารถเปลี่ยนกลับเป็นแผ่นงาน Excel ได้อย่างง่ายดาย แต่วิธีนี้จะเก็บสำเนาต้นฉบับของคุณไว้
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเมนูไฟล์
ที่มุมซ้ายบน
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ส่งออก บนเมนู
ซึ่งจะเปิดแผงการส่งออก
ขั้นตอนที่ 4 คลิกสร้าง PDF/XPS
มองหาไอคอนที่ดูเหมือนกระดาษใส่เข็มขัด
ขั้นตอนที่ 5. คลิกปุ่มตัวเลือก…
ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถปรับการตั้งค่าสำหรับไฟล์ PDF ที่คุณกำลังจะสร้าง
ขั้นตอนที่ 6 เลือกตัวเลือก PDF ของคุณแล้วคลิกตกลง
- หากคุณเลือกพื้นที่ของสเปรดชีตที่จะบันทึกเป็น PDF ให้เลือก การคัดเลือก ภายใต้ "เผยแพร่อะไร" เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะพื้นที่ที่เลือกเท่านั้นที่จะถูกบันทึกเป็น PDF
- หากคุณต้องการบันทึกเวิร์กชีตที่มองเห็นได้ทั้งหมดเป็น PDF ให้เลือก แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ แทนที่.
- หากคุณต้องการเลือกหน้าเฉพาะจากสมุดงานเพื่อบันทึกเป็น PDF ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลง "หน้า" เพื่อกำหนดหน้าแรกและหน้าสุดท้าย
- คลิก ตกลง เพื่อจะดำเนินการต่อ.
ขั้นตอนที่ 7 เลือกการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ (ไม่บังคับ)
เหนือปุ่ม "ตัวเลือก" คุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ PDF ได้ คนส่วนใหญ่ใช้ "มาตรฐาน" ได้ เว้นแต่สเปรดชีตจะมีขนาดใหญ่มาก "ขนาดขั้นต่ำ" จะลดขนาดของไฟล์ที่ใหญ่ขึ้นให้มีขนาดที่จัดการได้ง่ายขึ้น
หากคุณต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่คุณกำลังบันทึกไฟล์ คุณสามารถนำทางไปยังโฟลเดอร์นั้นในหน้าต่างได้เลย
ขั้นตอนที่ 8 ตั้งชื่อไฟล์แล้วคลิกเผยแพร่
การดำเนินการนี้จะส่งออกข้อมูลที่เลือกไปยังไฟล์ PDF ใหม่โดยใช้ชื่อที่คุณป้อน
ขั้นตอนที่ 9 ตรวจสอบ PDF
ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์ PDF จะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณตรวจสอบ หากไฟล์ไม่เปิดโดยอัตโนมัติ ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ในโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกไว้..
เป็นไปไม่ได้จริงๆ ที่จะแก้ไข PDF ในตอนนี้ ดังนั้น หากคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Excel แล้วสร้าง PDF ใหม่
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้ Excel สำหรับ Mac
ขั้นตอนที่ 1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวและส่วนท้ายบนแผ่นงานทั้งหมดของคุณเหมือนกัน (ไม่บังคับ)
หากคุณกำลังใช้ Excel 2011 และต้องการบันทึกแผ่นงานหลายแผ่นใน PDF ไฟล์เดียว แต่ละแผ่นงานจะต้องมีส่วนหัวและส่วนท้ายเหมือนกัน หากไม่เป็นเช่นนั้น แต่ละแผ่นจะถูกสร้างขึ้นเป็นเอกสาร PDF แยกต่างหาก แต่คุณสามารถรวมข้อมูลเหล่านี้ได้ในภายหลัง
- เลือกแผ่นงานทั้งหมดในสมุดงานทั้งหมดของคุณ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกแท็บของชีตแรกที่ด้านล่างสุดของ excel กดปุ่ม. ค้างไว้ กะ คีย์ แล้วคลิกแท็บของแผ่นงานสุดท้ายเพื่อเลือกทั้งหมด
- คลิก เค้าโครง แท็บแล้วคลิก ส่วนหัวและส่วนท้าย.
- คลิก ปรับแต่งส่วนหัว… และ ปรับแต่งส่วนท้าย… ปุ่มเพื่อแก้ไขส่วนหัวและส่วนท้ายของแผ่นงานทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2 เลือกส่วนของสเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF (ไม่บังคับ)
หากมีเพียงบางส่วนของสเปรดชีตที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็น PDF ให้เลือกตอนนี้ มิฉะนั้น ให้ไปยังขั้นตอนถัดไป
การแปลง PDF ไม่สามารถแปลงกลับเป็นแผ่นงาน Excel ได้อย่างง่ายดาย แต่วิธีนี้จะเก็บสำเนาต้นฉบับของคุณไว้
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเมนูไฟล์และเลือกบันทึกเป็น
คุณยังสามารถกด Command + Shift + S เพื่อเปิดตัวเลือกบันทึกเป็น
หากคุณต้องการบันทึก PDF ลงในโฟลเดอร์ใหม่ คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์นั้นได้ทันที # พิมพ์ชื่ออื่นสำหรับไฟล์ ชื่อของไฟล์ Excel ปัจจุบันจะปรากฏในช่อง "บันทึกเป็น" คุณจะต้องป้อนชื่ออื่น (แม้ว่าจะแตกต่างกันเพียงเล็กน้อย) เพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนทับไฟล์สเปรดชีตโดยไม่ได้ตั้งใจ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกเมนู "รูปแบบ" หรือ "รูปแบบไฟล์" และเลือก PDF
เมนูนี้อาจมีชื่อแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel
ขั้นตอนที่ 5. เลือกสิ่งที่จะรวมอยู่ใน PDF
ที่ด้านล่างของหน้าต่าง คุณสามารถเลือก สมุดงาน (เพื่อแปลงสมุดงานทั้งหมด) แผ่น (เพื่อบันทึกเฉพาะแผ่นงานเป็น PDF) หรือ การคัดเลือก (เพื่อบันทึกเฉพาะพื้นที่ที่เลือกเป็น PDF)
ขั้นตอนที่ 6 คลิก บันทึก หรือ ส่งออก.
คุณจะเห็นตัวเลือกอื่นขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel
หากส่วนหัวไม่ตรงกันในไฟล์แบบหลายแผ่น ระบบจะสร้างไฟล์แยกต่างหากสำหรับแต่ละแผ่นงาน
ขั้นตอนที่ 7 เข้าร่วมไฟล์ PDF แยกต่างหาก (ถ้าจำเป็น)
หากการบันทึกไฟล์ Excel เป็น PDF ส่งผลให้มีไฟล์ PDF หลายไฟล์ คุณสามารถรวมไฟล์เหล่านั้นเข้าด้วยกันได้อย่างรวดเร็วโดยใช้การแสดงตัวอย่าง นี่คือวิธี:
- เปิดไฟล์ PDF ไฟล์แรกโดยดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ในโฟลเดอร์
- คลิก ดู เมนูและเลือก รูปขนาดย่อ.
- คลิกภาพขนาดย่อสุดท้ายเพื่อเลือก ซึ่งจะบอกให้แสดงตัวอย่างเพิ่ม PDF ถัดไปที่ส่วนท้ายของเอกสารปัจจุบัน
- คลิก แก้ไข เมนูและเลือก แทรก > หน้าจากไฟล์.
- เลือก PDF ถัดไปในช่วงและคลิก เปิด.
- ทำขั้นตอนนี้ซ้ำจนกว่าคุณจะเพิ่ม PDF ทั้งหมด
- คลิก ไฟล์ และเลือก ส่งออกเป็น PDF.
