หากคุณไม่คุ้นเคยกับ Microsoft Excel มากนัก อาจดูเหมือนเป็นโปรแกรมที่น่าใช้ โชคดีที่เริ่มต้นได้ง่าย คุณสามารถพิมพ์ข้อมูล คัดลอกและวางจากเอกสารอื่นๆ และจัดรูปแบบได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ด้วยการฝึกฝนเพียงเล็กน้อย คุณจะสามารถป้อน แก้ไข และจัดการข้อมูลใน Microsoft Excel ได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การป้อนและเลือกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1. เปิด Microsoft Excel
คุณสามารถค้นหา Excel ได้โดยคลิกเมนู "เริ่ม" เลือก "โปรแกรมทั้งหมด" เลือก "Microsoft Office" จากนั้นเลือก "Microsoft Excel" Excel มาพร้อมกับชุดผลิตภัณฑ์ Microsoft Office ที่โดยทั่วไปแล้วจะมาพร้อมกับคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊ก Windows
ผู้ใช้ Mac ที่ซื้อ Excel for Mac จะพบโปรแกรมที่อยู่ใน Dock หรือโดยเปิด "Finder" จากนั้นเลือก "Applications"
ขั้นตอนที่ 2 เปิดสเปรดชีต
"สมุดงาน" เปล่าอาจปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเปิด Excel ไม่เช่นนั้น คุณจะเห็น "แกลเลอรีเทมเพลต" ซึ่งคุณสามารถเลือกเวิร์กบุ๊กเปล่าใหม่หรือเทมเพลตที่จัดรูปแบบพิเศษได้
คุณสามารถเปิดสเปรดชีตใหม่ได้เสมอในขณะที่ทำงานกับเวิร์กบุ๊กอื่นใน Excel เพียงคลิกที่ "ไฟล์" จากแถบเมนูแล้วเลือกตัวเลือก "สมุดงานใหม่"
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อมูลลงในเซลล์ที่ต้องการ
คุณสามารถพิมพ์ตัวเลข คำ สมการ สูตร หรือฟังก์ชันในเซลล์ใดก็ได้หลังจากเลือกและคลิกที่เซลล์นั้น
- เมื่อเสร็จสิ้นเซลล์ที่กำหนด ให้กด ↵ Enter หรือ Tab ↹ เพื่อย้ายไปยังเซลล์ถัดไปในแนวนอนโดยอัตโนมัติ
- คุณยังสร้างบรรทัดใหม่ภายในเซลล์เพื่อเพิ่มข้อความได้อีกด้วย เพียงป้อน "ตัวแบ่งบรรทัด" โดยกด Alt+↵ Enter
ขั้นตอนที่ 4 สร้างส่วนหัวสำหรับคอลัมน์ของคุณ
ป้อนข้อความในแถวที่ 1 เพื่อสร้างส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ป้อน "ชื่อ" ลงในเซลล์ A1 และ "วันที่" ลงในเซลล์ B1 และอนุญาตให้ใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับติดตามชื่อและข้อมูลวันที่
ขั้นตอนที่ 5. สร้างชุดข้อมูลตามลำดับ
Excel สามารถเรียนรู้รูปแบบที่อยู่ภายใต้ข้อมูลของคุณ แล้วกรอกข้อมูลตามรูปแบบเหล่านั้นเพื่อประหยัดเวลาและพลังงานของคุณ เริ่มต้นด้วยการสร้างรูปแบบในเซลล์ที่ต่อเนื่องกัน (เช่น พิมพ์ "มกราคม" ในเซลล์หนึ่งและ "กุมภาพันธ์" ในเซลล์ถัดไป) จากนั้นเลือกเซลล์ที่เติมข้อมูลแล้วคลิกและลากมุมล่างขวาของสี่เหลี่ยมที่คุณเลือกเพื่อขยายรูปแบบไปยังเซลล์ใหม่ Excel จะจดจำรูปแบบที่คุณกำหนดไว้โดยอัตโนมัติ และกรอกข้อมูลในเซลล์ที่ตามมาด้วย "มีนาคม" "เมษายน" เป็นต้น
Excel สามารถจดจำรูปแบบทั่วไปได้มากมาย เช่น วันในสัปดาห์ วันที่เว้นระยะเท่ากัน ตัวเลขต่อเนื่องกัน และอื่นๆ อีกมากมาย
ขั้นตอนที่ 6 เลือกช่วงของเซลล์
ในการเลือกช่วงของเซลล์ด้วยเมาส์ของคุณ (เพื่อจัดรูปแบบหรือแก้ไขข้อมูลจำนวนมากขึ้น) เพียงคลิกที่จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของช่วงข้อมูลแล้วลากเคอร์เซอร์ของคุณไปในทิศทางที่คุณต้องการเพื่อเน้นข้อความที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังมีแป้นพิมพ์ลัดที่เป็นประโยชน์จำนวนหนึ่งที่แจกแจงไว้ด้านล่าง
- การกด Ctrl และแป้นเว้นวรรคจะขยายส่วนที่เลือกไปทั่วทั้งคอลัมน์ที่เซลล์เดิมตั้งอยู่
- การกด ⇧ Shift และแป้นเว้นวรรคจะขยายส่วนที่เลือกไปทั่วทั้งแถวที่มีเซลล์เดิมอยู่
- การกด Ctrl+⇧ Shift และแป้นเว้นวรรคหรือ Ctrl+A จะเป็นการเลือกทั้งเวิร์กชีต
ขั้นตอนที่ 7 แทรกแถว
เริ่มต้นด้วยการคลิกหมายเลขแถว (จะเป็นการเลือกทั้งแถว) เลือกแถวที่คุณต้องการให้แถวใหม่ของคุณไปด้านบน คลิกขวา (Control+คลิกบน Mac) แล้วเลือก "แทรก" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
- ฟังก์ชันนี้ยังใช้ได้จากแท็บ "หน้าแรก" โดยเลือก "แทรก" จาก "เซลล์" จากนั้นเลือก "แทรกแถวแผ่นงาน"
- การแทรกหลายแถวทำให้คุณต้องเลือกหลายแถวเหนือตำแหน่งที่คุณต้องการวางแถวใหม่ เพียงเลือกจำนวนแถวเดียวกับที่คุณต้องการแทรกด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 8 แทรกคอลัมน์
เริ่มต้นด้วยการคลิกตัวอักษรประจำคอลัมน์ (จะเป็นการเลือกทั้งคอลัมน์) เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการให้คอลัมน์ใหม่ของคุณไปทางด้านซ้ายของ คลิกขวา (Control+คลิกบน Mac) แล้วเลือก "แทรก" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
- ฟังก์ชันนี้ยังใช้ได้จากแท็บ "หน้าแรก" โดยเลือก "แทรก" จาก "เซลล์" จากนั้นเลือก "แทรกแถวแผ่นงาน"
- การแทรกหลายคอลัมน์ทำให้คุณต้องเลือกหลายคอลัมน์ทางด้านขวาของตำแหน่งที่คุณต้องการวางคอลัมน์ใหม่ เพียงเลือกจำนวนคอลัมน์ที่คุณต้องการแทรกทางด้านซ้าย
ส่วนที่ 2 จาก 3: การแก้ไขข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1 คัดลอกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์
หลังจากเลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกแล้ว ให้คลิกขวาและเลือก "คัดลอก" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น หรือกด Ctrl+C (หรือ ⌘ Command+C สำหรับผู้ใช้ Mac) การดำเนินการนี้จะเพิ่มข้อมูลที่เลือกลงในคลิปบอร์ดของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ตัดหนึ่งเซลล์ขึ้นไป
หลังจากเลือกเซลล์ที่คุณต้องการตัดแล้ว ให้คลิกขวาและเลือก "ตัด" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น หรือกด Ctrl+X (หรือ ⌘ Command+X สำหรับผู้ใช้ Mac) การดำเนินการนี้จะเพิ่มข้อมูลที่เลือกลงในคลิปบอร์ดของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 วางเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์
หลังจากเลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางข้อมูลแล้ว ให้คลิกขวาและเลือก "วาง" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น หรือกด Ctrl+V (หรือ ⌘ Command+V สำหรับผู้ใช้ Mac) การดำเนินการนี้จะวางเนื้อหาของเซลล์ที่คัดลอกหรือตัด
หากเซลล์ของคุณมีสูตร "วาง" จะวางสูตรที่ไม่ได้คำนวณค่าของสูตร ในการ "วาง" ค่าของเซลล์ ให้ใช้ "วางแบบพิเศษ"
ขั้นตอนที่ 4 วางค่าของเซลล์แทนสูตร
เริ่มต้นด้วยการเลือก "แก้ไข" จากแท็บ "หน้าแรก" และคลิก "วางแบบพิเศษ" เลือก "ค่า" จากรายการแอตทริบิวต์ที่จะวาง
ตัวเลือกอื่นๆ ใน "วางแบบพิเศษ" อาจรวมถึง "ความคิดเห็น" (ความคิดเห็นแบบข้อความที่สามารถเพิ่มลงในเซลล์แต่ละเซลล์ได้) "รูปแบบ" (การเลือกรูปแบบข้อความทั้งหมด) หรือ "ทั้งหมด" เพื่อวางทุกอย่างที่ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ครั้งหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 5. ลบเนื้อหาเซลล์
เพียงเลือกเซลล์ที่คุณต้องการลบข้อความ แล้วกด Del หรือคลิกขวาแล้วเลือก "ลบ" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 ย้ายเซลล์ แถวหรือคอลัมน์
เน้นเซลล์ที่คุณเลือกและเปิดใช้งาน "ย้ายตัวชี้" (ปรากฏเป็นลูกศรทิศทางสี่สำหรับผู้ใช้ Windows หรือเป็นไอคอนรูปมือสำหรับผู้ใช้ Mac) ลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการเพื่อแทนที่ข้อมูลที่มีอยู่ด้วยเซลล์ที่คุณตัดสินใจย้าย
ขั้นตอนที่ 7. ใช้สูตร
Excel ใช้ "สูตร" เพื่อทำการคำนวณภายในเซลล์ และสามารถอ้างอิงเซลล์อื่นเป็นส่วนหนึ่งของการคำนวณนั้นได้ คลิกเซลล์ที่คุณต้องการป้อนสูตร จากนั้นเริ่มโดยพิมพ์ "=" ตอนนี้พิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์แล้วคลิก "Enter" Excel จะแสดงผลลัพธ์ (ไม่ใช่สูตรเอง)
คุณยังสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีพิมพ์สูตรใน Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 8 อ้างอิงค่าจากเซลล์อื่น
สูตรสามารถอ้างอิงเซลล์อื่นๆ และค่าของเซลล์เหล่านั้นได้ ขณะพิมพ์สูตร เพียงคลิกเซลล์เดียวหรือช่วงของเซลล์ จากนั้น Excel จะเติมชื่อเซลล์ (เช่น B2, D5) ลงในสูตรของคุณโดยอัตโนมัติ ตอนนี้สูตรของคุณอ้างอิงเซลล์นั้นและจะดึงค่าจากเซลล์นั้นอย่างต่อเนื่อง ถ้าค่าในเซลล์ที่อ้างอิงเปลี่ยนไป ผลลัพธ์ของสูตรของคุณก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน
คุณยังสามารถอ้างอิงค่าจากเวิร์กชีตอื่นได้อีกด้วย เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่คุณต้องการอ้างอิงค่า พิมพ์ "=" ในแถบสูตร จากนั้นพิมพ์สูตรที่คุณต้องการต่อจาก "=" ทันที หลังจากพิมพ์สูตรแล้ว ให้คลิกที่แท็บของเวิร์กชีตที่คุณ ต้องการอ้างอิงแล้วเลือกช่วงข้อมูลที่คุณต้องการป้อนลงในสูตร
ขั้นตอนที่ 9 ติดตามการเปลี่ยนแปลงของคุณ
คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยเลือก "เครื่องมือ" จากแถบเมนู แล้วคลิก "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" สุดท้าย เลือก "ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง"
หากตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งาน แสดงว่าคุณอยู่ในรูปแบบอ่านอย่างเดียว ภายใต้ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง " ให้เลือกตัวเลือกถัดจาก "ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข ซึ่งจะแชร์เวิร์กบุ๊กของคุณด้วย" เมื่อเลือกตัวเลือกนี้แล้ว คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงและดูการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้โดยเลือกตัวเลือกนี้อีกครั้งและทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง"
ขั้นตอนที่ 10 เพิ่มความคิดเห็น
นี่อาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการหารือเกี่ยวกับการแก้ไขที่ทำในสเปรดชีต Excel เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น จากนั้นเลือก "แทรก" จากแถบเมนูและคลิก "แทรกความคิดเห็น" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น กล่องข้อความจะปรากฏในตำแหน่งที่คุณต้องการและอนุญาตให้คุณแสดงความคิดเห็น
ขั้นตอนที่ 11 บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
เลือก "ไฟล์" จากแถบเมนูแล้วคลิก "บันทึก" จากนั้นเลือกปุ่มรายการแบบเลื่อนลง "บันทึกใน" และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ หากคุณพยายามออกจาก Excel ก่อนบันทึกการเปลี่ยนแปลงล่าสุด กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นและถามว่าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ คุณสามารถคลิก "บันทึก" หรือ "ไม่บันทึก" ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
ส่วนที่ 3 จาก 3: การจัดรูปแบบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1 ดูริบบิ้น "รูปแบบ"
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าริบบิ้น "รูปแบบ" มองเห็นได้ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เพียงคลิกลูกศรชี้ลงที่ด้านขวาของริบบิ้น "รูปแบบ" เพื่อขยาย วิธีนี้จะช่วยให้คุณปรับรูปแบบและขนาดแบบอักษรในขณะที่ทำให้ข้อความเป็นตัวเอียง ตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงฟังก์ชันต่างๆ ที่กล่าวถึงในขั้นตอนการจัดรูปแบบที่อธิบายไว้ด้านล่างด้วยทางลัด
การคลิกขวาที่เซลล์หรือกลุ่มเซลล์จะแสดงตัวเลือกการจัดรูปแบบด้วย หลังจากคลิกขวาที่เซลล์แล้ว ให้เลือก "จัดรูปแบบเซลล์" ซึ่งจะให้ตัวเลือกมากมายแก่คุณเกี่ยวกับตัวเลข (รูปแบบ) การจัดตำแหน่ง แบบอักษร เส้นขอบ รูปแบบ และการป้องกัน
ขั้นตอนที่ 2 ตัดข้อความของคุณ
ซึ่งจะทำให้ข้อความล้อมรอบและยังคงมองเห็นได้ภายในเซลล์ แทนที่จะต่อท้ายและปิดบังโดยเซลล์ถัดไป เริ่มต้นด้วยการเน้นเซลล์ที่คุณต้องการปรับ จากนั้นในแท็บ "หน้าแรก" ให้ดูที่กลุ่มปุ่ม "การจัดตำแหน่ง" แล้วเลือกตัวเลือก "ตัดข้อความ"
คุณยังสามารถปรับข้อความของคุณให้พอดีกับเซลล์ เพื่อให้คอลัมน์และแถวปรับความกว้างหรือความสูงโดยอัตโนมัติ (ตามลำดับ) เพื่อปรับเนื้อหาภายในเซลล์ ใต้แท็บ "หน้าแรก" ให้ดูที่กลุ่มปุ่ม "เซลล์" แล้วคลิก "รูปแบบ" จากเมนู "รูปแบบ" เลือก "ขนาดเซลล์" แล้วคลิก "ปรับความกว้างคอลัมน์ให้พอดีอัตโนมัติ" หรือ "ปรับความสูงของแถวให้พอดีอัตโนมัติ"
ขั้นตอนที่ 3 จัดแนวข้อความของคุณ
ซึ่งจะทำให้ข้อความของคุณถูกจัดชิดขอบด้านซ้าย ด้านขวา หรือตรงกลางของเซลล์ เริ่มต้นด้วยการเน้นเซลล์ที่คุณต้องการปรับ จากนั้นในแท็บ "หน้าแรก" ให้เลือกการจัดตำแหน่งที่เหมาะสม คุณจะเห็นปุ่มสามปุ่มที่มีเส้นเป็นแนวเพื่อแสดงด้านข้างของเซลล์ที่ข้อความจะเริ่มขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เปลี่ยนรูปแบบตัวเลขของข้อมูล
คุณจะพบรูปแบบการนับพื้นฐานหลายแบบบนแถบเครื่องมือ "รูปแบบ" เพียงเลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ จากนั้นคลิกรูปแบบตัวเลขที่เหมาะสมบนแถบเครื่องมือ ในการเข้าถึงสไตล์เพิ่มเติม ให้คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือก คลิก "จัดรูปแบบเซลล์" จากนั้นเลือกแท็บ "ตัวเลข" คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ แสดงอยู่ใต้ "หมวดหมู่"
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนสีข้อความของคุณ
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการปรับสีข้อความ จากแถบเครื่องมือ "รูปแบบ" ให้คลิกลูกศรชี้ลงข้าง "สีแบบอักษร" นี่คือตัวเลือกที่ดูเหมือนตัวอักษร "A" โดยมีเส้นสีอยู่ด้านล่าง คลิกลูกศรพร้อมแสดงเมนูพร้อมตัวเลือกสีต่างๆ
ขั้นตอนที่ 6 เปลี่ยนสีพื้นหลังของคุณ
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการปรับสีพื้นหลัง จากนั้น จากแถบเครื่องมือ "รูปแบบ" ให้คลิกลูกศรชี้ลงข้าง "เติมสี" นี่คือตัวเลือกที่ดูเหมือนกระป๋องสีตัวอักษรโดยมีเส้นสีอยู่ข้างใต้ คลิกลูกศรพร้อมแสดงเมนูพร้อมตัวเลือกสีต่างๆ
เคล็ดลับ
- การกด Ctrl+⇧ Shift และลูกศรชี้ทิศทางที่เหมาะสมจะขยายส่วนที่เลือกไปยังเซลล์ที่เติมข้อมูลล่าสุดในคอลัมน์หรือแถวเดียวกันกับเซลล์ดั้งเดิม
- การกด Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home จะเป็นการขยายส่วนที่เลือกไปจนถึงจุดเริ่มต้นของเวิร์กชีต
- การกด Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn จะขยายส่วนที่เลือกผ่านชีตปัจจุบันและชีตถัดไปที่ตามมา
- การกด Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp จะขยายส่วนที่เลือกผ่านแผ่นงานปัจจุบันและแผ่นงานก่อนหน้าที่อยู่ข้างหน้า
- คุณยังปรับความกว้างของคอลัมน์และความสูงของเซลล์ได้ด้วยตนเอง เพียงคลิกที่เส้นแบ่งเซลล์สองเซลล์แล้วกดค้างไว้จนกว่าลูกศรสองอันตรงข้ามจะปรากฏขึ้น จากนั้นลากลูกศรเหล่านั้นไปในทิศทางที่ต้องการเพื่อย่อหรือขยายแถวหรือคอลัมน์
- คุณยังสามารถสร้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ที่ต้องการ (หรือหมวดหมู่ของเซลล์) ภายใต้แท็บ "หน้าแรก" เลือก "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" จากกลุ่มปุ่ม "สไตล์"
