อีเมลตอบรับทำให้บุคคลอื่นทราบว่าคุณได้รับข้อความหรือคำขอ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถตอบกลับโดยสมบูรณ์ได้ในทันที แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องส่งการตอบรับสำหรับอีเมลส่วนตัวทุกฉบับที่คุณได้รับ แต่คุณควรตอบกลับในรูปแบบมืออาชีพหรือทางธุรกิจเมื่อคุณส่งถึงคุณโดยตรง หากคุณต้องการเพียงบอกอีกฝ่ายว่าคุณได้รับอีเมลของพวกเขา ให้ส่งการตอบรับสั้นๆ เพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบ หากบุคคลนั้นร้องขอบริการหรือสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาที่คาดว่าจะได้รับคำตอบหรือวิธีแก้ปัญหาใดๆ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การยืนยันว่าคุณได้รับอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ตอบกลับหากคุณอยู่ในบรรทัด ถึง: หรือระบุชื่อในข้อความ
ตรวจสอบที่ด้านบนของอีเมลเพื่อดูว่าผู้ส่งระบุที่อยู่อีเมลของคุณในบรรทัด "ถึง:" หรือไม่ หากคุณไม่อยู่ในรายชื่อ ให้สแกนเนื้อหาของอีเมลเพื่อดูว่าชื่อของคุณปรากฏอยู่ที่ใดในนั้น หากคุณเห็นชื่อของคุณ โปรดส่งการตอบรับเนื่องจากคุณได้ส่งถึงคุณโดยตรง
หากที่อยู่อีเมลของคุณแสดงอยู่ในบรรทัด "สำเนา" ของอีเมลเท่านั้น แต่ไม่มีการกล่าวถึงคุณในเนื้อหา คุณไม่จำเป็นต้องส่งการตอบรับ เนื่องจากข้อความอาจถูกส่งไปยังคนกลุ่มใหญ่
คำเตือน:
หลีกเลี่ยงการยอมรับข้อความสแปม เนื่องจากอาจยังส่งอีเมลถึงคุณต่อไปหากคุณตอบกลับ
ขั้นตอนที่ 2 ระบุชื่อผู้ส่งในคำทักทาย
เริ่มคำทักทายที่ด้านบนสุดของอีเมลเพื่อให้อีกฝ่ายเห็นทันทีเมื่อเปิดอีเมล ใช้คำทักทายที่เป็นทางการ เช่น “สวัสดี” หรือ “เรียน” ตามด้วยชื่อของพวกเขา หากคุณกำลังตอบกลับผู้บังคับบัญชาหรือคนที่คุณไม่คุ้นเคย ให้ใช้ชื่อตามด้วยนามสกุล ถ้าคุณรู้จักอีกฝ่ายดี คุณสามารถใช้ชื่อของเขาได้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “สวัสดี คุณนายเดวิส” หรือ “เรียน โจนาธาน” เป็นคำทักทายของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ระบุสั้น ๆ ว่าคุณอ่านอีเมลแล้ว
ใช้เพียงไม่กี่ประโยคเพื่อรับทราบ ดังนั้นจึงไม่ดูใช้คำมากเกินไป ขอบคุณบุคคลที่ส่งอีเมลหรือแจ้งให้ทราบว่าคุณได้รับข้อความแล้ว หากมีรายละเอียดใด ๆ เฉพาะเจาะจง ให้ทำซ้ำในประโยคเปิดของคุณเพื่อแสดงว่าคุณได้อ่านข้อความของพวกเขาแล้ว
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนบางอย่างเช่น “ขอบคุณที่ส่งข้อความถึงฉันเกี่ยวกับการประชุมในสัปดาห์หน้า” หรือ “ฉันได้รับและอ่านอีเมลของคุณเกี่ยวกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารายใหม่ของเราแล้ว”
- หากคุณไม่มีเวลาอ่านอีเมล คุณสามารถพูดประมาณว่า “ขอบคุณที่ติดต่อเรา ฉันได้รับข้อความของคุณแล้วและจะอ่านให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้”
ขั้นตอนที่ 4 ให้เวลาโดยประมาณสำหรับการตอบกลับหากอีเมลมีคำขอหรือคำถาม
หากคุณมีเวลาตอบสนองอย่างเต็มที่ในทันที ให้ดำเนินการโดยเร็วที่สุดเพื่อช่วยแสดงให้เห็นว่าคุณน่าเชื่อถือและเชื่อถือได้ มิเช่นนั้น ให้ระบุกรอบเวลาที่อีกฝ่ายหนึ่งสามารถคาดหวังข้อความอื่นจากคุณ เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่คิดว่าคุณกำลังเพิกเฉยต่อพวกเขา ระวังอย่าสัญญาว่าคุณจะตอบกลับได้เร็วแค่ไหนหากคิดว่าอาจใช้เวลานานกว่านั้น
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “ฉันจะได้ข้อมูลนั้นให้คุณภายใน 2 วัน” หรือ “ฉันจะติดต่อกลับวันนี้เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาเพิ่มเติม”
- หากคุณไม่ทราบว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการตอบกลับ ให้ใช้ “ฉันจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุดหากมีคำถามหรือความคิดเห็น”
- หากไม่มีคำขอหรือปัญหาที่คุณต้องระบุในอีเมล คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับด้วยกรอบเวลา
ขั้นตอนที่ 5. สิ้นสุดอีเมลด้วยการปิดและชื่อของคุณก่อนส่ง
ใช้การปิดอีเมลอย่างเป็นทางการ เช่น "ดีที่สุด" หรือ "ขอบคุณอีกครั้ง" เพื่อช่วยให้ข้อความดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น เขียนชื่อของคุณหลังจากปิดเพื่อสรุปข้อความของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดทุกอย่างถูกต้องก่อนที่จะคลิกปุ่มส่ง
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “Best, Beth” หรือ “Thanks again, Travis”
- คุณยังสามารถระบุหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลสำรองหลังชื่อของคุณ หากคุณต้องการให้บุคคลอื่นติดต่อคุณได้
ขั้นตอนที่ 6 ติดตามด้วยอีเมลตอบกลับฉบับเต็มโดยเร็วที่สุด
หากอีเมลต้นฉบับมีคำขอหรือคำถาม ให้ใช้เวลาเขียนคำตอบทั้งหมดเมื่อทำได้ ระบุข้อกังวลหรือคำถามทั้งหมดในข้อความให้ครบถ้วนเพื่อแสดงว่าคุณได้ใช้เวลาในการพิจารณาข้อความของพวกเขา รักษาน้ำเสียงที่สุภาพและคิดบวกตลอดทั้งข้อความเพื่อรักษาบทละครที่ดีกับพวกเขา
หากคุณต้องการเวลามากขึ้น เช่น หากคุณกำลังรอรายงานหรือเอกสาร ให้ลองส่งอีเมลติดตามผลพร้อมข้อมูลอัปเดตและกรอบเวลาใหม่ เพื่อไม่ให้อีกฝ่ายคิดว่าคุณลืมเรื่องนั้นไป
วิธีที่ 2 จาก 2: การตอบสนองต่อบริการทางธุรกิจและคำสั่งซื้อ
ขั้นตอนที่ 1 ใส่ชื่อของบุคคลที่คุณติดต่อถึงที่ด้านบนของอีเมล
เริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น “สวัสดี” หรือ “เรียน” เพื่อรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในข้อความของคุณ ถ้าคุณไม่รู้จักเขาดีพอ ให้ใช้ชื่อของเขาตามด้วยนามสกุลเพื่อให้เป็นทางการ หากคุณคุ้นเคยกับบุคคลนั้นมากขึ้นหรือพวกเขาให้ชื่อจริง คุณสามารถเรียกพวกเขาโดยใช้ชื่อนั้นแทน
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “Dear Mr. Christensen” หรือ “Hello Dana” เป็นคำทักทายของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ขอบคุณบุคคลนั้นและพูดถึงผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ร้องขอ
แสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อบุคคลนั้นในประโยคเริ่มต้นของอีเมลของคุณ ในประโยคเดียวกัน ให้ทำซ้ำผลิตภัณฑ์ที่ผู้สั่งซื้อหรือปัญหาหรือข้อกังวลใดที่พวกเขากล่าวถึงในจดหมายโต้ตอบก่อนหน้านี้ ด้วยวิธีนี้ บุคคลนั้นจะรับรู้ว่าคุณใช้เวลาในการอ่านหรือประมวลผลข้อความก่อนหน้าของเขา
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “ขอบคุณสำหรับการสั่งซื้อช็อคโกแลต 2 กล่องจากร้านของเรา” หรือ “เราขอขอบคุณที่คุณติดต่อเราเกี่ยวกับการเปิดรับสมัครงานที่คุณสมัคร”
ขั้นตอนที่ 3 ให้กรอบเวลาแก่บุคคลนั้นว่าจะต้องรอคำตอบหรือจัดส่งเมื่อใด
พูดในประโยคถัดไปว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าที่อีกฝ่ายจะได้ยินตอบกลับจากคุณ เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่รู้สึกราวกับว่าคุณลืมเขาไปแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากรอบเวลาที่คุณระบุนั้นถูกต้องและตรงไปตรงมา ไม่เช่นนั้นพวกเขาอาจจะไม่พอใจหากพวกเขาไม่ได้รับการตอบกลับจากคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “คุณสามารถรอรับพัสดุได้ภายใน 3 วันทำการ” หรือ “โปรดให้เวลาเราตอบกลับ 1-2 วันทำการ”
ตัวเลือกสินค้า:
หากคุณไม่ทราบว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการตอบกลับ ให้พูดว่า “เราจะติดต่อคุณโดยเร็วที่สุดเพื่อแก้ไขข้อกังวลของคุณ”
ขั้นตอนที่ 4 ให้คำแนะนำหากมีปัญหาใดๆ ที่คุณไม่สามารถแก้ไขผ่านอีเมลได้
หากคุณไม่สามารถแก้ปัญหาได้โดยตรง ให้ลองแนะนำตัวเลือกอื่นๆ ที่อาจเป็นประโยชน์มากกว่า รักษาน้ำเสียงที่สุภาพและเข้าใจตลอดข้อความเพื่อไม่ให้ฟังดูเป็นลบหรือดูไม่จริงใจ พยายามให้รายละเอียดกับบุคคลนั้นให้มากที่สุดเพื่อให้พวกเขาสามารถดำเนินการขั้นตอนต่อไปเพื่อแก้ไขปัญหาได้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “ฉันเสียใจที่ทราบว่ามีปัญหาในการโอนเงินไปยังบัญชีเงินฝากของคุณ ลองดูคำถามที่พบบ่อยของเราเพื่อดูว่าปัญหาของคุณได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่ มิฉะนั้น คุณอาจต้องไปที่ธนาคารและพูดคุยกับผู้จัดการบัญชีของคุณเพื่อยืนยันธุรกรรมของคุณ”
ขั้นตอนที่ 5. ทิ้งข้อมูลติดต่อไว้ที่ด้านล่างของอีเมล
ลงท้ายอีเมลด้วยการปิดอย่างเป็นทางการ เช่น "ดีที่สุด" หรือ "ขอบคุณอีกครั้ง" เพื่อให้คุณจบข้อความด้วยข้อความที่ดี อย่าลืมใส่ชื่อของคุณหลังการปิดบัญชี หากคุณต้องการให้คนอื่นมีตัวเลือกในการติดต่อคุณ คุณยังสามารถทิ้งหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมลสำรอง หรือเว็บไซต์ไว้หลังชื่อของคุณ
