ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Microsoft Outlook ช่วยให้คุณตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่ส่งถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณเมื่อคุณไม่อยู่หรืออยู่นอกสำนักงาน ฟีเจอร์ไม่อยู่ที่สำนักงานมีให้สำหรับผู้ใช้ที่มีบัญชี Microsoft Exchange เท่านั้น อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ตามบ้านที่มีบัญชีที่ไม่ใช่ Exchange สามารถสร้างเทมเพลตเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน และสร้างกฎเพื่อให้ Outlook ส่งการตอบกลับโดยอัตโนมัติ หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีบัญชีใดอยู่ โปรดทราบว่าบัญชี Exchange ส่วนใหญ่เป็นบัญชีธุรกิจหรือโรงเรียน บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook โดยใช้ทั้งบัญชี Exchange และบัญชีที่ไม่ใช่ Exchange
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การใช้ Outlook 2019-2010 และ Outlook สำหรับ Office 365
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ
คุณจะพบแอปพลิเคชันนี้ในเมนูเริ่ม
ขั้นตอนที่ 2 คลิกข้อมูลในแท็บไฟล์
คุณจะเห็นสิ่งนี้ใน ribbon เหนือกล่องจดหมายของคุณ พร้อมกับหน้าแรก, ส่ง/รับ, โฟลเดอร์, ดู และ กลุ่ม
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน)
ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบตอบกลับอัตโนมัติ
หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณอาจใช้บัญชีที่ไม่ใช่ของ Exchange ทำตามวิธีการในบทความนี้เพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีที่ไม่แลกเปลี่ยน
ขั้นตอน 4. คลิกเพื่อเลือกกล่องถัดจาก “ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
” เมื่อคุณคลิกที่ช่อง ระบบจะเติมเครื่องหมายถูกเพื่อระบุว่าได้เปิดใช้งานแล้ว
หากคุณต้องการระบุเวลา ให้คลิกเพื่อเลือกช่องถัดจาก “ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้” จากนั้นเลือกเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนที่จะไปเที่ยวพักผ่อนเป็นเวลาสองสัปดาห์ ให้เลือกช่วงวันที่ที่คุณจะลาพักร้อน เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงานเฉพาะเมื่อคุณไม่อยู่
ขั้นตอนที่ 5 คลิกแท็บ ภายในองค์กรของฉัน
คุณจะเห็นสิ่งนี้เหนือกล่องข้อความเปล่าขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 6 พิมพ์การตอบกลับอัตโนมัติที่คุณต้องการส่งถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากสำนักงานหรือบริษัทของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 คลิกแท็บภายนอกองค์กรของฉัน
คุณจะเห็นสิ่งนี้เหนือกล่องข้อความเปล่าขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 8 พิมพ์การตอบกลับอัตโนมัติที่คุณต้องการส่งถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากภายนอกองค์กรของคุณ
มีเมนูดรอปดาวน์สำหรับประเภทฟอนต์และขนาดฟอนต์ รวมถึงปุ่มสำหรับจัดรูปแบบข้อความในข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 9 คลิกตกลง
บุคคลที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงานจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้น หากคุณไม่ได้เลือกช่วงเวลา การตอบกลับอัตโนมัติจะส่งไปจนกว่าคุณจะปิดคุณสมบัตินี้
วิธีที่ 2 จาก 4: การใช้ Outlook 2007
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ
คุณจะพบสิ่งนี้ในเมนูเริ่ม
ขั้นตอนที่ 2 คลิกผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในแท็บเครื่องมือ
คุณจะพบแท็บเครื่องมือในเมนูทางด้านซ้ายบนของหน้าต่างโปรแกรม กล่องโต้ตอบผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะเปิดขึ้น
หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณอาจใช้บัญชีที่ไม่ใช่ของ Exchange ทำตามวิธีการในบทความนี้เพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีที่ไม่แลกเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเพื่อเลือกวงกลมถัดจาก "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
”
หากคุณต้องการระบุเวลา ให้คลิกเพื่อเลือกช่องถัดจาก "ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้" จากนั้นเลือกเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนที่จะไปเที่ยวพักผ่อนเป็นเวลาสองสัปดาห์ ให้เลือกช่วงวันที่ที่คุณจะลาพักร้อน เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงานเฉพาะเมื่อคุณไม่อยู่
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ ภายในองค์กรของฉัน
คุณจะเห็นสิ่งนี้เหนือกล่องข้อความเปล่าขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 5. พิมพ์การตอบกลับอัตโนมัติที่คุณต้องการส่งถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากสำนักงานหรือบริษัทของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 คลิกแท็บภายนอกองค์กรของฉัน
คุณจะเห็นสิ่งนี้เหนือกล่องข้อความเปล่าขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 7 พิมพ์การตอบกลับอัตโนมัติที่คุณต้องการส่งถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากภายนอกองค์กรของคุณ
มีเมนูดรอปดาวน์สำหรับประเภทฟอนต์และขนาดฟอนต์ รวมถึงปุ่มสำหรับจัดรูปแบบข้อความในข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 8 คลิกตกลง
บุคคลที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงานจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้น หากคุณไม่ได้เลือกช่วงเวลา การตอบกลับอัตโนมัติจะส่งไปจนกว่าคุณจะปิดคุณสมบัตินี้
วิธีที่ 3 จาก 4: การใช้ Outlook 2003
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ
คุณจะพบโปรแกรมนี้ในเมนูเริ่ม
ขั้นตอนที่ 2 คลิกผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในแท็บเครื่องมือ
คุณจะพบแท็บเครื่องมือในเมนูทางด้านซ้ายบนของหน้าต่างโปรแกรม กล่องโต้ตอบผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะเปิดขึ้น
หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณอาจใช้บัญชีที่ไม่ใช่ของ Exchange ทำตามวิธีการในบทความนี้เพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีที่ไม่แลกเปลี่ยน
ขั้นที่ 3. คลิกเพื่อเลือกวงกลมที่อยู่ถัดจาก “ฉันกำลังไม่อยู่ที่สำนักงาน
”
ขั้นตอนที่ 4 พิมพ์ข้อความในกล่องข้อความ
บุคคลที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับการตอบกลับเพียงครั้งเดียวจนกว่าคุณจะกลับมาที่สำนักงาน
ขั้นตอนที่ 5. คลิกตกลง
ทุกฝ่ายที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน หรือจนกว่าคุณจะเลือก "ฉันอยู่ในสำนักงาน"
วิธีที่ 4 จาก 4: การใช้บัญชีที่ไม่ใช่การแลกเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ
คุณจะพบสิ่งนี้ในเมนูเริ่ม
ขั้นตอนที่ 2 คลิก อีเมลใหม่ ในแท็บหน้าแรก
คุณจะเห็นแท็บใน ribbon เหนือกล่องจดหมายของคุณ พร้อมด้วยไฟล์, ส่ง/รับ, โฟลเดอร์, มุมมอง และ กลุ่ม อีเมลเปล่าจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขอีเมลเทมเพลตเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
เว้นบรรทัด ถึง… และ CC… ว่างไว้
- พิมพ์หัวเรื่องของอีเมล เช่น "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" เพื่อให้คนอื่นรู้ว่าพวกเขากำลังได้รับการตอบกลับอัตโนมัติจากคุณ
- พิมพ์การตอบกลับที่คุณต้องการส่งโดยอัตโนมัติไปยังผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณในเนื้อหาของข้อความอีเมล ข้อความนี้จะใช้เป็นเทมเพลต "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บไฟล์แล้วคลิกบันทึกเป็น
ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น"
ขั้นตอนที่ 5 คลิกเทมเพลต Outlook จากเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท"
ขั้นตอนที่ 6 พิมพ์ชื่อสำหรับเทมเพลตข้อความ จากนั้นคลิก บันทึก
เทมเพลตนี้สามารถใช้ได้ทุกเมื่อที่คุณไม่พร้อมใช้งานผ่านอีเมลในบัญชี Outlook ส่วนบุคคลของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน
เมื่อต้องการให้เทมเพลตของคุณส่งถึงผู้ใช้โดยอัตโนมัติในขณะที่คุณไม่อยู่ คุณต้องสร้างกฎที่แนะนำให้ Outlook ตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติโดยใช้เทมเพลตนี้
ขั้นตอนที่ 8 คลิก กฎใหม่
คุณจะเห็นสิ่งนี้ภายใต้แท็บกฎของอีเมล กล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎจะปรากฏขึ้นเพื่อแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการสร้างกฎ
ขั้นตอนที่ 9 คลิกเพื่อเลือก “ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ
” คุณจะเห็นสิ่งนี้ภายใต้หัวข้อ "เริ่มต้นจากกฎที่ว่างเปล่า"
คลิก ต่อไป สองครั้งเพื่อดำเนินการสร้างกฎ คุณจะคลิก ต่อไป ในหน้าที่มีตัวเลือกต่างๆ แต่คุณต้องการเว้นช่องว่างไว้สำหรับขั้นตอนที่ 1 และ 2 ว่างไว้เพื่อให้กฎทำงาน
ขั้นที่ 10. คลิกที่กล่องข้าง “reply using a specific template
” คุณจะเห็นสิ่งนี้ภายใต้ส่วนหัว "คุณต้องการทำอะไรกับข้อความ"
ขั้นตอนที่ 11 คลิกลิงก์ "เทมเพลตเฉพาะ" ในขั้นตอนที่ 2
กล่องจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 12 เลือก "เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์" จากเมนูแบบเลื่อนลง "ดูใน"
ดับเบิลคลิกเพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อใช้เป็นการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
ขั้นตอนที่ 13 คลิกถัดไป
ระบบจะนำคุณไปยังขั้นตอนสุดท้ายในตัวช่วยสร้างกฎ ซึ่งคุณสามารถตั้งชื่อกฎ ตั้งข้อยกเว้น และตรวจสอบได้
พิมพ์ชื่อกฎการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 14. คลิกเสร็จสิ้น
ผู้ใช้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้เทมเพลต
