วิธีติดตามบิลใน Microsoft Excel: 13 ขั้นตอน

2024 ผู้เขียน: Gilbert Ryder | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-16 17:43

หลายบริษัทใช้ Microsoft Excel เพื่อติดตามแผนกหรือค่าใช้จ่ายโดยรวมของบริษัท เนื่องจากขณะนี้ Excel มักถูกรวมเข้ากับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows ถ้าคุณมี Excel บนคอมพิวเตอร์ที่บ้าน คุณสามารถใช้ Excel เพื่อติดตามใบเรียกเก็บเงินของคุณได้ มีเทมเพลตจำนวนหนึ่งสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณจากเว็บไซต์ของ Microsoft และเว็บไซต์อื่นๆ และ Excel เวอร์ชันล่าสุดมีเทมเพลตสำหรับติดตามใบเรียกเก็บเงินของคุณในเทมเพลตที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า คุณยังสามารถตั้งค่าสเปรดชีตของคุณเองเพื่อติดตามใบเรียกเก็บเงินของคุณใน Excel ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธี

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 2: การทำงานกับเทมเพลต Excel

ขั้นตอนที่ 1 เลือกเทมเพลตที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า

Excel เวอร์ชันล่าสุดมีเทมเพลตสำหรับติดตามค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลพร้อมกับเทมเพลตสำหรับแอปพลิเคชันทางธุรกิจทั่วไป คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตเหล่านี้และใช้เพื่อติดตามใบเรียกเก็บเงินของคุณใน Excel

• ใน Excel 2003 เลือก "ใหม่" จากเมนู "ไฟล์" เลือก "บนคอมพิวเตอร์ของฉัน" จากบานหน้าต่างงาน "สมุดงานใหม่" เพื่อดูกล่องโต้ตอบ "เทมเพลต"
• ใน Excel 2007 เลือก "ใหม่" จากเมนูปุ่ม "ไฟล์" ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบ "สมุดงานใหม่" เลือก "เทมเพลตที่ติดตั้ง" จากเมนู "เทมเพลต" ในบานหน้าต่างด้านซ้าย เลือก "งบประมาณรายเดือนส่วนบุคคล" จาก "เทมเพลตที่ติดตั้ง" ในบานหน้าต่างตรงกลางแล้วคลิก "สร้าง"
• ใน Excel 2010 คลิกแท็บ "ไฟล์" จากนั้นเลือก "ใหม่" จากเมนู "ไฟล์" เลือก "เทมเพลตตัวอย่าง" จากส่วนบนสุดของบานหน้าต่าง "เทมเพลตที่มี" จากนั้นเลือก "งบประมาณรายเดือนส่วนบุคคล" จากการแสดงเทมเพลตตัวอย่าง แล้วคลิก "สร้าง"

ขั้นตอนที่ 2 เลือกเทมเพลตออนไลน์

ถ้าเทมเพลตงบประมาณส่วนบุคคลที่มาพร้อมกับ Microsoft Excel ไม่สามารถติดตามค่าใช้จ่ายของคุณได้ คุณสามารถเลือกเทมเพลตออนไลน์ได้ คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตจากไซต์ของบริษัทอื่นหรือใช้ Excel เพื่อเชื่อมต่อกับ Microsoft Office Online

• สำหรับ Excel 2003 คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมจากไลบรารี Microsoft Office Online ได้ที่ https://office.microsoft.com/en-us/templates/ (คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตสำหรับ Excel รุ่นที่ใหม่กว่าได้ที่นี่เช่นกัน)
• ใน Excel 2007 ให้เลือก "งบประมาณ" จากส่วน Microsoft Office Online ของกล่องโต้ตอบ "สมุดงานใหม่" คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้เพื่อเชื่อมต่อกับไลบรารีเทมเพลตออนไลน์ของ Office
• ใน Excel 2010 ให้เลือก "งบประมาณ" จากส่วน Office.com ของบานหน้าต่างเทมเพลตที่พร้อมใช้งาน คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้เพื่อเชื่อมต่อกับไลบรารีเทมเพลตออนไลน์ของ Office

ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อมูลของคุณในเซลล์ที่เหมาะสม

ข้อมูลที่แน่นอนขึ้นอยู่กับเทมเพลตสเปรดชีตที่คุณใช้

ขั้นตอนที่ 4 บันทึกสเปรดชีตของคุณ

คุณสามารถใช้ชื่อที่เทมเพลตกำหนดให้กับสเปรดชีตของคุณหรือเปลี่ยนเป็นชื่อที่มีความหมายมากขึ้นก็ได้ การเพิ่มชื่อของคุณและปีให้กับชื่อไฟล์ที่มีอยู่น่าจะเพียงพอแล้ว

วิธีที่ 2 จาก 2: การออกแบบสเปรดชีตการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณเอง

ขั้นตอนที่ 1 เปิด Excel

ขั้นตอนที่ 2 ป้อนชื่อสำหรับสเปรดชีตในเซลล์ A1

ใช้ชื่อที่สื่อความหมาย เช่น "งบประมาณส่วนบุคคล" "การติดตามค่าใช้จ่ายส่วนตัว" หรือชื่ออื่นๆ ที่คล้ายกัน (ไม่รวมเครื่องหมายคำพูดเมื่อป้อนชื่อ ใช้เพื่อแสดงว่าชื่อเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น)

ขั้นตอนที่ 3 ป้อนชื่อคอลัมน์ในแถวที่ 2

ชื่อเรื่องและคำสั่งซื้อที่แนะนำคือ "วันที่" "หมวดหมู่ผู้รับเงิน" (หรือ "จ่ายไปที่") "บันทึก" "ค่าใช้จ่าย" "รายได้" (หรือ "รายได้" หรือ "เงินฝาก") และ "ยอดคงเหลือ" ป้อนชื่อเหล่านี้ในเซลล์ A2 ถึง G2; คุณอาจต้องปรับความกว้างของคอลัมน์เพื่อรองรับชื่อคอลัมน์หรือรายการแบบยาว

เมื่อคุณได้ตั้งชื่อสเปรดชีตและส่วนหัวของคอลัมน์แล้ว ให้ใช้คุณลักษณะ "ตรึงบานหน้าต่าง" เพื่อให้ส่วนหัวเหล่านี้อยู่ที่ด้านบนของจอแสดงผลในขณะที่เลื่อนดูรายการของคุณ Freeze Panes จะอยู่ที่เมนู "View" ใน Excel 2003 และรุ่นก่อนหน้า และในกลุ่ม "Window" ของ Ribbon เมนู "View" ใน Excel 2007 และ 2010

ขั้นตอนที่ 4 ป้อนรายการค่าใช้จ่ายแรกของคุณในเซลล์ของแถวที่ 3

ขั้นตอนที่ 5. ป้อนสูตรยอดคงเหลือในเซลล์ G3

เนื่องจากนี่คือรายการยอดดุลแรก ยอดดุลจะถูกกำหนดโดยนำส่วนต่างระหว่างค่าใช้จ่ายและรายได้ วิธีที่คุณตั้งค่านี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการดูค่าใช้จ่ายหรือเงินสดในมือหรือไม่

• หากคุณกำลังตั้งค่าสเปรดชีตเพื่อดูค่าใช้จ่ายของคุณเป็นหลัก สูตรยอดดุลจะเป็น =E3-F3 โดยที่ E3 คือเซลล์ที่แสดงถึงค่าใช้จ่าย และ F3 คือเซลล์ที่แสดงถึงรายได้ การตั้งสูตรด้วยวิธีนี้จะทำให้ยอดรวมของค่าใช้จ่ายของคุณเป็นจำนวนบวก ซึ่งจะง่ายต่อการเข้าใจ
• หากคุณกำลังตั้งค่าสเปรดชีตเพื่อให้แท็บเงินสดอยู่ในมือ สูตรยอดคงเหลือจะเป็น =F3-E3 การตั้งค่าสเปรดชีตด้วยวิธีนี้จะแสดงยอดดุลเป็นบวกเมื่อกระแสเงินสดของคุณเกินค่าใช้จ่ายและติดลบเมื่อคุณมีค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้

ขั้นตอนที่ 6 ป้อนรายการค่าใช้จ่ายที่สองของคุณในเซลล์ของแถวที่ 4

ขั้นตอนที่ 7 ป้อนสูตรยอดคงเหลือในเซลล์ G4

เนื่องจากรายการที่สองและรายการถัดไปจะรักษายอดดุลที่ดำเนินการอยู่ คุณต้องเพิ่มผลลัพธ์ของความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายและรายได้ให้กับมูลค่าของยอดดุลสำหรับรายการก่อนหน้า

• หากคุณกำลังตั้งค่าสเปรดชีตเพื่อดูค่าใช้จ่ายของคุณเป็นหลัก สูตรยอดดุลจะเป็น =G3+(E4-F4) โดยที่ G3 คือเซลล์ที่แสดงยอดดุลก่อนหน้า E4 คือเซลล์ที่แสดงค่าใช้จ่าย และ F4 คือเซลล์ เป็นตัวแทนของรายได้
• หากคุณกำลังตั้งค่าสเปรดชีตเพื่อให้แท็บเงินสดอยู่ในมือ สูตรยอดคงเหลือจะเป็น =G3+(F4-E4)
• วงเล็บรอบเซลล์ที่แสดงถึงความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายและรายได้ไม่จำเป็น มันถูกรวมไว้เพื่อทำให้แนวคิดของสูตรชัดเจนขึ้นเล็กน้อย
• ถ้าคุณต้องการให้เซลล์ที่มียอดดุลว่างจนกว่าจะมีการสร้างรายการที่สมบูรณ์ คุณสามารถใช้คำสั่ง IF ในสูตร เพื่อที่ว่าถ้าไม่ได้ป้อนวันที่ เซลล์ยอดดุลจะไม่แสดงค่า สูตรสำหรับรายการที่สองคือ =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) หากคุณกำลังตั้งค่าสเปรดชีตเพื่อติดตามค่าใช้จ่าย และอ่านว่า =IF(A4=", "", G3+(F4-E4)) หากคุณกำลังตั้งค่าสเปรดชีตให้แสดงเงินสดในมือ (คุณอาจละเว้นวงเล็บรอบๆ เซลล์ที่แสดงค่าใช้จ่ายและรายได้ แต่อย่าใส่วงเล็บชุดนอก)

ขั้นตอนที่ 8 คัดลอกสูตรยอดดุลไปยังเซลล์อื่นในคอลัมน์ G (คอลัมน์ยอดดุล)

คลิกขวาที่เซลล์ G3 และเลือก "คัดลอก" จากเมนูป๊อปอัป จากนั้นลากเพื่อเลือกเซลล์ด้านล่างในคอลัมน์ คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือก แล้วเลือก "วาง" จากเมนูป๊อปอัปเพื่อวางสูตรลงในเซลล์ที่เลือก (ใน Excel 2010 ให้เลือกตัวเลือก "วาง" หรือ "วางสูตร" บนเมนูป๊อปอัป) สูตรจะอัปเดตการอ้างอิงเซลล์โดยอัตโนมัติเพื่อระบุค่าใช้จ่าย รายได้ และวันที่ (หากใช้) การอ้างอิงจากแถวปัจจุบันและ การอ้างอิงยอดดุลจากแถวเหนือแถวปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 9 บันทึกสเปรดชีต

ตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับสเปรดชีต เช่น "Expense Tracking.xls" หรือ "Personal Budget.xls" เช่นเดียวกับสเปรดชีตงบประมาณตามเทมเพลต คุณอาจต้องการรวมชื่อและปีของคุณในชื่อไฟล์ (ขอย้ำอีกครั้งว่าเครื่องหมายคำพูดจะใช้เพื่อแสดงชื่อตัวอย่างเท่านั้นและไม่ควรพิมพ์ คุณไม่ต้องพิมพ์ส่วนต่อท้ายไฟล์ Excel จะจัดเตรียมให้คุณ)

Excel 2003 และเก่ากว่าบันทึกไฟล์สเปรดชีตในรูปแบบ ".xls" ที่เก่ากว่า ในขณะที่ Excel 2007 และ 2010 บันทึกสเปรดชีตในรูปแบบ ".xlsx" แบบ XML ที่ใหม่กว่า แต่สามารถอ่านและบันทึกสเปรดชีตในรูปแบบ ".xls" ที่เก่ากว่าได้เช่นกัน. หากคุณมีคอมพิวเตอร์หลายเครื่องและวางแผนที่จะเก็บสเปรดชีตนี้ไว้บนเครื่องทั้งหมด ให้ใช้รูปแบบที่เก่ากว่าหากคอมพิวเตอร์เครื่องใดของคุณมี Excel 2003 หรือเก่ากว่า และรูปแบบที่ใหม่กว่าหากคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องของคุณมี Excel 2007 เป็นอย่างน้อย

วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube

เคล็ดลับ

• ใช้ "การทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ" ในประเภทค่าใช้จ่ายและรายได้เพื่อให้แน่ใจว่าการสะกดคำที่สอดคล้องกัน
• หากต้องการแยกความแตกต่างของค่าใช้จ่ายที่ชำระแล้วออกจากค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระแต่ที่คาดการณ์ไว้ คุณสามารถเป็นตัวหนาหรือระบายสีข้อความสำหรับใบเรียกเก็บเงินที่ชำระแล้วหรือใช้การแรเงาเซลล์
• เพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงสูตรหรือส่วนหัวของคอลัมน์โดยไม่ได้ตั้งใจ คุณอาจต้องการป้องกันเซลล์เหล่านั้นจากการเปลี่ยนแปลง เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง (วันที่ หมวดหมู่ผู้รับเงิน ค่าใช้จ่าย รายได้ และบันทึก) แล้วปลดล็อกเซลล์เหล่านั้น จากนั้นนำการป้องกันไปใช้กับสเปรดชีตทั้งหมด