การเขียนลำดับความสำคัญของคุณลงบนกระดาษนั้นได้ผล หากคุณสามารถเอาชนะมันได้ในตอนบ่าย ด้วยภาระงานที่เข้ามามากมายทั้งที่บ้านหรือที่ทำงาน หลายคนจึงถูกส่งต่อไปยังวันถัดไป (หรือสัปดาห์หรือเดือน) สเปรดชีต Excel นี้จะคอยดูใกล้ถึงกำหนดส่งและเปลี่ยนลำดับความสำคัญของงานตามนั้น ภายใน 20 นาที ขั้นตอนด้านล่างเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการลำดับความสำคัญของคุณ
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 สร้างแท็บ "หน้าแรก" หรือ "สำนักงาน"
เปิดสเปรดชีต Excel ใหม่ คลิกขวาที่แท็บ "Sheet1" ที่ด้านล่างและคลิกเปลี่ยนชื่อ พิมพ์ "Home" หรือ "Office"
ขั้นตอนที่ 2 เปลี่ยนชื่อ Sheet2 เป็น "Template" และ Sheet3 เป็น "Points" โดยทำซ้ำขั้นตอนที่ 1
ขั้นตอนที่ 3 สร้างตารางความสำคัญ
บนแท็บ คะแนน ให้กรอกคอลัมน์ A, B และ C:
ขั้นตอนที่ 4. กำหนดชื่อ "ความสำคัญ"
เลือกจากเซลล์ A2 ถึง C7 คลิกที่ แทรก กำหนดชื่อ
กำหนดชื่อเป็น "ความสำคัญ" แล้วคลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 5. สร้างตารางความพยายาม
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3, 4 และ 5 เพื่อสร้างตารางความพยายามในคอลัมน์ E, F และ G เลือกเซลล์ E2 ถึง G6 และตั้งชื่อว่า "ความพยายาม"
ขั้นตอนที่ 6 สร้างตารางด่วน
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3, 4 และ 5 เพื่อสร้างตารางด่วนในคอลัมน์ I, J และ K ตั้งชื่อว่า "เร่งด่วน"
ขั้นตอนที่ 7 ป้อนหัวข้อบนแท็บหน้าแรก
คลิกที่แท็บ หน้าแรก และแทรกส่วนหัวในแถวที่ 1:
- A - Priority A สูตร 1 สำหรับงานที่สำคัญที่สุด แต่สามารถเกิน 100
- B - ชื่องานของงาน
- C - ความสำคัญ A, B, C, D, E หรือ F จากตาราง
- D - ความพยายาม A 1-5 จากตารางความพยายาม
- E - ความเร่งด่วน สูตรตามวันครบกำหนด
- F - วันครบกำหนดเมื่องานควรจะเสร็จสิ้น วันครบกำหนดไม่ยากและรวดเร็ว ทางลาดขึ้น บอกคุณว่าคุณสามารถเริ่มงานได้เร็วแค่ไหนและ ส่วนขยาย บอกคุณว่ามันจะเลื่อนได้กี่วัน การตัดผมอาจมีทางลาดขึ้นที่ 5 และขยายได้อีก 4 - ไม่ควรที่จะตัดผมก่อนเวลา 2 สัปดาห์และผู้คนอาจสังเกตเห็นว่ามาช้ากว่า 5 วันหรือไม่
- G - Ramp Up Days ก่อนวันครบกำหนด คุณสามารถเริ่มงานได้
- H - ส่วนขยาย การขยายวันที่ครบกำหนดโดยอัตโนมัติ
- สูตร I - Days Left จำนวนวันก่อนวันครบกำหนด; ติดลบถ้าวันครบกำหนดผ่าน
- J - Finished Date งานเสร็จสมบูรณ์แล้ว
- K - Comment รายละเอียดใด ๆ สำหรับงาน
ขั้นตอนที่ 8 ป้อนรายการงานของคุณ
หมายเหตุ ลำดับความสำคัญ ความเร่งด่วน และจำนวนวันที่เหลือจะเว้นว่างไว้ พวกเขาจะเต็มไปด้วยสูตร นี่คือตัวอย่างงานบ้าน
ขั้นตอนที่ 9 ป้อนสูตรสำหรับ Days Left, Ugency และ Priority
สูตรด้านล่างสำหรับแถวที่ 2
- ฉัน (วันที่เหลือ) =F2-IF(ISBLANK(J2), TODAY(), J2)
- E (เร่งด่วน) =IF(I2>G2, 5, IF(I2>0, 4, IF(I2=0, 3, IF(I2+H2>0, 2, 1))))
- A (ลำดับความสำคัญ) =VLOOKUP(C2, ความสำคัญ, 2, FALSE) + VLOOKUP(D2, ความพยายาม, 2, FALSE) +VLOOKUP(E2, ความเร่งด่วน, 2, FALSE)
ขั้นตอนที่ 10. เปลี่ยนรูปแบบสำหรับเซลล์ I2 เป็นจำนวนเต็ม โดยคลิกขวาที่เซลล์ เลือกรูปแบบ และทำให้เป็นตัวเลขที่มีตำแหน่งทศนิยม 0 ตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 11 คัดลอกสูตรสำหรับ Priority, Ugency และ Days Left ไปยังเซลล์ที่เหลือในแต่ละคอลัมน์
เลือกเซลล์ E2 แล้วพิมพ์ CTRL-C
เลือกเซลล์ E3 ถึง E10 แล้วคลิก CTRL-V. ทำซ้ำเพื่อคัดลอกเซลล์ I2 ไปยังเซลล์ I3 ถึง I10 สุดท้าย ทำซ้ำเพื่อคัดลอกเซลล์ A2 ไปยังเซลล์ A3 ถึง A10 ละเว้นค่าคี่ที่คุณได้รับสำหรับงานที่ไม่ได้กำหนด
ขั้นตอนที่ 12 จัดเรียงแถวตามลำดับความสำคัญ
เลือกจากเซลล์ A1 ถึง K สำหรับแถวมากที่สุดเท่าที่คุณมีข้อมูล จากนั้นคลิกที่ การเรียงลำดับข้อมูล
ขั้นตอนที่ 13 บันทึกสเปรดชีตลำดับความสำคัญของคุณ รวมถึงวันที่สำหรับการกำหนดเวอร์ชัน
ขั้นตอนที่ 14. ทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้น
เมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว ให้ทำเครื่องหมายวันที่ในคอลัมน์เสร็จสิ้น จดจำ CTRL- ;
(ปุ่มควบคุมและเครื่องหมายอัฒภาค) ป้อนวันที่ปัจจุบันทันที
ขั้นตอนที่ 15 ดูลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนไปในแต่ละวัน
นี่คือลำดับความสำคัญในช่วงหลายวัน วันที่ 13 กรกฎาคม งานทั้งหมดอยู่ก่อน ทางลาดขึ้น ระยะเวลาจึงมีจำนวนมาก ในวันที่ 20 กรกฎาคม ลำดับความสำคัญสูงกว่า (ตัวเลขที่น้อยกว่า) จะปรากฏสำหรับสี่งาน รวมถึง ตัดหญ้า ซึ่งได้ตีมัน เนื่องจาก วันที่. วันที่ 21 ลำดับความสำคัญสูงกว่าเพราะเราอยู่ใน ส่วนขยาย และวันที่ 23 ก.ค. ก็ยิ่งสูงขึ้นเพราะอยู่นอกเหนือ ส่วนขยาย ระยะเวลา. จ่ายบิล ยังต้องผ่านการยกระดับในวันที่ 23 และ 25
เคล็ดลับ
- คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ได้ตามต้องการ - ใครเป็นผู้มอบหมายงาน หมวดหมู่ ฯลฯ
- แยกงานใหญ่เป็นงานเล็ก
- เรียงลำดับรายการงานทุกวันถ้าจำเป็น
- เก็บไฟล์ Excel แยกกันสำหรับครอบครัว/ที่บ้านและที่ทำงาน
- =IF(WEEKDAY(TODAY(), 2)>5, TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(), 2)-5)+7, TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(), 2)-5))
- ใช้ตัวกรองอัตโนมัติเพื่อเลือกงานที่เกินกำหนด (ด่วน=1) หรืองานที่สำคัญสูง (ความสำคัญ="A")
- อ่านบทความด้านล่างเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญและการจัดการเวลา
- คัดลอกงานที่เกิดซ้ำไปยังแท็บเทมเพลต เพื่อให้คุณสามารถค้นหาและคัดลอกกลับได้อย่างง่ายดาย
- อย่าลังเลที่จะเปลี่ยนคะแนนที่ได้รับสำหรับแต่ละส่วนของลำดับความสำคัญ
- วิธีหนึ่งในการทำให้งานที่เกิดขึ้นซ้ำได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่องคือการป้อนข้อมูลนี้ในคอลัมน์วันที่: (ตัวอย่างนี้ใช้วันศุกร์ ซึ่งคือ "5" ที่นี่)
- เพิ่มรูปแบบตามเงื่อนไขในวันที่ครบกำหนดเพื่อระบุว่าเกินกำหนดเมื่อใด
- รายสัปดาห์ รายเดือน (หรืออาจเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า) จะนับจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์ในแต่ละช่วงเวลา นี่อาจเป็นผลตอบรับเชิงบวกเพียงอย่างเดียวที่คุณอาจได้รับจากงานของคุณ
- ค้นหาวันที่ "วันนี้" (จันทร์=1, อังคาร=2, … อา=7) และตรวจดูว่าช้ากว่าวันศุกร์หรือไม่ หากใช่ จะเพิ่มเจ็ดในวันศุกร์ปัจจุบัน โดยให้สัปดาห์หน้าในวันศุกร์ หากไม่ช้ากว่าวันศุกร์ ระบบจะแสดงวันที่ของวันศุกร์สำหรับสัปดาห์นี้เท่านั้น
- ในตัวอย่างนี้ วันจันทร์ = 1 วันอังคาร = 2 วันพุธ = 3 วันพฤหัสบดี = 4 วันศุกร์ = 5 วันเสาร์ = 6 และวันอาทิตย์ = 7
- หากต้องการเปลี่ยนสูตรนี้ให้ใช้ได้ เช่น วันอังคาร เราจะเห็นได้โดยดูจากรายการด้านบนว่าวันอังคาร = 2 ดังนั้นให้สลับ 5 สามตัวในสูตรเป็น 2
คำเตือน
- แทนที่จะพกไฟล์ Excel ติดตัวไปด้วยตลอดเวลา ให้ใช้ Google สเปรดชีต เพื่อให้ไฟล์ของคุณพร้อมใช้งานเสมอ
- บันทึกสเปรดชีตทุกๆ สองสามเซสชันเพื่อการกู้คืน
- การจัดการเวลาเป็นเรื่องส่วนตัวอย่างมาก และสเปรดชีตนี้อาจไม่เหมาะกับความต้องการและความชอบของคุณ อาจรู้สึกว่าเป็นการล่วงล้ำหรือเพียงต้องการเยี่ยมชมทุกวัน อาจใช้ได้ผลสำหรับคุณ แต่ไม่ใช่เพื่อนของคุณหรือในทางกลับกัน
- ลำดับความสำคัญที่คำนวณได้ไม่ใช่ตัวเลขลำดับ การทำงานที่มีลำดับความสำคัญ "1" ให้สำเร็จไม่ได้ทำให้งานอื่นๆ เปลี่ยนไป ลำดับความสำคัญอาจมีมากกว่าร้อยและไม่ใช่ตัวเลขทั้งหมด มักเน้นที่ลำดับความสำคัญระหว่าง 1 ถึง 12
- อย่ากังวลว่าจะมีงานมากเกินไป แม้แต่งานสองเดือนก็สามารถรอที่ด้านล่างของรายการจนกว่าจะถึงวันครบกำหนด
