โปรแกรมอีเมล Outlook ของ Microsoft จะจัดเก็บการนัดหมายในปฏิทิน รายชื่อติดต่อ อีเมล และข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ถ้าคุณต้องการใช้ข้อมูลนี้ในโปรแกรมอื่น คุณจะต้องส่งออกข้อมูลจาก Outlook 2010 และบันทึกไว้ในไฟล์ เช่น สเปรดชีต จากนั้นคุณสามารถนำเข้าไปยังโปรแกรมอื่นได้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเข้าถึงผู้ติดต่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เปิดโปรแกรม Outlook 2010 ของคุณ
รอให้ข้อมูลทั้งหมดของคุณโหลด
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บไฟล์บนแถบเครื่องมือ Outlook ด้านบน
เลือก "ตัวเลือก" ในเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 3 เลือก "ขั้นสูง" จากแท็บในคอลัมน์ด้านซ้ายมือของกล่องโต้ตอบ
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหาส่วนการส่งออก
คลิกที่ปุ่มส่งออก ตัวช่วยสร้างการส่งออกของคุณควรเปิดขึ้น
ส่วนที่ 2 จาก 4: การเลือกรูปแบบไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. คลิก “ส่งออกไปยังไฟล์” ในตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออกของคุณ
คลิกที่ปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 2 ดูภายใต้ “สร้างประเภทไฟล์
” ควรมีตัวเลือกรูปแบบไฟล์หลายแบบที่คุณสามารถใช้ได้
- ใช้ตัวเลือก Comma Separated Values (.csv) หากคุณใช้ Outlook 2010 บนคอมพิวเตอร์ Windows และต้องการนำเข้าไปยังโปรแกรมที่ไม่เกี่ยวข้อง ไฟล์ CSV คล้ายกับสเปรดชีต แต่ไม่มีส่วนหัวเหมือนใน Excel
- ใช้ตัวเลือกสเปรดชีต Excel (.xls) หากคุณต้องการเข้าถึงไฟล์สำหรับการสำรองข้อมูลหรือฟังก์ชันสเปรดชีต
- เลือกไฟล์ Mac Data (.olm) หากคุณต้องการใช้ข้อมูลในโปรแกรม Apple อื่นๆ
- ใช้ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) หากคุณต้องการนำเข้าข้อมูลไปยังโปรแกรม Outlook อื่น
ส่วนที่ 3 จาก 4: การส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook
ขั้นตอนที่ 1 เลือกประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก
ในกรณีนี้ คุณจะต้องเลือกโฟลเดอร์ "Contacts" และยกเลิกการเลือก "Mail" "Tasks" "Calendar" และ "Notes"
ขั้นตอนที่ 2. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออก
หากคุณมีโฟลเดอร์ที่ติดต่อหลายโฟลเดอร์ คุณอาจต้องเลือกโฟลเดอร์นั้นก่อนที่จะส่งออกให้เสร็จสิ้น
หากคุณมีข้อมูลที่ต้องการบันทึกไว้ในโฟลเดอร์มากกว่า 1 โฟลเดอร์ คุณจะต้องส่งออกแต่ละโฟลเดอร์ทีละ 1 โฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม "ถัดไป"
กล่องโต้ตอบสำหรับบันทึกไฟล์จะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ของคุณ
ใต้ช่อง "บันทึกไฟล์ที่ส่งออกเป็น" ให้ใช้เบราว์เซอร์เพื่อเลือกโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. ตั้งชื่อไฟล์ก่อนที่จะบันทึก
คลิก "ตกลง"
ขั้นตอน 6. เลือก “ถัดไป” บนกล่อง “ส่งออกไปยังไฟล์”
เลือก “เสร็จสิ้น” ไฟล์ของคุณจะถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ส่วนที่ 4 จาก 4: สำหรับผู้ติดต่อที่แชร์
ขั้นตอนที่ 1. คลิกขวาที่ชื่อผู้ติดต่อที่แชร์และเลือก "คัดลอกโฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 2 เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของคุณเพื่อใส่สำเนา
ขั้นตอนที่ 3 ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ด้านบน แต่เลือกโฟลเดอร์ย่อยที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น (เลือก ผู้ติดต่อ จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ย่อย ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า Contacts หรือ Contacts1 เป็นต้น
)
เคล็ดลับ
- บันทึกไฟล์ Outlook ที่ส่งออกเหล่านี้ไปยังไดรฟ์สำรอง เป็นความคิดที่ดีที่จะสำรองข้อมูลรายชื่อติดต่อและข้อมูลสำคัญอื่นๆ ทุกๆ สองสามสัปดาห์ ในกรณีที่คอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติ
- หากคุณไม่แน่ใจว่ารูปแบบไฟล์ใดเหมาะที่สุดสำหรับการนำเข้าที่ติดต่อของคุณไปยังโปรแกรมอื่น ให้ลองใช้ไฟล์หลายประเภท เช่น ไฟล์ข้อมูล Outlook และ CSV คุณสามารถลบประเภทไฟล์ที่ไม่ได้ใช้ในภายหลัง
