โดยธรรมชาติแล้ว อีเมลจะไม่เป็นทางการเท่ากับการเขียนจดหมาย อย่างไรก็ตาม คุณจะยังมีเวลาที่คุณต้องเขียนอีเมลให้เป็นทางการมากขึ้น คิดว่าใครคือผู้รับ แล้วเลือกคำทักทายที่เหมาะสมกับสถานการณ์ เมื่อคุณคิดออกแล้ว คุณสามารถไปยังการจัดรูปแบบคำทักทายและเขียนประโยคเริ่มต้นได้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: พิจารณาผู้รับ
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าคุณต้องเป็นทางการแค่ไหน
แม้ว่าคุณจะเขียนอีเมลที่ "เป็นทางการ" ก็ตาม ความเป็นทางการของอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับผู้ที่ได้รับ ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่ใช้ระดับความเป็นทางการในการเขียนอาจารย์เหมือนตอนสมัครงาน
เมื่อคุณติดต่อกับใครบางคนเป็นครั้งแรก เป็นการดีกว่าที่จะเป็นทางการมากกว่าที่คุณต้องเป็น เพียงเพื่อความปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาชื่อบุคคล
หาข้อมูลเพื่อค้นหาชื่อของบุคคลนั้นหากคุณยังไม่รู้ การรู้จักชื่อของบุคคลนั้นจะทำให้คำทักทายดูมีบุคลิกมากขึ้น แม้ว่าคุณจะใช้เทคนิคที่เป็นทางการสำหรับอีเมลของคุณก็ตาม
ขั้นตอนที่ 3 ทำตามผู้นำของบุคคล
หากบุคคลนั้นส่งอีเมลถึงคุณแล้ว ให้คัดลอกรูปแบบคำทักทายของเขา ตัวอย่างเช่น หากพวกเขาใช้ "สวัสดี" และชื่อของคุณ คุณสามารถตอบกลับด้วยรูปแบบเดียวกันโดยใช้ "สวัสดี" และชื่อของบุคคลนั้นเมื่อคุณส่งอีเมล
ตอนที่ 2 ของ 3: การเลือกคำทักทาย
ขั้นตอนที่ 1 ถอยกลับไป "เรียน
“เรียน” (ตามด้วยชื่อบุคคล) เป็นแสตนบายเก่าด้วยเหตุผล เป็นทางการ ไม่อุดอู้ และเพราะใช้บ่อยจึงมักจะมองไม่เห็นในการทักทายซึ่งเป็นสิ่งที่ดี คุณไม่ ต้องการให้คำทักทายของคุณโดดเด่นเพราะมันไม่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 2. ลอง "ทักทาย" เมื่อคุณไม่รู้จักชื่อบุคคลนั้น
คำทักทายคือคำทักทายที่เป็นทางการซึ่งคุณสามารถใช้ในอีเมลธุรกิจได้ โดยเฉพาะหากคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลนั้น อย่างไรก็ตาม การหาชื่อของบุคคลนั้นจะดีกว่าเสมอถ้าเป็นไปได้
คุณยังสามารถใช้ "To Whom It May Concern" ได้หากอีเมลนั้นเป็นทางการโดยเฉพาะและคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลนั้น อย่างไรก็ตาม คำทักทายนี้อาจดูไม่ดีสำหรับบางคน
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณา "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ในอีเมลที่เป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อย
อีเมลมักจะเป็นทางการน้อยกว่าจดหมายทั่วไป ดังนั้นคุณจึงสามารถหลีกเลี่ยงบางอย่างเช่น "สวัสดี" ในอีเมลที่ค่อนข้างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงอาจารย์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับคนที่คุณโต้ตอบด้วยจริงๆ "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" น่าจะใช้ได้ดี
ขั้นตอนที่ 4 ข้าม "เฮ้
"แม้ว่า "สวัสดี" อาจใช้ได้ในอีเมลกึ่งทางการ แต่ "สวัสดี" ไม่น่าจะใช่ เป็นคำทักทายที่ไม่เป็นทางการมาก แม้แต่ในคำพูด ดังนั้นคุณควรหลีกเลี่ยงในอีเมลที่เป็นทางการทุกประเภท แม้ว่าคุณจะรู้จักเจ้านายของคุณ ค่อนข้างดี ตัวอย่างเช่น คุณควรข้าม "เฮ้" เมื่อส่งอีเมลถึงพวกเขาได้ดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ชื่อแทนชื่อเมื่อจำเป็น
บางครั้ง เมื่อคุณเขียนถึงบุคคล คุณจะรู้แค่ชื่อของบุคคลนั้นภายในบริษัทหรือองค์กรเท่านั้น ในกรณีนั้น คุณสามารถระบุเฉพาะตำแหน่งของบุคคลนั้นแทนชื่อของบุคคลนั้นได้ เช่น "เรียน ผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน" "คณะกรรมการจ้างงานที่รัก" หรือ "เรียนศาสตราจารย์"
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มเกียรติของบุคคลเพื่อให้เป็นทางการมากขึ้น
เมื่อเป็นไปได้ ให้เติม "นาย" "นาง" "ดร." หรือ "ศาสตราจารย์" หน้าชื่อบุคคลเพื่อทำให้เป็นทางการมากขึ้น นอกจากนี้ ให้ใช้นามสกุลหรือชื่อนามสกุลของบุคคลนั้นเพื่อให้เป็นทางการมากขึ้น แทนที่จะเป็นเพียงชื่อจริงของบุคคลนั้น
ส่วนที่ 3 จาก 3: การจัดรูปแบบและการเริ่มต้นอีเมล
ขั้นตอนที่ 1. วางคำทักทายในบรรทัดแรก
บรรทัดบนสุดควรเป็นคำทักทายที่คุณเลือก ตามด้วยชื่อของบุคคลนั้น ใช้ชื่อบุคคลเมื่อเป็นไปได้ เช่น นาย นาง หรือ ดร. ตามด้วยชื่อและนามสกุล
ขั้นตอนที่ 2 ใช้เครื่องหมายจุลภาค
โดยทั่วไป คุณจะใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทาย ในตัวอักษรที่เป็นทางการ คุณสามารถใช้เครื่องหมายทวิภาคได้ แต่นั่นก็มักจะเป็นทางการเกินไปสำหรับอีเมล แม้กระทั่งแบบเป็นทางการ ในกรณีส่วนใหญ่ เครื่องหมายจุลภาคก็พอเพียง แม้ว่าคุณอาจใช้เครื่องหมายทวิภาค หากคุณกำลังเขียนจดหมายปะหน้าในอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 ย้ายไปที่บรรทัดถัดไป
คำทักทายจะอยู่ด้านบนสุด ดังนั้นเมื่อคุณเขียนแล้ว ให้กดปุ่มย้อนกลับเพื่อเลื่อนไปยังบรรทัดถัดไป หากคุณกำลังใช้การขึ้นบรรทัดใหม่แทนการเยื้องเพื่อสร้างย่อหน้า คุณจะต้องเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างคำทักทายและย่อหน้าแรก
ขั้นตอนที่ 4 แนะนำตัวเองในประโยคเปิด ถ้าจำเป็น
หากคุณกำลังเขียนถึงใครซักคนเป็นครั้งแรก คุณควรแนะนำตัว แม้ว่าคุณจะรู้จักบุคคลนั้นในชีวิตจริงก็ตาม การให้เบาะแสแก่บุคคลนั้นว่าคุณเป็นใครจะกระตุ้นให้พวกเขาอ่านต่อไป
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "ฉันชื่อเจสสิก้า ฮิลส์ และฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของบริษัท XYZ" คุณยังสามารถรวมว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นได้อย่างไร: "ฉันชื่อ Robert Smith และฉันอยู่ในชั้นเรียนการตลาดของคุณ (Marketing 101 ที่ตรงกับวันอังคารและวันพฤหัสบดีตอนเที่ยง)"
- หากคุณรู้จักบุคคลนั้นแล้วและเคยเขียนถึงบุคคลนั้นมาก่อน คุณสามารถใช้ประโยคแรกเป็นคำทักทายได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "ขอบคุณที่กลับมาหาฉันอย่างรวดเร็ว" หรือ "ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี"
ขั้นตอนที่ 5. ไปที่จุด
อีเมลที่เป็นทางการส่วนใหญ่ต้องเข้าประเด็นอย่างรวดเร็ว นั่นหมายความว่าประโยคแรกหรือประโยคที่สองของคุณควรแนะนำเหตุผลที่คุณเขียนถึงผู้รับ อย่าลืมกระชับที่สุดเท่าที่จะทำได้เมื่ออธิบายจุดประสงค์ของคุณ
