แม้ว่าคุณจะสามารถป้องกันไฟล์ PDF แต่ละไฟล์ด้วยรหัสผ่านได้ แต่ก็อาจกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนโดยไม่จำเป็นหากคุณส่งไฟล์จำนวนมาก ด้วย Adobe Acrobat คุณสามารถสร้างสิ่งที่เรียกว่า Security Envelope ได้ ไฟล์นี้เป็นไฟล์ PDF ที่มีไฟล์แนบได้หลากหลาย เอกสารแนบทั้งหมดเหล่านี้จะได้รับการปกป้องด้วยรหัสผ่านเดียว
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเครื่องมือ Security Envelope ใน Acrobat Pro
ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันไปเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันที่คุณใช้ คุณไม่สามารถสร้างซองความปลอดภัยใน Acrobat Reader ที่ให้บริการฟรีได้
- XI และ DC - คลิกเมนูเครื่องมือทางด้านขวาของหน้าต่างและเลือก "การป้องกัน" → "ตัวเลือกเพิ่มเติม"/"การป้องกันเพิ่มเติม" → "สร้างซองจดหมายความปลอดภัย"
- X และเก่ากว่า - คลิกปุ่ม "ปลอดภัย" ในแถบเครื่องมือแล้วเลือก "สร้างซองจดหมายความปลอดภัย" หากคุณไม่เห็นปุ่ม "ปลอดภัย" ให้เปิดเมนูขั้นสูงแล้วเลือก "ความปลอดภัย" → "สร้างซองจดหมายความปลอดภัย"
ขั้นตอนที่ 2. เพิ่มไฟล์ที่จะส่งในซองจดหมาย
ไฟล์ PDF ที่เปิดอยู่ของคุณจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ และคุณสามารถเพิ่มไฟล์อื่นๆ ที่คุณต้องการได้ ไฟล์ที่คุณเพิ่มไม่จำเป็นต้องเป็นไฟล์ PDF คุณสามารถเพิ่มเอกสาร Word, สเปรดชีต Excel และไฟล์ประเภทอื่นๆ
คลิกปุ่ม "เพิ่มไฟล์เพื่อส่ง" และเรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่ม ไฟล์จำนวนมากขึ้นจะเพิ่มขนาดของไฟล์ซองความปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเทมเพลตซองจดหมาย
Acrobat มาพร้อมกับเทมเพลตซองจดหมายที่แตกต่างกันสามแบบที่คุณสามารถเลือกได้ และคุณสามารถดาวน์โหลดเพิ่มเติมทางออนไลน์ได้ หากคุณใช้ Mac คุณอาจไม่มีเทมเพลตให้เลือก หากเป็นกรณีนี้ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เปิดโฟลเดอร์ Applications และคลิกขวาที่ Adobe Acrobat.app
- เลือก "แสดงเนื้อหาของแพ็คเกจ" จากนั้นไปที่ /Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates
- คัดลอกเทมเพลตไปยังตำแหน่งที่ง่ายขึ้น เช่น โฟลเดอร์เอกสารของคุณ
- กลับไปที่หน้าต่าง Create Security Envelope คลิก "Browse" และเลือกตำแหน่งเทมเพลตใหม่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 เลือกวิธีที่คุณต้องการส่งซองจดหมาย
คุณสามารถเลือกที่จะส่งได้ทันที ซึ่งจะเปิดโปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณหลังจากที่สร้างซองจดหมายแล้ว หากคุณเลือกที่จะส่งในภายหลัง Acrobat จะสร้างไฟล์ซองจดหมายในรูปแบบ PDF เพื่อให้คุณส่งได้ตามต้องการ
โดยทั่วไป ทางที่ดีควรเลือกส่งไฟล์ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 5. ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แสดงนโยบายทั้งหมด" และเลือก "เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
" ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านไปยังซองจดหมายได้ คุณจะไม่ได้รับแจ้งให้สร้างรหัสผ่านจนกว่ากระบวนการจะเสร็จสิ้น
คุณสามารถเลือกรักษาความปลอดภัยด้วยใบรับรองได้ แต่นี่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนกว่าซึ่งจำเป็นต้องสร้างใบรับรองที่เข้ารหัสสำหรับทั้งคุณและผู้รับ มีความปลอดภัยมากกว่ารหัสผ่าน เนื่องจากมีเพียงผู้ถือใบรับรองเท่านั้นที่สามารถเปิดไฟล์ได้ แต่จะสร้างความสับสนให้กับคนส่วนใหญ่ที่คุณพยายามส่งไฟล์ไปให้ ใช้รหัสผ่านเว้นแต่คุณจะอยู่ภายใต้มาตรการรักษาความปลอดภัยหรือการรักษาความลับที่เข้มงวดมาก
ขั้นตอนที่ 6 ป้อนข้อมูลผู้ส่งของคุณ
คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนข้อมูลผู้ส่งของคุณ ซึ่ง Acrobat จะใช้กรอกเทมเพลต คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ "ไม่ต้องแสดงอีก" หลังจากกรอกข้อมูลนี้เพื่อบันทึกไว้สำหรับซองจดหมายในอนาคต
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณและคลิก "เสร็จสิ้น
" ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการตั้งค่ารหัสผ่าน
ขั้นตอนที่ 8 ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสาร"
นี้จะช่วยให้คุณป้อนรหัสผ่านของคุณ
ขั้นตอนที่ 9 สร้างรหัสผ่านสำหรับซองจดหมาย
Acrobat เวอร์ชันใหม่กว่าจะให้คะแนนความแข็งแกร่งของรหัสผ่านเมื่อคุณพิมพ์ คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนอีกครั้งเพื่อยืนยัน
ขั้นตอนที่ 10 เลือกความเข้ากันได้ของคุณ (ไม่บังคับ)
ผู้ใช้ส่วนใหญ่สามารถทิ้งไว้ที่ "Acrobat 7.0" เพื่อความเข้ากันได้สูงสุด หากคุณรู้ว่าผู้รับของคุณใช้ Acrobat 6.0 คุณสามารถเลือกสิ่งนั้นแทนได้ หากคุณรู้ว่าพวกเขากำลังใช้ XI หรือใหม่กว่า คุณสามารถเลือกได้สำหรับการเข้ารหัสรหัสผ่านที่เพิ่มขึ้น
ซองจดหมายความปลอดภัยไม่รองรับ 5.0 หรือเก่ากว่า
ขั้นตอนที่ 11 เสร็จสิ้นกระบวนการสร้าง
คุณจะได้รับคำเตือนว่าการตั้งค่าจะไม่มีผลจนกว่าคุณจะบันทึกไฟล์
ขั้นตอนที่ 12. ลงรายละเอียดการตกแต่งบนซองจดหมาย
หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการสร้าง คุณจะเห็นซองรักษาความปลอดภัยของคุณ คุณสามารถดำเนินการแก้ไขช่องต่างๆ และกรอกข้อมูลที่เหมาะสมได้ คุณใส่คำแนะนำสำหรับผู้รับในช่อง "ถึง" ได้ แต่ต้องแน่ใจว่าไม่ได้ใส่รหัสผ่านไว้ที่นี่
ขั้นตอนที่ 13 บันทึกไฟล์
เมื่อเสร็จแล้ว ให้บันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ มันจะบันทึกเป็นไฟล์ PDF ปกติ เมื่อบันทึกไฟล์แล้ว คุณสามารถส่งไฟล์ให้ใครก็ได้ในรูปแบบไฟล์แนบอีเมลหรืออัปโหลดไปยังบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และพวกเขาจะต้องใช้รหัสผ่านในการเปิด
