แม้ว่าในปัจจุบันจะไม่ได้ใช้บ่อยนัก แต่เครื่องแฟกซ์ก็ยังเป็นอุปกรณ์สำคัญในการส่งเอกสาร แบบฟอร์ม และบันทึกที่เขียนด้วยลายมือที่สำคัญอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสำนักงาน เครื่องแฟกซ์ใช้โทรศัพท์พื้นฐานที่ใช้งานได้ในการส่งและรับเอกสาร และการใช้เครื่องแฟกซ์ทำได้ง่ายเหมือนกับการกดหมายเลขโทรศัพท์ เมื่อคุณตั้งค่าเครื่องแฟกซ์อย่างถูกต้องและทำความคุ้นเคยกับวิธีการส่งและรับแฟกซ์แล้ว คุณจะส่งเอกสารได้อย่างง่ายดายในเวลาไม่นาน!
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การตั้งค่าเครื่องแฟกซ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. วางตำแหน่งเครื่องแฟกซ์
วางเครื่องแฟกซ์ไว้บนพื้นผิวเรียบใกล้กับเต้ารับไฟฟ้าและแจ็คโทรศัพท์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าป้อนกระดาษหันออกด้านนอก ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้แฟกซ์ขาเข้าและเอกสารที่สแกนติดระหว่างผนังกับตัวเครื่อง และป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหาย
ขั้นตอนที่ 2. เชื่อมต่อแหล่งพลังงาน
เสียบเครื่องแฟกซ์เข้ากับเต้ารับที่ผนังที่ใกล้ที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อมีเสียงและเสียบเข้ากับเต้ารับอย่างเหมาะสม เมื่อเครื่องแฟกซ์เชื่อมต่อกับแหล่งพลังงานแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องยังคงปิดอยู่ตลอดการตั้งค่าที่เหลือ
ขั้นตอนที่ 3 รักษาความปลอดภัยสายโทรศัพท์
เครื่องแฟกซ์ใช้สายโทรศัพท์ในการส่งและรับข้อมูลเพื่อสร้างและพิมพ์เอกสาร พวกเขาจะไม่ทำงานผ่านสายโทรศัพท์ทางอินเทอร์เน็ต ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสายโทรศัพท์ที่ใช้งานได้และหมายเลขโทรศัพท์สำหรับเครื่องแฟกซ์ เพื่อให้เครื่องของคุณสามารถส่งและรับสัญญาณเพื่อสร้างเอกสารได้
โทรหาผู้ให้บริการเคเบิลและโทรศัพท์ของคุณเพื่อตั้งค่าโทรศัพท์พื้นฐานหากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 4. เชื่อมต่อสายโทรศัพท์
ควรต่อสายโทรศัพท์มาตรฐานเข้ากับแจ็คโทรศัพท์ของเครื่องแฟกซ์ ซึ่งโดยทั่วไปจะอยู่ที่ด้านหลังของเครื่อง ควรยึดปลายสายอีกด้านเข้ากับแจ็คโทรศัพท์ที่ใกล้ที่สุดในผนังโดยตรง ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อดูว่าสายเชื่อมต่อกับเครื่องและแจ็คโทรศัพท์ที่ผนังแล้วหรือไม่
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มกระดาษและหมึก
แฟกซ์จะต้องใช้กระดาษและหมึกเพื่อสร้างและพิมพ์เอกสารขาเข้า ให้แน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์เหล่านี้อยู่ในมือ
- ก่อนใส่กระดาษ ให้คลี่หรือพลิกปึกกระดาษเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ติดกัน ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้กระดาษติด
- แต่ละเครื่องจะบรรจุตลับหมึกชนิด ขนาด และจำนวนที่แน่นอน อย่าลืมตรวจสอบคำแนะนำของเครื่องเพื่อตัดสินใจว่าหมึกชนิดใดที่เหมาะกับเครื่องของคุณมากที่สุด
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบการเชื่อมต่อ
เมื่อเครื่องแฟกซ์ของคุณเชื่อมต่อและใส่กระดาษและหมึกแล้ว ให้เปิดเครื่องและตรวจสอบการเชื่อมต่อโทรศัพท์ การเชื่อมต่อจะต้องปลอดภัยเพื่อใช้เครื่องแฟกซ์
- ตรวจสอบว่าโทรศัพท์บ้านเชื่อมต่ออย่างถูกต้องโดยหยิบเครื่องรับแฟกซ์หากมีอยู่ในอุปกรณ์ของคุณ เครื่องรับควรมีลักษณะเหมือนโทรศัพท์ ฟังเสียงหึ่งๆ ของเสียงสัญญาณโทรศัพท์ ซึ่งจะบ่งบอกว่าการเชื่อมต่อนั้นปลอดภัย
- หากแฟกซ์ไม่มีเครื่องรับ คุณสามารถเชื่อมต่อโทรศัพท์ผ่านแจ็คโทรศัพท์ภายนอกบนเครื่องแฟกซ์ คุณควรได้ยินเสียงฮัมของเสียงสัญญาณต่อสายหากการเชื่อมต่อมีเสียง
ส่วนที่ 2 จาก 3: การส่งแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 1. เปิดเครื่อง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดเครื่องและสายโทรศัพท์เข้าที่อย่างแน่นหนาก่อนส่งเอกสาร คุณอาจต้องการตรวจสอบเครื่องรับสำหรับสัญญาณโทรศัพท์เพื่อให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อนั้นปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 2. ใช้ใบปะหน้า
ใบปะหน้าเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับประกันว่าเอกสารของคุณจะส่งถึงบุคคลที่ถูกต้อง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อส่งแฟกซ์ไปยังธุรกิจที่พนักงานหลายคนอาจใช้อุปกรณ์เครื่องเดียวกัน ใบปะหน้าควรประกอบด้วยชื่อของผู้รับ หมายเลขแฟกซ์และของคุณ ข้อมูลติดต่อของคุณ และจำนวนหน้าที่ผู้รับควรได้รับในแฟกซ์
รวมจำนวนหน้าบนใบปะหน้าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับเพื่อให้ทราบว่าได้รับหน้าที่จำเป็นทั้งหมดหรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 สั่งซื้อเอกสารอย่างถูกต้อง
อย่าลืมเพิ่มหมายเลขหน้าและจัดหน้าเอกสารตามลำดับที่คุณต้องการให้ได้รับ คุณไม่ต้องการให้ผู้รับไขปริศนาหน้าต่างๆ เข้าด้วยกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและอาจรบกวนความหมายที่ตั้งใจไว้เบื้องหลังเอกสาร การสั่งซื้อหน้าและการกำหนดหมายเลขจะช่วยให้การถ่ายโอนข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 4. ใส่เอกสารในเครื่องสแกน
เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่จะกำหนดให้คุณวางเอกสารโดยหงายหน้าขึ้นหรือคว่ำหน้าลงในส่วนสแกนเนอร์ของเครื่องแฟกซ์ ไม่มีวิธีการมาตรฐานในทุกอุปกรณ์ เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่จะระบุวิธีที่จะใช้โดยมีสัญลักษณ์ที่อ่านง่ายอยู่ด้านหน้าเครื่อง
ขั้นตอนที่ 5. กดหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ
ใช้แป้นกดที่ด้านหน้าของแฟกซ์ หมุนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ รวมทั้งรหัสพื้นที่ หากคุณกำลังแฟกซ์เอกสารระหว่างประเทศ คุณต้องใส่รหัสประเทศ หากมีหมายเลขบริษัทที่ใช้สำหรับการโทรออกภายนอก (โดยปกติคือ “7” หรือ “9”) โปรดกดหมายเลขดังกล่าวก่อนรหัสพื้นที่หรือประเทศและหมายเลขแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 6. ส่งเอกสาร
เมื่อคุณกดหมายเลขแล้ว เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่จะกำหนดให้คุณกดปุ่ม "ส่ง" หรือ "เริ่มต้น" เพื่อส่งเอกสาร ดูในขณะที่เอกสารกำลังส่งในกรณีที่มีข้อผิดพลาดหรือกระดาษติด เมื่อโอนเอกสารสำเร็จ แฟกซ์พร้อมพิมพ์รายงานความคืบหน้าหรือหน้าการยืนยัน หากคุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้ลองส่งเอกสารอีกครั้ง
ส่วนที่ 3 จาก 3: การรับแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบการเชื่อมต่อ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องแฟกซ์เปิดอยู่ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องแฟกซ์เชื่อมต่อกับแหล่งพลังงานและแจ็คโทรศัพท์เพื่อรับแฟกซ์ คุณอาจต้องการรับเครื่องรับและฟังเสียงสัญญาณโทรศัพท์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบกระดาษและแหล่งจ่ายหมึก
คุณจะต้องเตรียมกระดาษและหมึกให้เพียงพอในเครื่องแฟกซ์ หากคุณได้รับเอกสารจำนวนมากผ่านเครื่องแฟกซ์ โปรดตรวจสอบอุปกรณ์เหล่านี้บ่อยๆ มิฉะนั้น อาจทำให้คุณไม่สามารถรับเอกสารทั้งหมดหรือล่าช้ามาถึงได้
ขั้นตอนที่ 3 ฟังเสียงเรียกเข้า
เครื่องแฟกซ์จะดังหรือส่งเสียงเรียกผ่านสายโทรศัพท์เมื่อได้รับเอกสารขาเข้า เครื่องได้รับการตั้งค่าให้ประมวลผลเอกสารเหล่านี้โดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องดำเนินการใดๆ ในตอนนี้ หลีกเลี่ยงการกดปุ่มบนตัวเครื่องในช่วงเวลานี้ มิฉะนั้น การเชื่อมต่ออาจถูกรบกวนหรือตัดการเชื่อมต่อ
ขั้นตอนที่ 4. ตรวจสอบเอกสาร
เมื่อเครื่องแฟกซ์ได้รับเอกสารเรียบร้อยแล้ว เครื่องจะพิมพ์หน้าตามลำดับที่ผู้ส่งวาง ตรวจสอบใบปะหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเป็นผู้รับที่ตั้งใจไว้และหน้าทั้งหมดถูกส่งและพิมพ์สำเร็จ
ขั้นตอนที่ 5. ติดตามผลกับผู้ส่ง
หากคุณต้องการยืนยันว่าคุณได้รับแฟกซ์ หรือหากคุณกังวลว่าคุณยังไม่ได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด คุณอาจต้องการติดตามผลกับผู้ส่งทางโทรศัพท์หรืออีเมล ข้อมูลติดต่ออาจระบุไว้ในใบปะหน้า ดังนั้นโปรดอ้างอิงหน้านี้หากคุณไม่มีข้อมูลของผู้ส่ง
