บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการรายงานข้อมูลอัตโนมัติใน Microsoft Excel สำหรับข้อมูลภายนอก วิกิฮาวนี้จะสอนวิธีสืบค้นและสร้างรายงานจากแหล่งข้อมูลภายนอก (MySQL, Postgres, Oracle ฯลฯ) จากภายในเวิร์กชีตของคุณโดยใช้ปลั๊กอิน Excel ที่เชื่อมโยงเวิร์กชีตของคุณกับแหล่งข้อมูลภายนอก
สำหรับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเวิร์กชีต Excel เราจะใช้มาโครเพื่อสร้างรายงานและส่งออกเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ ด้วยการกดเพียงปุ่มเดียว โชคดีที่ Excel มาพร้อมกับตัวบันทึกขั้นตอนในตัว ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดมาโครด้วยตัวเอง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: สำหรับข้อมูลที่อยู่ใน Excel
ขั้นตอนที่ 1 หากข้อมูลที่คุณต้องการรายงานได้รับการจัดเก็บ อัปเดต และรักษาไว้ใน Excel แล้ว คุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์การรายงานเป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้มาโคร
มาโครเป็นฟังก์ชันในตัวที่ช่วยให้คุณทำงานที่ซับซ้อนและซ้ำๆ ได้โดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2 เปิด Excel
ดับเบิลคลิก (หรือคลิกถ้าใช้ Mac) ไอคอนของแอพ Excel ที่เป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียว แล้วคลิก สมุดงานเปล่า ในหน้าแม่แบบ
- ถ้าใช้ Mac อาจจะต้องคลิก ไฟล์ แล้วคลิก สมุดงานเปล่าใหม่ ในเมนูที่ขยายลงมา
- หากคุณมีรายงาน Excel ที่ต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติอยู่แล้ว ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ของรายงานเพื่อเปิดใน Excel
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อมูลสเปรดชีตของคุณหากจำเป็น
หากคุณยังไม่ได้เพิ่มป้ายชื่อคอลัมน์และตัวเลขที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์เป็นอัตโนมัติ ให้ดำเนินการดังกล่าวก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 4 เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา
โดยค่าเริ่มต้น the นักพัฒนา แท็บไม่แสดงขึ้นที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel คุณสามารถเปิดใช้งานได้โดยทำสิ่งต่อไปนี้ขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการของคุณ:
- Windows - คลิก ไฟล์, คลิก ตัวเลือก, คลิก ปรับแต่งริบบิ้น ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้เลือกช่อง "Developer" ที่ด้านขวาล่างของหน้าต่าง (คุณอาจต้องเลื่อนลงไปก่อน) แล้วคลิก ตกลง.
- Mac - คลิก Excel, คลิก ค่ากำหนด…, คลิก ริบบิ้นและแถบเครื่องมือ ทำเครื่องหมายที่ช่อง "นักพัฒนา" ในรายการ "แท็บหลัก" แล้วคลิก บันทึก.
ขั้นตอนที่ 5. คลิกผู้พัฒนา
แท็บนี้ควรอยู่ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel เพื่อเปิด toolbar ทางด้านบนของหน้าต่าง Excel
ขั้นตอนที่ 6 คลิก บันทึกมาโคร
มันอยู่ในแถบเครื่องมือ หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 ป้อนชื่อสำหรับมาโคร
ในกล่องข้อความ "ชื่อมาโคร" ให้พิมพ์ชื่อมาโครของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุมาโครได้ในภายหลัง
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างมาโครที่จะสร้างแผนภูมิจากข้อมูลที่พร้อมใช้งาน คุณอาจตั้งชื่อว่า "Chart1" หรือคล้ายกัน
ขั้นตอนที่ 8 สร้างชุดคีย์ลัดสำหรับมาโคร
กดปุ่ม ⇧ Shift พร้อมกับปุ่มอื่น (เช่น ปุ่ม T) เพื่อสร้างแป้นพิมพ์ลัด นี่คือสิ่งที่คุณจะใช้เพื่อเรียกใช้แมโครของคุณในภายหลัง
สำหรับ Mac คีย์ลัดผสมกันจะกลายเป็น ⌥ Option+⌘ Command และคีย์ของคุณ (เช่น ⌥ Option+⌘ Command+T)
ขั้นตอนที่ 9 เก็บมาโครในเอกสาร Excel ปัจจุบัน
คลิกช่อง "Store macro in" ให้ขยายลงมา แล้วคลิก สมุดงานนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าแมโครจะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่เปิดเวิร์กบุ๊ก
คุณจะต้องบันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบพิเศษเพื่อให้สามารถบันทึกมาโครได้
ขั้นตอนที่ 10 คลิกตกลง
ที่ด้านล่างของหน้าต่าง การทำเช่นนั้นจะบันทึกการตั้งค่ามาโครของคุณและให้คุณอยู่ในโหมดบันทึก ขั้นตอนใดๆ ที่คุณทำตั้งแต่ตอนนี้จนถึงหยุดการบันทึกจะถูกบันทึก
ขั้นตอนที่ 11 ทำตามขั้นตอนที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ
Excel จะติดตามทุกการคลิก การกดแป้นพิมพ์ และตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณป้อน และเพิ่มลงในรายการของมาโคร
- ตัวอย่างเช่น ในการเลือกข้อมูลและสร้างแผนภูมิ คุณจะต้องเน้นข้อมูลของคุณ คลิก แทรก ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel ให้คลิกประเภทแผนภูมิ คลิกรูปแบบแผนภูมิที่คุณต้องการใช้ และแก้ไขแผนภูมิตามต้องการ
- หากคุณต้องการใช้มาโครเพื่อเพิ่มค่าจากเซลล์ A1 ผ่าน A12 ถ้าคลิกเซลล์ว่าง พิมพ์ =SUM(A1:A12) แล้วกด ↵ Enter
ขั้นตอนที่ 12 คลิกหยุดการบันทึก
มันอยู่ใน นักพัฒนา แถบเครื่องมือของแท็บ การดำเนินการนี้จะหยุดการบันทึกและบันทึกขั้นตอนใดๆ ที่คุณทำระหว่างการบันทึกเป็นมาโครเดี่ยว
ขั้นตอนที่ 13 บันทึกแผ่นงาน Excel ของคุณเป็นไฟล์ที่เปิดใช้งานมาโคร
คลิก ไฟล์, คลิก บันทึกเป็น และเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เป็น xlsm แทน xls. จากนั้นคุณสามารถป้อนชื่อไฟล์ เลือกตำแหน่งไฟล์ แล้วคลิก บันทึก.
ถ้าคุณไม่ทำเช่นนี้ แมโครจะไม่ถูกบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของสเปรดชีต หมายความว่าบุคคลอื่นในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นจะไม่สามารถใช้มาโครของคุณได้หากคุณส่งเวิร์กบุ๊กไปให้
ขั้นตอนที่ 14. เรียกใช้แมโครของคุณ
กดคีย์ผสมที่คุณสร้างขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของมาโครเพื่อทำเช่นนั้น คุณควรเห็นสเปรดชีตของคุณทำงานอัตโนมัติตามขั้นตอนของมาโครของคุณ
คุณยังสามารถเรียกใช้แมโครได้ด้วยการคลิก มาโคร ใน นักพัฒนา แท็บ เลือกชื่อมาโครของคุณ แล้วคลิก วิ่ง.
วิธีที่ 2 จาก 2: สำหรับข้อมูลภายนอก (MySQL, Postgres, Oracle เป็นต้น)
ขั้นตอนที่ 1 ดาวน์โหลดปลั๊กอิน Excel ของ Kloudio จาก Microsoft AppSource
สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างการเชื่อมต่อแบบถาวรระหว่างฐานข้อมูลภายนอกหรือแหล่งข้อมูลกับเวิร์กบุ๊กของคุณ ปลั๊กอินนี้ยังใช้งานได้กับ Google ชีต
ขั้นตอนที่ 2 สร้างการเชื่อมต่อระหว่างเวิร์กชีตและแหล่งข้อมูลภายนอกของคุณโดยคลิกปุ่ม + บนพอร์ทัล Kloudio
พิมพ์รายละเอียดของฐานข้อมูลของคุณ (ประเภทฐานข้อมูล ข้อมูลประจำตัว) และเลือกตัวเลือกการรักษาความปลอดภัย/การเข้ารหัสหากทำงานกับข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลบริษัท
ขั้นตอนที่ 3 เมื่อคุณสร้างการเชื่อมต่อระหว่างเวิร์กชีตและฐานข้อมูลของคุณแล้ว คุณจะสามารถสืบค้นและสร้างรายงานจากข้อมูลภายนอกได้โดยไม่ต้องออกจาก Excel
สร้างรายงานที่กำหนดเองจากพอร์ทัล Kloudio จากนั้นเลือกจากเมนูดรอปดาวน์ใน Excel จากนั้น คุณสามารถใช้ตัวกรองเพิ่มเติมและเลือกความถี่ที่รายงานจะรีเฟรช (เพื่อให้คุณสามารถอัปเดตสเปรดชีตการขายของคุณโดยอัตโนมัติทุกสัปดาห์ วัน หรือแม้แต่ชั่วโมง)
ขั้นตอนที่ 4 นอกจากนี้ คุณยังสามารถป้อนข้อมูลลงในเวิร์กชีตที่เชื่อมต่อของคุณและให้ข้อมูลอัปเดตแหล่งข้อมูลภายนอกของคุณ
สร้างเทมเพลตการอัปโหลดจากพอร์ทัล Kloudio และคุณจะสามารถอัปโหลดการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกได้ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- ดาวน์โหลดเฉพาะปลั๊กอิน Excel จาก Microsoft AppSource เว้นแต่คุณจะเชื่อถือผู้ให้บริการบุคคลที่สาม
- มาโครใช้ได้กับทุกอย่างตั้งแต่งานง่ายๆ (เช่น การเพิ่มค่าหรือการสร้างแผนภูมิ) ไปจนถึงงานที่ซับซ้อน (เช่น การคำนวณค่าของเซลล์ การสร้างแผนภูมิจากผลลัพธ์ การติดป้ายกำกับแผนภูมิ และการพิมพ์ผลลัพธ์)
- เมื่อเปิดสเปรดชีตที่มีมาโครรวมอยู่ด้วย คุณอาจต้องคลิก เปิดใช้งานเนื้อหา ในแบนเนอร์สีเหลืองที่ด้านบนของหน้าต่างก่อนที่คุณจะสามารถใช้มาโครได้
คำเตือน
- สามารถใช้มาโครอย่างประสงค์ร้ายได้ (เช่น เพื่อลบไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ) อย่าเรียกใช้มาโครจากแหล่งที่ไม่น่าไว้วางใจ
- มาโครจะใช้ทุกขั้นตอนที่คุณทำในขณะบันทึกอย่างแท้จริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ป้อนค่าที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ได้ตั้งใจ เปิดโปรแกรมที่คุณไม่ต้องการใช้ หรือลบไฟล์
