ไม่ว่าคุณจะเป็นปลากะพงวิปรุ่นเยาว์ที่ไม่เคยได้ยินเรื่องแฟกซ์มาก่อน หรือเคยอยู่แถวนั้นแต่ลืมไป คุณอาจจำเป็นต้องรู้วิธีส่งแฟกซ์ในบางครั้ง โปรดทราบว่าเครื่องแฟกซ์มีหลายรูปแบบ ดังนั้นคุณควรศึกษาคู่มือหรือคำแนะนำสำหรับเครื่องส่วนบุคคลของคุณหากคุณมีเครื่องแฟกซ์ การใช้เครื่องส่วนใหญ่จำเป็นต้องใส่จดหมายปะหน้า กดหมายเลขแฟกซ์ และส่งแฟกซ์ของคุณไปในทางเดียวกัน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: ก่อนส่งแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 1 สร้างจดหมายปะหน้า
เครื่องแฟกซ์มักใช้ร่วมกันโดยสำนักงานหรือหลายคนภายในสำนักงาน เนื่องจากทุกคนสามารถเห็นแฟกซ์ที่ส่งไปยังเครื่องแฟกซ์ จึงควรใส่จดหมายปะหน้าด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าแฟกซ์ของคุณจะส่งถึงบุคคลที่ถูกต้อง
จดหมายปะหน้าประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อผู้รับ เนื้อหาของแฟกซ์ และจำนวนหน้าในเอกสาร ควรมีข้อมูลของผู้ส่งด้วย เช่น ชื่อและหมายเลขแฟกซ์ เพื่อให้ผู้รับทราบว่ามาจากใครและสามารถตอบกลับได้หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 2. กดหมายเลขแฟกซ์
ถัดไป คุณจะต้องกดหมายเลขแฟกซ์แบบเดียวกับที่คุณกดบนโทรศัพท์ สำหรับเครื่องแฟกซ์ใหม่ส่วนใหญ่ รหัสพื้นที่ไม่จำเป็นต้องถูกกดสำหรับหมายเลขท้องถิ่น แต่ยังจำเป็นสำหรับหมายเลขทางไกล เครื่องแฟกซ์บางเครื่องต้องใช้รหัสพื้นที่โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่ง ตรวจสอบหรือสอบถามเกี่ยวกับเครื่องของคุณ
- บางครั้งจำเป็นต้องกดรหัสประเทศ (หมายเลข 1 สำหรับโทรศัพท์และหมายเลขแฟกซ์ของสหรัฐอเมริกา) ก่อนหมายเลขท้องถิ่น แต่จะต้องใช้เฉพาะเมื่อต้องใช้รหัสพื้นที่ด้วย รหัสประเทศมักจำเป็นสำหรับการโทรไปยังหมายเลขทางไกล
- คุณมักจะต้องกด 9 ก่อนกดหมายเลขทางไกล ตรวจสอบข้อกำหนดสำหรับหรือสอบถามเกี่ยวกับเครื่องแฟกซ์ส่วนบุคคลของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขที่คุณใช้เป็นหมายเลขแฟกซ์ไม่ใช่หมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลที่คุณพยายามติดต่อ บ่อยครั้งที่ตัวเลขจะแสดงติดกันบนนามบัตรและง่ายต่อการอ่านผิดหรือดูหมายเลขผิด
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดวิธีการให้อาหาร
เมื่อคุณใส่วัสดุที่จะส่งแฟกซ์เข้าไปในเครื่อง คุณจะต้องวางวัสดุไว้ในทิศทางที่เหมาะสม กระดาษจะถูกสแกน ดังนั้นหากกระดาษหันผิดทาง เฉพาะด้านหลังเท่านั้นที่จะถูกสแกนและแฟกซ์ที่คุณส่งจะว่างเปล่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระดาษหันด้านขวาขึ้นก่อนส่งแฟกซ์
-
เครื่องแฟกซ์ต่างๆ ป้อนด้วยวิธีต่างๆ เครื่องแฟกซ์ทุกเครื่องจะมีป้ายกำกับทิศทางที่เหมาะสมในการวางกระดาษ ใกล้บริเวณที่คุณป้อนกระดาษ ให้มองหาสัญลักษณ์ของกระดาษแผ่นหนึ่งโดยพับมุมลง คุณจะเห็นสัญลักษณ์นี้ว่าด้านหนึ่งของแผ่นงานมีเส้นและอีกด้านหนึ่งว่างเปล่า
- หากมุมพับลงมีเส้นแสดงว่าต้องป้อนกระดาษเข้าไปในเครื่องแฟกซ์โดยให้ด้านที่ว่างเปล่าหันเข้าหาคุณ
- หากมุมพับว่างเปล่า หมายความว่าคุณต้องป้อนเครื่องโดยให้ด้านหน้าของกระดาษหันเข้าหาคุณ
ขั้นตอนที่ 4 ส่งแฟกซ์เอกสารที่ถูกต้อง
เครื่องแฟกซ์ทำงานได้ดีที่สุดกับกระดาษขนาดมาตรฐาน การส่งสิ่งของในขนาดที่ไม่ได้มาตรฐานอาจไม่ทำงาน หรืออาจติดขัดหรือเป็นอันตรายต่อเครื่องแฟกซ์ของคุณ หากคุณต้องการส่งบางอย่างที่ไม่ได้มาตรฐาน เช่น สำเนาใบเสร็จ คุณจะต้องถ่ายสำเนาของรายการนั้นก่อนแล้วส่งแฟกซ์สำเนานั้นแทน
กระดาษขนาดทั่วไปที่สุดสำหรับเครื่องแฟกซ์ เช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ คือ A4 หรือหัวจดหมายอเมริกัน
วิธีที่ 2 จาก 2: การส่งแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 1. ใช้เครื่องแฟกซ์ของคุณเพื่อส่งแฟกซ์
เมื่อคุณทำทุกอย่างตามรายการข้างต้นแล้ว คุณก็พร้อมที่จะส่งแฟกซ์ของคุณ เมื่อใส่กระดาษอย่างถูกต้องและกดหมายเลขแล้ว คุณก็พร้อมที่จะกดส่ง ปุ่มนี้มักจะมีขนาดใหญ่และมีป้ายกำกับอย่างดี แค่นั้นแหละ! คุณส่งแฟกซ์แล้ว!
คุณจะสังเกตเห็นว่าหลังจากกดส่งเครื่องจะส่งเสียงบี๊บและเสียงหึ่งๆ นี่เป็นปกติ. เสียงเหล่านี้เป็นวิธีที่เครื่องแฟกซ์สื่อสารกัน เมื่อแฟกซ์ผ่านไปได้สำเร็จ คุณจะได้ยินเสียงบี๊บยาวๆ ชัดเจนหลังจากผ่านไปสองสามนาที เมื่อแฟกซ์ประสบปัญหาและไม่ผ่าน คุณมักจะได้ยินว่าแฟกซ์นั้นส่งผลกระทบร้ายแรงถึงขั้นเสียชีวิต หากคุณได้ยินเสียงที่น่ากลัวนี้ คุณควรตรวจสอบเครื่องแฟกซ์เพื่อประเมินปัญหา
ขั้นตอนที่ 2 ใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งแฟกซ์
นอกจากนี้ยังสามารถใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งเอกสารไปยังเครื่องแฟกซ์ มีบริการหลายอย่างที่สามารถใช้ได้ซึ่งส่วนใหญ่มีค่าใช้จ่าย นี่อาจเป็นการลงทุนที่ฉลาด แต่ถ้าคุณไม่ได้ส่งแฟกซ์บ่อยนักและไม่ต้องการซื้อเครื่องแฟกซ์หรือจัดการกับบริการต่างๆ เช่น FedEx
- PamFax เป็นบริการแฟกซ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับ Skype โปรแกรมนี้คิดค่าธรรมเนียมเล็กน้อยอย่างไรก็ตาม
- HelloFax เป็นบริการที่รวม Google Drive เป็นอย่างดี ช่วยให้คุณแฟกซ์เอกสาร Google ได้อย่างง่ายดาย รวมแฟกซ์ฟรีจำนวนหนึ่งแล้วเรียกเก็บค่าธรรมเนียม
ขั้นตอนที่ 3 ใช้อีเมลเพื่อส่งแฟกซ์
ขึ้นอยู่กับหมายเลขที่คุณส่งแฟกซ์ไป อาจเป็นไปได้ที่จะส่งอีเมลไฟล์ไปยังเครื่องแฟกซ์โดยไม่มีค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้ว่าวิธีนี้ครอบคลุมเฉพาะหมายเลขแฟกซ์จำนวนจำกัดและสามารถส่งข้อมูลได้จำกัดเท่านั้น
- คุณสามารถตรวจสอบว่าหมายเลขแฟกซ์ครอบคลุมหรือไม่โดยดูทางออนไลน์
- ใช้สูตรนี้เพื่อสร้างที่อยู่ที่คุณจะส่งอีเมลไปที่: “remote-printer. [email protected]”
- นำใบเสนอราคาออก แลกเปลี่ยนหมายเลขสำหรับหมายเลขแฟกซ์ (รวมถึงรหัสประเทศและรหัสพื้นที่) และชื่อแรกและนามสกุลของบุคคลที่คุณส่งไปให้
- โปรดทราบว่าเฉพาะข้อความในกล่องข้อความเท่านั้นที่จะปรากฏบนแฟกซ์ คุณไม่สามารถแนบไฟล์ PDF หรือเอกสารอื่นๆ ด้วยวิธีนี้
เคล็ดลับ
- ป้อนตัวเลขทั้งหมดรวมทั้งรหัสพื้นที่และหมายเลข 1 สำหรับระยะทางไกลเสมอ
- เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่จะมีคำแนะนำจากพวกเขา ให้ภูมิปัญญาของผู้มาก่อนคุณนำทางคุณในการเดินทางของคุณ …
