แม้ว่าผู้คนจะส่งแฟกซ์เอกสารด้วยความถี่น้อยกว่าที่เคยทำ แต่คุณอาจต้องส่งแฟกซ์เป็นครั้งคราว ยังคงมีเหตุผลดีๆ มากมายในการส่งแฟกซ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังส่งสัญญาหรือถ้าผู้รับของคุณไม่มีเทคโนโลยีหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นในการส่งเอกสารด้วยวิธีอื่นใด โชคดีที่คุณสามารถแฟกซ์เอกสารโดยใช้เครื่องแฟกซ์ คอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่สมาร์ทโฟน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้เครื่องแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 1. ตั้งค่าเครื่องแฟกซ์ของคุณ
ในการส่งและรับแฟกซ์โดยใช้เครื่องแฟกซ์ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องแฟกซ์ของคุณเสียบปลั๊กและเชื่อมต่อกับการเชื่อมต่อโทรศัพท์พื้นฐานแล้ว
- แนะนำให้ใช้สายเฉพาะหากคุณวางแผนที่จะส่งแฟกซ์บ่อยๆ เนื่องจากคุณจะไม่สามารถใช้เครื่องแฟกซ์และโทรศัพท์พร้อมกันได้
- คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องแฟกซ์ของคุณมีผงหมึกและกระดาษหากคุณวางแผนที่จะรับแฟกซ์
- หากคุณไม่มีเครื่องแฟกซ์ที่บ้านหรือที่ทำงาน คุณอาจส่งเครื่องแฟกซ์ได้ฟรีจากห้องสมุดสาธารณะในพื้นที่ของคุณ คุณสามารถไปที่ร้านค้า เช่น Kinko's หรือ The UPS Store เพื่อแฟกซ์เอกสารของคุณโดยมีค่าธรรมเนียม ตัวเลือกเหล่านี้ใช้ได้ผลดีที่สุดหากคุณไม่ต้องการส่งแฟกซ์บ่อยๆ
ขั้นตอนที่ 2. ปรับการตั้งค่าของคุณ
เครื่องแฟกซ์ทุกเครื่องมีความแตกต่างกัน แต่คุณมักจะมีตัวเลือกในการปรับการตั้งค่าบางอย่าง อ่านคู่มือผู้ใช้ของคุณเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติเฉพาะที่มีอยู่ในเครื่องของคุณ
- หากคุณต้องการทราบว่าแฟกซ์ของคุณถูกส่งเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดการตั้งค่าหน้ายืนยัน เมื่อเปิดคุณสมบัตินี้ เครื่องจะพิมพ์หน้าหลังจากที่คุณส่งแฟกซ์ ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบว่าส่งแฟกซ์สำเร็จหรือไม่
- คุณยังสามารถตั้งค่าหัวแฟกซ์ ซึ่งเป็นบรรทัดข้อความที่จะปรากฏที่ด้านบนของเอกสารแต่ละฉบับที่คุณส่ง โดยทั่วไปจะมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับผู้ส่งแฟกซ์
- หากคุณวางแผนที่จะรับแฟกซ์ด้วย คุณสามารถเลือกระหว่างโหมดรับอัตโนมัติหรือโหมดรับด้วยตนเอง ซึ่งจะทำให้คุณต้องยอมรับแฟกซ์ขาเข้าแต่ละรายการ
ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมเอกสารของคุณ
การใช้เอกสารต้นฉบับแทนสำเนาจะทำให้ผู้รับได้รับเอกสารที่สะอาดและอ่านง่ายขึ้น
ใช้ใบปะหน้าบนหน้าที่คุณจะแฟกซ์ ใบปะหน้าควรมีข้อมูล เช่น ชื่อผู้ส่งและหมายเลขแฟกซ์ ชื่อผู้รับและหมายเลขแฟกซ์ วันที่ และจำนวนหน้าที่รวมอยู่ในแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 4. วางเอกสารของคุณลงในเครื่อง
เครื่องจักรจำนวนมากมีทั้งถาดป้อนกระดาษและหน้าจอแบบแท่น หากคุณมีหน้าเดียว คุณสามารถใช้ฟังก์ชันใดก็ได้ หากคุณมีหลายหน้า ตัวป้อนกระดาษมักจะทำงานได้ดีกว่า
- เมื่อใช้ถาดป้อนกระดาษ คุณสามารถแทรกหน้าทั้งหมดของคุณได้ในคราวเดียว เครื่องแฟกซ์ของคุณควรมีไอคอนที่ระบุว่าควรหันกระดาษไปทางใดในตัวป้อนกระดาษ เครื่องแฟกซ์บางเครื่องมีตัวเลือกในการสแกนและแฟกซ์ทั้งสองด้านของเอกสาร ดังนั้นให้ตรวจสอบคู่มือผู้ใช้ของคุณเพื่อดูว่าสิ่งนี้เป็นไปได้ในเครื่องของคุณหรือไม่
- เมื่อใช้หน้าจอแบบแท่น ให้ยกฝาด้านบนของเครื่องขึ้น และวางเอกสารของคุณโดยคว่ำหน้าลงบนหน้าจอกระจก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดแนวเอกสารของคุณด้วยเครื่องหมายที่ให้ไว้บนหน้าจอและปิดฝาก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนหมายเลขแฟกซ์
เมื่อป้อนหมายเลข อย่าลืมใส่รหัสพื้นที่ รหัสประเทศ และหมายเลขใดๆ ที่คุณต้องการโทรออก คุณควรป้อนหมายเลขให้ตรงกับที่คุณต้องการหากคุณโทรหาหมายเลขโดยใช้โทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 6 กดปุ่มส่ง
หลังจากนั้นไม่กี่วินาที คุณจะได้ยินว่าเครื่องเริ่มส่งแฟกซ์และกระดาษจะเริ่มป้อนเข้าสู่เครื่องแฟกซ์
ปุ่มบนเครื่องของคุณอาจระบุว่า "ไป" หรือ "แฟกซ์" แทนที่จะเป็น "ส่ง"
ขั้นตอนที่ 7 ค้นหาข้อความยืนยัน
เครื่องบางเครื่องจะแสดงข้อความบนหน้าจอเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าแฟกซ์ของคุณถูกส่งสำเร็จหรือไม่ หากคุณกำหนดการตั้งค่าให้รับการพิมพ์การยืนยัน เครื่องของคุณจะพิมพ์หน้าที่แจ้งรายละเอียดสถานะของแฟกซ์ของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 3: การแฟกซ์ด้วยคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 1. เลือกโปรแกรม
เมื่อส่งแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์ คุณจะมีตัวเลือกในการใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือบริการออนไลน์
- ระบบปฏิบัติการบางระบบมาพร้อมกับโปรแกรมที่ให้คุณส่งแฟกซ์ได้ ตัวอย่างเช่น Windows 7 มีเครื่องมือที่เรียกว่า Fax and Scan ซึ่งช่วยให้คุณส่งแฟกซ์โดยไม่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์
- ในการใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ คุณจะต้องเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับสายโทรศัพท์ หากไม่สามารถทำได้ ให้ลองใช้บริการออนไลน์แทน
- มีบริการออนไลน์หลายอย่าง เช่น MyFax, eFax และ FaxZero บางบริการฟรี บางรายการต้องสมัครสมาชิกหรือสมัครสมาชิก และบริการบางอย่างอาจขอให้คุณชำระเงินต่อแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 2 เปิดโปรแกรมและสร้างแฟกซ์ใหม่
แต่ละโปรแกรมจะไม่ซ้ำกัน แต่คุณควรเห็นตัวเลือกที่เรียกว่า "สร้างแฟกซ์ใหม่" หรือสิ่งที่คล้ายกัน
ขั้นตอนที่ 3 แนบเอกสารของคุณ
ในการแฟกซ์เอกสารโดยใช้คอมพิวเตอร์ คุณจะต้องอัปโหลดเอกสารไปยังข้อความของคุณ คุณควรเห็นปุ่มที่ระบุว่า "อัปโหลดเอกสาร" หรืออะไรที่คล้ายกัน
- หากคุณมีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถค้นหาบนคอมพิวเตอร์ของคุณและแนบไปกับข้อความของคุณ
- หากคุณมีเอกสารที่เป็นกระดาษ คุณจะต้องใช้เครื่องสแกนเพื่อแปลงเป็นเอกสารดิจิทัล หากคุณไม่มีเครื่องสแกน คุณยังสามารถถ่ายรูปเอกสารและส่งอีเมลให้ตัวเองหรืออัปโหลดรูปภาพไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณได้โดยตรง
ขั้นตอนที่ 4. ป้อนหมายเลขแฟกซ์และข้อความ
พิมพ์ข้อความสั้นๆ ถึงผู้รับของคุณลงในช่องว่างที่ให้ไว้บนหน้าจอ เช่นเดียวกับที่คุณทำถ้าคุณกำลังส่งอีเมล นี้จะทำหน้าที่เป็นใบปะหน้าของคุณ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องแนบใบปะหน้าแยกต่างหาก คุณจะต้องป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับในช่องถึง
คุณอาจถูกขอให้พิมพ์รหัสยืนยันเพื่อพิสูจน์ว่าคุณไม่ใช่หุ่นยนต์
ขั้นตอนที่ 5. กดส่ง
เมื่อคุณแนบเอกสารแล้ว ให้พิมพ์ข้อความและป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ กดปุ่มส่ง เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต
ขั้นตอนที่ 1. ดาวน์โหลดแอป
มีแอพมือถือมากมายสำหรับโทรศัพท์และแท็บเล็ตที่ให้คุณส่งแฟกซ์ได้เหมือนกับที่คุณส่งจากคอมพิวเตอร์ แอพบางตัวฟรี ในขณะที่บางแอพอาจคิดค่าธรรมเนียม แอพยอดนิยม ได้แก่ Files Anywhere, Fax Burner และ JotNot Fax
แอพบางตัวจะให้หมายเลขแฟกซ์ชั่วคราวแก่คุณ ซึ่งอาจไม่เหมาะหากคุณวางแผนที่จะส่งและรับบ่อยๆ
ขั้นตอนที่ 2 เปิดแอปและเลือกเอกสารของคุณ
เมื่อคุณเปิดแอปบนอุปกรณ์มือถือ คุณจะได้รับแจ้งให้สร้างแฟกซ์ใหม่ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเลือกเอกสารที่คุณต้องการส่งแฟกซ์
- หากเอกสารของคุณถูกบันทึกไว้ในอุปกรณ์ของคุณ ในอีเมล หรือในบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น DropBox คุณควรจะสามารถค้นหาและอัปโหลดเอกสารของคุณจากแอพได้
- หากคุณมีเอกสารที่เป็นกระดาษ คุณสามารถใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตเพื่อถ่ายภาพเอกสารของคุณและแนบไปกับข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนหมายเลขแฟกซ์และข้อความ
พิมพ์ข้อความถึงผู้รับ เช่นเดียวกับที่คุณทำถ้าคุณส่งแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์ อย่าลืมป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับในช่องถึงของข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 4. กดส่ง
เมื่อคุณแนบเอกสารแล้ว ให้พิมพ์ข้อความและป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ กดปุ่มส่ง แล้วแฟกซ์ของคุณจะถูกส่งไป
เคล็ดลับ
- อัปเกรดเป็นเครื่องพิมพ์ all-in-one หากคุณต้องการแฟกซ์จากที่บ้านหรือที่ทำงานโดยไม่ต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ อัปโหลดเอกสารไปยังเว็บไซต์ หรือซื้อเครื่องแฟกซ์แยกต่างหาก คุณยังคงต้องการการเชื่อมต่อโทรศัพท์
- หากคุณมีบัญชีกับบริการแฟกซ์ออนไลน์ เช่น RingCentral หรือ eFax คุณสามารถใช้บัญชีของคุณเพื่อส่งแฟกซ์ได้โดยตรงจาก Gmail สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนหมายเลขแฟกซ์ที่คุณต้องการส่งตามด้วย @domainname.com ในช่อง TO ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ eFax คุณจะต้องป้อน [email protected]
- เครื่องแฟกซ์บางครั้งติดขัดและบางครั้งหน้ากระดาษติดกัน หากเกิดเหตุการณ์นี้ คุณจะต้องส่งเอกสารของคุณอีกครั้ง