การเขียนอีเมลนั้นค่อนข้างง่าย แต่มีรูปแบบทั่วไปที่คุณควรจำไว้ พึงระวังความแตกต่างระหว่างอีเมลที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้
วิธีเขียนสไลด์โชว์อีเมลที่ดีที่สุด
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 5: สิ่งสำคัญสำหรับอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่าที่อยู่อีเมล
หากคุณยังไม่มีที่อยู่อีเมล คุณจะต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการอีเมลก่อนดำเนินการต่อ โชคดีที่มีผู้ให้บริการอีเมลทางเว็บฟรีมากมายที่คุณสามารถรับที่อยู่อีเมลฟรีโดยไม่มีค่าใช้จ่าย สิ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ได้แก่:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo เมล
ขั้นตอนที่ 2. คลิกที่ "เขียน" หรือ "ใหม่
"ก่อนที่คุณจะเขียนอีเมลได้ คุณจะต้องเปิดกล่องข้อความเปล่าใหม่เพื่อเขียนอีเมล วิธีการที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริการที่คุณใช้ แต่โดยปกติแล้วจะมีปุ่มอยู่ด้านบนของหน้าด้วย ป้ายกำกับ เช่น "เขียน" "ใหม่" หรือ "ข้อความใหม่"
หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีสร้างข้อความใหม่ ให้ตรวจสอบหน้าความช่วยเหลือสำหรับบริการอีเมลของคุณเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อความนี้โดยละเอียดยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ
คุณไม่จำเป็นต้องระบุที่อยู่อีเมลของคุณเอง แต่คุณจำเป็นต้องระบุที่อยู่อีเมลของบุคคลหรือบุคคลที่คุณต้องการส่งอีเมลถึง
- การเว้นวรรคมักจะเพียงพอสำหรับแยกที่อยู่อีเมลหลายรายการ แต่บริการบางอย่างขอให้คุณแยกที่อยู่หลายรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายวรรคตอนรูปแบบอื่น ในกรณีนี้ ควรระบุคำแนะนำเหล่านี้โดยผู้ให้บริการอีเมลเฉพาะของคุณ
- พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับหรือผู้รับหลักในช่อง "ถึง:" ผู้รับหลักมักจะหมายถึงใครก็ตามที่อีเมลนั้นมีความหมายโดยตรงสำหรับหรือส่งถึงในเนื้อหาของอีเมล
- พิมพ์ที่อยู่อีเมลอื่นในช่อง “CC:” นี่คือฟิลด์ "คัดลอก" ผู้รับควรระบุไว้ในช่อง "สำเนา:" หากอีเมลไม่ได้กล่าวถึงโดยตรง แต่หมายถึงสิ่งที่บุคคลควรทราบ
- ใช้ช่อง "BCC:" เพื่อซ่อนที่อยู่อีเมล ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้รับอีเมลเห็นรายการที่อยู่อีเมลที่ข้อความไป คุณควรพิมพ์ที่อยู่อีเมลเหล่านั้นในช่อง "สำเนาลับ"
ขั้นตอนที่ 4 รวมเรื่องข้อมูล
บริการอีเมลทุกบริการจะให้คุณพิมพ์หัวเรื่องหรือชื่อเรื่องสำหรับอีเมลของคุณในช่อง "หัวเรื่อง"
-
หัวเรื่องควรสั้น แต่ควรให้ผู้รับทราบว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร
- ตัวอย่างเช่น อีเมลหาเพื่อนแบบเป็นกันเองอาจพูดว่า "ว่าไง" หากคุณกำลังส่งอีเมลพร้อมคำถามเกี่ยวกับการบ้าน หัวเรื่องอาจอ่านว่า "การบ้านคณิตศาสตร์"
- ในทำนองเดียวกัน คำถามสำหรับหัวหน้างานหรือศาสตราจารย์สามารถติดป้ายกำกับด้วยหัวเรื่อง เช่น “คำถาม” หรือ “คำถามเกี่ยวกับ…” ตามด้วยป้ายกำกับสั้นๆ ที่อธิบายหัวข้อที่เป็นปัญหา
- โปรดทราบว่าข้อความที่ไม่มีหัวเรื่องจะปรากฏในกล่องจดหมายของผู้รับโดยมีป้ายกำกับว่า “(ไม่มีหัวเรื่อง)”
ขั้นตอนที่ 5. เขียนเนื้อหาของอีเมลของคุณ
เนื้อหาของอีเมลควรเขียนในกล่องข้อความขนาดใหญ่ด้านล่างหัวเรื่อง
- โดยทั่วไป เนื้อหาของอีเมลแต่ละฉบับควรประกอบด้วยคำทักทาย ข้อความ และการปิด
- ลักษณะของอีเมลนั้นรวดเร็ว ดังนั้นโดยทั่วไปคุณควรรักษาความยาวของข้อความให้สั้นพอสมควร
ขั้นตอนที่ 6 กดปุ่ม "ส่ง"
หลังจากที่คุณพิมพ์อีเมลเสร็จแล้ว ให้ตรวจทานเพื่อยืนยันว่าไม่มีการสะกดหรือไวยากรณ์ผิดพลาด และข้อความนั้นระบุถึงเรื่องที่คุณต้องการนำเสนออย่างชัดเจน หากอีเมลพร้อม ให้กดปุ่ม "ส่ง" ในกล่องข้อความเพื่อส่งไปยังผู้รับที่อยู่ในรายการ
ส่วนที่ 2 จาก 5: การเขียนอีเมลที่เป็นมิตร
ขั้นตอนที่ 1 รู้ว่าเมื่อใดที่อีเมลที่เป็นมิตรนั้นเหมาะสม
อีเมลที่เป็นมิตรควรสงวนไว้สำหรับคนที่คุณรัก รวมทั้งเพื่อน ครอบครัว และคู่รักที่โรแมนติก หากข้อความนั้นเป็นข้อความที่ไม่เป็นทางการ และคุณส่งข้อความถึงคนที่คุณคุยด้วยอย่างไม่เป็นทางการ คุณสามารถส่งอีเมลที่เป็นมิตรได้
ครั้งเดียวที่คุณจะไม่ส่งอีเมลที่เป็นมิตรถึงครอบครัวหรือเพื่อนคือถ้าคุณส่งอีเมลกลุ่มที่มีลักษณะเป็นทางการ เช่น การขอร้องให้บริจาคเงินหรือโฆษณาการขาย เนื่องจากอีเมลเหล่านี้มักจะส่งถึงคนที่คุณไม่ได้คุยด้วยด้วย ดังนั้นคุณต้องปรับอีเมลไปที่พวกเขา
ขั้นตอนที่ 2 ให้หัวเรื่องเป็นแบบสบายๆ
บรรทัดหัวเรื่องไม่จำเป็นอย่างยิ่ง แต่ก็ยังควรรวมหัวเรื่องไว้ด้วย ให้สั้น หวาน และตรงประเด็น
- หากคุณเพียงแค่เขียนอีเมลเพื่อติดต่อกับเพื่อน คุณสามารถใส่หัวเรื่องตลกๆ หรือข้อความง่ายๆ เช่น "ไม่ได้เจอกันนาน!"
- หากคุณกำลังเขียนโดยมีจุดประสงค์ ให้ระบุว่าจุดประสงค์นั้นคืออะไร ตัวอย่างเช่น หากคุณตัดสินใจที่จะเขียนอีเมลเกี่ยวกับการออกไปเที่ยวเป็นกลุ่ม ให้ติดป้ายกำกับอีเมลด้วยหัวข้อที่กล่าวถึงการไปเที่ยวนั้นโดยเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาระบุชื่อผู้รับ
สำหรับอีเมลที่เป็นมิตร ไม่จำเป็นอย่างยิ่ง แต่ก็ยังเป็นวิธีที่สุภาพในการเริ่มต้นเนื้อหาของข้อความ
-
คำทักทายของคุณนั้นง่ายพอๆ กับการระบุชื่อบุคคลนั้น:
บ๊อบ
-
อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถใส่คำทักทายที่เป็นมิตรด้วยชื่อนั้นได้เช่นกัน:
- “เฮ้ บ๊อบ!”
- “สวัสดีครับบ็อบ”
- “มอร์นิ่งบ๊อบ!”
ขั้นตอนที่ 4 เขียนข้อความของคุณอย่างชัดเจน แต่ใช้ภาษาของคุณอย่างเป็นกันเอง
เนื้อความของข้อความควรเข้าใจง่าย แต่น้ำเสียงควรเป็นทางการและสนทนา
- อ่านอีเมลของคุณและถามตัวเองว่าเนื้อหาของอีเมลดูเหมือนกับที่คุณพูดต่อหน้าหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น แสดงว่าคุณได้รับเสียงที่ดีสำหรับอีเมลที่เป็นมิตร
- ใช้การหดตัว การหดตัวไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการเขียนอย่างเป็นทางการ แต่เป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาในชีวิตประจำวัน ทำให้เหมาะสมสำหรับอีเมลที่เป็นมิตร
- รู้สึกอิสระที่จะใช้คำสแลง หากต้องการ คุณสามารถใส่คำแสลงอินเทอร์เน็ต: "thx" แทน "thanks, " "4" แทนที่จะเป็น "for, " "l8r" แทนที่จะเป็น "late", " เป็นต้น
- ใช้อีโมติคอนตามความเหมาะสมด้วย:)
ขั้นตอนที่ 5. พิจารณาเซ็นชื่อของคุณ
เช่นเดียวกับการทักทาย การปิดหรือลงนามไม่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับอีเมลที่เป็นมิตร แต่อาจเป็นวิธีที่ดีในการสิ้นสุดข้อความ
-
การปิดบัญชีสามารถทำได้ง่ายเหมือนชื่อของคุณ:
- "เจน"
- "-เจน"
-
คุณยังสามารถใช้ความคิดสร้างสรรค์เพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยด้วยการปิดบัญชี:
- “ทีหลัง! เจน”
- "อีเมลนี้จะทำลายตัวเองใน 3…2…1…"
ส่วนที่ 3 จาก 5: การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจเมื่อจำเป็นต้องใช้อีเมลที่เป็นทางการ
คุณควรใช้อีเมลที่เป็นทางการเมื่อคุณเขียนถึงคนที่คุณไม่ได้คุยด้วย ซึ่งรวมถึงผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน ลูกค้าและลูกค้า ผู้สอน และเจ้าหน้าที่ชุมชนหรือการเมือง
-
โปรดทราบว่าคุณอาจพบว่าอีเมลที่เป็นทางการที่เข้มงวดนั้นไม่จำเป็นสำหรับใครบางคนที่อยู่ในหมวดหมู่เหล่านี้เมื่อคุณสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานกับบุคคลนั้น เมื่ออีเมลที่ "เป็นทางการ" เข้มงวดเกินไป คุณควรเขียนอีเมล "กึ่งทางการ"
- น้ำเสียงของข้อความอาจดูมีบทสนทนามากขึ้นเล็กน้อย แต่คุณควรอยู่ห่างจากคำแสลงทางอินเทอร์เน็ต
- คุณยังคงควรใส่ลายเซ็นของคุณ แต่คุณอาจไม่จำเป็นต้องให้ข้อมูลติดต่อทั้งหมดของคุณด้านล่างชื่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 รวมเรื่องข้อมูล
หัวข้อควรสั้นแต่ถูกต้อง เข้าเรื่องทันที
-
ตัวอย่าง:
- "คำถามเรียงความ" (เมื่อเขียนอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอรายละเอียดเกี่ยวกับการมอบหมายเรียงความ)
- "การสมัครงานตำแหน่งผู้บริหาร" (เมื่อส่งอีเมล์ตอบกลับประกาศรับสมัครงาน)
- "ปัญหาเกี่ยวกับ Part #000000" (เมื่อพิมพ์อีเมลเพื่อขอบริการลูกค้าหรือแจ้งปัญหาทางเทคนิค)
ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์คำทักทายอย่างเป็นทางการ
คำทักทายอย่างเป็นทางการควรมีคำว่า "เรียน" ตามด้วยชื่อผู้รับ ใช้นามสกุลของผู้รับและชื่อที่เหมาะสม แล้วตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค
-
ตัวอย่าง:
- “เรียน คุณสมิธ:”
- "เรียนคุณโจนส์:"
- "เรียน ดร.อีแวนส์:"
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของอีเมลของคุณกระชับและถูกต้อง
จำกัดเนื้อหาในอีเมลของคุณไว้สองสามย่อหน้าที่กล่าวถึงหัวเรื่องของอีเมลของคุณโดยตรง ใช้ภาษาที่เป็นทางการและตรวจดูให้แน่ใจว่าการสะกดและไวยากรณ์ของคุณถูกต้อง
- หลีกเลี่ยงการใช้การหดตัว
- อย่าใช้คำแสลงทางอินเทอร์เน็ตหรืออีโมติคอน
ขั้นตอนที่ 5. รวมการปิดที่เหมาะสม
การปิดประโยคที่พบบ่อยที่สุดคือ "ขอแสดงความนับถือ" แต่มีคำอื่นๆ ที่สามารถใช้ได้เช่นกัน ให้ปิดอย่างสุภาพและตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
-
การปิดอื่น ๆ ที่เป็นไปได้ ได้แก่:
- ความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
- ขอขอบคุณ
- ด้วยความปรารถนาดี
ขั้นตอนที่ 6 ระบุข้อมูลติดต่อในลายเซ็นของคุณ ตามความเหมาะสม
ใส่ชื่อเต็มของคุณด้านล่างการปิดอีเมลของคุณ ใต้ชื่อของคุณ คุณอาจต้องการรวมชื่ออย่างเป็นทางการและข้อมูลติดต่อที่เป็นประโยชน์
- ตำแหน่งของคุณ หากมี ควรระบุตำแหน่งและชื่อบริษัทหรือสถาบันที่คุณเข้าร่วมด้วย
- รวมหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ และที่อยู่อีเมลของคุณเป็นอย่างน้อย คุณอาจต้องการรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์และ URL เว็บไซต์ของคุณ
ส่วนที่ 4 จาก 5: อีเมลที่เป็นมิตรเฉพาะประเภท
ขั้นตอนที่ 1. เขียนอีเมลถึงเพื่อนที่ย้ายออกไป
หากเพื่อน ญาติ หรือคนที่คุณรักเพิ่งย้ายไปอยู่ที่ใหม่ ให้เขียนอีเมลเพื่อเช็คอินโดยถามว่าการย้ายเป็นอย่างไร เพื่อนบ้านใหม่เป็นอย่างไร และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 2 ส่งอีเมลที่เป็นมิตรถึงเพื่อนที่ไม่เคยให้ที่อยู่อีเมลกับคุณ
หากคุณได้รับที่อยู่อีเมลของเพื่อนที่ไม่เป็นทางการจากบุคคลที่สาม คุณจะต้องใช้อีเมลของคุณเพื่อยืนยันว่าที่อยู่นั้นถูกต้อง และคุณชี้แจงอย่างรวดเร็วว่าคุณเป็นใคร
ขั้นตอนที่ 3 เรียนรู้วิธีเขียนอีเมลถึงผู้ชาย
หากคุณเป็นผู้หญิงที่เขียนอีเมลหาผู้ชายเป็นครั้งแรก คุณอาจรู้สึกประหม่าเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้ชายที่คุณกำลังเขียนถึงอาจเป็นเนื้อหาที่น่าสนใจ ลองเขียนอีเมลที่ดูสบายๆ แต่ฉลาดและสงบเสงี่ยม
แม้ว่าจะเป็นการเคลื่อนไหวที่ค่อนข้างเสี่ยง แต่คุณยังสามารถใช้อีเมลเพื่อบอกผู้ชายที่คุณชอบเขาได้
ขั้นตอนที่ 4 เข้าใจวิธีเขียนอีเมลหาผู้หญิง.
หากคุณเป็นผู้ชายที่เขียนอีเมลหาผู้หญิงเป็นครั้งแรก งานนี้อาจดูน่ากลัวทีเดียว ทำตัวให้เท่และเขียนข้อความที่ดูเป็นกันเองและเข้ากันได้ดี
ขั้นตอนที่ 5. เขียนอีเมลเจ้าชู้
หากคุณต้องการที่จะน่ารักและขี้เล่นกับผู้รับอีเมลของคุณ ให้ใช้ภาษาเดียวกันกับที่คุณจะใช้ในการจีบคนๆ นั้นในความเป็นจริง อีโมติคอนและ "กอดและจูบ" (xoxo) ก็มีประโยชน์เช่นกัน
ในทำนองเดียวกัน เขียนอีเมลเจ้าชู้ถึงใครบางคนบนเว็บไซต์หาคู่ อย่างไรก็ตาม สำหรับอีเมลแบบนี้ คุณต้องมีทั้งความเจ้าชู้และให้ข้อมูลเพื่อที่ผู้รับจะได้ทราบว่าคุณเป็นใคร
ขั้นตอนที่ 6 เขียนอีเมลรัก
ในยุคดิจิทัลนี้ อีเมลบอกรักอาจถูกมองว่าเทียบเท่ากับจดหมายรัก หากคู่รักแสนโรแมนติกของคุณไม่อยู่และคุณต้องการส่งข้อความสั้นๆ เพื่อแสดงความรักของคุณ อีเมลคือวิธีที่เร็วที่สุด
ส่วนที่ 5 จาก 5: ประเภทของอีเมลทางการโดยเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 1. สมัครงานผ่านทางอีเมล์
เมื่อส่งเรซูเม่และใบสมัครงานทางอีเมล คุณต้องอธิบายว่าคุณกำลังสมัครงานใด เหตุใดคุณจึงต้องการ และคุณสมบัติที่คุณมีที่ทำให้คุณเหมาะสมกับงานนี้ คุณควรรวมเรซูเม่ของคุณเป็นไฟล์แนบด้วย
- ในทำนองเดียวกัน คุณยังสามารถเขียนอีเมลเพื่อสมัครฝึกงานได้อีกด้วย อธิบายว่าคุณกำลังมองหาการฝึกงานประเภทใดและจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในอาชีพได้อย่างไร พร้อมให้เหตุผลว่าทำไมคุณควรได้รับเลือกให้ฝึกงาน
- ส่งอีเมลติดตามผลหากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณสมัคร
ขั้นตอนที่ 2 รู้วิธีเขียนอีเมลถึงอาจารย์ของคุณ
การส่งอีเมลถึงอาจารย์อาจดูน่ากลัว แต่ก็ไม่ยากไปกว่าอีเมลที่เป็นทางการอื่นๆ อาจารย์ของคุณมีแนวโน้มว่าจะเป็นคนยุ่ง ดังนั้นถามคำถามของคุณให้กระชับที่สุดเท่าที่จะทำได้
หากอาจารย์รู้จักคุณดีพอ คุณสามารถส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอจดหมายรับรองได้
ขั้นตอนที่ 3 เขียนจดหมายสอบถามทางอีเมล
จดหมายสอบถามคือจดหมายที่ถามบรรณาธิการว่าเขาจะพิจารณารับงานเขียนเพื่อพิจารณาตีพิมพ์หรือไม่ คุณต้องอธิบายงานที่เป็นปัญหาให้ดีพอที่จะทำให้บรรณาธิการมีความคิดที่ดีว่าเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร
ขั้นตอนที่ 4 ใช้อีเมลเพื่อติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล
หากคุณมีข้อกังวลด้านทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับบริษัทของคุณ วิธีที่เร็วที่สุดในการจัดการคือการส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ถูกต้องในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลระบุถึงปัญหาอย่างชัดเจน
ตัวอย่างอีเมลมืออาชีพ
ตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนการประชุมทางโทรศัพท์
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนการประชุมทางโทรศัพท์
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างอีเมลถึงนายจ้างเพื่อขอข้อมูลอ้างอิง
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
