หากสายงานของคุณต้องการให้คุณติดต่อกับลูกค้าทางโทรศัพท์ มีโอกาสที่คุณจะทิ้งข้อความเสียงไว้เป็นจำนวนมาก แต่คุณควรพูดอะไรหลังจากเสียงบี๊บ การพยายามจำข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณต้องอ่านอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยากใจ และทำให้รายละเอียดที่สำคัญถูกละทิ้งไป ทิ้งข้อความที่กระจัดกระจายและกลอนสดโดยสร้างระบบสำหรับฝากข้อความเสียง โดยการเรียกใช้รายการตรวจสอบอย่างรวดเร็วในหัวของคุณ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณได้ให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการส่งต่อไปยังผู้รับ และเพิ่มโอกาสในการได้รับการโทรกลับ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การระบุตัวเอง
ขั้นตอนที่ 1. ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม
ทันทีที่คุณเริ่มบันทึกข้อความ ให้พูดด้วยเสียงที่ชัดเจนและได้ยิน อย่าพูดพึมพำหรือพูดเร็วเกินไป พยายามทำให้ดีที่สุดเพื่อให้เสียงมีความสนใจและมีพลังเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง แม้ว่าผู้รับจะมองไม่เห็นคุณ แต่น้ำเสียงทั่วไปของคุณจะถูกส่งผ่านทางโทรศัพท์ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณถ่ายทอดเสียงที่ถูกต้อง
- ตอกย้ำทุกสิ่งที่คุณพูด การรับสัญญาณที่ไม่ดีอาจทำให้เสียงของคุณผิดเพี้ยนและทำให้คุณถูกตัดสิทธิ์ แม้แต่เสียงพูดธรรมดาก็ทำให้สับสนได้ทางโทรศัพท์
- คุณภาพของเสียงของคุณควรสะท้อนถึงลักษณะการโทรอย่างเหมาะสม ตัวอย่างเช่น ไม่เป็นไรที่จะรู้สึกตื่นเต้นเมื่อคุณทิ้งข้อความเสียงเพื่อแสดงความยินดีกับหลานชายของคุณที่สำเร็จการศึกษาระดับมัธยมปลาย หากคุณกำลังแสดงความเสียใจกับเพื่อนที่กำลังโศกเศร้า คุณควรรักษาน้ำเสียงของคุณให้เคร่งขรึมและให้เกียรติ
ขั้นตอนที่ 2. พูดถึงชื่อของคุณ
ให้ชื่อผู้รับเป็นอย่างแรก ด้วยวิธีนี้ คนที่คุณโทรหาจะรู้ว่าคุณเป็นใครทันที ประโยคง่ายๆ ที่ว่า "นี่คือ (ชื่อจริงของคุณ)" จะใช้ได้ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ หรือเป็นประโยคแนะนำเพิ่มเติมว่า "ฉันชื่อ (ชื่อเต็ม)" หากคนที่คุณโทรหาไม่เคยพบคุณมาก่อน เพื่อนและญาติจะจำคุณได้โดยไม่ต้องระบุตัวตนเพิ่มเติม หากเป็นการโทรแบบมืออาชีพ พวกเขาจะมีชื่อที่เชื่อมโยงกับเสียงและข้อความ ซึ่งจะช่วยเปิดช่องทางการสื่อสารที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
- ขั้นตอนนี้ดูเหมือนเป็นขั้นตอน แต่มักจะถูกลืมโดยผู้โทรเมื่ออยู่ในที่เกิดเหตุ
- หากคุณมีตำแหน่งงานหรือคำอธิบายเกี่ยวกับตัวคุณที่อาจเป็นประโยชน์ต่อผู้รับในการติดตามผล ให้ระบุชื่อนั้นตามชื่อของคุณ เช่น "ฉันชื่อ Dr. Holdsworth นักรังสีวิทยาอาวุโสที่ Sacred Heart Medical Center " หรือ "นี่คือกลอเรีย คาร์เพนเตอร์ ฉันเป็นแม่ของโคลอี้ที่โรงเรียน"
ขั้นตอนที่ 3 ฝากหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ท่องหมายเลขโทรศัพท์ของคุณทันทีหลังชื่อของคุณ ผู้โทรส่วนใหญ่รอจนกว่าจะสิ้นสุดข้อความเสียงเพื่อให้ข้อมูลติดต่อของตน แต่ถ้าผู้รับไม่รับสายในครั้งแรก พวกเขาจะถูกบังคับให้ฟังข้อความทั้งหมดอีกครั้ง อย่าลืมพูดช้าๆ และออกเสียงเมื่อทิ้งหมายเลขโทรศัพท์ไว้เพื่อให้เข้าใจได้
- วิธีง่ายๆ ในการเสนอหมายเลขโทรศัพท์ของคุณตอนต้นข้อความคือการพูดว่า “นี่ (ชื่อของคุณ) หมายเลขของฉันคือ (หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ)” หรือ “ฉันชื่อ (ชื่อ) โทรจาก (หมายเลข)”
- แม้จะมีคุณลักษณะหมายเลขผู้โทรอยู่แพร่หลาย ขอแนะนำให้ทิ้งหมายเลขโทรศัพท์ไว้เสมอในกรณีที่ผู้ที่คุณโทรหาไม่ได้บันทึกหมายเลขของคุณไว้ หรือคุณขอให้พวกเขาโทรกลับที่หมายเลขต่ออื่น
ขั้นตอนที่ 4. ทำการเชื่อมต่อ
เมื่อฟังข้อความเสียงหรือข้อความที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจจากผู้ส่งที่ไม่รู้จัก ผู้คนจะเริ่มสงสัยหรือไม่สนใจหากไม่รู้ว่าคุณเป็นใครหรือโทรมาทำไม ทำให้พวกเขาสบายใจโดยการพูดถึงเพื่อนที่มีร่วมกันหรือบุคคลอ้างอิงที่ให้หมายเลขของพวกเขาแก่คุณ อีกครั้งทำให้การโทรรู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้น ข้อความเสียงจะดูมีการบุกรุกน้อยลง และคุณจะมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบกลับมากขึ้น
- ลองแนะนำตัวสั้นๆ ที่จะบอกใบ้ให้ผู้ฟังฟัง เช่น "ฉันได้หมายเลขของคุณมาจากแพท ใครบอกว่าคุณสนใจจะขายเรือของคุณ"
- แม้ว่าคุณจะไม่ได้โทรติดต่อธุรกิจ แต่การสร้างการเชื่อมต่อจะช่วยให้ผู้รับของคุณสะดวกสบายยิ่งขึ้น “นี่คือบ็อบ เพื่อนบ้านของคุณจากฝั่งตรงข้ามถนน” มีความสง่างามมากกว่า “นี่คือโรเบิร์ต เฮนเดอร์สัน”
คะแนน
0 / 0
ส่วนที่ 1 แบบทดสอบ
หากคุณกำลังฝากข้อความถึงเพื่อนหรือญาติ คุณควรแนะนำตัวเองอย่างไร?
ด้วยเพียงชื่อของคุณ
อย่างแน่นอน! หากคุณกำลังโทรหาคนที่รู้จักคุณดี พวกเขาจะสามารถระบุตัวคุณได้จากชื่อจริงของคุณ การทิ้งชื่อเต็มของคุณไว้เป็นสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนจะฟังดูแข็งทื่อและอึดอัด อ่านคำถามตอบคำถามอื่น
ด้วยนามสกุลของคุณเท่านั้น
ลองอีกครั้ง! เว้นแต่คุณจะใช้นามสกุลกับเพื่อน การแนะนำตัวเองในข้อความเสียงนั้นเป็นเรื่องแปลก และสมาชิกในครอบครัวของคุณหลายคนอาจมีนามสกุลเหมือนกัน จึงไม่สามารถช่วยให้พวกเขาระบุตัวคุณได้ เดาอีกครั้ง!
ด้วยชื่อเต็มของคุณ
ไม่แน่! คุณควรทิ้งชื่อนามสกุลไว้หากคุณฝากข้อความเสียงให้คนที่คุณไม่เคยพบมาก่อน แต่สมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนจะไม่ต้องการชื่อนามสกุลของคุณเพื่อระบุตัวตนของคุณ เดาอีกครั้ง!
ที่จริงแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องให้ชื่อของคุณกับคนที่รู้จักคุณดี
ไม่จำเป็น! จำไว้ว่าการคุยโทรศัพท์บิดเบือนเสียงของคุณ ดังนั้น แม้แต่คนที่รู้จักคุณดีก็อาจจำเสียงของคุณไม่ได้ทางโทรศัพท์ เลือกคำตอบอื่น!
ต้องการแบบทดสอบเพิ่มเติมหรือไม่?
ทดสอบตัวเองต่อไป!
ส่วนที่ 2 ของ 3: การระบุธุรกิจของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. คิดถึงสิ่งที่คุณจะพูดล่วงหน้า
มีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะพูดก่อนที่จะเริ่มฝากข้อความเสียง นี่ไม่น่าจะเป็นปัญหามากนักหากคุณโทรด้วยความตั้งใจเฉพาะ แต่การได้ยินเสียงบี๊บจากอีกฝั่งหนึ่งและรู้ว่ากำลังถูกบันทึกอาจทำให้ผู้โทรจำนวนมากว่างเปล่า แบ่งข้อมูลออกเป็นหัวข้อย่อยและกดทีละข้อก่อนวางสาย
- สำหรับข้อความเสียงที่มีความเร่งด่วนหรือมีความสำคัญเป็นพิเศษ ให้ลองเขียนสคริปต์คร่าวๆ ไว้ล่วงหน้า
- หากคุณพบว่าตัวเองห่างเหิน ให้เน้นที่การเรียกชื่อ หมายเลขโทรกลับ และเหตุผลในการโทรออกด้วยคำไม่กี่คำ
- รูปภาพที่คุณกำลังส่งวอยซ์เมลเพื่อติดตามเรื่องที่สนใจเกี่ยวกับการเดทเมื่อคืนนี้ การร่างข้อความในใจก่อนที่คุณจะบันทึก อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการแสดงออกอย่างเยือกเย็น สงบ และรวบรวม กับการพูดตะกุกตะกักและประหม่า
ขั้นตอนที่ 2 เก็บข้อความของคุณสั้น ๆ
จำกัดข้อความเสียงของคุณไว้ที่ 20-30 วินาที แทบจะไม่มีโอกาสที่ข้อความเสียงจะต้องยาวขึ้น คุณไม่ต้องการให้ผู้รับเบื่อด้วยบทนำหรือเรื่องราวที่ยาวเกินไปและคดเคี้ยว อยู่สั้น ๆ และตรงประเด็น ข้อความสั้นๆ สามารถสร้างความอยากรู้และชักชวนให้โทรกลับในเมื่อไม่มีอย่างอื่น
- ในทางกลับกัน หากคุณฝากข้อความเสียงที่สั้นเกินไป ผู้รับของคุณอาจคิดว่ามันไม่สำคัญและลบออกโดยไม่ได้ฟังด้วยซ้ำ เป็นไปได้อย่างยิ่งหากคุณโทรจากหมายเลขที่ไม่อยู่ในรายการ
- จุดประสงค์ของการฝากข้อความเสียงคือการบังคับให้ผู้อื่นโทรกลับ ไม่ใช่ยกเลิกการโหลดข้อมูลทั้งหมดที่คุณจะแบ่งปันกับพวกเขาระหว่างการโทร
ขั้นตอนที่ 3 เปิดด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุด
ตัดการไล่ล่าและชี้แจงเหตุผลในการโทรหาคุณให้ชัดเจน ถ้าคุณแค่แตะเบสก็พูดอย่างนั้น หากคุณมีข้อเสนอขาย หรือกำลังติดตามธุรกรรมหรือยืนยันการนัดหมาย โปรดแจ้งให้ผู้รับทราบ ผู้ฟังของคุณจะหมดความสนใจอย่างรวดเร็วและอาจลบข้อความหากคุณไม่แจ้งให้พวกเขาทราบถึงจุดประสงค์ของคุณล่วงหน้า
- คุณมีเวลาสั้น ๆ ในการทำความเข้าใจประเด็นของคุณ หากคุณเอาชนะปัญหาต่างๆ ได้ ผู้ฟังของคุณอาจละทิ้งข้อความก่อนที่จะได้รับข้อมูลสำคัญใดๆ
- ดีกว่ามากที่จะบอกข่าวยากๆ เช่น "พ่ออยู่ในโรงพยาบาล" แบบไม่มีข้อความ และใช้ข้อความที่เหลือเพื่อปลอบโยนและอธิบาย มากกว่าที่จะเต้นรำไปรอบๆ หัวข้อและทำให้ผู้ฟังของคุณกังวล
ขั้นตอนที่ 4 เป็นส่วนตัวและเป็นธรรมชาติ
ต่อต้านความอยากที่จะแอบเข้าไปใน "เสียงโทรศัพท์" ที่ฟังดูธรรมดา แค่สุภาพ เป็นตัวของตัวเอง และพูดอย่างเป็นธรรมชาติ ผู้คนสามารถบอกได้เมื่อมีคนพยายามขายของบางอย่างให้หรือหลุดออกจากทางใดทางหนึ่ง และพวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะให้เวลาคุณมากขึ้นหากพวกเขารู้สึกว่าคุณกำลังเข้าหาพวกเขาอย่างเท่าเทียมกัน
ดูเหมือนว่าคุณกำลังอ่านจากสคริปต์จะทำให้ผู้ฟังของคุณรู้สึกว่าพวกเขาเป็นเพียงการโทรอีกครั้งหนึ่งที่คุณต้องทำ
คะแนน
0 / 0
ส่วนที่ 2 แบบทดสอบ
คุณควรให้ข้อมูลเท่าไหร่ระหว่างข้อความเสียงของคุณ?
ให้น้อยที่สุด เช่น ชื่อและหมายเลขของคุณ
ไม่! อย่าพยายามทำตัวลึกลับผ่านข้อความเสียง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณโทรจากหมายเลขที่ไม่อยู่ในรายการ หากคุณคลุมเครือเกินไป คนที่คุณโทรหาอาจลบข้อความเสียงของคุณว่าไม่สำคัญ เลือกคำตอบอื่น!
เพียงพอที่จะอธิบายว่าทำไมพวกเขาควรโทรกลับ
ถูกต้อง! กระชับ แต่ให้ข้อมูลแก่ผู้ที่คุณโทรหาเพียงพอเพื่อให้รู้ว่าคุณโทรมาทำไม พวกเขามักจะโทรกลับหาคุณหากคุณไม่นิ่งเฉยหรือพูดมากจนเกินไป อ่านคำถามตอบคำถามอื่น
ข้อมูลทั้งหมดที่คุณจะให้หากพวกเขาหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา
ไม่แน่! ข้อความเสียงใช้แทนการสนทนาเต็มรูปแบบไม่ได้ หากคุณพูดเกิน 20 หรือ 30 วินาที คนที่คุณโทรหามักจะเบื่อหรือรำคาญ และพวกเขาอาจจะไม่โทรกลับหาคุณ เลือกคำตอบอื่น!
ต้องการแบบทดสอบเพิ่มเติมหรือไม่?
ทดสอบตัวเองต่อไป!
ส่วนที่ 3 จาก 3: การลงชื่อออก
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งคำถามหรือคำขอเฉพาะ
ในขณะที่คุณสรุปข้อความ ให้ระบุให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงต้องการให้ผู้รับโทรกลับหาคุณ ถามคำถามที่ชัดเจนหรือส่งคำขอเพื่อกระตุ้นให้พวกเขาหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา หากพวกเขายังคงรู้สึกสับสนหรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับเจตนาของคุณหลังจากฟังข้อความเสียงของคุณ แสดงว่ามันไม่ได้ผล
- ลองวลีเช่น "แจ้งให้เราทราบว่าคุณชอบสูตรที่ฉันส่งให้คุณ" หรือ "ฉันสนใจที่จะได้ยินความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับข้อเสนอนี้"
- ผู้คนมีแรงจูงใจที่จะติดต่อเมื่อคุณส่งคำขอมากกว่าที่จะพูดว่า "โทรกลับ"
ขั้นตอนที่ 2 ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณอีกครั้ง
นำข้อความของคุณไปใกล้ ๆ โดยให้ชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณแก่ผู้ฟังอีกครั้ง ทำซ้ำหมายเลขโทรศัพท์ของคุณสองครั้งเพื่อไม่ให้มีโอกาสที่ตัวเลขจะผิดหรือเขียนไม่สำเร็จ อย่าลืมใส่รายละเอียดที่อาจเป็นประโยชน์เมื่อผู้รับโทรกลับ เช่น เวลาที่คุณจะโทรและไม่สามารถติดต่อได้ และเวลาที่ดีที่สุดในการโทร
- การสะกดหมายเลขโทรศัพท์ของคุณมากกว่าสองครั้งเมื่อสิ้นสุดการโทรนั้นมากเกินไป และอาจถูกตีความได้ว่าเป็นการหยาบคาย
- คุณอาจต้องการสะกดนามสกุลของคุณหากผู้โทรไม่เคยพบคุณมาก่อน
- คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับขั้นตอนนี้หากข้อความของคุณเป็นข้อความธรรมดาสำหรับเพื่อนหรือญาติ
ขั้นตอนที่ 3 หลีกเลี่ยงตอนจบที่ยืดยาว
เมื่อถึงเวลาวางสาย อย่าอืดอาดหรือยืดเวลาข้อความโดยไม่จำเป็น เว้นเสียแต่ว่าเป็นการโทรหาบุคคลอันเป็นที่รักเป็นการส่วนตัว ไม่จำเป็นต้องอวยพรให้ใครสักคนมีวันที่ยอดเยี่ยม ความสนใจของผู้รับจะลดน้อยลงเมื่อข้อความเสียงเปิดอยู่นานขึ้น ดังนั้นพยายามอย่าเสียโฟกัสในตอนท้าย ขอบคุณพวกเขาที่สละเวลาและปล่อยให้การสื่อสารในขั้นต่อไปเป็นหน้าที่ของพวกเขา
- การปิดอย่างเป็นมิตรเช่น “ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ” นั้นอบอุ่นกว่า ดังนั้นจึงมีประสิทธิภาพมากกว่าคำทั่วไปในเชิงพาณิชย์เช่น “ขอให้มีความสุข”
- อย่าสรุปหรือสรุปข้อความของคุณในตอนท้าย หากผู้รับต้องการฟังรายละเอียดบางอย่างอีกครั้ง ก็สามารถเล่นซ้ำได้ในภายหลัง
คะแนน
0 / 0
ส่วนที่ 3 แบบทดสอบ
คุณควรพูดหมายเลขโทรศัพท์ของคุณกี่ครั้งเมื่อสิ้นสุดข้อความเสียง
ไม่มี สมมติว่าคุณพูดไว้ตอนต้นของข้อความ
ไม่แน่! ใช่ คุณควรให้หมายเลขของคุณเมื่อเริ่มต้นข้อความเสียง แต่ถึงอย่างนั้น ก็มีโอกาสที่บุคคลนั้นจะพลาดในครั้งแรก ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะทำซ้ำเมื่อสิ้นสุดข้อความของคุณ คลิกที่คำตอบอื่นเพื่อค้นหาคำตอบที่ถูกต้อง…
ครั้งหนึ่ง
ปิด I! พูดหมายเลขของคุณเมื่อสิ้นสุดข้อความของคุณดีกว่าไม่พูดเลย แต่ในอุดมคติแล้ว คุณควรทำซ้ำมากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นได้รับ เลือกคำตอบอื่น!
สองครั้ง
ได้! ในตอนท้ายของข้อความ ให้ทำซ้ำหมายเลขของคุณสองครั้ง นั่นเป็นตัวเลขในอุดมคติเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นได้ยินอย่างถูกต้องโดยไม่มองว่าเป็นคนเร่งเร้าหรือหยาบคาย อ่านคำถามตอบคำถามอื่น
สามครั้ง
เกือบ! คุณไม่จำเป็นต้องระบุหมายเลขของคุณสามครั้งที่ส่วนท้ายของข้อความเสียง คนที่คุณโทรหาจะได้รับหมายเลขของคุณโดยมีจำนวนซ้ำน้อยกว่านี้ และที่แย่กว่านั้น การทำซ้ำสามครั้งหรือมากกว่านั้นอาจดูเหมือนเป็นการหยาบคาย ลองคำตอบอื่น…
ต้องการแบบทดสอบเพิ่มเติมหรือไม่?
ทดสอบตัวเองต่อไป!
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- ลองนึกถึงเวลาที่คุณได้รับข้อความเสียงที่ทำให้คุณคิดว่า "คนนี้ต้องการอะไร" ฝากข้อความเสียงที่คุณต้องการรับไว้
- ระบุที่อยู่อีเมลของคุณหรือวิธีการติดต่ออื่นนอกเหนือจากหมายเลขโทรศัพท์ของคุณเมื่อเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบของคุณกับผู้รับ
- รอยยิ้ม! มันมาผ่านทางโทรศัพท์
- อย่าลืมระบุวันที่หากคุณกำลังแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้านเวลา
- หากคุณกำลังโทรเกี่ยวกับหัวข้อที่ละเอียดอ่อน ให้จำกัดข้อมูลที่คุณรวมไว้ในข้อความเสียงในกรณีที่คนอื่นได้ยิน
- ในกรณีฉุกเฉินหรือภัยธรรมชาติ ใช้ข้อความเสียงขาออกเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่เป็นไร
คำเตือน
- หากคุณกำลังพยายามให้คนอื่นโทรกลับ อย่าพูดถึงการพยายามโทรที่ล้มเหลว สิ่งนี้อาจทำให้คุณดูหงุดหงิด และพวกเขาจะรู้สึกสบายใจน้อยลงเมื่อต้องรับมือกับคุณ
- ในสถานการณ์ที่เป็นมืออาชีพ คุณควรฝากข้อความเสียงไว้เสมอหากผู้ที่คุณโทรหาไม่รับสาย การเห็นสายที่ไม่ได้รับหลายครั้งโดยไม่มีข้อความเสียงจะบ่อนทำลายความสำคัญของธุรกิจของคุณ
