เท่าที่คุณอาจใช้ตู้เก็บเอกสารและโฟลเดอร์แฟ้มเพื่อจัดระเบียบเอกสารที่เป็นกระดาษ คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์ของคุณเป็นระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดการไฟล์ดิจิทัลรวมทั้งรูปถ่ายและเอกสารได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การสร้างระบบไฟล์บน Windows
ขั้นตอนที่ 1. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการจัดระเบียบ
หากต้องการเลือกไฟล์หลายไฟล์ที่แสดงร่วมกันใน Windows Explorer ให้คลิกไฟล์แรกที่คุณต้องการเลือก จากนั้นกด ⇧ Shift ค้างไว้แล้วคลิกไฟล์สุดท้าย
ขั้นตอนที่ 2 เลือกสถานที่สำหรับระบบการจัดเก็บ
Windows มีชื่อโฟลเดอร์หลักที่เป็นค่าเริ่มต้น เช่น My Documents, My Pictures และ My Music หรือคุณสามารถเลือกตำแหน่งที่จะสร้างโฟลเดอร์ได้
ขั้นตอนที่ 3 สร้างโฟลเดอร์ใหม่
โฟลเดอร์นี้จะทำหน้าที่เป็นตู้เก็บเอกสารของคุณ โดยเก็บโฟลเดอร์ย่อยอื่นๆ ที่จัดระเบียบไว้
- ใน Windows Explorer ให้คลิกขวาที่ตำแหน่งที่คุณต้องการสร้างโฟลเดอร์
- คลิก ใหม่.
- คลิก โฟลเดอร์. ชื่อโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ใหม่ ถูกเน้น
- พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้
- กด ↵ Enter
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์หลักของคุณ
ดับเบิลคลิกที่ชื่อโฟลเดอร์หลักเพื่อเปิดโฟลเดอร์นั้น ในลักษณะเดียวกับที่คุณสร้างโฟลเดอร์หลัก ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. ย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ใหม่
คุณสามารถเปิด Windows Explorer สองเวอร์ชันเคียงข้างกัน แล้วลากไฟล์จากตำแหน่งเดิมไปยังโฟลเดอร์ใหม่
ขั้นตอนที่ 6 สำรองไฟล์ที่จัดของคุณ
ใช้ Windows Backup เพื่อคัดลอกไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือเซิร์ฟเวอร์คลาวด์เป็นประจำ หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ล้มเหลว คุณสามารถใช้ข้อมูลสำรองเพื่อกู้คืนไฟล์ไปยังฮาร์ดไดรฟ์ใหม่ได้
- คลิก เริ่ม.
- ในกล่องค้นหา พิมพ์ สำรอง.
- คลิก สำรองและเรียกคืน.
- คลิก ตั้งค่าการสำรองข้อมูล และทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง
วิธีที่ 2 จาก 2: การสร้างระบบไฟล์บน Mac
ขั้นตอนที่ 1. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการจัดระเบียบ
หากต้องการเลือกไฟล์หลายไฟล์ที่อยู่ในรายการ ให้คลิกไฟล์แรกที่คุณต้องการเลือก จากนั้นกด ⇧ Shift ค้างไว้แล้วคลิกไฟล์สุดท้าย
- กดปุ่ม Control ค้างไว้แล้วคลิกไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง จากนั้นคลิก โฟลเดอร์ใหม่พร้อม Selection.
- พิมพ์ชื่อสำหรับโฟลเดอร์ใหม่
- กด ⏎ ย้อนกลับ
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์หลักของคุณ
หากต้องการเปิดโฟลเดอร์หลัก ให้กด ⌘ Command ค้างไว้ขณะดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ ในลักษณะเดียวกับที่คุณสร้างโฟลเดอร์หลัก ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 สำรองไฟล์ที่จัดของคุณ
ใช้ Time Machine เพื่อคัดลอกไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก ไปยัง Time Capsule หรือไปยังเซิร์ฟเวอร์ OS X ในเครือข่ายของคุณ หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ล้มเหลว คุณสามารถใช้ข้อมูลสำรองเพื่อกู้คืนไฟล์ไปยังฮาร์ดไดรฟ์ใหม่ได้
- ในเมนู Time Machine คลิก การตั้งค่าไทม์แมชชีน.
- คลิก เลือกดิสก์สำรอง ปุ่ม.
- เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการสำรองไฟล์ของคุณ นี่อาจเป็นฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือ Time Capsule เลือกไดรฟ์แล้วคลิก ใช้ดิสก์.
- หากคุณต้องการสำรองข้อมูลในไดรฟ์หลายตัว คุณสามารถเลือก เพิ่มหรือลบดิสก์สำรอง และนี่จะให้ตัวเลือกแก่คุณในการเพิ่มอุปกรณ์สำรองอื่น นี่เป็นขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม
เคล็ดลับ
- คุณอาจต้องการเปลี่ยนชื่อไฟล์เพื่อรวมวันที่ที่สร้างไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถจัดเรียงไฟล์ตามตัวอักษรเพื่อดูตามลำดับการสร้างได้อย่างง่ายดาย เมื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์ให้รวมวันที่เป็นส่วนหนึ่งของชื่อไฟล์ ให้ใช้รูปแบบ YYYY. MM. DD เช่น 2010.09.29 คุณสามารถข้ามศตวรรษและจุดต่างๆ แล้วใช้ 100929 ได้เลย
- ในการจัดเรียงไฟล์ตามชื่อใน Windows Explorer ให้คลิกที่ ชื่อ หัวข้อ.
- เมื่อคุณเชื่อมต่อฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเข้ากับคอมพิวเตอร์ ระบบอาจถามคุณว่าต้องการใช้ไดรฟ์สำรองหรือไม่ โดยใช้ Windows Backup หรือ Mac Time Machine
