บันทึกที่ซ้ำกันสามารถปรากฏขึ้นได้หากคุณมีคนหลายคนป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลโดยไม่มีการป้องกันที่เพียงพอ การรวมหลายฐานข้อมูลเข้าด้วยกันอาจทำให้เกิดการซ้ำกันได้ Access มีเครื่องมือคิวรีเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกันในฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคุณสามารถเอาออกหรือรวมเข้าด้วยกัน ทำให้ฐานข้อมูลของคุณอ่านง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1. รู้ว่าอะไรทำให้ข้อมูล "ซ้ำกัน"
ข้อมูลที่ซ้ำกันไม่ได้หมายความว่าทุกช่องจะเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น ลูกค้าที่ถูกป้อนลงในฐานข้อมูลสองครั้งอาจมีรหัสที่แตกต่างกันสองรหัสและการสะกดคำที่แตกต่างกัน ในทางกลับกัน ถ้าชื่อนี้เป็นเรื่องธรรมดา อาจเป็นลูกค้าสองคนที่แตกต่างกัน คุณจะต้องเปรียบเทียบข้อมูลที่มีอยู่และตรวจสอบผลลัพธ์แต่ละรายการอย่างรอบคอบเพื่อพิจารณาว่าอะไรซ้ำและไม่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 2 สำรองฐานข้อมูลของคุณ
ขอแนะนำให้คุณสร้างข้อมูลสำรองใหม่ก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถกู้คืนฐานข้อมูลได้หากคุณลบรายการผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ
- คลิกเมนูไฟล์และเลือก "บันทึกเป็น" หรือ "บันทึกและเผยแพร่"
- คลิก "สำรองฐานข้อมูล" ในส่วนขั้นสูง ทำตามคำแนะนำเพื่อสำรองฐานข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 แจ้งผู้ใช้รายอื่นว่าคุณกำลังจะทำการเปลี่ยนแปลง
เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล พยายามให้แน่ใจว่าจะไม่มีผู้ใช้รายอื่นเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล ไม่จำเป็น แต่จะช่วยให้คุณปวดหัวได้ในภายหลังหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
ตั้งค่าฐานข้อมูลของคุณเป็นโหมดเอกสิทธิ์หากทำได้ ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ คลิกเมนูไฟล์และเลือก "ตัวเลือก" จากนั้นเลือก "การตั้งค่าไคลเอ็นต์" ในส่วน "โหมดเปิดเริ่มต้น" เลือก "พิเศษ" ถ้าคุณมีคนไม่มากที่ใช้ฐานข้อมูล โดยทั่วไปคุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องนี้
ขั้นตอนที่ 4 เปิดตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม
เครื่องมือสืบค้นข้อมูลสามารถค้นหารายการที่มีเนื้อหาที่ซ้ำกัน กระบวนการเริ่มต้นตัวช่วยสร้างจะแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันของ Access ที่คุณใช้อยู่:
- 2013/2010 - คลิกแท็บ "สร้าง" แล้วคลิก "ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม"
- 2007 - คลิกแท็บ "แทรก" หรือ "สร้าง" และเลือก "ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม"
- 2003 - เปิดหน้าต่างฐานข้อมูล และเลือกแท็บ "แบบสอบถาม" คลิกปุ่ม "ใหม่"
ขั้นตอนที่ 5. เลือก "ค้นหาตัวช่วยสร้างการค้นหาที่ซ้ำกัน"
แบบสอบถามนี้เปรียบเทียบเขตข้อมูลเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 6 เลือกตารางที่คุณต้องการค้นหา
ตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณจะแสดงรายการ เลือกตารางที่คุณต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน
สำหรับการตรวจสอบรายการซ้ำส่วนใหญ่ คุณจะต้องเลือกมุมมอง "ตาราง" ไว้
ขั้นตอนที่ 7 เลือกฟิลด์ที่คุณคิดว่ามีรายการซ้ำ
เลือกฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการเปรียบเทียบสำหรับข้อมูลที่ซ้ำกัน รวมฟิลด์ที่เพียงพอสำหรับการตัดสิน รายการที่ซ้ำกันจะถูกส่งกลับก็ต่อเมื่อฟิลด์ตรงกับอักขระสำหรับอักขระ คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อค้นหาการจับคู่บางส่วน
- หลีกเลี่ยงการใช้ฟิลด์ทั่วไป หลีกเลี่ยงการใช้ฟิลด์เช่นวันที่หรือสถานที่เพื่อลดความยุ่งเหยิงเมื่อเปรียบเทียบรายการ
- หากไม่มีฟิลด์เพียงพอที่จะสร้างความแตกต่างระหว่างเรกคอร์ด หรือกับฟิลด์ที่กว้างเกินไป คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ซ้ำกันจำนวนมาก
ขั้นตอนที่ 8 เลือกฟิลด์เพิ่มเติมเพื่อดู
ฟิลด์เพิ่มเติมหรือสองฟิลด์สามารถช่วยคุณตัดสินใจว่าข้อมูลนั้นซ้ำกันจริงหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ฟิลด์รหัสคำสั่งซื้อจะช่วยคุณกำหนดว่าชื่อเดียวกันสองครั้งเป็นรายการแยกกันหรือไม่ รวมอย่างน้อยหนึ่งฟิลด์เพื่อช่วยในการสร้างความแตกต่างนี้และป้องกันการสูญหายของข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ
ขั้นตอนที่ 9 สร้างแบบสอบถาม
คุณจะได้รับแจ้งให้ตั้งชื่อคิวรี คลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อดูผลลัพธ์
ขั้นตอนที่ 10 ตรวจสอบผลลัพธ์ของคุณอย่างระมัดระวัง
รายการที่ซ้ำกันที่เป็นไปได้ตามเกณฑ์ของคุณจะปรากฏขึ้น อ่านผลลัพธ์แต่ละรายการและใช้ความรู้ที่คุณมีเกี่ยวกับบริษัทของคุณเพื่อตัดสินใจว่ารายการนั้นซ้ำกันหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระเบียนนั้นซ้ำกันก่อนที่คุณจะลบออก
ถ้าคุณตัดสินใจไม่ได้ ให้สร้างคิวรีใหม่ด้วยฟิลด์เพิ่มเติมเพื่อช่วยคุณตัดสินใจ
ขั้นตอนที่ 11 ลบบันทึกที่ซ้ำกัน
คลิกขวาที่คอลัมน์ด้านซ้ายและเลือก "ลบบันทึก" เพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกหลายระเบียนเพื่อลบทั้งหมดพร้อมกัน
- คุณอาจต้องการผสานข้อมูลบางส่วนจากระเบียนที่ซ้ำกันลงในระเบียนที่คุณวางแผนจะเก็บไว้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ลบระเบียนทั้งหมดที่ปรากฏในรายการผลลัพธ์ที่ซ้ำกัน มิฉะนั้นคุณจะไม่เหลือระเบียนเดิม
