อีเมลแบ่งปันความรู้คืออีเมลที่ออกแบบมาเพื่อแบ่งปันข้อมูล โดยเฉพาะในที่ทำงานหรือสถานที่ทำงานอื่นๆ การแบ่งปันความรู้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าคุณห่วงใยพวกเขาและต้องการแบ่งปันสิ่งที่คุณรู้กับพวกเขา ด้วยความหวังว่าสิ่งนี้อาจช่วยพวกเขาได้ในอนาคต นอกจากนี้ยังสามารถช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางวิชาชีพของคุณได้อีกด้วย พยายามทำให้อีเมลแบ่งปันความรู้ของคุณชัดเจนและเข้าใจง่ายที่สุด ซึ่งจะทำให้ผู้อื่นเข้าใจและซึมซับได้ง่าย
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียนอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างชัดเจนและสั้นในหัวเรื่อง
เขียนหัวเรื่องเพื่อให้ผู้ชมของคุณดูตัวอย่างได้ชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อพวกเขาเปิดอีเมลของคุณ พยายามรักษาความยาวของหัวเรื่องไว้ประมาณ 7 คำ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแบ่งปันความรู้ที่คุณได้รับขณะเข้าร่วมการประชุมการเขียนโค้ด คุณสามารถสร้างหัวเรื่องเช่น: "ประเด็นสำคัญจากการประชุม Miami Coders Conference 2020"
- อีเมลที่มีหัวเรื่องคลุมเครือหรือยาวเกินไปมีโอกาสเปิดน้อยกว่ามาก หลีกเลี่ยงหัวเรื่องสั้นๆ เพียง 1-2 คำที่ไม่ได้ระบุว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร
เคล็ดลับ: หากคุณต้องการให้คนอื่นอ่านอีเมลแบ่งปันความรู้ของคุณภายในระยะเวลาที่กำหนด ให้ใส่วันที่ในหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่ “Industry Advancements to Discuss in Meeting August 2”
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายที่ส่งถึงผู้ชมเฉพาะของคุณ
คิดถึงผู้ฟังที่คุณวางแผนจะส่งอีเมลแบ่งปันความรู้ของคุณไปและเลือกคำทักทายที่มีระดับความเป็นทางการที่เหมาะสม ทำให้คำทักทายครอบคลุมทุกคนที่จะได้รับอีเมล
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงทีมโปรแกรมเมอร์กลุ่มเล็กๆ ที่คุณทำงานด้วยอย่างใกล้ชิดและรู้จักดี คุณสามารถเริ่มอีเมลด้วยข้อความที่เป็นกันเองและเป็นกันเอง เช่น "สวัสดีตอนบ่าย เพื่อน ๆ นักเขียนโค้ดของฉัน"
- หากคุณกำลังส่งอีเมลแบ่งปันความรู้ไปยังระดับสูงหรือกลุ่มบางประเภทที่มีบุคคลที่คุณไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว คุณอาจเลือกคำทักทายที่เป็นทางการมากขึ้นตามบรรทัดของ: “เรียน สมาชิกคณะกรรมการบริหาร” หรือ “อรุณสวัสดิ์ ฝ่ายการตลาด”
- หากคุณกำลังแบ่งปันความรู้กับคนเพียง 1 หรือ 2 คน คุณสามารถระบุชื่อในคำทักทายของอีเมลได้
- เมื่อมีข้อสงสัย คุณสามารถใช้คำทั่วไปเช่น: “สวัสดี ทุกคน” หรือ “สวัสดีตอนบ่าย”
ขั้นตอนที่ 3 เขียนประวัติย่อหรือบริบทที่จุดเริ่มต้นของอีเมล
เริ่มต้นด้วยย่อหน้าสั้นๆ ใต้คำทักทายของคุณ ซึ่งจะอธิบายสิ่งที่คุณจะแบ่งปันในอีเมลของคุณ ซึ่งจะทำให้ผู้อ่านมีบริบทมากขึ้นสำหรับสิ่งที่พวกเขากำลังจะอ่านมากกว่าหัวเรื่อง
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังแบ่งปันการเรียนรู้จากการประชุมเขียนโค้ด คุณสามารถเขียนบางอย่างเช่น: “สัปดาห์ที่แล้ว ฉันโชคดีที่ได้เข้าร่วมงาน Miami Coders Conference ประจำปี 2020 ฉันต้องการแบ่งปันประเด็นสำคัญบางส่วนจากการประชุม 2 วันในระหว่างที่เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์และแนวโน้มการเข้ารหัสสำหรับปี 2021 ฉันหวังว่าความรู้นี้จะเป็นประโยชน์และน่าสนใจสำหรับคุณเช่นเดียวกับฉัน”
ขั้นตอนที่ 4 แบ่งเนื้อหาของอีเมลออกเป็นส่วนๆ
แบ่งประเด็นหลักที่คุณต้องการแชร์เป็นส่วนๆ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามและทำความเข้าใจ ใส่หัวเรื่องไว้ตอนต้นของข้อมูลแต่ละส่วนเพื่อให้ชัดเจนว่าข้อความด้านล่างนี้เกี่ยวกับอะไร แบ่งส่วนยาวออกเป็นย่อหน้าหลายย่อหน้าเพื่อแยกข้อมูล แทนที่จะทิ้งข้อมูลจำนวนมากลงในบล็อกข้อความยาว 1 บล็อก
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละย่อหน้าของคุณมีประเด็นที่เกี่ยวข้อง หากคุณกำลังเริ่มคิดใหม่ ให้เริ่มเขียนย่อหน้าใหม่
- ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแบ่งปันสิ่งที่คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์และแนวโน้มการเข้ารหัสในการประชุมล่าสุดที่คุณเข้าร่วม คุณสามารถจัดโครงสร้างอีเมลของคุณได้ดังนี้: ส่วนหัวของส่วนที่ระบุว่า "การอัปเดตอุตสาหกรรมปัญญาประดิษฐ์" แล้วเขียนย่อหน้าสองสามย่อหน้า เกี่ยวกับเรื่องนี้ ตามด้วยหัวข้ออื่นที่ระบุว่า "Coding Trends for 2021" ตามด้วยอีกสองสามย่อหน้า
ขั้นตอนที่ 5 สรุปเนื้อหาของอีเมลด้วยย่อหน้าสรุป
เขียนย่อหน้าสั้นๆ ก่อนออกจากระบบ ซึ่งจะเป็นการย้ำข้อมูลหลักบางอย่างในอีเมลของคุณ ให้ผู้อ่านของคุณรู้ว่าคุณหวังว่าพวกเขาจะได้อะไรจากความรู้ที่แบ่งปันและรวมรายการการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดบางอย่างเช่น: “อย่างที่คุณเห็น มีการพัฒนาใหม่ๆ ที่น่าตื่นเต้นมากมายใน AI ที่เกี่ยวข้องกับการตลาด และมีแนวโน้มการเขียนโปรแกรมใหม่ที่น่าสนใจที่น่าจับตามองในปี 2021 ฉันหวังว่าคุณจะนำข้อมูลนี้ไปใช้ ในโครงการพัฒนาของเราและกำลังคิดหาวิธีปรับปรุงผลิตภัณฑ์ของเราในปีหน้า”
- ตัวอย่างของรายการดำเนินการจะเป็นดังนี้: “มาวางแผนแบ่งปันความคิดของเราเกี่ยวกับข้อมูลทั้งหมดนี้ในการประชุมในวันศุกร์ โปรดเตรียมอย่างน้อย 1 จุดเพื่อหารือ”
ขั้นตอนที่ 6 ลงท้ายอีเมลของคุณด้วยการลงชื่อออก ตามด้วยชื่อและชื่อของคุณ
เลือกสัญญาณที่สั้นและเป็นมิตรกับระดับพิธีการที่เหมาะสมสำหรับผู้ฟังของคุณ ใส่ชื่อและชื่อของคุณไว้ที่ส่วนท้าย เพื่อให้ผู้คนรู้ว่าอีเมลที่พวกเขาเพิ่งอ่านมาจากใคร ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณไม่รู้จักสมาชิกทั้งหมดของผู้ชมเป็นการส่วนตัว
- ตัวอย่างการลงชื่อออกอย่างไม่เป็นทางการที่ใช้ได้ผลกับอีเมลเกือบทุกฉบับ ได้แก่ “ขอบคุณ” “ขอแสดงความนับถือ” และ “ด้วยความปรารถนาดี”
- การลงนามอย่างเป็นทางการคือ: “ขอแสดงความนับถือ” และ “ขอแสดงความนับถือ”
- แนวคิดบางประการสำหรับการลงชื่อออกจากระบบที่ไม่เป็นทางการยิ่งขึ้น ซึ่งคุณอาจใช้สำหรับอีเมลถึงผู้คนเพื่อทำงานด้วยหรือเห็นทุกวันคือ: "เจอกันใหม่พรุ่งนี้" และ "ไชโย"
- หากคุณกำลังแบ่งปันความรู้นอกองค์กรของคุณ ให้ใส่ชื่อองค์กรของคุณตามหลังชื่อและตำแหน่งของคุณด้วย เพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังเขียนมาจากที่ใด
วิธีที่ 2 จาก 2: ทำให้อีเมลของคุณอ่านง่าย
ขั้นตอนที่ 1 เก็บอีเมลของคุณให้สั้นที่สุด
พยายามใส่ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแบ่งปันด้วยคำให้น้อยที่สุด ยิ่งอีเมลของคุณยาวเท่าไร คนที่คุณต้องการแบ่งปันความรู้ด้วยก็ยิ่งมีโอกาสน้อยที่จะอ่านเนื้อหาทั้งหมด
- หากคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับหัวข้อที่ซับซ้อนโดยเฉพาะ คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกหรือไฟล์แนบเพื่อให้ข้อมูลโดยละเอียดมากขึ้นได้ ด้วยวิธีนี้ ผู้ที่สนใจในสิ่งที่คุณกำลังแบ่งปันสามารถเจาะลึกในหัวข้อนี้ได้
- ไม่มีกฎตายตัวสำหรับระยะเวลาที่อีเมลแบ่งปันความรู้ควรจะเป็น และจะขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณกำลังแบ่งปันและความซับซ้อนของหัวเรื่องเป็นอย่างมาก หลักการที่ดีคืออย่าเขียนอีเมลนานกว่าที่คุณต้องการอ่านเอง
ขั้นตอนที่ 2 เน้นข้อมูลสำคัญด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลข
ทำซ้ำข้อมูลสำคัญจากย่อหน้าข้อความของคุณในหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลข วิธีนี้ช่วยย้ำความรู้ที่คุณกำลังแบ่งปันและช่วยให้ผู้อ่านดูได้อย่างรวดเร็วเพื่อรับประเด็นสำคัญบางประการในอีเมลของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการที่มีชื่อเช่น “Top 5 Marketing Trends for 2021” และเขียนแนวโน้มจาก 1-5 ในรายการที่มีหมายเลขด้านล่าง ผู้อ่านสามารถดูแนวโน้มได้อย่างง่ายดาย จากนั้นอ่านข้อความในอีเมลของคุณหากต้องการข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้
หลีกเลี่ยงการใช้คำและศัพท์แสงขนาดใหญ่เพื่ออธิบายประเด็นของคุณ เว้นแต่คุณจำเป็นต้องทำจริงๆ วิธีนี้จะทำให้อีเมลของคุณอ่านและเข้าใจได้ง่ายขึ้นโดยผู้ฟังในวงกว้างซึ่งอาจไม่คุ้นเคยกับหัวข้อที่คุณกำลังเขียนเหมือนที่คุณเป็น
พิจารณาผู้ชมของคุณเมื่อคุณกำลังเลือกภาษาที่จะใช้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนถึงกลุ่มโปรแกรมเมอร์กลุ่มเล็กๆ คุณอาจจะหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงในการเขียนโค้ดในอีเมลของคุณมากกว่าการเขียนถึงผู้ชมที่หลากหลาย
เคล็ดลับ: หากคุณต้องการใช้คำที่คนอื่นอาจไม่ทราบเพื่ออธิบายประเด็นใดประเด็นหนึ่งจริงๆ ให้ระบุคำจำกัดความในครั้งแรกที่คุณใช้คำนั้นในเนื้อหาอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 เขียนด้วยน้ำเสียงแบบมืออาชีพ
สุภาพ ใช้ไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม และเลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง หลีกเลี่ยงการเขียนด้วยน้ำเสียงสบายๆ และอย่าใช้คำสแลงหรือภาษาที่ไม่เป็นมืออาชีพ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีความเป็นมืออาชีพและมีความรู้ในเรื่องที่คุณกำลังแบ่งปันข้อมูล
- ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนคำโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเจอเหมือนกำลังตะโกนใส่ผู้ฟัง
- อย่าใช้คำสแลงหรือวลีเช่น “โย่” “ว่าไง” หรือ “พวกคุณ” เพื่อบอกชื่อสองสามคำ
ขั้นตอนที่ 5. ใช้แบบอักษรมาตรฐาน อักขระ และการจัดรูปแบบอีเมล
อย่าใช้แบบอักษรหรืออักขระพิเศษที่บางระบบไม่มี ใช้แบบอักษรมาตรฐานของระบบที่มีอยู่ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณ ใช้อักขระที่อยู่บนแป้นพิมพ์มาตรฐาน และอย่าไปยุ่งกับการจัดรูปแบบเริ่มต้นของอีเมลของคุณ
เพื่อให้แน่ใจว่าแทบทุกคนที่ได้รับอีเมลของคุณบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือผ่านเซิร์ฟเวอร์อีเมลอื่นจะเห็นสิ่งที่คุณเห็นเมื่อคุณเขียนอีเมล
เคล็ดลับ
- พิจารณาผู้ฟังของคุณเสมอเมื่อคุณเขียนอีเมลแบ่งปันความรู้ วิธีนี้จะช่วยคุณกำหนดระดับของความเป็นทางการ น้ำเสียง และภาษาที่จะใช้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งอีเมลแบ่งปันความรู้ไปยังผู้ที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากอีเมลดังกล่าว ตัวอย่างเช่น โปรแกรมเมอร์อาจไม่สนใจแนวโน้มและการพัฒนาของอุตสาหกรรมการตลาด แต่มีใครบางคนในฝ่ายบริการลูกค้าอาจ
- ก่อนที่คุณจะเขียนอีเมลแบ่งปันความรู้ ให้ถามตัวเองว่าเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันข้อมูลหรือไม่ ในบางกรณี คุณอาจตัดสินใจว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการนำเสนอการประชุมทางวิดีโอจะมีประสิทธิภาพมากกว่า
- สร้างโครงร่างของสิ่งที่คุณต้องการแชร์ก่อนเขียนอีเมล ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแชร์เทคนิคทางการตลาดที่คุณได้เรียนรู้จากการสัมมนาผ่านเว็บ คุณอาจเขียนประเด็นหลัก เช่น “เทคนิค SEO ใหม่” “กลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมล” และ “แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการตลาดเนื้อหา”
คำเตือน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในกลุ่มผู้ชมของคุณจะเข้าใจภาษาที่คุณใช้ในอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น อย่าใช้ศัพท์แสงในการเขียนโปรแกรมจำนวนมาก หากคุณกำลังเขียนถึงทั้งบริษัท
- ตรวจสอบการสะกดคำและตรวจทานอีเมลของคุณเสมอก่อนส่งออก หากอีเมลของคุณมีข้อผิดพลาด คุณจะไม่พบว่าเป็นแหล่งความรู้ที่เชื่อถือได้