วิธีเก็บเอกสาร: 6 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

สารบัญ:

วิธีเก็บเอกสาร: 6 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)
วิธีเก็บเอกสาร: 6 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีเก็บเอกสาร: 6 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีเก็บเอกสาร: 6 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)
วีดีโอ: วิธียกเลิก Adobe Creative Cloud เลย 14 วัน ยกเลิกไม่เสียเงิน แถมได้คืน | IT2Tech 2024, มีนาคม
Anonim

การเก็บถาวรคือการจัดเก็บหรือการเก็บรักษาข้อมูล องค์กรต่างๆ กำลังแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นดิจิทัลทุกวัน เพื่อเพิ่มอายุการใช้งานของเอกสาร เมื่อรวมกับข้อมูลจำนวนมหาศาลที่คอมพิวเตอร์สร้างขึ้นในปัจจุบัน หมายความว่าการเก็บถาวรเอกสารจะมีความสำคัญเพิ่มขึ้นเท่านั้น หากคุณทราบวิธีการเก็บถาวรเอกสาร คุณสามารถเพิ่มพื้นที่ว่างเพื่อให้คอมพิวเตอร์ของคุณจัดการกับเอกสารปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขั้นตอน

เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 1
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1 เก็บถาวรเอกสารในไฟล์ zip

มีประโยชน์อย่างยิ่งกับไฟล์ที่สำคัญแต่ไม่ค่อยจำเป็น ไฟล์ zip ช่วยลดพื้นที่ที่เอกสารใช้บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ

  • เพียงเน้นไฟล์ที่คุณต้องการแปลงเป็นรูปแบบ zip
  • คลิกขวาด้วยเมาส์ของคุณแล้วเลือก "ส่งไปที่"
  • คุณต้องการส่งไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ "บีบอัด (ซิป)"
  • ตรวจสอบว่ามีไฟล์อยู่จริงโดยดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ zip หากเป็นเช่นนั้น คุณสามารถลบไฟล์ต้นฉบับได้
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 2
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 ย้ายเอกสารของคุณไปยังสื่อจัดเก็บข้อมูลแยกต่างหาก

ตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการเก็บถาวรแบบดิจิทัล ได้แก่ เทปไดรฟ์ภายนอก ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือธัมบ์ไดรฟ์

เก็บเอกสารขั้นตอนที่3
เก็บเอกสารขั้นตอนที่3

ขั้นตอนที่ 3 สำรองเอกสารลงในซีดีหรือดีวีดี หากคุณมีเครื่องบันทึกซีดีหรือดีวีดี

การสำรองข้อมูลเป็นอีกวิธีหนึ่งในการเก็บถาวร แม้ว่าคุณอาจรู้จักวิธีนี้โดยใช้ชื่ออื่น นั่นคือ การเบิร์นดิสก์ ตัวอย่างเช่น Windows ใช้ Live File System และรูปแบบ Mastered (ดีกว่าสำหรับความเข้ากันได้ในอุปกรณ์อื่น) สำหรับการคัดลอกไฟล์ไปยังซีดีหรือดีวีดี

  • ใส่ซีดีหรือดีวีดีแบบเขียนได้ลงในเครื่องบันทึกซีดีหรือดีวีดีของคอมพิวเตอร์สำหรับ Live File System
  • เมื่อกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ให้คลิก "เบิร์นไฟล์ไปยังดิสก์ข้อมูล"
  • ตั้งชื่อดิสก์แล้วคลิก "ถัดไป"
  • รอให้โฟลเดอร์ว่างปรากฏแผ่นดิสก์ ซึ่งหมายความว่าดิสก์ได้รับการฟอร์แมตและพร้อมที่จะคัดลอกไฟล์
  • เปิดโฟลเดอร์ที่มีเอกสารที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้วลากไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ดิสก์เปล่า
  • สำหรับรูปแบบ Mastered ให้ใส่ซีดีหรือดีวีดีแบบเขียนได้ลงในเครื่องบันทึกซีดีหรือดีวีดีของคอมพิวเตอร์
  • เมื่อกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ให้คลิก "เบิร์นไฟล์ไปยังดิสก์ข้อมูล"
  • ตั้งชื่อแผ่นดิสก์แล้วคลิก "แสดงตัวเลือกการจัดรูปแบบ"
  • เลือก "เชี่ยวชาญ" แล้วคลิก "ถัดไป"
  • รอให้โฟลเดอร์ว่างปรากฏแผ่นดิสก์ ซึ่งหมายความว่าดิสก์ได้รับการฟอร์แมตและพร้อมที่จะคัดลอกไฟล์
  • เปิดโฟลเดอร์ที่มีเอกสารที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้วลากไฟล์เหล่านี้ไปยังโฟลเดอร์ดิสก์เปล่า
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 4
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 4 ส่งเอกสารไปยังที่จัดเก็บนอกสถานที่

  • นอกเหนือจากการทำงานเป็นตำแหน่งสำหรับไฟล์ที่เก็บถาวรแล้ว ตำแหน่งที่จัดเก็บภายนอกที่ปลอดภัยยังปกป้องข้อมูลจากภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้และความล้มเหลวของฮาร์ดไดรฟ์
  • เนื่องจากมีหลายบริษัทที่ให้บริการนี้ คุณต้องติดต่อบริษัทโดยตรงเพื่อสอบถามข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานและการรับประกันใดบ้างที่รวมอยู่ในการเก็บถาวรเอกสารนอกสถานที่
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 5
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 5. ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการเก็บถาวรดิจิทัล

  • วิธีหนึ่งที่รู้จักกันดีในการรักษารูปลักษณ์ของเอกสารคือการสร้างไฟล์ PDF ซอฟต์แวร์นี้เสนอโดย Adobe ซึ่งรู้จักกันในชื่อ Adobe Acrobat ทำให้ง่ายต่อการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบ PDF จากโปรแกรมซอฟต์แวร์ต่างๆ นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมฟรีหลายโปรแกรมที่จะสร้างไฟล์เหล่านี้
  • ความจริงที่ว่าข้อกำหนดเป็นสาธารณะหมายความว่าซอฟต์แวร์ Adobe เวอร์ชันในอนาคตจะสามารถอ่านเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้
  • นอกจากนี้ โปรแกรมอ่าน PDF ยังพร้อมให้ดาวน์โหลดฟรีจากเว็บไซต์ Adobe
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 6
เก็บเอกสารขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 6 ใช้เทคโนโลยีล่าสุดในการเก็บถาวรเอกสาร

ด้วยการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี สิ่งที่เป็นปัจจุบันอาจล้าสมัยในวันพรุ่งนี้ นี่อาจเป็นปัญหาเมื่อย้ายไฟล์ที่เก็บถาวรไปยังระบบใหม่

เคล็ดลับ

  • แค็ตตาล็อกไฟล์ที่เก็บถาวรเพื่อให้คุณหรือบุคคลอื่นสามารถค้นหาไฟล์ที่จำเป็นได้เมื่อเวลาผ่านไป สามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการตั้งชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่มีชื่อเนื้อหาและวันที่ที่ไฟล์ล้อมรอบ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเก็บบันทึกทางธุรกิจ คุณอาจตั้งชื่อโฟลเดอร์หนึ่งว่า "ไฟล์ธุรกิจ ไตรมาสที่ 1 ปี 1997" ในระบบขนาดใหญ่ ไฟล์เก็บถาวรมักจะใช้ข้อมูลเมตาเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดทำรายการ
  • เหตุผลในการเก็บถาวรไฟล์ก็คือบางครั้งมีข้อกำหนดทางกฎหมายที่จำเป็นต้องบันทึกข้อมูล

คำเตือน

  • ข้อมูลมัลติมีเดียมักเชื่อมโยงกับฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์เฉพาะ และอาจไม่สามารถเข้าถึงได้นอกระบบที่เป็นกรรมสิทธิ์
  • อันตรายอย่างหนึ่งคือความเสี่ยงที่ไฟล์จะเสียหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ระบบที่ได้รับการทดสอบอย่างดีในการสำรองข้อมูลของคุณ
  • การไม่มีระบบในการเก็บถาวรเอกสารอาจทำให้ไฟล์สูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไฟล์ถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ

แนะนำ: