บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างสเปรดชีตที่อยู่ใน LibreOffice Calc เพื่อใช้ในจดหมายเวียนของ LibreOffice Writer หลังจากที่คุณสร้างสเปรดชีตและบันทึกในรูปแบบที่ถูกต้อง คุณจะต้องเชื่อมต่อกับ Writer ก่อนจึงจะสามารถเริ่มติดป้ายกำกับฟิลด์ในเอกสารของคุณได้ โชคดีที่ LibreOffice Writer มาพร้อมกับเครื่องมือสร้างฐานข้อมูลที่รวดเร็วซึ่งทำให้กระบวนการนี้เป็นเรื่องง่าย
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 1 เปิด LibreOffice Calc
โดยจะอยู่ในเมนู Start ของ Windows หรือโฟลเดอร์ Applications ของ Mac Calc เป็นแอปสเปรดชีตที่คล้ายกับ Microsoft Excel และ Google ชีตมาก
ขั้นตอนที่ 2 ติดป้ายกำกับส่วนหัวของคอลัมน์
คุณจะต้องใช้หัวเรื่องที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อ ที่อยู่ รัฐ และ Zip เป็นต้น ป้ายกำกับเหล่านี้ควรอยู่ในเซลล์ที่แยกจากกันในแถวแรกของสเปรดชีต
- การติดป้ายกำกับแต่ละคอลัมน์สำหรับข้อมูลที่น้อยที่สุดจะเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้คอลัมน์เดียวชื่อ ที่อยู่ คุณสามารถใช้ StreetAddress, State และ Zip แทนที่จะใช้คอลัมน์เดียวสำหรับชื่อ คุณสามารถใช้ชื่อและนามสกุลได้
- คอลัมน์ส่วนหัวจริงควรปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 กรอกข้อมูลในคอลัมน์ที่จะผสาน
แต่ละแถวควรมีข้อมูลสำหรับผู้ติดต่อหนึ่งราย หลังจากป้อนผู้ติดต่อรายแรกในแถวแรกที่มีอยู่ ให้ป้อนผู้ติดต่อรายถัดไปในแถวถัดไป เป็นต้น
คุณไม่จำเป็นต้องใช้การจัดรูปแบบหรือสไตล์พิเศษใดๆ (เช่น การพิมพ์ตัวหนา) เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบโดยเอกสารจดหมายเวียนของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 บันทึกไฟล์ในรูปแบบไฟล์ ODF
รูปแบบไฟล์ ODF ลงท้ายด้วยนามสกุลไฟล์. ODS ซึ่งอาจดูแปลกๆ เล็กน้อย แต่ถูกต้อง ในการบันทึกสเปรดชีต:
- คลิก ไฟล์ เมนูที่ด้านบนซ้ายและเลือก บันทึกเป็น.
- เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ คุณจะต้องจำสถานที่นี้
- เลือก สเปรดชีต ODF (*.ods) จากเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท" หรือ "รูปแบบ"
- คลิก บันทึก. ณ จุดนี้ คุณสามารถปิดแอป Calc ได้ตามสบาย
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเชื่อมต่อสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Libre Writer
โดยจะอยู่ในเมนู Start ของ Windows หรือโฟลเดอร์ Applications ของ Mac
ไม่ต้องกังวลกับการร่างจดหมายหรือเอกสารของคุณ เพราะตอนนี้คุณเพิ่งเชื่อมต่อที่อยู่กับ Writer
ขั้นตอนที่ 2 เปิดตัวช่วยสร้างแหล่งข้อมูลที่อยู่
เครื่องมือนี้ทำให้ง่ายต่อการสร้างฐานข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณ เพื่อทำสิ่งนี้:
- คลิก ไฟล์ เมนูที่ด้านบนซ้าย
- คลิก พ่อมด ในเมนู
- คลิก ที่มาของข้อมูล.
ขั้นตอนที่ 3 เลือก "แหล่งข้อมูลภายนอกอื่น" แล้วคลิกถัดไป
เป็นตัวเลือกสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่มการตั้งค่า
หน้าต่าง "สร้างแหล่งข้อมูลที่อยู่" จะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. เลือก "สเปรดชีต" และคลิกถัดไป
สิ่งนี้จะบอก Writer ว่าคุณกำลังทำงานกับรูปแบบสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 6 เลือกสเปรดชีตที่คุณสร้างและคลิกถัดไป
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่ เรียกดู ไปที่สเปรดชีตที่มีที่อยู่ (ลงท้ายด้วยนามสกุลไฟล์. ODS) แล้วดับเบิลคลิกที่สเปรดชีตเพื่อเลือก
หากต้องการยืนยันว่าคุณได้เลือกสเปรดชีตที่สามารถใช้ได้ ให้คลิก ทดสอบการเชื่อมต่อ ปุ่มที่มุมล่างขวา คุณควรเห็นข้อความที่ระบุว่าการเชื่อมต่อสำเร็จแล้ว หากคุณเห็นข้อผิดพลาด คุณอาจเลือกไฟล์ผิดหรือบันทึกในรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 7 คลิกปุ่มเสร็จสิ้น
เมื่อคุณเชื่อมต่อสเปรดชีตแล้ว คุณสามารถเริ่มนำเข้าข้อมูลได้
ขั้นตอนที่ 8 คลิกถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ
ทำ ไม่ คลิกปุ่ม "Field Assignment" เนื่องจากจะใช้ไม่ได้กับสเปรดชีตของคุณ
ขั้นตอนที่ 9 ตั้งชื่อไฟล์ฐานข้อมูล (. ODB)
ดูชื่อไฟล์ในช่อง "ตำแหน่ง" โดยค่าเริ่มต้นไฟล์จะเรียกว่า "Addresses.odb" คุณสามารถเก็บชื่อนั้นไว้ได้หากต้องการ หรือเปลี่ยนเป็นอย่างอื่น - อย่าลืมเก็บ. ODB ไว้ที่ท้ายชื่อไฟล์
- หากเลือกช่อง "ฝังคำจำกัดความของสมุดที่อยู่นี้ลงในเอกสารปัจจุบัน" ให้ยกเลิกการเลือกตอนนี้
- ฟิลด์ "ชื่อสมุดที่อยู่" คือวิธีที่รายการที่อยู่นี้จะปรากฏในแอป LibreOffice อื่นๆ อย่าลังเลที่จะเปลี่ยนสิ่งนี้หากคุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 10 คลิกเสร็จสิ้น
ตอนนี้สเปรดชีตของคุณเชื่อมต่อกับ LibreOffice Writer และพร้อมที่จะใช้ในจดหมายเวียนของคุณ
ฐานข้อมูลจะยังคงพร้อมใช้งานในรูปแบบจดหมายหรือเอกสารในอนาคตเช่นกัน
ส่วนที่ 3 จาก 3: การสร้างเอกสารจดหมายเวียนของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสารใหม่ใน LibreOffice Writer
ถ้าคุณได้สร้างฟอร์มจดหมาย แผ่นป้ายชื่อ หรือแม่แบบซองจดหมายของคุณแล้ว ให้เปิดเดี๋ยวนี้
ขั้นตอนที่ 2 เปิดแผงแหล่งข้อมูล
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกที่ ดู เมนูที่ด้านบน จากนั้นเลือก แหล่งข้อมูล. คุณจะเห็นค่าของสเปรดชีตที่อยู่ในแผงที่ด้านบนของเอกสาร แผงจะยังคงอยู่ที่นั่นเพื่อให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 3 จัดรูปแบบเอกสารตามที่คุณต้องการให้ปรากฏ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายฟอร์ม ให้เขียนจดหมายว่าคุณต้องการให้มีลักษณะอย่างไร
ขั้นตอนที่ 4 ลากส่วนหัวของคอลัมน์ข้อมูลไปยังตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง
ส่วนหัวของคอลัมน์ข้อมูลคือป้ายสีเทาเหนือข้อมูลที่อยู่ในแผงด้านบนนั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายและต้องการให้เริ่มต้นด้วย "Dear (ชื่อจริง) " คุณต้องพิมพ์คำว่า Dear ให้ลาก ชื่อจริง ส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการพิมพ์ชื่อ แล้วพิมพ์เครื่องหมายจุลภาค
เมื่อคุณลากส่วนหัวของคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ หัวคอลัมน์นั้นจะแสดงขึ้นพร้อมกับวงเล็บสามเหลี่ยมที่ด้านใดด้านหนึ่ง (เช่น:)
ขั้นตอนที่ 5. บันทึกเอกสารของคุณ
เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้นกับการทำงานหนักของคุณ ให้คลิกที่ ไฟล์ เมนูและเลือก บันทึกเป็น. ควรบันทึกไฟล์ด้วยนามสกุลไฟล์. ODT ดังนั้นให้เลือก เอกสารข้อความ ODF (*.odt) จากเมนู "บันทึกเป็นประเภท" หรือ "รูปแบบ"
ขั้นตอนที่ 6 พิมพ์เอกสารของคุณ
ขั้นตอนในการทำเช่นนี้จะแตกต่างกันไปตามสิ่งที่คุณกำลังพิมพ์
- หากคุณกำลังพิมพ์จดหมายแบบฟอร์ม ให้คลิกที่ ไฟล์ เมนูและเลือก พิมพ์. คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการพิมพ์แบบฟอร์มจดหมาย-select ใช่ เมื่อได้รับแจ้ง หากคุณไม่ต้องการพิมพ์จดหมายถึงทุกคนในรายการที่อยู่ ให้กด Ctrl (พีซี) หรือ สั่งการ (Mac) เมื่อคุณคลิกรายการที่คุณต้องการพิมพ์ คลิก ตกลง แล้วพิมพ์ตามต้องการ
- หากสร้างป้ายกำกับ ให้ไปที่ ไฟล์ > ใหม่ > ป้าย เลือกฐานข้อมูล ตาราง และฟิลด์ ที่ด้านล่าง ให้เลือกประเภทกระดาษฉลากที่คุณกำลังพิมพ์ (เช่น Avery A4) และการกำหนดลักษณะการทำฉลากเพิ่มเติมอื่นๆ จากนั้นคลิก บันทึก. จากนั้นบน ตัวเลือก แทป คลิก ประสานเนื้อหา, แล้วก็ เอกสารใหม่ เพื่อสร้างแผ่นฉลากของคุณ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์เอกสารนั้นได้ตามต้องการโดยเลือก ไฟล์ > พิมพ์.
