บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างฐานข้อมูลโดยใช้ข้อมูลจากสเปรดชีต Microsoft Excel โดยการนำเข้าข้อมูลไปยัง Access โดยตรง ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลของ Microsoft หรือส่งออกข้อมูล Excel ไปเป็นรูปแบบที่ใช้ได้กับซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ Microsoft Access เป็นส่วนหนึ่งของชุดซอฟต์แวร์ Microsoft Office และพร้อมใช้งานสำหรับ Windows เท่านั้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้ Microsoft Access
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Access
มันเป็นแอพสีแดงที่มี an NS. เพื่อเปิดหน้าเทมเพลตของ Access
Access ได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้กับ Excel และมาพร้อมกับ Excel ใน Microsoft Office Professional และพร้อมใช้งานสำหรับ Windows เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 คลิกฐานข้อมูลเปล่า
ที่เป็นตัวเลือกด้านซ้ายบนของหน้าต่าง
ถ้าคุณต้องการใช้เทมเพลตอื่นสำหรับฐานข้อมูล Access ของคุณ ให้เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการแทน
ขั้นตอนที่ 3 คลิก สร้าง เมื่อได้รับแจ้ง
ที่เป็นตัวเลือกมุมขวาล่างของหน้าต่างป๊อปอัป ฐานข้อมูล Access ของคุณจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บข้อมูลภายนอก
ในแถบเมนูด้านบนของหน้าต่าง Access
ขั้นตอนที่ 5 คลิกการนำเข้าที่บันทึกไว้
จะอยู่ทางด้านซ้ายสุดของ ข้อมูลภายนอก แถบเครื่องมือ เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 เลือกไฟล์
ในเมนูที่ขยายลงมา การเลือกตัวเลือกนี้จะทำให้เมนูป๊อปอัปปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 คลิก Excel
ตัวเลือกนี้จะอยู่ในเมนูที่โผล่มา คลิกแล้วหน้าต่างนำเข้าจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 8 คลิก เรียกดู
ที่ด้านขวาบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 9 เลือกสเปรดชีต Excel
ไปยังโฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีต Excel ของคุณอยู่ จากนั้นคลิกสเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการเปิด
ขั้นตอนที่ 10 คลิกเปิด
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 11 ระบุวิธีการโอนไปยังข้อมูล
คลิกปุ่มตัวเลือกทางด้านซ้ายของรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้:
- นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน - เลือกตัวเลือกนี้หากคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยไม่มีตาราง หรือหากคุณต้องการเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ โดยการสร้างตารางใหม่ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลใน Access ได้
- ผนวกสำเนาของระเบียนลงในตาราง - เลือกตัวเลือกนี้หากคุณใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่และต้องการเพิ่มข้อมูลไปยังตารางใดตารางหนึ่งในฐานข้อมูล คุณสามารถแก้ไขข้อมูลใน Access ได้โดยการผนวกตารางที่มีอยู่
- เชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่เชื่อมโยง - เลือกตัวเลือกนี้เพื่อสร้างไฮเปอร์ลิงก์ในฐานข้อมูล ซึ่งจะเปิดฐานข้อมูล Excel ใน Excel ด้วยวิธีนี้ คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใน Access ได้
ขั้นตอนที่ 12 คลิกตกลง
ทางด้านล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 13 เลือกแผ่นงาน
ที่ด้านบนของหน้าต่าง ให้คลิกชื่อแผ่นงานที่คุณต้องการนำเข้าจากเอกสาร Excel ที่คุณเลือก
- ตามค่าเริ่มต้น Excel จะสร้างเวิร์กบุ๊กที่มีสเปรดชีตสามแผ่นที่มีป้ายกำกับว่า "ชีต 1 " "ชีต 2 " และ "ชีต 3" คุณสามารถโอนได้ครั้งละหนึ่งแผ่นเท่านั้น หากคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับแผ่นงานทั้งสาม คุณต้องทำการถ่ายโอนให้เสร็จสิ้นด้วยแผ่นงานเดียว จากนั้นกลับไปที่แท็บ "ข้อมูลภายนอก" และทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมดสำหรับแผ่นงานที่เหลือแต่ละแผ่น
- คุณสามารถลบ เพิ่ม และแก้ไขชื่อของแผ่นงานเหล่านี้ใน Excel และการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะปรากฏในฐานข้อมูล Access
ขั้นตอนที่ 14. คลิกถัดไป
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 15. เปิดใช้งานส่วนหัวของคอลัมน์
ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แถวแรกประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์" หากแผ่นงาน Excel ของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์เป็นของตัวเองในแถวบนสุด (เช่น NS แถว).
ยกเลิกการเลือกกล่องถ้าคุณต้องการให้ Access สร้างส่วนหัวของคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 16 คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 17. แก้ไขคอลัมน์และฟิลด์ของสเปรดชีตของคุณ หากจำเป็น
หากคุณต้องการนำเข้าฟิลด์ทั้งหมดจากสเปรดชีตโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง ให้ข้ามขั้นตอนนี้:
- ในการแก้ไขช่อง ให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยน จากนั้นแก้ไขชื่อช่อง ประเภทข้อมูล และ/หรือว่ามีการจัดทำดัชนีหรือไม่
- หากคุณไม่ต้องการนำเข้าช่อง ให้เลือกช่อง "ห้ามนำเข้าช่อง (ข้าม)"
ขั้นตอนที่ 18 คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 19. ตั้งค่าคีย์หลักสำหรับฐานข้อมูล
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ปล่อยการตั้งค่าเริ่มต้นไว้ที่นี่ตามที่เป็นอยู่เพื่อให้ Access ตั้งค่าคีย์
คุณยังสามารถตั้งค่าคีย์ของคุณเองได้โดยเลือก "เลือกคีย์หลักของฉันเอง" แล้วป้อนลงในฟิลด์ถัดจากตัวเลือกนั้น หรือคุณสามารถเลือก "ไม่มีคีย์หลัก" (ไม่แนะนำ)
ขั้นตอนที่ 20 คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 21. เพิ่มชื่อ
พิมพ์ชื่อชีตในช่อง "Import to Table"
ข้ามขั้นตอนนี้เพื่อปล่อยให้ฐานข้อมูลตั้งเป็นชื่อเริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 22. คลิกเสร็จสิ้น
ที่เป็นตัวเลือกด้านขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 23. คลิก ปิด
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง การดำเนินการนี้จะปิดหน้าต่างนำเข้าและสร้างฐานข้อมูลของคุณ
ก่อนอื่นคุณสามารถเลือกช่อง "บันทึกขั้นตอนการนำเข้า" ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่า Access จะจดจำการตั้งค่าของคุณสำหรับฐานข้อมูลนี้
วิธีที่ 2 จาก 2: การใช้ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลบุคคลที่สาม
ขั้นตอนที่ 1. เปิดเอกสาร Excel ของคุณ
คลิกสองครั้งที่เอกสาร Excel ที่คุณต้องการแปลงเป็นฐานข้อมูล
หากคุณยังไม่ได้สร้างเอกสาร ให้เปิด Excel คลิก สมุดงานเปล่า และสร้างเอกสารของคุณก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกไฟล์
ในแถบเมนู ทางด้านบนของหน้าต่าง Excel (Windows) หรือด้านบนของหน้าจอ (Mac)
ขั้นตอนที่ 3 คลิก บันทึกเป็น
คุณจะพบตัวเลือกนี้ใน ไฟล์ เมนู.
ขั้นตอนที่ 4 ดับเบิลคลิกที่พีซีเครื่องนี้
อยู่ตรงกลางหน้า
ข้ามขั้นตอนนี้ใน Mac
ขั้นตอนที่ 5. เลือกรูปแบบไฟล์
คลิกช่อง "Save as type" (Windows) หรือ "File Format" (Mac) ให้ขยายลงมา จากนั้นเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้
- หากคุณกำลังใช้แอปพลิเคชันฐานข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ ให้คลิก a . CSV (ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค)
-
หากคุณกำลังใช้แอปพลิเคชันฐานข้อมูลบนเว็บ ให้คลิกan . XML รูปแบบ.
ถ้าเอกสาร Excel ของคุณไม่มีข้อมูล XML คุณจะไม่สามารถเลือก XML ได้
ขั้นตอนที่ 6 คลิกบันทึก
ที่ด้านล่างของหน้าต่าง การดำเนินการนี้จะบันทึกเอกสารของคุณโดยใช้การตั้งค่าที่คุณเลือก
ขั้นตอนที่ 7 สร้างฐานข้อมูลใหม่ในแอปพลิเคชันฐานข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันไปตามแอปพลิเคชันที่คุณใช้ แต่โดยปกติคุณจะต้องเปิดแอปพลิเคชัน คลิก ใหม่ (หรือ ไฟล์ > ใหม่) และปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 8 ค้นหาปุ่มนำเข้า…
มักพบโดยคลิกที่ ไฟล์ ตัวเลือก แต่แอปพลิเคชันฐานข้อมูลของคุณอาจแตกต่างกันไป
ขั้นตอนที่ 9 เลือกไฟล์ Excel ของคุณ
ค้นหาและคลิกสองครั้งที่ไฟล์ที่คุณส่งออกจาก Excel
ขั้นตอนที่ 10 ทำตามคำแนะนำของแอพฐานข้อมูลเพื่อนำเข้าข้อมูล
ขั้นตอนที่ 11 บันทึกฐานข้อมูล
ปกติจะเปิดเมนู "Save" ได้โดยกด Ctrl+S (Windows) หรือ ⌘ Command+S (Mac)
เคล็ดลับ
- มีเว็บไซต์ฐานข้อมูลออนไลน์ฟรีหลายแห่งที่คุณสามารถใช้สร้างฐานข้อมูลได้ แม้ว่าคุณจะต้องสมัครใช้งานบัญชีกับบริการเหล่านี้ส่วนใหญ่
- หากคุณไม่มีซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ คุณอาจต้องใช้โปรแกรมแยกต่างหากเพื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูลบนพีซีหรือ Mac
