มันน่าหงุดหงิดอยู่เสมอเมื่อคุณต้องรอคำตอบ ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์งาน ข้อเสนอทางธุรกิจ หรือแค่วางแผนกับเพื่อน การส่งอีเมลติดตามผลอาจมีประสิทธิภาพมากในการได้รับการตอบกลับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณส่งคำขอหลังจากรออย่างสมเหตุสมผลและเขียนอย่างชัดเจน รัดกุม และให้เกียรติ เพื่อปรับปรุงโอกาสในการประสบความสำเร็จของคุณ ให้ทำ “งานขา” ให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้เพื่อทำให้ผู้รับของคุณง่ายขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเลือกเวลาและสถานที่ที่จะส่งการติดตามผล
ขั้นตอนที่ 1 รออย่างน้อย 3 วันทำการเพื่อส่งการติดตาม
ไม่มีกฎสากลว่าคุณควรรอนานแค่ไหนก่อนที่จะส่งอีเมลติดตามผล หลักการทั่วไปที่ดีคือ 3 วันทำการ เว้นแต่ผู้ติดต่อของคุณจะระบุวันที่พวกเขาจะตอบกลับ ในกรณีนั้น ให้รออย่างน้อย 1 วันทำการหลังจากวันที่นั้น
- ตัวอย่างเช่น หากบุคคลนั้นกล่าวว่าจะตอบกลับก่อนหรือในวันอังคารที่ 19 ให้รอจนถึงอย่างน้อยวันพุธที่ 20 เพื่อตอบกลับ
- สำหรับการติดตามผลการสัมภาษณ์งาน มักจะดีกว่าที่จะรออย่างน้อย 5 วันทำการ
- ไม่จำเป็นต้องนับเฉพาะวันทำการ (นั่นคือ ข้ามวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์) เมื่อดำเนินการตามความสามารถส่วนบุคคล
- อย่าถือว่าแย่ที่สุดเช่นคุณไม่ได้งานหรือว่าพวกเขาไม่สนใจข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ เพียงเพราะคุณไม่ได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว ผู้ติดต่อของคุณอาจไม่ว่างจริงๆ!
ขั้นตอนที่ 2 ระบุอีเมลโดยตรงไปยังผู้ติดต่อของคุณ
นี่เป็นกรณีของอีเมลส่วนตัวเสมอ และมักจะเป็นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามผลทางธุรกิจ หากบุคคลนั้นให้ข้อมูลติดต่อแก่คุณหรือเชิญให้คุณติดตามผล ให้ส่งข้อความถึงพวกเขาโดยตรง (และเฉพาะพวกเขาเท่านั้น)
- หากบุคคลนั้นไม่ได้ให้ข้อมูลติดต่อแก่คุณหรือเชิญคุณให้ติดตามผล ให้ส่งอีเมลของคุณไปยังบุคคลที่ติดต่อโดยตรงของคุณ (เช่น ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือผู้ประสานงานการสรรหา) ขอในหัวเรื่องให้ส่งข้อความถึงบุคคลที่คุณติดต่อด้วยก่อนหน้านี้
- หากคุณเคยติดต่อกับบุคคลนั้นทางอีเมลมาก่อน ให้ใช้ที่อยู่อีเมล "ถึง" และ "จาก" เหมือนเดิม
ขั้นตอนที่ 3 ส่งอีเมลติดตามผลทั้งหมดไม่เกิน 2 ฉบับ
เป็นการยากพอที่จะทราบว่าจะส่งการติดตามผลเมื่อใด แล้วการติดตามผลเพื่อติดตามผลเป็นอย่างไร หากการติดตามผลครั้งแรกของคุณไม่ได้รับคำตอบ ให้รออย่างน้อย 1-2 วันทำการเพื่อส่งการติดตามครั้งที่สอง หากข้อความที่ 2 นี้ไม่ได้รับคำตอบ ให้หยุดติดตามหรือติดต่อบุคคลอื่นในธุรกิจ
- คุณสามารถสร้างข้อความติดตามผลใหม่ได้หากต้องการ คุณยังสามารถส่งข้อความเดียวกับการติดตามเดิมของคุณได้ แต่ให้เพิ่มหมายเหตุที่ด้านบนดังนี้: “(ทอม: ฉันส่งการติดตามนี้ ในวันอังคารและฉันอยากได้ยินตอบกลับจากคุณเกี่ยวกับโอกาสทางธุรกิจที่เราได้พูดคุยกันเมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้ว ขอบคุณ ม.ค.)”
- ตามหลักการทั่วไป อย่ากังวลเลย (เกี่ยวกับการไม่ได้รับงาน ฯลฯ) หากคุณต้องส่งการติดตามผล 1 รายการ กังวลเพียงเล็กน้อยถ้าคุณต้องส่งการติดตาม 2 ครั้ง เริ่มกังวลอีกเล็กน้อยถ้าคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากการติดตามครั้งที่สอง!
ขั้นตอนที่ 4 ลบความจำเป็นในการติดตามผลด้วยอีเมลขอบคุณล่วงหน้า
เป็นการสุภาพเสมอที่จะส่งอีเมลขอบคุณในวันรุ่งขึ้นหลังการประชุมทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไม่เพียงแต่ การสัมภาษณ์งาน-ตลอดจนหลังจากสถานการณ์การติดต่อส่วนตัวหลายๆ อย่าง หากคุณรวมการกล่าวถึงการติดตามลงในคำขอบคุณนี้ คุณอาจสนับสนุนคำตอบโดยไม่ต้องส่งการติดตามผลแยกต่างหากในอีกสองสามวันต่อมา
- อีเมลขอบคุณสามารถใช้รูปแบบและเนื้อหาที่เกือบจะเหมือนกันกับอีเมลติดตามผล โดยมีพื้นที่เพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยสำหรับการขอบคุณบุคคลนั้นและใช้เวลาน้อยลงเล็กน้อยในการขอคำตอบ
- สิ่งนี้ไม่นับเป็นการติดตาม "อย่างเป็นทางการ" ดังนั้นคุณยังคงสามารถส่งการติดตาม "ของจริง" ได้ถึง 2 รายการหากจำเป็น!
วิธีที่ 2 จาก 3: การจัดรูปแบบอีเมลติดตามผล
ขั้นตอนที่ 1 อ้างอิงโดยตรงกับผู้ติดต่อก่อนหน้าของคุณในหัวเรื่อง
หากหัวเรื่องของคุณคลุมเครือหรือไม่เกี่ยวข้อง การติดตามของคุณอาจจบลงที่ยังไม่ได้อ่านหรืออยู่ในถังขยะ เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวังเพื่อให้หัวเรื่องเชื่อมโยงกับการโต้ตอบของคุณกับผู้รับทันทีและชัดเจน
- กลยุทธ์หนึ่งคือการเพิ่ม “RE:” ลงในคำอธิบายของการโต้ตอบก่อนหน้าของคุณ เพื่อให้อ่านเหมือนกับความต่อเนื่องของเหตุการณ์นั้น: “RE: สัมภาษณ์วันศุกร์ 9/23 เวลา 11.00 น.”
- อีกทางเลือกหนึ่งคือการใส่ชื่อของคุณ คำอธิบายโดยย่อและโดยตรง และเหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ: “การติดตามผลการสัมภาษณ์ของ Terry Regula 9/23”
- อย่าถือว่าบุคคลนั้นจะรู้จักที่อยู่อีเมลของคุณและเปิดข้อความ ใช้หัวเรื่องให้เป็นประโยชน์
ขั้นที่ 2. ตั้งชื่อผู้รับในคำทักทายของคุณและขอบคุณพวกเขาในการปิดท้าย
แม้ว่าคุณจะสามารถใช้อีเมลติดตามผลส่วนบุคคลอย่างไม่เป็นทางการได้ แต่การติดตามผลทางธุรกิจควรสร้างสมดุลระหว่างพิธีการที่เคารพนับถือและความคุ้นเคยที่เกิดจากปฏิสัมพันธ์ก่อนหน้าของคุณ ตัวอย่างเช่น ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถทักทายบุคคลด้วยชื่อจริงได้ ตราบใดที่พวกเขาแนะนำตัวเองว่า “โจ เซลมอน” หรือพูดว่า “เรียกฉันว่าบาร์บ”
- โดยทั่วไป คำทักทายของคุณสามารถมีลักษณะดังนี้: “Dear Joe,” หรือ “Dear Barb,” เว้นแต่ว่าคุณรู้สึกว่าเป็นทางการมากขึ้นเหมาะสม: “Dear Mr. Selmon” หรือ “Dear Dr. Bennet”
- ในการปิดท้ายนี้ ขอบคุณเป็นครั้งสุดท้ายและใช้ชื่อและนามสกุลของคุณ: “ขอบคุณ สตีฟ คาราเวย์”
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ไม่เกิน 3-4 ย่อหน้า แต่ละย่อหน้ายาว 2-3 ประโยค
เมื่อพูดถึงการเขียนติดตามผล ให้ตรงประเด็นและไปถึงที่นั่นอย่างรวดเร็ว! ไม่ได้หมายถึงการเขียนเพียงประโยคเดียว แต่หมายถึงการสร้างอีเมลที่มีความคล่องตัวโดยไม่มีเนื้อหาที่ไม่จำเป็น สร้างย่อหน้าที่สะอาดตาตามบรรทัดต่อไปนี้ (หรือคล้ายกัน):
- การทักทาย
- ย่อหน้าที่ 1: ขอบคุณและข้อความชัดเจนว่าคุณกำลังติดตาม
- ย่อหน้าที่ 2: สรุปรายละเอียดการติดต่อของคุณอย่างรวดเร็ว
- วรรค 3: การยืนยันความสนใจหรือความกระตือรือร้นของคุณอย่างรวดเร็วอีกครั้ง
- ย่อหน้า 4: ข้อความที่ว่าคุณ "รอคอย" การอัปเดตหรือว่า "จะเป็นที่ชื่นชม"
- ปิด
ขั้นตอนที่ 4 ระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่ผู้รับต้องการ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีกฝ่ายต้องทำน้อยที่สุดเพื่อติดตามผลกับคุณ เหตุผลเดียวที่พวกเขายังไม่ติดต่อคุณกลับอาจเป็นเพราะพวกเขายุ่งมาก ดังนั้น หากพวกเขาต้องมองย้อนกลับไปในบันทึกย่อหรือไฟล์ของตนเพื่อดูข้อมูลการโต้ตอบครั้งก่อนของคุณ พวกเขามักจะตัดสินใจว่าไม่คุ้มเวลาที่จะติดต่อกลับตอนนี้เช่นกัน
- หากคุณมีการสัมภาษณ์ ให้ระบุวันและเวลาที่เจาะจง ชื่อตำแหน่ง และสรุปบทสัมภาษณ์สั้นๆ หรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยหรือตอนที่เลือกไว้ ตัวอย่างเช่น: “ฉันกำลังเขียนเพื่อติดตามผลการสัมภาษณ์เมื่อวันจันทร์ที่ 23 ตอนเที่ยงของวันจันทร์ที่แล้ว คุณอาจจำได้ว่าฉันกระตือรือร้นที่จะพูดคุยเกี่ยวกับตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขายจนเกือบทำกาแฟหกบนโต๊ะของคุณ!”
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับการติดต่อทุกรูปแบบที่คุณต้องการให้พวกเขามีตัวเลือกในการใช้: อีเมล โทรศัพท์/ข้อความ อีเมล ฯลฯ
วิธีที่ 3 จาก 3: ชัดเจน รัดกุม และให้เกียรติ
ขั้นตอนที่ 1 ขอบคุณผู้รับและระบุว่าคุณกำลังติดตามตั้งแต่เริ่มต้น
อย่าฝังความจริงที่ว่าคุณกำลังเขียนการติดตามผลตรงกลางอีเมล ให้คนๆ นั้นรู้ทันทีว่าทำไมคุณถึงติดต่อพวกเขา และแสดงความขอบคุณในขณะที่คุณกำลังทำอยู่!
ลองทำสิ่งนี้: “ขอบคุณอีกครั้งที่สละเวลามาพบกับฉันเมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้ว ฉันกำลังเขียนเพื่อติดตามผลการประชุมและความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับข้อเสนอของฉัน”
ขั้นตอนที่ 2 ปิดการโต้ตอบของคุณอีกครั้งและยืนยันความสนใจของคุณอีกครั้งอย่างรวดเร็ว
ให้ทบทวนข้อมูลการติดต่อก่อนหน้านี้ของคุณกับบุคคลนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ทางธุรกิจเมื่อคุณรู้ว่าอีกฝ่ายได้รับการสัมภาษณ์ การประชุม และอื่นๆ หลายครั้ง ให้แน่ใจว่าพวกเขาจำได้ทันทีว่าคุณเป็นใครและสิ่งที่คุณพูดถึง
ตัวอย่างเช่น: “ฉันยินดีที่จะนำเสนอแผนของฉันในการปรับปรุงการดำเนินการเรียกเก็บเงินของคุณ และฉันหวังว่าคุณจะแบ่งปันความกระตือรือร้นของฉันในการทำงานร่วมกันเพื่อดำเนินการตามนั้น”
ขั้นตอนที่ 3 พูดตรงๆ และสุภาพ ไม่เร่งเร้า ขอโทษ หรือก้าวร้าวแบบเฉยเมย
อย่าอายที่จะติดตาม! เป็นการดีที่จะยืนยันความสนใจและความปรารถนาของคุณที่จะรู้ว่าคุณยืนอยู่ตรงไหน ตราบใดที่คุณทำอย่างสุภาพและให้เกียรติ จำไว้ว่าคุณไม่ได้เป็นหนี้การตอบกลับตามเงื่อนไขของคุณ อย่างไรก็ตาม ให้ยื่นคำร้อง ไม่ใช่การเรียกร้อง
- ใช้น้ำเสียงเช่นนี้: “ฉันตั้งตารอที่จะได้ยินว่าฉันยืนอยู่ตรงไหนเกี่ยวกับตำแหน่งการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของชุมชน”
- อย่าเร่งเร้า: “คุณสัญญาว่าจะตอบกลับเมื่อวานนี้ และฉันจำเป็นต้องติดต่อกลับจากคุณโดยเร็วที่สุด”
- อย่านิ่งเฉย ก้าวร้าว เช่นกัน: “ฉันเดาว่าฉันคงไม่ได้งานนี้เพราะคุณไม่เคยติดต่อกลับมา แต่ฉันต้องการการยืนยัน”
ขั้นตอนที่ 4 แสดงและบอกผู้รับว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของพวกเขา
การใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและเข้าถึงประเด็นของอีเมลทันทีเป็นการเคารพเวลาของอีกฝ่าย ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะระบุข้อความหนึ่งหรือสองครั้งโดยเฉพาะว่าคุณซาบซึ้งกับเวลาที่พวกเขาอุทิศให้กับคุณ การกล่าวคำชมเชยมากเกินไปไม่จำเป็นหรือมีประโยชน์ด้วยซ้ำ แต่การแสดงความเคารพจะเพิ่มโอกาสในการตอบกลับอย่างรวดเร็วเสมอ
- ตัวอย่างเช่น: “ฉันรู้ว่าคุณยุ่งมากในช่วงเวลานี้ของปีและฉันซาบซึ้งกับเวลาที่คุณใช้โต้ตอบกับฉัน”
- หรือ: “ขอบคุณอีกครั้งที่สละเวลาตอบคำถามเมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้ว ฉันมีคำขอด่วนอีกแค่ครั้งเดียว”
- หากบุคคลนั้นยุ่งเกินกว่าจะติดต่อกลับมา การแสดงและบอกพวกเขาว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของพวกเขามากเพียงใด เป็นวิธีที่ดีในการเกลี้ยกล่อมให้พวกเขาตอบสนอง!
