Microsoft Word มีคุณลักษณะอัตโนมัติมากมายที่สามารถช่วยคุณเขียนรายงานหรือเอกสารทางวิชาการได้ ในบรรดาสิ่งเหล่านี้ คุณสามารถเก็บรายชื่อแหล่งที่มาและการอ้างอิงเพื่อสร้างบรรณานุกรมโดยอัตโนมัติ (หรือที่เรียกว่า "รายการอ้างอิง" หรือ "งานที่อ้างถึง") ที่ส่วนท้ายของบทความ ถ้าคุณต้องการเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง Word มีคุณลักษณะที่สามารถช่วยคุณจัดรูปแบบเหล่านั้นได้เช่นกัน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การแทรกการอ้างอิงในข้อความ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกรูปแบบการอ้างอิงในแท็บ "การอ้างอิง"
เมื่อคุณคลิกที่แท็บ "การอ้างอิง" คุณจะเห็นคำว่า "สไตล์" ถัดจากเมนูแบบเลื่อนลง หากคุณคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง คุณสามารถเลือกรูปแบบการอ้างอิงที่คุณต้องการใช้สำหรับการอ้างอิงของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฉบับนั้นเหมือนกับฉบับที่คุณต้องการใช้ โดยทั่วไป Word จะนำเสนอเวอร์ชันล่าสุดของแต่ละสไตล์ แต่ถ้าคุณมี Word เวอร์ชันเก่า คุณอาจต้องอัปเกรด หากคุณมีเวอร์ชันสมัครสมาชิก เพียงดาวน์โหลดอัปเดตล่าสุด
ขั้นตอนที่ 2 คลิก "เพิ่มแหล่งที่มาใหม่" เพื่อป้อนข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งที่มา
บนแท็บ "ข้อมูลอ้างอิง" ให้คลิกปุ่ม "แทรกการอ้างอิง" ในกลุ่ม "การอ้างอิงและบรรณานุกรม" แหล่งที่มาใดๆ ที่คุณป้อนแล้วจะปรากฏในรายการแบบเลื่อนลง เลือก "เพิ่มแหล่งที่มาใหม่" หากแหล่งที่มาที่คุณต้องการอ้างอิงยังไม่อยู่ในรายการ
- กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นพร้อมช่องที่จำเป็นสำหรับการอ้างอิง รวมถึงช่องว่างสำหรับผู้แต่ง ชื่อเรื่อง ปีที่พิมพ์ เมือง และผู้จัดพิมพ์ ป้อนข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีสำหรับแหล่งที่มาของคุณ จากนั้นคลิก "ตกลง"
- หากคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งที่มาที่ไม่พอดีกับฟิลด์พื้นฐานใดๆ เหล่านี้ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "แสดงช่องบรรณานุกรมทั้งหมด"
เคล็ดลับ:
หากคุณไม่มีข้อมูลทั้งหมดสำหรับแหล่งที่มา หรือหากคุณไม่ต้องการขัดจังหวะความคิดในการเพิ่มแหล่งข้อมูลใหม่ คุณสามารถคลิก "เพิ่มตัวยึดตำแหน่งใหม่" แทน สิ่งนี้เตือนคุณว่าคุณต้องเพิ่มการอ้างอิงที่นั่น
ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการต่อเพื่อใส่การอ้างอิงในขณะที่คุณเขียนบทความ
ตั้งเคอร์เซอร์ที่ท้ายประโยคที่คุณต้องการอ้างอิง กลับไปที่แท็บ "การอ้างอิง" และคลิกที่ "แทรกการอ้างอิง" เพื่อเปิดรายการแหล่งที่มา คลิกที่แหล่งที่มาที่คุณต้องการอ้างอิง จากนั้น Word จะสร้างการอ้างอิงในข้อความโดยอัตโนมัติในรูปแบบที่คุณเลือก
ในการแก้ไขการอ้างอิงแต่ละรายการ เช่น หากคุณต้องการเพิ่มหมายเลขหน้าสำหรับใบเสนอราคาโดยตรง ให้คลิกขวาที่การอ้างอิงสำหรับตัวเลือกการอ้างอิง แล้วคลิก "แก้ไขการอ้างอิง"
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ปุ่ม "จัดการแหล่งที่มา" เพื่อแก้ไขหรือลบแหล่งที่มา
โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีบทความยาวๆ ที่มีแหล่งข้อมูลจำนวนมาก คุณอาจพบว่ามีแหล่งข้อมูลที่ซ้ำกันหรือบางส่วนที่คุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไป คุณสามารถเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขแหล่งที่มาได้โดยใช้ปุ่ม "จัดการแหล่งที่มา" ในกลุ่ม "การอ้างอิงและบรรณานุกรม" ใต้แท็บ "ข้อมูลอ้างอิง"
- เลือกแหล่งที่มาที่คุณต้องการแก้ไขจากรายการหลักของคุณ ในขณะที่คุณแก้ไข คุณจะเห็นตัวอย่างการอ้างอิงสุดท้ายในช่องด้านล่าง
- ถ้าคุณแทรกที่พักในขณะที่คุณเขียน คุณยังสามารถใช้เมนูนี้เพื่อเพิ่มข้อมูลสำหรับแหล่งข้อมูลเหล่านั้นได้
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้เชิงอรรถหรือหมายเหตุท้ายเรื่อง
ขั้นตอนที่ 1 เลือกตัวเลือกเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่องบนแท็บ "การอ้างอิง"
ตั้งเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่องในข้อความของคุณ โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ที่ส่วนท้ายของประโยค แต่อาจเป็นหลังวลีสัญญาณหรือชื่อผู้แต่ง ไปที่แท็บ "ข้อมูลอ้างอิง" แล้วคลิก "แทรกเชิงอรรถ" หรือ "แทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง"
Word จะสร้างตัวเลขที่เป็นตัวยกในข้อความของคุณโดยอัตโนมัติ และย้ายเคอร์เซอร์ไปที่ฟิลด์เชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง
แป้นพิมพ์ลัด:
แทรกเชิงอรรถ: Alt+Ctrl+F (PC); Command+Option+F (Mac)
แทรกหมายเหตุท้ายเรื่อง: Alt+Ctrl+D (พีซี); Command+Option+E (Mac)
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ไอคอน "ขยาย" เพื่อปรับการตั้งค่าเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง
คุณสามารถใช้ตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์อื่นๆ ตามลำดับเพื่อทำเครื่องหมายเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง คุณยังสามารถระบุได้ว่าต้องการให้เริ่มจากตัวเลขหรือตัวอักษรใด
ตามค่าเริ่มต้น เชิงอรรถหรือหมายเหตุท้ายเรื่องจะยังคงกำหนดหมายเลขตามลำดับในเอกสารของคุณ หากคุณต้องการให้ตัวเลขเริ่มใหม่เมื่อเริ่มต้นส่วนหรือบทใหม่แต่ละบท คุณสามารถระบุสิ่งนี้ได้ในการตั้งค่า
หากคุณต้องการแปลงเชิงอรรถเป็นอ้างอิงท้ายเรื่อง คลิกที่เมนู "แทรก" จากนั้น "เชิงอรรถ" จากนั้น "ตัวเลือก" เลือก "แปลง" จากเมนู จากนั้นคลิกที่ "ตอนจบ"
ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์เชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเอกสารของคุณลงในเอกสารของคุณ
คุณสามารถป้อนการอ้างอิงด้วยมือหรือคุณสามารถใช้เครื่องมือ "แทรกการอ้างอิง" เพื่อเพิ่มการอ้างอิงในเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง เลือกแหล่งที่มาของคุณจากเมนูแบบเลื่อนลงหรือเพิ่มแหล่งที่มาใหม่ หากคุณต้องการอ้างอิงแหล่งที่มาที่คุณยังไม่ได้ป้อน
- คุณยังสามารถใช้เครื่องมือ "ตัวยึดตำแหน่ง" หากคุณยังไม่มีข้อมูลทั้งหมดสำหรับแหล่งที่มาและจำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลในภายหลัง
- ตรวจสอบการจัดรูปแบบกับคู่มือสไตล์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องก่อนที่จะดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกสองครั้งที่หมายเลขเชิงอรรถเพื่อกลับไปที่เอกสาร
เมื่อคุณพร้อมที่จะกลับไปยังจุดที่คุณค้างไว้และเริ่มเขียนอีกครั้ง ให้คลิกสองครั้งที่ตัวเลขหรือสัญลักษณ์อื่นๆ ที่จุดเริ่มต้นของเชิงอรรถ มันจะส่งเคอร์เซอร์กลับไปที่ส่วนท้ายของข้อความ
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถคลิกสองครั้งที่หมายเลขเชิงอรรถที่เขียนทับในข้อความเพื่อตรวจสอบเชิงอรรถ แก้ไข หรือเพิ่มเข้าไปได้ แม้ว่าคุณจะสามารถเลื่อนหน้าเว็บลงได้ แต่วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วกว่าในการไปที่นั่น
ถึง ลบ เชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง ไฮไลท์เชิงอรรถหรือหมายเลขอ้างอิงท้ายเรื่องในข้อความของคุณแล้วกดปุ่มลบ Word จะกำหนดหมายเลขเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่องอื่น ๆ ของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อรองรับการลบ
วิธีที่ 3 จาก 3: การสร้างบรรณานุกรมของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกรูปแบบบรรณานุกรมของคุณ
Word จะสร้างบรรณานุกรมให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณป้อนแหล่งข้อมูล เลือก "บรรณานุกรม" จากแท็บ "อ้างอิง" จากนั้นเลือกประเภทของบรรณานุกรมที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนบทความในรูปแบบ MLA คุณจะต้องมีบรรณานุกรม "Works Cited" สมมติว่าคุณเลือก MLA เป็นสไตล์สำหรับการอ้างอิงแหล่งที่มาของคุณ รูปแบบ "Works Cited" จะเป็นตัวเลือกรูปแบบแรกในเมนูแบบเลื่อนลง "บรรณานุกรม"
ขั้นตอนที่ 2 สร้างบรรณานุกรมของคุณด้วยการคลิก
เมื่อคุณพบรูปแบบที่ต้องการแล้ว ให้เลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงแล้วคลิก Word จะสร้างบรรณานุกรมของคุณโดยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของเอกสารของคุณ
บรรณานุกรมถือเป็นวัตถุที่แยกจากบทความที่คุณกำลังเขียน และจะเริ่มต้นในหน้าใหม่โดยอัตโนมัติ
เคล็ดลับ:
คุณไม่ต้องรอจนกว่าคุณจะเขียนบทความเสร็จเพื่อสร้างบรรณานุกรม Word จะเติมบรรณานุกรมของคุณโดยอัตโนมัติด้วยแหล่งข้อมูลใหม่ที่คุณเพิ่มหลังจากสร้างบรรณานุกรมแล้ว
ขั้นตอนที่ 3 พิสูจน์อักษรบรรณานุกรมของคุณอย่างระมัดระวัง
แม้ว่า Word ได้ทำงานอย่างหนักในการจัดรูปแบบให้คุณ แต่คุณยังต้องตรวจสอบแต่ละรายการอีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งที่มาถูกต้อง และรายการมีรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับสไตล์ที่คุณเลือก
