ด้วยการใช้กฎที่คุณสร้าง Outlook จะสามารถตรวจสอบแต่ละข้อความที่คุณได้รับสำหรับคุณลักษณะบางอย่าง จากนั้นจึงส่งต่อหรือเปลี่ยนเส้นทางข้อความที่ตรงกับคุณลักษณะดังกล่าวไปยังบัญชีอีเมลอื่นโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถเก็บสำเนาของแต่ละข้อความที่ส่งต่อโดยกฎ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: Outlook 2010
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook
คลิก ไฟล์ แท็บ จากนั้นคลิกที่ จัดการกฎและการแจ้งเตือน.
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดว่าจะใช้กฎบัญชีใด
จาก ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้ ให้คลิกบัญชีที่คุณต้องการใช้กฎใหม่
ขั้นตอนที่ 3 สร้างกฎใหม่
คลิกที่ กฎใหม่… บน กฎของอีเมล แท็บ
ขั้นตอนที่ 4 เริ่มจากกระดานชนวนที่สะอาด
จาก ตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ เริ่มจากกฎเปล่า ส่วนคลิก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ จากนั้นคลิก ต่อไป เพื่อจะดำเนินการต่อ.
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดเงื่อนไขเพื่อเรียกใช้กฎ
คลิกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก จากคนหรือกลุ่มสาธารณะ แล้วที่ด้านล่างของ ตัวช่วยสร้างกฎ หน้าต่าง คลิกที่ปุ่ม คนหรือกลุ่มสาธารณะ ลิงค์ NS ที่อยู่กฎ หน้าต่างจะปรากฏขึ้น ป้อนผู้ส่งเป้าหมายใน จาก-> ช่องป้อนข้อมูล คลิก ตกลง แล้วคลิก ต่อไป.
ขั้นตอนที่ 6. ส่งต่อ
ในหน้าต่าง Rules Wizard' ให้เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายถัดจาก ส่งต่อให้คนหรือกลุ่มสาธารณะ แล้วที่ด้านล่างของ ตัวช่วยสร้างกฎ หน้าต่าง คลิกที่ปุ่ม คนหรือกลุ่มสาธารณะ ลิงค์ NS ที่อยู่กฎ หน้าต่างจะปรากฏขึ้น ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ คลิก ตกลง.
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบกฎ
คุณจะเห็นคำอธิบายกฎที่ด้านล่างของ ตัวช่วยสร้างกฎ หน้าต่าง. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้อง จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น.
ขั้นตอนที่ 8 ใช้กฎ
ใน กฎและการแจ้งเตือน หน้าต่าง คลิก ตกลง เพื่อใช้กฎนี้
วิธีที่ 2 จาก 3: Outlook 2007
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook
คลิก จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง จากนั้นบน เครื่องมือ เมนู คลิก กฎและการแจ้งเตือน.
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดว่าจะใช้กฎบัญชีใด
หากคุณมีบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชีในโปรไฟล์อีเมล Outlook ของคุณใน ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้ รายการคลิกที่ กล่องจดหมาย ที่คุณต้องการใช้กฎใหม่
ขั้นตอนที่ 3 สร้างกฎใหม่
ในการเริ่มต้น ให้คลิกที่ กฎใหม่.
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดว่าเมื่อใดควรตรวจสอบข้อความ
ภายใต้ เริ่มจากกฎเปล่า, คลิก ตรวจสอบข้อความเมื่อพวกเขามาถึง แล้วคลิก ต่อไป.
ขั้นตอนที่ 5. จับคู่เกณฑ์ของคุณ
ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเงื่อนไขที่ตรงกันแต่ละข้อที่คุณต้องการนำไปใช้กับข้อความขาเข้า
ขั้นตอนที่ 6 แก้ไขคำอธิบาย
คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ที่ตรงกับเงื่อนไขภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ แล้วเลือกหรือพิมพ์ข้อมูลที่จำเป็น
คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 7 เลือกผู้รับ
ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการดำเนินการ, เลือก ส่งต่อให้คนหรือรายชื่อแจกจ่าย กล่องกาเครื่องหมาย
- คลิก คนหรือรายชื่อแจกจ่าย ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ.
- คลิกสองครั้งที่ชื่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายที่คุณต้องการส่งต่อข้อความ
- คลิก ตกลง แล้วคลิก ต่อไป สองครั้ง.
ขั้นตอนที่ 8 ตั้งชื่อกฎของคุณ
พิมพ์ชื่อด้านล่าง ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้.
ขั้นตอนที่ 9 เรียกใช้กฎ
คุณสามารถเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่อยู่ในโฟลเดอร์ของคุณอยู่แล้ว เลือก เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ในโฟลเดอร์ กล่องกาเครื่องหมาย
ขั้นตอนที่ 10 เมื่อต้องการใช้กฎนี้กับบัญชีอีเมลและกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี
ตัวเลือกนี้จะเป็นสีเทาหากคุณไม่มีบัญชีอีเมลหรือกล่องขาเข้ามากกว่าหนึ่งบัญชี
ขั้นตอนที่ 11 คลิก เสร็จสิ้น
วิธีที่ 3 จาก 3: Outlook 2003
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook
ใน บานหน้าต่างนำทาง บน เครื่องมือ เมนู คลิก กฎและการแจ้งเตือน
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดว่าจะใช้กฎบัญชีใด
หากคุณมีบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชีในโปรไฟล์ Outlook ให้คลิกที่ กล่องจดหมาย ใน ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้ รายการที่คุณต้องการใช้กฎ
ขั้นตอนที่ 3 สร้างกฎใหม่
ในการเริ่มต้น คลิก กฎใหม่.
คลิก เริ่มจากกฎเปล่า.
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดว่าเมื่อใดควรตรวจสอบข้อความ
คลิก ตรวจสอบข้อความเมื่อพวกเขามาถึง. นี้อยู่ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเวลาที่ควรตรวจสอบข้อความ.
คลิก ต่อไป.
ขั้นตอนที่ 5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสม
สิ่งเหล่านี้อยู่ถัดจากแต่ละเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ข้อความขาเข้าตรงกัน ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข.
ขั้นตอนที่ 6 แก้ไขคำอธิบาย
ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ที่สอดคล้องกับเงื่อนไข จากนั้นเลือกหรือพิมพ์ข้อมูลที่จำเป็น
คลิก ต่อไป.
ขั้นตอนที่ 7 เลือกผู้รับ
เลือก ส่งต่อให้คนหรือรายชื่อแจกจ่าย กล่องกาเครื่องหมายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการดำเนินการ.
- คลิก ผู้คน หรือ รายการแจกจ่าย ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ
- คลิกสองครั้งที่ชื่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายที่คุณต้องการส่งต่อข้อความ จากนั้นคลิก ตกลง.
- คลิก ต่อไป สองครั้ง
ขั้นตอนที่ 8 เสร็จสิ้น
พิมพ์ชื่อด้านล่าง ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้.
คลิก เสร็จสิ้น
เคล็ดลับ
- คุณสามารถสร้างข้อความอีเมลที่มีสิทธิ์แบบจำกัดได้โดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูลใน Microsoft Office Professional Editions เท่านั้น
- หมายเหตุ: บทความนี้ไม่ได้กล่าวถึงวิธีการส่งต่อจดหมายขาเข้าทั้งหมด นอกจากนี้ สภาพแวดล้อมขององค์กรอาจมีกฎเกณฑ์เฉพาะเกี่ยวกับการส่งต่อข้อความอัตโนมัติ หากใช้ Exchange/MAPI เพื่อส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลภายนอก มีการตั้งค่าในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ที่สามารถป้องกันสิ่งนี้ได้ และคุณอาจต้องพูดคุยกับผู้ดูแลระบบของคุณเพื่ออนุญาตการส่งต่อ
- คุณสามารถส่งต่อหรือเปลี่ยนเส้นทางข้อความใดๆ ที่คุณได้รับ เว้นแต่ผู้ส่งจะใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับแชร์เนื้อหาของข้อความกับบุคคลอื่น มีเพียงผู้ส่งดั้งเดิมเท่านั้นที่สามารถลบการอนุญาตที่จำกัดบนข้อความได้
