บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการใช้ Microsoft Word เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้เป็นรายการแยกประเภทสินค้าที่ขายหรือบริการที่คุณสามารถใช้เรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณได้ วิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มต้นคือการใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีของ Microsoft แต่คุณสามารถสร้างเทมเพลตจากเอกสารเปล่าได้เช่นกัน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Word สำหรับ Windows หรือ macOS
คุณจะพบมันในเมนูเริ่มภายใต้ Microsoft Office บนพีซีและใน แอปพลิเคชั่น โฟลเดอร์บน Mac
- ใช้วิธีนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้จากเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าอย่างรวดเร็วและง่ายดาย เทมเพลตช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการคิดหาว่าจะรวมอะไรไว้บ้าง แต่สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้
- คุณยังสามารถดาวน์โหลดเทมเพลต Word ได้ฟรีจากเว็บไซต์เทมเพลต Microsoft Office ทางที่ดีไม่ควรดาวน์โหลดเทมเพลตจากเว็บไซต์อื่น เนื่องจากบางเทมเพลตอาจมีไวรัส
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาแถบค้นหาเทมเพลตและเลือกใหม่
การเปิด Word ควรแสดงหน้าจอ "ใหม่" โดยอัตโนมัติ - หน้าจอนี้ระบุว่า "ใหม่" ที่ด้านบนสุด และแสดงแถบค้นหาที่มีข้อความ "ค้นหาเทมเพลตออนไลน์" อยู่ข้างใน หากคุณไม่เห็นแถบค้นหานี้ ให้คลิกปุ่ม ไฟล์ เมนูด้านซ้ายบน จากนั้นเลือก ใหม่ เพื่อนำมาขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์ใบแจ้งหนี้ลงในแถบค้นหา แล้วกด ↵ Enter
รายการผลลัพธ์ที่ตรงกันจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 คลิกใบแจ้งหนี้เพื่อดูตัวอย่าง
ใบแจ้งหนี้เวอร์ชันที่ใหญ่กว่าจะปรากฏขึ้นพร้อมกับคำอธิบายโดยย่อ
- หากคุณตัดสินใจที่จะไม่ใช้เทมเพลต ให้คลิกที่ NS ที่ด้านบนของหน้าต่างเพื่อกลับไปยังรายการ
- บางตัวเลือกที่ดีและเรียบง่ายคือ ใบแจ้งหนี้ (ไร้กาลเวลา) และที่เรียกกันว่า ใบแจ้งหนี้.
ขั้นตอนที่ 5 คลิก สร้าง เพื่อใช้เทมเพลต
ในหน้าต่างแสดงตัวอย่างเทมเพลต การดำเนินการนี้จะดาวน์โหลดเทมเพลตและเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 6 แทนที่ข้อมูลที่กรอกไว้ล่วงหน้าด้วยข้อมูลของคุณเอง
โดยทั่วไปแล้วแต่ละฟิลด์จะมีข้อความแนะนำคุณในการกรอกใบแจ้งหนี้ คุณสามารถคลิกเมาส์ก่อนข้อมูลเล็กน้อย กด ← Backspace หรือ Delete เพื่อกำจัดข้อมูลที่มีอยู่ แล้วพิมพ์ข้อมูลของคุณเอง
นอกจากการกรอกช่องว่าง คุณยังสามารถเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ เช่น โลโก้ ฟิลด์พิเศษ หรือบรรทัดและสีพิเศษ
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกใบแจ้งหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณ
โดยคลิกที่ ไฟล์ เมนู เลือก บันทึกเป็น แล้วบันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถพิมพ์หรือส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณได้
วิธีที่ 2 จาก 2: การสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Word สำหรับ Windows หรือ macOS
คุณจะพบมันในเมนูเริ่มภายใต้ Microsoft Office บนพีซีและใน แอปพลิเคชั่น โฟลเดอร์บน Mac
- ใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการออกแบบใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้น วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่เชี่ยวชาญในการใช้ฟีเจอร์ของ Word รวมถึงการสร้างส่วนหัวและตาราง
- ก่อนสร้างเทมเพลตของคุณเอง ให้ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ออนไลน์ก่อนที่จะเริ่ม หากใบแจ้งหนี้ของคุณเฉพาะสำหรับธุรกิจของคุณ ให้ลองค้นหาประเภทธุรกิจของคุณและคำว่า "ตัวอย่างใบแจ้งหนี้" สำหรับตัวอย่างเฉพาะ (เช่น ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ของแพทย์ ตัวอย่าง ตัวอย่างใบแจ้งหนี้นักเขียนอิสระ)
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเอกสารเปล่าบนหน้าจอ "ใหม่"
หากคุณไม่เห็นหน้าจอ "ใหม่" ให้คลิกที่ ไฟล์ เมนูและเลือก ใหม่ ตอนนี้.
ขั้นตอนที่ 3 สร้างส่วนหัวของใบแจ้งหนี้
หัวข้อที่มีชื่อธุรกิจของคุณ ข้อมูลติดต่อ และคำว่า "ใบแจ้งหนี้" ควรปรากฏขึ้นใกล้กับด้านบนของเอกสาร คุณสามารถออกแบบและกำหนดสไตล์ข้อมูลนี้ได้ตามที่คุณต้องการ แต่พยายามทำให้มันเรียบง่ายและสอดคล้องกับเอกสารทางธุรกิจอื่นๆ ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4. แสดงวันที่ในใบแจ้งหนี้
ควรมองเห็นวันที่ออกและวันครบกำหนด (ถ้ามี) ที่ด้านบนสุดของเอกสาร โดยควรอยู่ใกล้กับคำว่า "ใบแจ้งหนี้"
หากต้องการแทรกวันที่ของวันนี้อย่างรวดเร็ว ให้คลิกที่ แทรก ที่ด้านบนของ Word คลิก วันเวลา, แล้วเลือกรูปแบบวันที่ อย่าลืมลบเครื่องหมายถูกออกจากช่อง "อัปเดตอัตโนมัติ" เพื่อไม่ให้วันที่เปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่มีคนเปิดไฟล์
ขั้นตอนที่ 5. ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ทุกใบควรมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน (ตามลำดับ) สำหรับบันทึกของคุณ ลำดับอาจเป็นแบบสากล (สำหรับไคลเอ็นต์ทั้งหมด) หรือต่อไคลเอ็นต์ คุณสามารถเพิ่มสิ่งนี้ลงในส่วนหัวได้หากต้องการ แต่สามารถวางไว้ที่ใดก็ได้
หากลูกค้าแต่ละรายจะมีลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้ของตนเอง คุณอาจต้องการรวมชื่อลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของหมายเลข (เช่น wikiHow1, wikiHow2 หากลูกค้าเป็น wikiHow)
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มที่อยู่ของลูกค้าหรือข้อมูลการติดต่อ
นำหน้าด้วยคำว่า "ถึง" (หรือสิ่งที่คล้ายกัน) ที่ทำให้ชัดเจนว่าใครถูกตั้งข้อหา
คุณอาจต้องการส่งใบแจ้งหนี้ไปยังบุคคลที่ระบุในบริษัทโดยตรง หรือไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้
ขั้นตอนที่ 7 สร้างรายการสินค้าที่ขายหรือให้บริการ
วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการสร้างตารางที่มีหลายแถวและคอลัมน์ที่มีชื่อ ดูวิธีสร้างตารางอย่างง่ายใน Microsoft Word เพื่อเริ่มต้นใช้งานตาราง
สร้างคอลัมน์สำหรับปริมาณ ชื่อหรือคำอธิบายสินค้า/บริการ ราคาต่อหน่วย/อัตรา และราคารวมสำหรับปริมาณที่ซื้อ อย่าลืมติดป้ายกำกับคอลัมน์เหล่านี้ด้วยส่วนหัวเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจค่าบริการ
ขั้นตอนที่ 8 แสดงยอดบิลทั้งหมด
ค่านี้ควรปรากฏที่ด้านล่างรายการของค่าธรรมเนียมแยกประเภท โดยควรเป็นแบบตัวหนาเพื่อให้มองเห็นได้ง่าย
- หากคุณกำลังเรียกเก็บภาษีการขาย คุณควรแสดงผลรวมย่อยของค่าธรรมเนียมที่แยกรายการ โดยมีภาษีแสดงอยู่ด้านล่าง โดยมีเปอร์เซ็นต์ทางด้านซ้ายของจำนวนเงินภาษี แล้วยอดรวมที่ปรับแล้วด้านล่างนั้น
- ตรวจสอบคณิตศาสตร์ของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 9 รวมเงื่อนไขการชำระเงิน
คุณสามารถแสดงเงื่อนไขการชำระเงินด้านบนหรือด้านล่างของข้อมูลการเรียกเก็บเงิน เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปคือ "ครบกำหนดเมื่อได้รับ" "ครบกำหนดภายใน 14 วัน" "ครบกำหนดภายใน 30 วัน " หรือ "ครบกำหนดภายใน 60 วัน"
คุณอาจต้องการใส่บันทึกที่ด้านล่างซึ่งครอบคลุมวิธีการชำระเงิน ข้อมูลทั่วไป หรือเพียงแค่ขอบคุณลูกค้าที่ใช้บริการของคุณ
ขั้นตอนที่ 10 บันทึกใบแจ้งหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณ
โดยคลิกที่ ไฟล์ เมนู เลือก บันทึกเป็น แล้วบันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถพิมพ์หรือส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณได้
เคล็ดลับ
- เมื่อคุณบันทึกเอกสารใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถใช้เป็นเทมเพลตสำหรับสร้างใบแจ้งหนี้อื่นๆ ได้โดยใช้ตัวเลือก "ใหม่จากที่มีอยู่" เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ คุณยังสามารถบันทึกเอกสารเป็นเทมเพลต.dot หรือ.dotx เพื่อใช้เทมเพลตในอนาคตได้อีกด้วย
- อีกวิธีในการแสดงข้อมูลการเรียกเก็บเงินและข้อมูลทั้งหมดคือการตั้งค่าในสมุดงาน Microsoft Excel แล้ววางลิงก์ลงในใบแจ้งหนี้ Word เมื่อใดก็ตามที่คุณอัปเดตสเปรดชีต ให้คลิกขวาที่สเปรดชีตที่ฝังตัวแล้วเลือก "อัปเดตลิงก์" เพื่อดูการแก้ไข
