การเขียนอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรอาจเป็นเรื่องยาก คุณไม่ต้องการที่จะพบว่าเป็นคนเร่งรีบหรือใจร้อน แต่สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารข้อความของคุณ กำหนดน้ำเสียงที่เป็นมิตรในอีเมลของคุณด้วยคำทักทายและการแสดงออกที่นุ่มนวล ครอบคลุมความจำเป็นของอีเมลเตือนความจำของคุณเพื่อให้ผู้รับรู้ว่าคุณต้องการอะไรอย่างชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลปราศจากข้อผิดพลาด เพื่อให้คุณไม่เพียงแค่เป็นมิตรเท่านั้น แต่ยังมีความเป็นมืออาชีพอีกด้วย
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การตั้งค่าน้ำเสียงที่เป็นมิตร
ขั้นตอนที่ 1. ทักทายผู้รับ
ในสถานการณ์ทางธุรกิจ คุณอาจต้องใช้คำทักทายแบบมาตรฐาน เช่น "เรียน บุคคลทั่วไป" อย่างไรก็ตาม อีเมลส่วนบุคคลกลายเป็นมาตรฐานมากขึ้นเรื่อยๆ คำทักทายทางอีเมลบางฉบับที่จะช่วยให้คุณมีน้ำเสียงที่เป็นมิตรตั้งแต่เริ่มต้น ได้แก่:
- สวัสดี จอห์น
- สวัสดี
- ไม่ได้เจอกันนานเลยนะ
- เฮ้!
ขั้นตอนที่ 2 อ้างอิงการเชื่อมต่อของคุณกับผู้รับ
หากคุณเพียงแค่ยึดติดกับการเตือนความจำ ข้อความของคุณอาจดูเหมือนเย็นชา อ้างอิงความสัมพันธ์ส่วนตัวของคุณกับผู้รับโดยใส่วลีที่สะท้อนถึงมิตรภาพและประสบการณ์ที่แบ่งปันของคุณ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง:
- โรงเรียนเป็นอย่างไรบ้าง?
- เพื่อนของฉัน คุณเป็นอย่างไรบ้าง
- ฉันมีช่วงเวลาที่ดีกับคุณเมื่อสุดสัปดาห์ที่ผ่านมา
- ครั้งสุดท้ายที่เราคุยกันเมื่อเดือนที่แล้วคือเมื่อไหร่?
- ทริปที่พวกเราไปด้วยกันนั้นสุดยอดมาก! เราจะต้องทำอีกครั้งในไม่ช้า
ขั้นตอนที่ 3 ทำให้การแสดงออกของคุณนุ่มนวลขึ้น
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับส่วนเตือนความจำของอีเมล หากคุณได้ติดต่อกับผู้รับมาระยะหนึ่งแล้ว อาจเป็นการเหมาะสมที่จะกล่าวขอโทษหรือแก้ตัวเพียงเล็กน้อยสำหรับการติดต่อเพื่อเป็นการเตือนความจำ ตัวอย่างของการแสดงออกที่นุ่มนวล ได้แก่:
- ฉันรู้ว่าไม่ได้คุยกันมาสักพักแล้ว แต่ฉันอยากเตือนคุณเรื่อง…
- เกิดเรื่องวุ่นวายกับเด็กใหม่ ฉันแค่จำได้ว่าจะเตือนคุณว่า…
- ฉันรู้ว่าคุณยุ่ง ฉันเลยไม่อยากรบกวนคุณ แต่ฉันอยากส่งการเตือนความจำ…
ขั้นตอนที่ 4. สุภาพ
หากการช่วยเตือนมีความสำคัญ ก็อาจมองข้ามได้ง่ายเกินไป พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้รับมีสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นในชีวิต อย่าลืมพูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ" และสำนวนที่เทียบเท่าเช่นกัน คุณอาจใส่วลีที่สุภาพเช่น:
- ขอโทษที่รบกวนคุณ แต่ฉันอยากแน่ใจว่า…
- หากคุณสามารถโปรดตอบกลับอีเมลนี้ทันทีที่คุณมีเวลา…
- ขอขอบคุณที่สละเวลาอ่านคำตอบสำหรับการเตือนความจำนี้ ฉันรู้สึกทราบซึ้ง.
- ฉันจะรอการตอบกลับของคุณ
ส่วนที่ 2 จาก 3: ครอบคลุมความจำเป็น
ขั้นตอนที่ 1 ใช้หัวเรื่อง
คุณไม่จำเป็นต้องเขียนหัวเรื่องที่ฉลาด สิ่งที่ชัดเจนและตรงประเด็นจะเป็นประโยชน์มากที่สุด สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ผู้รับทราบวัตถุประสงค์ของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว ตัวเลือกทั่วไปบางอย่างสำหรับการเตือนความจำอีเมลที่เป็นมิตรอาจรวมถึง:
- เช็คอิน
- เตือนความจำด่วนเกี่ยวกับ…
- ทริปที่จะเกิดขึ้น/เหตุการณ์/ฯลฯ
- จำนวนพนักงานสำหรับการเดินทาง/เหตุการณ์/ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 2 อย่าลืมใส่การเตือนความจำของคุณ
เมื่อคุณพยายามอย่างมากที่จะเป็นมิตรและสุภาพ คุณสามารถละทิ้งสิ่งที่สำคัญ เช่น การเตือนความจำที่เกิดขึ้นจริงได้ง่าย ใส่การเตือนความจำของคุณไว้ใกล้กับจุดเริ่มต้นของอีเมล หลังคำทักทายและความสัมพันธ์ส่วนตัวสั้นๆ ตัวอย่างเช่น:
- "สวัสดี, ไม่ได้คุยกันนานแล้วนะเบ็น ภรรยาและลูกของคุณเป็นอย่างไรบ้าง ของฉันทำให้ฉันยุ่งมาก แต่ฉันต้องการตรวจสอบกับคุณเกี่ยวกับ…"
-
เฮ้!
คุณยาย ฉันตั้งใจจะส่งข้อความถึงคุณ ขอโทษ ฉันยุ่งมาก ฉันแค่อยากจะเตือนนายเรื่องนัดอาหารกลางวันของเรา…”
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ภาษาที่กระชับ
เป็นเรื่องปกติที่ภาษาสุภาพใช้สำนวนที่ยาวกว่า ตัวอย่างเช่น วลี "ทำงานหนักขึ้น" จะสุภาพกว่าเป็น "มันอาจจะเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณต้องทำงานหนักขึ้น" ถึงแม้จะสุภาพ แต่สำนวนยาวๆ เหล่านี้อาจทำให้โฟกัสอีเมลของคุณยากต่อการชี้ชัด
ใช้โครงสร้างที่เรียบง่ายสำหรับอีเมลของคุณ นี่อาจมีลักษณะดังนี้: คำทักทาย (เปิด) → การเชื่อมต่อส่วนบุคคล → การแจ้งเตือน → Valediction (ปิด)
ขั้นตอนที่ 4 แก้ไขข้อมูลที่ไม่จำเป็นออก
สำหรับแต่ละประโยคและแต่ละส่วนของแต่ละประโยค ให้ถามตัวเองว่า "จำเป็นหรือไม่" ในบางกรณี "จำเป็น" อาจหมายถึงบางสิ่งที่กว้างเท่ากับ "มันจำเป็นเพื่อให้อีเมลของฉันไม่ดูเย็นชา" ลบส่วนที่ไม่จำเป็นของอีเมล
โดยทั่วไป คำวิเศษณ์ (เช่น "very, " "really, " "truly, " "extremely" และ "definitely") สามารถลบออกได้เพื่อทำให้ข้อความของคุณกระชับขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. ปิดอีเมลด้วยการตรวจสอบความถูกต้อง
"Valediction" เป็นคำแฟนซีที่หมายถึง "การบอกลา" Valedictions รวมถึงนิพจน์เช่น "ดีที่สุด" "ขอแสดงความนับถือ" "ของคุณอย่างแท้จริง" และ "ขอแสดงความนับถือ" ลายเซ็นของคุณควรเป็นไปตามการรับรองของคุณ อย่างไรก็ตาม วาจาทั่วไปเหล่านี้อาจมองว่าไม่มีตัวตน คุณอาจลองบางอย่างเช่น:
- เพื่อนของคุณ
- ไชโย
- ดีที่สุดแล้ว
- ขอให้เป็นวันที่ดี
- แท็ก เธอนั่นแหละ
- รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ
ส่วนที่ 3 จาก 3: การตรวจสอบอีเมลที่ปราศจากข้อผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 1 พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ
แม้แต่การดูอีเมลของคุณหนึ่งครั้งหรือสองครั้งอย่างรวดเร็วก็จะช่วยขจัดข้อผิดพลาดง่ายๆ มากมายที่อาจแอบเข้ามาขณะเขียน หลังจากที่คุณเขียนเสร็จแล้ว ให้ตรวจทานอีเมลของคุณสำหรับการสะกดและไวยากรณ์
- บริการอีเมลจำนวนมากมีตัวตรวจสอบไวยากรณ์และตัวสะกดฟรี คุณภาพของสิ่งเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการอีเมลของคุณ ในบางกรณี หมากฮอสเหล่านี้อาจไม่ถูกต้องนัก
- อย่าลืมตรวจสอบหัวเรื่อง คำทักทาย และคำให้การ (ปิด) ง่ายที่จะกลบเกลื่อนสิ่งเหล่านี้และเน้นที่เนื้อหาของอีเมลของคุณเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 อ่านออกเสียงอีเมลของคุณ
หากคุณกำลังเขียนอีเมลที่สำคัญ หรือหากคุณต้องการเป็นมิตรหรือสุภาพกับใครสักคนเป็นพิเศษ ให้อ่านอีเมลของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ ฟังดูเป็นการสนทนาหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น อีเมลของคุณก็พร้อมที่จะส่ง
เขียนประโยคหรือข้อความที่ฟังดูไม่เป็นระเบียบ ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดในการประเมินสิ่งนี้ ซึ่งจะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ขึ้นอยู่กับสไตล์การพูดของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ให้บุคคลอื่นตรวจสอบอีเมล
สำหรับการสื่อสารที่สำคัญ เช่น การสื่อสารทางธุรกิจ คุณอาจต้องการให้บุคคลอื่นตรวจสอบการแจ้งเตือนก่อนส่ง หากคุณเขียนอีเมลที่กระชับ โดยทั่วไปจะใช้เวลาเพียงเล็กน้อยและสามารถช่วยตรวจจับข้อผิดพลาดที่เล็กที่สุดได้
- ตรวจสอบบริการส่งข้อความออนไลน์ของคุณ ส่งข้อความถึงเพื่อนทางออนไลน์โดยถามว่า "เฮ้ คุณช่วยอ่านอีเมลสั้นๆ ที่ฉันต้องส่งให้หน่อยได้ไหม ใช้เวลาเพียงนาทีเดียว"
- อย่าลืมแสดงความขอบคุณต่อทุกคนที่อ่านอีเมลของคุณ พวกเขากำลังทำคุณโปรดปรานหลังจากทั้งหมด
