Excel เป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง แต่ฟังก์ชันต่างๆ ของโปรแกรมอาจดูล้นหลาม! ไม่ต้องกังวล มีเคล็ดลับและลูกเล่นมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถเพิ่มชุดทักษะได้โดยการเรียนรู้ลูกเล่นชุดใหม่ คุณยังสามารถเรียนรู้การใช้ตาราง Pivot เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น สุดท้ายนี้ ให้ใช้เวลาสำรวจฟังก์ชันใหม่ๆ มีหลายวิธีในการเป็นผู้เชี่ยวชาญ excel อย่างรวดเร็ว!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: เรียนรู้เคล็ดลับและประหยัดเวลา
ขั้นตอนที่ 1 ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อนำทางเร็วขึ้น
ใช้แป้นพิมพ์ลัดและลดเวลาที่ใช้เมาส์ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกดปุ่ม ctrl ค้างไว้ขณะคลิกปุ่มลูกศร คุณจะเลือกเซลล์ทั้งหมดจนถึงส่วนท้ายของสเปรดชีต ดูว่าคุณจะทำงานได้เร็วแค่ไหนโดยไม่ต้องใช้เมาส์!
- เปลี่ยนตัวเลขเป็นสกุลเงินโดยกด ctrl, shift และ $ พร้อมกัน
- แปลงตัวเลขเป็นวันที่โดยกด ctrl, shift และ # พร้อมกัน
- เปลี่ยนหน้าอย่างรวดเร็วโดยกด ctrl ค้างไว้ขณะกดปุ่มเลื่อนหน้าขึ้นหรือลง ซึ่งอยู่ที่มุมบนขวาของแป้นพิมพ์
- โดยทั่วไป Excel for Mac ได้รับการอัปเดตให้ใกล้เคียงกับ Excel สำหรับ Windows อย่างมาก หากคุณประสบปัญหาในการใช้ทางลัดเหล่านี้ คุณสามารถตรวจสอบคำแนะนำสำหรับโปรแกรมเฉพาะของคุณได้
ขั้นตอนที่ 2 ไปที่เมนู Sort ด้วยทางลัด:
คำสั่ง, กะ, r. Excel เสนอรายการแบบกำหนดเองในเมนูเรียงลำดับ คุณสามารถเลือกที่จะจัดเตรียมการจัดส่งผลผลิตของคุณตามสัปดาห์ เดือน หรือลำดับความสำคัญได้ เป็นต้น หลังจากที่คุณเข้าสู่เมนูนี้ คุณสามารถคลิกเปิดกล่องแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ที่นั่น คุณจะเห็นตัวเลือกมากมายตามสเปรดชีตของคุณเอง มีประโยชน์แค่ไหน?
ขั้นตอนที่ 3 กด alt=""Image" และลูกศรลงเพื่อไปที่เมนูตัวกรอง</h4" />
ทางลัดนี้จะช่วยให้คุณไปที่เมนูตัวกรองได้เร็วยิ่งขึ้น! คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงที่ให้คุณเลือกและเลือกสิ่งที่คุณต้องการเน้นในสเปรดชีตของคุณ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดอื่นๆ เพื่อใช้ตัวกรองได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น:
- กด ctrl, shift, L เพื่อเปิดหรือปิดตัวกรอง
- กด ALT ลูกศรลงเพื่อแสดงเมนูแบบเลื่อนลงตัวกรอง
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหา Quick Analysis ที่มุมด้านล่าง
คุณสามารถทำการวิเคราะห์พื้นฐานได้รวดเร็วยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องค้นหาคุณสมบัติที่คุณต้องการ การวิเคราะห์อย่างรวดเร็วมีเมนูเล็กๆ ที่มุมล่างขวามือของสเปรดชีตของคุณ ในเมนูนี้ คุณจะพบเครื่องมือมากมายที่สามารถใช้เพื่อดึงข้อมูลส่วนต่างๆ ของคุณมารวมกัน โปรแกรมประหยัดเวลานี้ช่วยให้คุณไม่ต้องค้นหาคุณสมบัติเฉพาะ มีคุณสมบัติมากมายอยู่ในเมนูนี้
ขั้นตอนที่ 5. ไปที่ แทรก>แผนภูมิ เพื่อค้นหาแผนภูมิใหม่
แผนภูมิสามารถทำให้ข้อมูลของคุณดูน่าสนใจยิ่งขึ้น! อย่าจมปลักกับการใช้แผนภูมิวงกลมแบบเดิมๆ สร้างความประทับใจให้เจ้านายของคุณและทำให้ข้อมูลของคุณมีชีวิตชีวาขึ้นโดยใช้แผนภูมิลำดับชั้น เช่น แผนที่ต้นไม้ นี่จะแสดงข้อมูลของคุณเป็นรูปสี่เหลี่ยมจัตุรัส (ข้อมูลทั้งหมดของคุณ) ซึ่งประกอบด้วยสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ซึ่งแสดงถึงองค์ประกอบแต่ละส่วนของข้อมูลของคุณ
แผนภูมิที่ใหม่กว่าอีกแผนภูมิหนึ่งคือ น้ำตก ซึ่งแสดงให้เห็นว่าส่วนต่างๆ ของข้อมูลมีส่วนสนับสนุนทั้งหมดอย่างไร คุณสามารถค้นหาสิ่งนี้ได้ในแผนภูมิ
ขั้นตอนที่ 6 ทำการทำนายที่มั่นคงโดยใช้ One-Click Forecasting
เครื่องมือนี้จะทำให้คุณรู้สึกเหมือนเป็นมืออาชีพ เลือกข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ ไปที่แท็บข้อมูลและเข้าสู่กลุ่มพยากรณ์ เลือกใบพยากรณ์และสำรวจตัวเลือกในกล่องโต้ตอบ
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกให้แสดงข้อมูลของคุณเป็นแผนภูมิเส้นหรือแผนภูมิแท่ง
- คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกการคาดการณ์ได้ขึ้นอยู่กับฤดูกาล
วิธีที่ 2 จาก 4: การใช้ Pivot Tables
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่ Data ใน Excel แล้วเลือก Pivot Tables
การเรียนรู้ตารางสาระสำคัญอย่างเชี่ยวชาญสามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมที่แท้จริงสำหรับผู้ใช้ Excel ตาราง Pivot จะช่วยคุณจัดระเบียบข้อมูลใหม่และดูข้อมูลในรูปแบบต่างๆ Excel จะเติมข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถย้ายข้อมูลได้ตามต้องการ เมื่อคุณสร้างตารางแล้ว คุณสามารถเลือกวิธีการจัดระเบียบได้โดยเลือกหนึ่งในสี่ตัวเลือก:
- ตัวกรองรายงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณดูเฉพาะบางแถวเท่านั้น
- ป้ายชื่อคอลัมน์ ซึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นส่วนหัวของคุณ
- Row Labels ซึ่งคุณสามารถใช้ตั้งชื่อแถวของคุณได้
- ค่า ซึ่งให้คุณเลือกได้ว่าต้องการนับหรือรวมข้อมูลของคุณและเสนอการจัดการอื่นๆ ที่หลากหลาย
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มหลายแถวและคอลัมน์พร้อมกัน
เมื่อดูที่ตารางของคุณ คุณสามารถเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการเพิ่มได้ เน้นแถว/คอลัมน์ที่คุณต้องการแทรก คลิกขวา แล้วเลือก "แทรก" วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลา เนื่องจากเร็วกว่าการเพิ่มแต่ละคอลัมน์หรือแถว
ขั้นตอนที่ 3 แบ่งข้อมูลของคุณด้วยตัวกรอง
เมื่อคุณคลิกแท็บข้อมูลในสเปรดชีต ให้เลือก "ตัวกรอง" จากนั้นคุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการดูคอลัมน์ของคุณในลำดับจากมากไปน้อยหรือน้อยไปหามากโดยคลิกที่ลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของคุณ คุณยังสามารถทำสิ่งนี้เพื่อเลือกแถวที่คุณต้องการดูได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 4 เน้นคอลัมน์ที่คุณต้องการย้าย
ในบางกรณี คุณอาจต้องการเปลี่ยนข้อมูลจากแถวเป็นคอลัมน์ หรือในทางกลับกัน เน้นแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนและคลิกขวา จากนั้นเลือก "คัดลอก" เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเริ่มแถวหรือคอลัมน์ใหม่ จากนั้นคลิกขวาและเลือก "วางแบบพิเศษ" ตัวเลือกใหม่จะปรากฏขึ้นและคุณสามารถคลิก "เปลี่ยน"
ขั้นตอนที่ 5. เน้นแถวหรือคอลัมน์เพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน
หากคุณกำลังทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ คุณอาจมีข้อมูลซ้ำหลายครั้ง เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับแต่งและไฮไลต์ ในแท็บข้อมูล ให้ดูที่ "เครื่องมือ" และเลือก "ลบรายการที่ซ้ำกัน"
ป๊อปอัปจะขอให้คุณยืนยันว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการจัดการ เลือก "ลบรายการที่ซ้ำกัน" อีกครั้ง
วิธีที่ 3 จาก 4: การเพิ่มสูตรและฟังก์ชันใหม่ให้กับละครของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้เครื่องมือแทรกสูตร
อย่ากลัวที่จะลองสูตรใหม่ๆ ในการป้อนฟังก์ชัน ให้ไฮไลต์เซลล์ที่จะมีฟังก์ชันนั้น จากนั้น คลิกแท็บสูตรบน Ribbon ที่ด้านบนสุดของสเปรดชีตและเลือก "แทรกฟังก์ชัน" หากคุณทราบสูตรที่แน่นอนที่ต้องการใช้ คุณก็พิมพ์สูตรลงไปได้ คุณยังสามารถพิมพ์คำสำคัญ เช่น "นับเซลล์" ได้อีกด้วย Excel สามารถช่วยคุณค้นหาสูตรที่คุณต้องการ ซึ่งมีประโยชน์มาก
ขั้นตอนที่ 2 ฝึกใช้ SUMPRODUCT ใน Excel
ฟังก์ชันนี้ใช้เพื่อคูณอาร์เรย์หรือช่วง และให้ผลรวมของผลิตภัณฑ์ ไวยากรณ์คือ: =SUMPRODUCT (array1, [array 2], …)
มีฟังก์ชันต่างๆ ภายใน SUMPRODUCT ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเพิ่มค่าด้านล่างของข้อมูล คุณสามารถเลือกฟังก์ชัน SMALL ภายในฟังก์ชัน SUMPRODUCT
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ฟังก์ชัน COUNTIF
ซึ่งมีประโยชน์หากคุณต้องการกำหนดจำนวนครั้งที่ตัวเลขหรือคำปรากฏในสเปรดชีตของคุณ สูตรคือ =COUNTIF(ช่วง, เกณฑ์)
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการทราบว่าคำว่า “California” ปรากฏบ่อยเพียงใด ให้พิมพ์ =COUNTIF(B:B, “California”)
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ VLOOKUP เพื่อรวมข้อมูล
คุณสามารถคิดว่า VLOOKUP คล้ายกับการใช้สมุดโทรศัพท์เพื่อค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลนั้น ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณดูข้อมูลชิ้นเดียวและค้นหาค่าที่สอดคล้องกันในแถวหรือคอลัมน์เดียวกันหรือต่างกัน
- คุณอาจพบว่าคุณต้องการรวมสเปรดชีตตั้งแต่ 2 รายการขึ้นไปเป็น 1 อันดับแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคอลัมน์อย่างน้อย 1 คอลัมน์ที่เหมือนกันทุกประการในสเปรดชีตทั้งสอง สูตรคือ: =VLOOKUP(ค่าการค้นหา อาร์เรย์ตาราง หมายเลขคอลัมน์ [range lookup])
-
ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณป้อนตัวแปรของคุณเอง อาจมีลักษณะดังนี้:
- =VLOOKUP(C2, Sheet2!A:B, 2, FALSE)
- สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณมีหมายเลขชิ้นส่วนสำหรับอุปกรณ์และจำเป็นต้องทราบราคาของชิ้นส่วนนั้น
วิธีที่ 4 จาก 4: ปรึกษาแหล่งข้อมูลอื่นๆ เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 1 หันไปหา Mr Excel สำหรับปัญหาที่ยุ่งยาก
แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญ Excel ก็ประสบปัญหาได้ ไม่เป็นไร! Excel มีคุณสมบัติมากมาย มันค่อนข้างยากที่จะรู้ทั้งหมด หากคุณพบว่าตัวเองติดขัด ให้ไปที่ www.mrexcel.com ขั้นแรก คุณสามารถลองค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของคุณบนกระดานข้อความ การใช้งานอื่นๆ สามารถช่วยคุณได้จริงๆ
หากคุณต้องการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ คุณสามารถลงทะเบียนเพื่อรับคำปรึกษาจาก Mr. Excel คุณอาจต้องใช้เงินเพียงเล็กน้อย แต่มีแนวโน้มว่าคุณจะได้โซลูชันที่ปรับแต่งเองซึ่งสามารถช่วยคุณได้จริงๆ
ขั้นตอนที่ 2 ทำแบบฝึกหัดออนไลน์ฟรี
ไม่ว่าคุณจะกำลังมองหาทางลัดใหม่ๆ หรือเพียงแค่ต้องการทำให้เจ้านายของคุณประทับใจด้วยทักษะใหม่ๆ บทช่วยสอนสามารถช่วยคุณได้จริงๆ GCF Learn Free เสนอหลักสูตรที่ละเอียดมากที่จัดการกับปัญหา Excel ที่หลากหลาย คุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และดูตัวอย่างวิธีใช้สูตรต่างๆ มากมาย
ขั้นตอนที่ 3 ทำการค้นหาทางอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็วเพื่อค้นหาชั้นเรียนในพื้นที่ของคุณ
ในเครื่องมือค้นหาของคุณ เพียงพิมพ์ "excel class" และสถานที่ที่คุณอาศัยอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ "excel class in Chicago" คุณสามารถลงทะเบียนเรียนแบบตัวต่อตัวหรือออนไลน์ได้โดยเสียค่าธรรมเนียม คุณจะสามารถขอให้ผู้สอนผู้เชี่ยวชาญแสดงเทคนิคล่าสุดให้คุณได้
เคล็ดลับ
- คุณสามารถเรียนใน Excel ทางออนไลน์หรือด้วยตนเองที่วิทยาลัยชุมชนในพื้นที่ของคุณ
- คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ในการดาวน์โหลดเทมเพลต Excel และฝึกฝนการใช้ทักษะใหม่ของคุณ
