เมื่อเขียนรายงานการวิจัยหรือรายงาน คุณอาจต้องการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อนั้นๆ หรือถามคำถามเฉพาะโดยใช้อีเมล หากคุณตัดสินใจใช้ข้อมูลจากอีเมลนั้นในข้อความของคุณเอง คุณจะต้องอ้างอิงอีเมลดังกล่าวเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าไม่ใช่งานต้นฉบับของคุณ รูปแบบเฉพาะของการอ้างอิงของคุณจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้ Modern Language Association (MLA), American Psychological Association (APA) หรือรูปแบบการอ้างอิงในชิคาโก
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: MLA
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มรายการ "Works Cited" ด้วยชื่อผู้แต่ง
ผู้เขียนอีเมลคือบุคคลที่เขียนถึงคุณ ระบุนามสกุลก่อน ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค เพิ่มชื่อของพวกเขา แล้วใส่จุดต่อท้ายชื่อของพวกเขา
ตัวอย่าง: Lane, Lois
ขั้นตอนที่ 2 ระบุหัวเรื่องของอีเมลในเครื่องหมายคำพูด
ส่วนถัดไปของรายการ "Works Cited" ของคุณคือที่ที่คุณมักจะใส่ชื่อ สำหรับอีเมล ชื่อเรื่องคือหัวเรื่อง เนื่องจากผู้เขียนมีแนวโน้มที่จะตอบคำถามเดิมของคุณมากที่สุด ให้เริ่มหัวข้อด้วย "Re:" ตามด้วยหัวเรื่องที่คุณระบุในตอนแรก ใส่จุดสิ้นสุดภายในเครื่องหมายอัญประกาศปิด
ตัวอย่าง: Lane, Lois. "Re: ตกหลุมรักซุปเปอร์ฮีโร่"
ขั้นตอนที่ 3 ระบุผู้รับอีเมล
ในหลายกรณี คุณจะเป็นผู้รับ หากการแลกเปลี่ยนอีเมลเป็นระหว่าง 2 คน คุณจะต้องระบุชื่อบุคคลอื่น พิมพ์ "Received by" ตามด้วยชื่อและนามสกุลของผู้รับ ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อ
ตัวอย่าง: Lane, Lois. "Re: ตกหลุมรักซุปเปอร์ฮีโร่" รับโดยแซลลี่ซันไชน์,
ขั้นตอนที่ 4 สิ้นสุดการอ้างอิงของคุณด้วยวันที่ที่ได้รับอีเมล
พิมพ์วันที่ที่ได้รับอีเมลโดยใช้รูปแบบวันเดือนปี ย่อชื่อเดือนโดยใช้อักษรย่อ 3 ตัวมาตรฐาน หากบุคคลอื่นได้รับอีเมล ให้มองหาวันที่ที่ส่งและใช้อีเมลนั้น
ตัวอย่าง: Lane, Lois. "Re: ตกหลุมรักซุปเปอร์ฮีโร่" ได้รับโดย Sally Sunshine, 18 ก.ค. 2018
ขั้นตอนที่ 5. ระบุอีเมลเป็นการตอบกลับการสัมภาษณ์
ในบางกรณี คุณอาจส่งชุดคำถามเพื่อให้บุคคลนั้นตอบ หากคุณตั้งใจให้การแลกเปลี่ยนอีเมลเป็นการสัมภาษณ์ที่เป็นทางการมากขึ้นโดยมีคำถามและคำตอบหลายข้อ คุณสามารถแจ้งให้ผู้อ่านทราบได้ในตอนท้ายของรายการ "Works Cited"
ตัวอย่าง: Lane, Lois. "Re: ตกหลุมรักซุปเปอร์ฮีโร่" ได้รับโดย Sally Sunshine 18 ก.ค. 2561 สัมภาษณ์ทางอีเมล
ขั้นตอนที่ 6 ใช้นามสกุลของผู้เขียนในการอ้างอิงในข้อความของคุณ
แนวทางของ MLA กำหนดให้มีการอ้างอิงแบบวงเล็บหลังประโยคใดๆ ที่คุณถอดความหรืออ้างอิงแหล่งที่มา โดยปกติ การอ้างอิงในวงเล็บจะรวมนามสกุลของผู้แต่งและหมายเลขหน้าที่เนื้อหาที่คุณกล่าวถึงปรากฏ เนื่องจากอีเมลไม่มีหมายเลขหน้า เฉพาะนามสกุลของผู้เขียนอีเมลเท่านั้นที่จะปรากฏในการอ้างอิงในวงเล็บของคุณ
ตัวอย่าง: (เลน)
วิธีที่ 2 จาก 3: APA
ขั้นตอนที่ 1 ยืนยันตัวตนของผู้ส่งก่อนอ้างอีเมล
เป็นไปได้ที่จะส่งอีเมลปลอมตัวเป็นคนอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังติดต่อทางอีเมลกับคนที่คุณไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว APA แนะนำให้ติดต่อพวกเขาเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาเขียนอีเมลที่คุณได้รับจริงๆ
- โดยทั่วไปแล้ว การโทรศัพท์ธรรมดาก็ใช้เพียงเพื่อยืนยันว่าอีเมลนั้นเขียนขึ้นโดยบุคคลที่คุณเชื่อว่าเป็นอีเมลนั้น
- คุณอาจยืนยันกับพวกเขาว่าพวกเขาไม่มีปัญหาใดๆ กับคุณโดยใช้อีเมลในรายงานการวิจัยของคุณ ขึ้นอยู่กับความอ่อนไหวของหัวข้อที่อภิปราย พวกเขาอาจลังเลที่จะอ้างถึงในบทความ
ขั้นตอนที่ 2 อ้างอิงการสื่อสารส่วนบุคคลในข้อความเท่านั้น
คู่มือสไตล์ APA ไม่แนะนำให้ใส่การอ้างอิงอีเมลทั้งหมดในรายการอ้างอิงของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอีเมลนั้นอยู่ในความครอบครองส่วนตัวของคุณ จะไม่มีข้อมูลใดๆ ที่ผู้อ่านหรือนักวิจัยคนอื่นๆ สามารถเข้าถึงได้
คุณยังคงต้องใส่การอ้างอิงแบบวงเล็บในข้อความเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณกำลังอ้างอิงหรือถอดความคำพูดของคนอื่น
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มการอ้างอิงในข้อความของคุณด้วยชื่อย่อและนามสกุลของผู้เขียน
การอ้างอิงในวงเล็บของ APA ทั่วไปจะใช้รูปแบบปีที่ผู้เขียน ในกรณีของอีเมล ผู้เขียนคือผู้ที่เขียนอีเมล ระบุชื่อจริงและนามสกุล ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
ตัวอย่าง: (แอล. เลน,
ขั้นตอนที่ 4 รวมวลี "การสื่อสารส่วนบุคคล
"ต่อจากชื่อผู้เขียน ให้พิมพ์วลี "Personal Communication" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค วลีนี้ทำให้ผู้อ่านทราบว่าคุณคือผู้รับอีเมล หากผู้อ่านคุ้นเคยกับรูปแบบ APA ก็จะทำให้ทราบว่ามีผู้ชนะ ไม่ต้องอ้างอิงทั้งหมดในรายการอ้างอิงของคุณ
ตัวอย่าง: (L. Lane, การสื่อสารส่วนบุคคล,
ขั้นตอนที่ 5. ระบุวันที่ให้เจาะจงมากที่สุด
การอ้างอิงในวงเล็บของ APA ตามปกติจะรวมเฉพาะปีที่มีการเผยแพร่แหล่งที่มา อย่างไรก็ตาม สำหรับอีเมลที่คุณต้องการรวมอย่างน้อยวันและเดือน เขียนวันที่ในรูปแบบเดือนวันปีโดยไม่ต้องย่อชื่อของเดือน ปิดวงเล็บหลังวันที่
- ตัวอย่าง: (L. Lane, Personal Communication, 18 กรกฎาคม 2018)
- หากคุณได้รับอีเมลหลายฉบับจากบุคคลเดียวกันในช่วงเวลาหนึ่งวัน คุณอาจรวมการประทับเวลาเมื่อได้รับอีเมลนั้นด้วย ตัวอย่างเช่น: (L. Lane, Personal Communication, 18 กรกฎาคม 2018, 12:40:07 น.)
วิธีที่ 3 จาก 3: ชิคาโก
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มต้นการอ้างอิงบรรณานุกรมด้วยชื่อผู้แต่ง
พิมพ์นามสกุลของบุคคลที่เขียนอีเมล ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค เขียนชื่อของพวกเขาหลังเครื่องหมายจุลภาค ใส่จุดต่อท้ายชื่อบุคคลเพื่อปัดเศษส่วนแรกของการอ้างอิงของคุณ
ตัวอย่าง: Lane, Lois
ขั้นตอนที่ 2 ระบุชื่อสำหรับอีเมล
หลังชื่อของบุคคล ให้ใช้หัวเรื่องของอีเมลเป็นชื่อเรื่อง ใส่ในเครื่องหมายคำพูดโดยใช้หัวเรื่อง โดยทั่วไป คุณจะใช้คำนาม คำสรรพนาม คำคุณศัพท์ กริยา และคำวิเศษณ์ทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในหัวเรื่อง วางจุดต่อท้ายชื่อเรื่องภายในเครื่องหมายคำพูดสุดท้าย
ตัวอย่าง: Lane, Lois. "ตกหลุมรักซุปเปอร์ฮีโร่"
ขั้นตอนที่ 3 รวมคำอธิบายพร้อมชื่อผู้รับ
หลังชื่อเรื่อง ให้ใช้วลี "อีเมลข้อความถึง" ตามด้วยชื่อผู้รับ ชื่อผู้รับจะแสดงโดยใช้รูปแบบชื่อ-นามสกุลมาตรฐาน ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อ
ตัวอย่าง: Lane, Lois. "ตกหลุมรักซุปเปอร์ฮีโร่" ข้อความอีเมลถึง Sally Sunshine,
ขั้นตอนที่ 4 ปิดการอ้างอิงบรรณานุกรมพร้อมวันที่ที่ได้รับอีเมล
หลังชื่อผู้รับ ให้ระบุวันที่โดยใช้รูปแบบเดือน-วัน-ปี อย่าย่อชื่อเดือน วางช่วงเวลาที่สิ้นสุดวันที่
ตัวอย่าง: Lane, Lois. "ตกหลุมรักซุปเปอร์ฮีโร่" ข้อความอีเมลถึง Sally Sunshine 18 กรกฎาคม 2018
ขั้นตอนที่ 5 เปลี่ยนรูปแบบบรรณานุกรมสำหรับเชิงอรรถ
เมื่อคุณถอดความหรืออ้างอิงอีเมลในเนื้อความของกระดาษ คุณจะต้องใช้เชิงอรรถสำหรับการอ้างอิงในข้อความ เชิงอรรถมีข้อมูลเดียวกันกับการอ้างอิงบรรณานุกรม อย่างไรก็ตาม ชื่อของผู้เขียนจะแสดงอยู่ในรูปแบบชื่อ-นามสกุลมาตรฐาน และจุดจะถูกแทนที่ด้วยเครื่องหมายจุลภาค (ยกเว้นจุดต่อท้าย)