เกือบทุกคนที่ทำงานใช้อีเมล แต่ก็สามารถครอบงำเราได้อย่างง่ายดาย พวกเราบางคนได้รับอีเมลมากกว่าที่เราจะจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความสามารถในการตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วและถูกต้องสามารถช่วยให้เราประหยัดเวลาและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น บันทึก:
ขั้นตอนและคำแนะนำเหล่านี้อาจใช้ไม่ได้กับบริการอีเมลทั้งหมด แต่จะใช้ได้กับ Gmail ทั้งหมด
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจสาเหตุที่ผู้คนใช้อีเมล
อีเมลมีไว้เพื่อการสื่อสารระหว่างบุคคล ใช้สำหรับส่งข้อความและข้อมูลภาพจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง / อื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ใช่สำหรับ:
- การจัดเก็บข้อมูล; จะดีกว่าถ้าบันทึกข้อมูลเป็นเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือในคลาวด์
- เตือนคุณถึงสิ่งที่ต้องทำ ควรใช้รายการสิ่งที่ต้องทำหรือปฏิทินสำหรับสิ่งนี้
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ป้ายกำกับหรือโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลและไม่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณ
- ใช้ป้ายกำกับ "ติดตามผล" หรือ "ตอบสนอง" สำหรับสิ่งที่คุณต้องทำ จากนั้นคุณควรเพิ่มสิ่งเหล่านี้ลงในไดอารี่หรือรายการ 'สิ่งที่ต้องทำ'
- ใช้ 'กำลังรอคำตอบ' เมื่อคุณกำลังรอคนอื่น
- ใช้ 'ด่วน' สำหรับสิ่งที่ต้องทำโดยเร็วที่สุด
ขั้นตอนที่ 3 บันทึกข้อมูลที่เป็นประโยชน์ แล้วเก็บถาวรอีเมล
- ดาวน์โหลดไฟล์แนบและบันทึกไฟล์ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
- จากนั้น หากคุณไม่ต้องการตอบกลับอีเมล ให้เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 4 เก็บถาวรอีเมลที่คุณทำเสร็จแล้ว
อย่ากลัวการเก็บถาวร โดยทั่วไปจะย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายของคุณไปยังกล่อง "ไม่มีชื่อ" (ในทางเทคนิค จะลบป้ายกำกับ "กล่องจดหมาย")
- ยังไม่หายไป – นั่นคือสิ่งที่ลบเพื่อ
- สามารถค้นหาและค้นหาได้เสมอ
ขั้นตอนที่ 5. ลบอีเมลผิดพลาด แล้วยกเลิกการสมัครจากแหล่งที่มา
วิธีนี้จะทำให้กล่องจดหมายของคุณปลอดจากอีเมลที่ไม่จำเป็นและไม่ต้องการ
- ลบอีเมลที่คุณไม่ควรได้รับตั้งแต่แรก
- สิ่งเหล่านี้จะไม่สามารถค้นหาหรือค้นหาได้อีกต่อไปหลังจากอยู่ใน 'ถังขยะ' ชั่วขณะหนึ่ง
- หากคุณไม่ต้องการรับอีเมลประเภทนั้นอีก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยกเลิกการสมัครรับอีเมลโดยมองหาข้อมูล "ยกเลิกการสมัคร" ที่ด้านล่างของอีเมล
- หากคุณไม่สามารถยกเลิกการสมัครได้ ให้กำหนดอีเมลเป็นสแปม
ขั้นตอนที่ 6 ใช้ดาวสำหรับอีเมลพิเศษและสำคัญมากหรือเร่งด่วน
ใช้ดาวเท่าที่จำเป็น เนื่องจากการมีอีเมลที่ติดดาวมากเกินไปจะไม่มีประโยชน์เท่ากับการไม่มีอีเมลที่ติดดาว
เคล็ดลับ
- โปรดคำนึงถึงจุดประสงค์ของอีเมลเสมอ และพยายามอย่าใช้เพื่ออะไรอีก
- ใช้อีเมลเป็นส่วนหนึ่งของ 'เวิร์กโฟลว์การเพิ่มผลผลิต' ของคุณ พร้อมด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำ ปฏิทินหรือไดอารี่ และเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณเห็นว่ามีประโยชน์
